Как проверить китайский счет-фактуру в формате PDF

Чтобы проверить китайский счет-фактуру в формате PDF, сохраните полученное вложение, найдите в нем налоговый счет-фактуру и отправьте необходимые данные через соответствующий сервис проверки. Если сервис принимает исходный PDF-файл, используйте опцию загрузки файла. Если требуется ручной ввод, считайте данные со счета-фактуры и следуйте инструкциям для данного типа документа. Открытие документа или извлечение из него текста — это лишь подготовка к проверке.

Практические трудности часто возникают еще до отправки данных. Поставщик может прислать оригинальный электронный счет-фактуру, скан, сохраненный в формате PDF, или изображение, встроенное в PDF-файл. На экране они могут выглядеть одинаково, но для сервиса обработки файлов это совершенно разные материалы. Прежде чем конвертировать файлы или многократно пытаться загрузить один и тот же документ, определите, что именно у вас есть.

Полученный PDF-файл

Начните с источника вложения. Был ли файл скачан со страницы выдачи счетов-фактур эмитента, прикреплен к электронному письму со счетом-фактурой или создан из фотографии? Сохраните эту информацию вместе с полученным файлом. Имя файла, такое как invoice.pdf описывает контейнер; оно не устанавливает, кто выпустил документ и как было создано его содержимое.

Китайский налоговый счет-фактура, или фапяо, относится к системе налоговых счетов-фактур Китая. Коммерческий счет-фактура или проформа-счет на английском языке также могут поступать в формате PDF, но они служат другим целям. Перед использованием китайского сервиса проверки НДС идентифицируйте документ по его заголовку и содержанию. Существующее руководство по проверке китайских счетов-фактур НДС объясняет распространенные типы счетов-фактур и их входные поля.

Для полностью цифрового китайского счета-фактуры электронная доставка является обычной практикой. Общекитайское объявление Государственной налоговой администрации о цифровых счетах-фактурах предусматривает доставку через платформу электронных счетов-фактур и другими способами, включая электронную почту и QR-коды. Цифровое вложение не обязательно должно было изначально существовать в бумажном виде.

Запросите файл, первоначально предоставленный эмитентом, если ваша копия прошла через сканер, графический редактор или сайт конвертации. Будьте конкретны: «Пожалуйста, отправьте оригинальный загружаемый электронный налоговый счет-фактуру для этого номера, а не фотографию или PDF, созданный из скриншота». Это практический запрос на получение более пригодного исходного файла, а не требование перевыставить счет-фактуру.

Выделение текста может помочь при транскрипции, но не подтверждает подлинность вложения. Некоторые PDF-файлы содержат выделяемый текст, другие — изображения, а некоторые сканы имеют дополнительный слой текста, распознанного с помощью OCR. Успешное копирование числа означает лишь то, что программа чтения может извлекать символы. Это не гарантирует, что эти символы совпадают с данными в налоговой отчетности.

Сохраняйте полученное вложение без изменений, создавая любые рабочие копии. Вы можете использовать увеличенный вид для чтения мелких полей, но избегайте перезаписи источника переведенной, обрезанной или пересохраненной версией. Если коллега позже спросит, какой файл был проверен, ответ должен вести к фактическому вложению, а не к отредактированной копии, собранной во время проверки.

От файла к проверке

Начните с национальной платформы проверки счетов-фактур по НДС или сервиса, покрытие которого по счетам-фактурам и файлам вы проверили. Национальная система объявления цифровых счетов-фактур позволяет организациям и физическим лицам проверять информацию через официальные сервисы. Коммерческий интерфейс загрузки может иметь более узкие требования к файлам, чем официальная система или другой провайдер.

Изучите требования к загрузке перед выбором файла: имеют значение поддерживаемые форматы, размер, количество страниц и ограничения на шифрование. PDF-файл, содержащий один счет-фактуру, и PDF-файл, объединяющий счет-фактуру, заказ на покупку и накладную, — это разные входные данные. Приложение может принимать только первый вариант. Его отказ во втором случае описывает ограничение ввода этого приложения; он не определяет, существует ли счет-фактура на самом деле.

Затем определите, что именно сделал интерфейс. Предварительный просмотр показывает, что файл был отображен. Заполненные поля формы свидетельствуют о том, что некоторые данные были извлечены или приняты. Ответ системы проверки показывает, что поиск был выполнен и получен результат. Эти этапы могут отображаться на одном экране, но читатель должен четко понимать, какой этап завершен.

