चीनी इनवॉइस PDF का सत्यापन कैसे करें

चीनी इनवॉइस PDF का सत्यापन करने के लिए, प्राप्त किए गए अनुलग्नक को सुरक्षित रखें, उसमें मौजूद टैक्स इनवॉइस की पहचान करें, और उपयुक्त सत्यापन सेवा के माध्यम से आवश्यक इनवॉइस जानकारी जमा करें। यदि वह सेवा मूल PDF स्वीकार करती है, तो उसकी फ़ाइल विकल्प का उपयोग करें। यदि इसमें मैनुअल एंट्री की आवश्यकता होती है, तो इनवॉइस से फ़ील्ड पढ़ें और उस इनवॉइस प्रकार के लिए दिए गए निर्देशों का पालन करें। दस्तावेज़ खोलना या उसका टेक्स्ट निकालना केवल जाँच की तैयारी है।

व्यावहारिक कठिनाई अक्सर सबमिशन से पहले ही शुरू हो जाती है। कोई आपूर्तिकर्ता मूल इलेक्ट्रॉनिक इनवॉइस, PDF के रूप में सहेजा गया स्कैन, या PDF में एम्बेडेड छवि भेज सकता है। ये स्क्रीन पर समान दिख सकते हैं, लेकिन फ़ाइल-प्रोसेसिंग सेवा को पढ़ने के लिए बहुत अलग सामग्री प्रदान करते हैं। फ़ाइलों को परिवर्तित करने या बार-बार एक ही अपलोड का प्रयास करने से पहले यह स्पष्ट करें कि आपके पास क्या है।

आपको प्राप्त हुई PDF

अनुलग्नक के स्रोत से शुरुआत करें। क्या इसे जारीकर्ता के इनवॉइस डिलीवरी पेज से डाउनलोड किया गया था, इनवॉइस ईमेल के साथ अटैच किया गया था, या किसी फोटोग्राफ़ से बनाया गया था? उस जानकारी को प्राप्त फ़ाइल के साथ रखें। एक फ़ाइलनाम जैसे invoice.pdf केवल कंटेनर का वर्णन करता है; यह स्थापित नहीं करता कि दस्तावेज़ किसने जारी किया या उसकी सामग्री कैसे उत्पादित की गई।

एक चीनी टैक्स इनवॉइस, या फापियाओ, चीन की टैक्स-इनवॉइस प्रणाली से संबंधित होता है। एक अंग्रेजी कमर्शियल इनवॉइस या प्रो फॉर्मा इनवॉइस भी PDF के रूप में आ सकता है, लेकिन इसका उद्देश्य अलग होता है। चीनी VAT सत्यापन सेवा का उपयोग करने से पहले, दस्तावेज़ की पहचान उसके शीर्षक और सामग्री से करें। मौजूदा चीनी VAT इनवॉइस सत्यापन गाइड सामान्य इनवॉइस प्रकारों और उनके इनपुट फ़ील्ड्स की व्याख्या करता है।

पूर्णतः डिजिटलाइज़्ड चीनी इनवॉइस के लिए, इलेक्ट्रॉनिक डिलीवरी सामान्य है। राज्य कराधान प्रशासन की राष्ट्रीय डिजिटल-इनवॉइस घोषणा में इलेक्ट्रॉनिक इनवॉइस सेवा प्लेटफ़ॉर्म के साथ-साथ ईमेल और QR कोड जैसे अन्य माध्यमों से डिलीवरी का प्रावधान है। डिजिटल अटैचमेंट का पहले कागज़ी दस्तावेज़ के रूप में मौजूद होना आवश्यक नहीं है।

जब आपकी कॉपी स्कैनर, इमेज एडिटर या कन्वर्जन वेबसाइट से गुज़री हो, तो जारीकर्ता द्वारा मूल रूप से उपलब्ध कराई गई फ़ाइल माँगें। विशिष्ट रहें: “कृपया इस इनवॉइस नंबर के लिए मूल डाउनलोड योग्य इलेक्ट्रॉनिक टैक्स इनवॉइस भेजें, न कि फोटोग्राफ़ या स्क्रीनशॉट से बना PDF。” यह अधिक उपयोगी स्रोत फ़ाइल के लिए एक व्यावहारिक अनुरोध है, न कि इनवॉइस को फिर से जारी करने की माँग।

टेक्स्ट चयन ट्रांसक्रिप्शन में मदद कर सकता है, लेकिन यह अनुलग्नक की प्रमाणिकता नहीं कर सकता। कुछ PDFs में चयन योग्य टेक्स्ट होता है; अन्य में छवि होती है, और कुछ स्कैन में OCR टेक्स्ट लेयर जोड़ा जाता है। किसी नंबर को सफलतापूर्वक कॉपी करना यह बताता है कि रीडर वर्ण निकाल सकता है। यह यह नहीं बताता कि क्या वे वर्ण टैक्स रिकॉर्ड से सहमत हैं।

कोई भी कार्यशील प्रति बनाते समय प्राप्त अनुलग्नक को अपरिवर्तित रखें। छोटे फ़ील्ड्स को पढ़ने के लिए आप ज़ूम करके देख सकते हैं, लेकिन स्रोत फ़ाइल को अनुवादित, क्रॉप किए गए या पुनः सहेजे गए संस्करण से ओवरराइट करने से बचें। यदि कोई सहकर्मी बाद में पूछता है कि किस फ़ाइल की जाँच की गई थी, तो उत्तर वास्तविक अनुलग्नक तक ले जाना चाहिए, न कि समीक्षा के दौरान तैयार की गई किसी संपादित प्रति तक।

फ़ाइल से सत्यापन तक

शुरुआत चीन के राष्ट्रीय VAT इनवॉइस सत्यापन पोर्टल से करें या ऐसी सेवा चुनें जिसके समर्थित इनवॉइस प्रकार और फ़ाइल प्रारूप आपने जाँच लिए हों। राष्ट्रीय डिजिटल इनवॉइस घोषणा संगठनों और व्यक्तियों को आधिकारिक सेवाओं से इनवॉइस की जानकारी सत्यापित करने की अनुमति देती है। किसी व्यावसायिक अपलोड सेवा में आधिकारिक सिस्टम या दूसरे प्रदाता की तुलना में कम फ़ाइल प्रारूप स्वीकार किए जा सकते हैं।

फ़ाइल चुनने से पहले अपलोड आवश्यकताएँ पढ़ें: स्वीकृत प्रारूप, आकार, पृष्ठ गिनती और एन्क्रिप्शन प्रतिबंध सभी महत्वपूर्ण हैं। एक ही चालान वाला पीडीएफ और चालान, खरीद ऑर्डर तथा डिलीवरी नोट को मिलाकर बनाया गया पीडीएफ अलग-अलग इनपुट हैं। कोई एप्लिकेशन केवल पहले वाले को ही स्वीकार कर सकता है। दूसरे वाले को अस्वीकार करना उस एप्लिकेशन की इनपुट सीमा को दर्शाता है; यह तय नहीं करता कि चालान मौजूद है या नहीं।

फिर पहचानें कि इंटरफ़ेस ने वास्तव में क्या किया है। एक पूर्वावलोकन दिखाता है कि इसने फ़ाइल प्रदर्शित की थी। भरे गए फ़ॉर्म बॉक्स दिखाते हैं कि इसने कुछ फ़ील्ड निकाले या स्वीकार किए थे। एक सत्यापन प्रतिक्रिया दिखाती है कि एक लुकअप का प्रयास किया गया था और एक परिणाम लौटाया गया था। ये चरण एक ही स्क्रीन पर दिखाई दे सकते हैं, लेकिन पाठक को यह बता पाना चाहिए कि कौन सा चरण पूरा हो गया है।

जमा करने से पहले दृश्यमान स्रोत के विरुद्ध किसी भी निकाले गए फ़ील्ड की समीक्षा करें। स्प्रेडशीट के माध्यम से कॉपी करते समय लंबे चालान नंबरों से अग्रणी शून्य हट सकते हैं; ओसीआर परिणाम समान दिखने वाले वर्णों को भ्रमित कर सकता है। चुने गए चालान प्रकार के लिए जारी करने की तारीख और सटीक राशि या सत्यापन-कोड फ़ील्ड की तुलना करें। अनुवादित फ़ाइल नाम या आपूर्तिकर्ता के ईमेल सारांश पर निर्भर करने के बजाय चीनी लेबल को दृष्टिगत रखें।