Перед отправкой сверьте все извлеченные поля с видимым исходным документом. Длинные номера счетов-фактур могут потерять ведущие нули при копировании через электронную таблицу; результат оптического распознавания символов (OCR) может перепутать похожие символы. Сравните дату выставления и точную сумму или поле кода проверки, требуемое для выбранного типа счета-фактуры. Держите перед глазами китайские подписи полей, а не полагайтесь на переведенное имя файла или краткое содержание от поставщика в электронной почте.

Полностью цифровой счет-фактура использует номер из 20 цифр, тогда как для старых типов могут требоваться другие комбинации идентификаторов. Номер, идентифицирующий счет-фактуру, также отличается от налогового идентификатора компании. Если форма запрашивает номер счета-фактуры, ввод налогового номера продавца приведет к отправке неверной информации в сервис. Используйте подробное руководство по полям, ссылка на которое приведена выше, для соответствующего типа, вместо того чтобы считать расширение PDF правилом для выбора вводимой суммы.

После отправки изучите возвращенную запись вместе с вложением. Убедитесь, что ответ относится именно к тому счету-фактуре, который вы намеревались проверить, затем сравните отображаемые данные продавца, покупателя, позиций и сумм, если они доступны. Зафиксируйте техническую ошибку, несоответствие в ответе или успешное совпадение как конкретный полученный результат. Сообщение об успешной загрузке файла само по себе никогда не должно становиться сохраненным выводом о проверке счета-фактуры.

Скриншоты и файлы OFD

Скриншот все еще может предоставить читаемую информацию для проверки. Если необходимые поля счета-фактуры заполнены полностью и разборчивы, их можно ввести в соответствующую форму ручной проверки. Сервис с функцией распознавания изображений может помочь транскрибировать их, при условии поддержки им данного типа счетов-фактур и наличия возможности исправить ошибки. Главный вопрос заключается в том, какую информацию действительно можно извлечь из этого конкретного изображения.

Распознавание изображений включено не в каждый сервис загрузки файлов. Поддержка PDF-файлов не означает автоматически, что приложение может обрабатывать изображения JPG или PNG, а помещение скриншота внутрь PDF не восстанавливает оригинальный электронный счет-фактуру. Если вариант загрузки исключает изображения, используйте доступный поддерживаемый способ или запросите у эмитента оригинальное вложение. Не предполагайте, что переименование расширения сделает неподдерживаемое изображение читаемым.

Обрезанное изображение может быть непригодным, даже если видимый текст на нем четкий. На нем может отображаться итоговая сумма, но отсутствовать номер счета-фактуры, или же номер может быть сохранен, но обрезан код, требуемый для данного типа счета-фактуры. Запросите полный файл или конкретную недостающую часть. Избегайте угадывания скрытой цифры по другому счету-фактуре, выданному той же компанией.

OFD — это еще один формат электронных документов, используемый для китайских счетов-фактур. Это не фотография, и его наличие не указывает на то, что отправитель предоставил документ неправильного типа. Разъяснение налоговых органов провинции Цзянсу о форматах цифровых счетов-фактур определяет PDF, OFD и XML как варианты для скачивания. Вопрос о том, какой формат может отображать или проверять конкретное приложение, остается отдельным.

Если ваш обычный PDF-ридер не может открыть вложение OFD, запросите PDF-версию, скачанную из системы доставки эмитента, или используйте подходящий маршрут с поддержкой OFD. Конкретным примером эмитента является Руководство AWS China по цифровым электронным счетам-фактурам: в нем описана доставка по умолчанию в форматах PDF и XML, а также возможность запроса OFD через процесс технической поддержки. Другие эмитенты могут организовывать доставку иначе; этот пример не навязывает им тот же процесс обслуживания клиентов.

Сохраняйте любые оригинальные файлы OFD или XML, поставляемые вместе с читаемым PDF. Каждый из них может играть свою роль в обработке документов получателем. Если вы конвертируете файл только для просмотра, пометьте этот результат как рабочую копию и сохраните источник. Конвертированное отображение не должно незаметно заменять файл, полученный от эмитента.

Если загрузка не удается

Приложение отклоняет формат. Проверьте опубликованный список поддерживаемых форматов и фактическое расширение файла. Действительный счет-фактура в неподдерживаемом формате все равно требует другого способа ввода. Если PDF принимается, а у вас есть только файл OFD, запросите у эмитента версию для скачивания в PDF или воспользуйтесь сервисом, который явно поддерживает OFD. Поддержку формата файла следует установить до повторной попытки проверки.