एक पूरी तरह से डिजिटलाइज़्ड चालान में 20-अंकीय चालान संख्या होती है, जबकि पुराने प्रकारों में पहचानकर्ताओं के विभिन्न संयोजनों की आवश्यकता हो सकती है। चालान की पहचान करने वाली संख्या कंपनी के करदाता पहचानकर्ता से भी अलग होती है। यदि फ़ॉर्म चालान संख्या माँगता है, तो विक्रेता का टैक्स नंबर दर्ज करने से सेवा को गलत जानकारी भेजी जाएगी। पीडीएफ एक्सटेंशन को यह नियम मानने के बजाय कि किस राशि को दर्ज करना है, संबंधित प्रकार के लिए ऊपर लिंक किए गए विस्तृत फ़ील्ड गाइड का उपयोग करें।

जमा करने के बाद, लौटे रिकॉर्ड को अटैचमेंट के साथ पढ़ें। पुष्टि करें कि प्रतिक्रिया उस चालान से संबंधित है जिसे आप जाँचना चाहते थे, फिर जहाँ उपलब्ध हो, प्रदर्शित विक्रेता, खरीदार, वस्तुओं और राशियों की तुलना करें। एक तकनीकी त्रुटि, एक असंगत प्रतिक्रिया या एक पूर्ण मिलान को उस विशिष्ट परिणाम के रूप में रिकॉर्ड करें जो दिखाई दिया। केवल फ़ाइल अपलोड के लिए सफलता संदेश कभी भी सहेजे गए चालान-सत्यापन निष्कर्ष नहीं बनना चाहिए।

स्क्रीनशॉट और OFD फ़ाइलें

एक स्क्रीनशॉट अभी भी जाँच के लिए पठनीय जानकारी प्रदान कर सकता है। यदि आवश्यक चालान फ़ील्ड पूर्ण और पठनीय हैं, तो उन्हें उचित मैनुअल सत्यापन फ़ॉर्म में दर्ज किया जा सकता है। छवि पहचान वाली सेवा उन्हें ट्रांसक्राइब करने में मदद कर सकती है, बशर्ते उसके समर्थित चालान प्रकार और त्रुटियों को सुधारने का अवसर हो। उपयोगी प्रश्न यह है कि इस विशेष छवि से वास्तव में कौन सी जानकारी पुनः प्राप्त की जा सकती है।

छवि पहचान हर फ़ाइल-अपलोड सेवा में शामिल नहीं होती है। पीडीएफ फ़ाइलों को स्वीकार करने का अर्थ यह स्वतः नहीं है कि कोई एप्लिकेशन JPG या PNG छवियों को प्रोसेस कर सकता है, और पीडीएफ के अंदर स्क्रीनशॉट रखने से मूल इलेक्ट्रॉनिक चालान पुनर्स्थापित नहीं होता है। यदि कोई अपलोड विकल्प चित्रों को बाहर करता है, तो किसी उपलब्ध समर्थित मार्ग का उपयोग करें या जारीकर्ता से मूल अटैचमेंट माँगें। यह न मानें कि एक्सटेंशन का नाम बदलने से एक असमर्थित छवि पठनीय हो जाएगी।

एक क्रॉप की गई छवि अपर्याप्त हो सकती है भले ही उसका दृश्यमान पाठ स्पष्ट हो। यह कुल राशि दिखा सकता है जबकि चालान संख्या छोड़ सकता है, या संख्या को सुरक्षित रख सकता है जबकि उस चालान प्रकार के लिए आवश्यक कोड को काट सकता है। पूर्ण फ़ाइल या विशिष्ट लापता भाग माँगें। उसी कंपनी द्वारा जारी किए गए किसी अन्य चालान से किसी छिपे हुए अंक का अनुमान लगाने से बचें।

OFD चीनी चालानों के लिए उपयोग किया जाने वाला एक अन्य इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रारूप है। यह एक फोटोग्राफ नहीं है और यह संकेत नहीं है कि प्रेषक ने गलत प्रकार का दस्तावेज़ प्रदान किया है। डिजिटल-चालान प्रारूपों पर जियांगसु कर प्राधिकरण का स्पष्टीकरण पीडीएफ, OFD और XML को डाउनलोड विकल्प के रूप में पहचानता है। कोई विशेष एप्लिकेशन किस प्रारूप को प्रदर्शित या सत्यापित कर सकता है, यह एक अलग प्रश्न बना रहता है।

यदि आपका सामान्य पीडीएफ रीडर OFD अटैचमेंट नहीं खोल सकता, तो जारीकर्ता की डिलीवरी सिस्टम से डाउनलोड किया गया पीडीएफ संस्करण माँगें, या किसी उपयुक्त OFD-सक्षम मार्ग का उपयोग करें। एक ठोस जारीकर्ता उदाहरण है AWS China का डिजिटलाइज़्ड ई-फापियो गाइड: यह डिफ़ॉल्ट रूप से पीडीएफ और XML डिलीवरी और अपनी सहायता प्रक्रिया के माध्यम से OFD अनुरोध का वर्णन करता है। अन्य जारीकर्ता डिलीवरी की व्यवस्था अलग तरीके से कर सकते हैं; यह उदाहरण उन पर समान ग्राहक सेवा प्रक्रिया लागू नहीं करता है।

पठनीय पीडीएफ के साथ प्रदान की गई किसी भी मूल OFD या XML फ़ाइल को रखें। प्रत्येक प्राप्तकर्ता के दस्तावेज़ हैंडलिंग में भूमिका निभा सकता है। यदि आप केवल देखने के लिए किसी फ़ाइल को परिवर्तित करते हैं, तो उस आउटपुट को कार्यकारी प्रति के रूप में लेबल करें और इसके स्रोत को बनाए रखें। एक परिवर्तित प्रदर्शन को चुपचाप उस फ़ाइल को प्रतिस्थापित नहीं करना चाहिए जो जारीकर्ता से आई थी।

जब अपलोड विफल हो जाता है

एप्लिकेशन इस प्रारूप को अस्वीकार करता है। इसकी प्रकाशित समर्थन सूची और वास्तविक फ़ाइल एक्सटेंशन की जाँच करें। असमर्थित प्रारूप में एक वैध चालान भी किसी अन्य इनपुट मार्ग की मांग करता है। यदि PDF स्वीकार्य है लेकिन आपके पास केवल OFD अटैचमेंट है, तो जारीकर्ता से PDF डाउनलोड की मांग करें या उस सेवा का उपयोग करें जो स्पष्ट रूप से OFD का समर्थन करती है। किसी अन्य सत्यापन प्रयास से पहले फ़ाइल-प्रारूप समर्थन स्थापित किया जाना चाहिए।

PDF पासवर्ड से सुरक्षित है या इसे पढ़ा नहीं जा सकता। प्रेषक से सहमत चैनल के माध्यम से एक सुलभ मूल दस्तावेज़ उपलब्ध कराने का अनुरोध करें। स्थानीय रूप से दस्तावेज़ खोलने के लिए आप जिस पासवर्ड का उपयोग करते हैं, वह उसे अपलोड सेवा के लिए उपयोगी नहीं बना सकता है। केवल इनपुट त्रुटि से बचने के लिए असंबंधित कनवर्टर को पासवर्ड या चालान विवरण भेजने से बचें।

सेवा फ़ाइल को पढ़ती है लेकिन गलत मान भरती है। निष्कर्षण की तुलना मूल से करें और केवल उन सबमिशन फ़ील्ड्स को ठीक करें जिन्हें आप स्थापित कर सकते हैं। स्रोत अटैचमेंट को अपरिवर्तित रखें। यदि गलत चालान प्रकार चुने जाने के कारण राशि बॉक्स गलत है, तो उससे जुड़े फ़ील्ड्स को समायोजित करने से पहले प्रकार को ठीक करें। अन्यथा, उसी संख्या का परीक्षण गलत आवश्यकता के खिलाफ किया जा सकता है।

फ़ाइल सबमिट हो जाती है, लेकिन सेवा कोई रिकॉर्ड या विसंगति नहीं लौटाती है। आप अपठनीय बाइट्स या असमर्थित प्रारूप से भिन्न समस्या पर पहुँचे हैं। प्रतिक्रिया और वास्तव में सबमिट किए गए फ़ील्ड्स को संरक्षित करें। मौजूदा गाइड के परिणाम व्याख्या का पालन करें, जिसमें ट्रांसक्रिप्शन की जाँच और लागू सेवा कवरेज शामिल है। बार-बार उसी फ़ाइल को संपीड़ित या परिवर्तित करने से पूर्ण लुकअप प्रतिक्रिया की व्याख्या नहीं होगी।

जहाँ संदेश अस्पष्ट हो, अवलोकनीय चरण का वर्णन करें: “एप्लिकेशन अटैचमेंट को पढ़ नहीं सका,” या “सबमिट किए गए चालान विवरणों ने कोई रिकॉर्ड नहीं लौटाया।” इससे प्रेषक को हल करने के लिए कुछ विशिष्ट मिलता है। हर विफलता को अमान्य चालान कहने से दस्तावेज़-हैंडलिंग समस्या और सबमिट किए गए चालान जानकारी के बारे में परिणाम के बीच के अंतर को नष्ट कर दिया जाता है।