PDF-файл защищен паролем или не читается. Попросите отправителя предоставить доступный оригинал через согласованный канал связи. Пароль, который вы используете для открытия документа локально, может не подойти для сервиса загрузки. Не отправляйте пароли или детали счета-фактуры в сторонний конвертер просто для того, чтобы обойти ошибку ввода.

Сервис считывает файл, но заполняет неверные значения. Сравните извлеченные данные с оригиналом и исправьте только те поля подачи, которые вы можете достоверно установить. Сохраните исходный вложенный файл без изменений. Если поле суммы заполнено неверно из-за выбора неправильного типа счета-фактуры, сначала исправьте тип, а затем корректируйте связанные с ним поля. В противном случае одно и то же число может проверяться по неверным требованиям.

Файл отправлен, но сервис не возвращает запись или выявляет несоответствие. Вы столкнулись с проблемой, отличной от нечитаемых байтов или неподдерживаемого формата. Сохраните ответ сервиса и фактически отправленные поля. Следуйте инструкциям по интерпретации результатов, включая проверку транскрипции и применимого покрытия сервиса. Многократное сжатие или преобразование одного и того же файла не объяснит ответ завершенного поиска.

Если сообщение неясно, опишите наблюдаемый шаг: «Приложение не смогло прочитать вложение» или «По отправленным данным счета-фактуры запись не найдена». Это даст отправителю конкретную задачу для решения. Называть любой сбой «недействительным счетом-фактурой» означает игнорировать различие между проблемой обработки документа и результатом проверки информации по счету-фактуре.

Сохраните файл с результатом

Рассмотрим гипотетическую ситуацию передачи данных между отделом закупок и бухгалтерией. Отдел закупок получает оригинальный счет-фактуру в PDF по электронной почте, а затем отправляет в бухгалтерию обрезанное изображение из чата с итоговой суммой. Бухгалтерия также получает скриншот с пометкой «проверено», но на этом изображении не указан полный номер счета-фактуры или дата проверки. Эти три файла связаны в переписке, но еще не представляют собой воспроизводимую запись одной завершенной проверки.

Следующим полезным шагом является получение исходного вложения и установление того, к какому счету-фактуре относится результат. Если предыдущий ответ нельзя связать с этим счетом-фактурой, выполните проверку через соответствующий доступный канал. Храните полученный файл, идентификатор счета-фактуры, датированный ответ и любые неразрешенные расхождения вместе. Этот пример касается прослеживаемости; он не подразумевает, что обрезанное изображение было намеренно изменено.

Хранение файлов также имеет специфический бухгалтерский контекст. Согласно уведомлению Министерства финансов и Национального архивного управления от 2020 года, организации, использующие бумажные распечатки электронных бухгалтерских документов для возмещения расходов, учета и архивирования, также должны хранить электронные документы, с которых были сделаны распечатки. Это китайское требование нельзя представлять как общее правило для всех зарубежных покупателей. Однако оно объясняет, почему одной распечатки может быть недостаточно при передаче документов.

Сохраненный результат имеет собственную дату. Отличайте ее от даты выставления счета-фактуры и от даты пересылки вложения. Если эмитент позже предоставит исправление, сохраните связь между оригиналом и новыми материалами вместо перезаписи первого файла. Более широкое руководство по проверке объясняет вопросы исправлений и статуса счета-фактуры, не превращая эту задачу работы с файлами в процедуру налоговой отчетности.

Наконец, учитывайте, что именно позволяет установить проверка документа. Даже если данные счета-фактуры совпадают с вложением, роль указанной в нем компании может требовать отдельного выяснения. Обратитесь к объяснению роли организации, выставившей счет-фактуру , а если организации различаются — к руководству по несовпадению названия поставщика и компании в счете-фактуре . Читаемый файл и завершенная проверка счета-фактуры сами по себе не объясняют участие постороннего контрагента.

Задача работы с файлом считается выполненной, когда исходные материалы пригодны для использования, проверка касается того же счета-фактуры, а ее датированный результат точно сохранен. Если какой-либо из этих элементов отсутствует, явно запросите его. Это сделает следующий обмен информацией с эмитентом значительно более полезным, чем отправка еще одного скриншота с сообщением «PDF не работает».