परिणाम के साथ फ़ाइल रखें

खरीद और वित्त के बीच एक काल्पनिक हस्तांतरण पर विचार करें। खरीद ईमेल द्वारा एक मूल चालान PDF प्राप्त करती है, फिर वित्त को इसके कुल योग की एक क्रॉप की गई चैट छवि भेजती है। वित्त को “सत्यापित” लेबल वाली एक स्क्रीनशॉट भी प्राप्त होती है, लेकिन वह छवि पूरा चालान नंबर या जाँच की तारीख नहीं दिखाती है। तीनों फ़ाइलें वार्तालाप में संबंधित हैं; वे अभी तक एक पूर्ण जाँच का पुनरुत्पादनीय रिकॉर्ड नहीं हैं।

अगली उपयोगी कार्रवाई मूल अटैचमेंट प्राप्त करना और यह स्थापित करना है कि परिणाम किस चालान से संबंधित है। यदि पिछली प्रतिक्रिया को उस चालान से नहीं जोड़ा जा सकता है, तो एक उपयुक्त उपलब्ध मार्ग के माध्यम से जाँच करें। प्राप्त फ़ाइल, चालान पहचानकर्ता, दिनांकित प्रतिक्रिया और किसी भी अनसुलझे अंतर को एक साथ रखें। यह उदाहरण ट्रेसबिलिटी से संबंधित है; इसका तात्पर्य यह नहीं है कि क्रॉप की गई छवि को जानबूझकर बदला गया था।

फ़ाइलें सुरक्षित रखने से जुड़े लेखांकन नियम भी हैं। एक उदाहरण है वित्त मंत्रालय और राष्ट्रीय अभिलेखागार प्रशासन की 2020 की अधिसूचना: जो संगठन खर्च की प्रतिपूर्ति, लेखांकन और अभिलेख रखने के लिए इलेक्ट्रॉनिक लेखा दस्तावेज़ों के कागज़ी प्रिंट का उपयोग करते हैं, उन्हें वे मूल इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ भी रखने होते हैं जिनसे प्रिंट निकाले गए थे। यह चीन का लेखांकन संबंधी नियम है, सभी विदेशी खरीदारों पर लागू होने वाला सार्वभौमिक नियम नहीं। फिर भी इससे समझ आता है कि केवल प्रिंट सौंपना क्यों पर्याप्त नहीं हो सकता।

सहेजे गए परिणाम की अपनी तारीख होती है। इसे चालान जारी करने की तारीख और उस तारीख से अलग रखें जब अटैचमेंट अग्रेषित किया गया था। यदि जारीकर्ता बाद में सुधार प्रदान करता है, तो पहली फ़ाइल को ओवरराइट करने के बजाय मूल और नई सामग्री के बीच संबंध को संरक्षित करें। व्यापक सत्यापन गाइड इस फ़ाइल-हैंडलिंग कार्य को टैक्स रिटर्न प्रक्रिया में बदले बिना सुधार और चालान-स्थिति प्रश्नों की व्याख्या करती है।

अंत में, यह समझें कि दस्तावेज़ की जाँच क्या बताती है। इनवॉइस के रिकॉर्ड और अटैचमेंट के फ़ील्ड मिलने के बाद भी उस पर लिखी कंपनी की भूमिका अलग से स्पष्ट करनी पड़ सकती है। इनवॉइस जारीकर्ता की भूमिका के बारे में पढ़ें। यदि आपूर्तिकर्ता और इनवॉइस पर लिखी कंपनी अलग हैं, तो आपूर्तिकर्ता और चालान नाम बेमेल गाइड देखें। फ़ाइल का पढ़ा जा सकना और इनवॉइस की जाँच पूरी होना अपने आप में किसी असंबंधित अनुबंध पक्ष की भूमिका स्पष्ट नहीं करता।

फ़ाइल कार्य तब पूरा होता है जब मूल सामग्री उपयोगी होती है, जाँच उसी चालान से संबंधित होती है, और इसका दिनांकित परिणाम सटीक रूप से संरक्षित होता है। यदि उनमें से कोई एक टुकड़ा गायब है, तो उस टुकड़े को स्पष्ट रूप से अनुरोध करें। इससे जारीकर्ता के साथ अगला आदान-प्रदान “PDF काम नहीं कर रहा है” संदेश के साथ एक और स्क्रीनशॉट वापस भेजने की तुलना में काफी अधिक उपयोगी हो जाता है।