Come verificare un PDF di fattura cinese

Per verificare un PDF di fattura cinese, conserva l'allegato ricevuto, identifica la fattura fiscale al suo interno e invia le informazioni richieste tramite un servizio di verifica appropriato. Se il servizio accetta il PDF originale, utilizza l'opzione di caricamento del file. Se richiede l'inserimento manuale, leggi i campi dalla fattura e segui le istruzioni per quel tipo di fattura. L'apertura del documento o l'estrazione del testo costituiscono solo una preparazione per il controllo.

La difficoltà pratica spesso inizia prima dell'invio. Un fornitore può inviare una fattura elettronica originale, una scansione salvata come PDF o un'immagine incorporata in un PDF. Questi possono apparire simili sullo schermo, ma forniscono a un servizio di elaborazione dei file materiali molto diversi da leggere. Stabilisci cosa possiedi prima di convertire i file o di tentare ripetutamente lo stesso caricamento.

Il PDF ricevuto

Inizia dalla fonte dell'allegato. È stato scaricato dalla pagina di consegna delle fatture dell'emittente, allegato a un'e-mail di fatturazione o creato da una fotografia? Conserva queste informazioni accanto al file ricevuto. Un nome file come invoice.pdf descrive il contenitore; non stabilisce chi ha emesso il documento né come ne è stato prodotto il contenuto.

Una fattura fiscale cinese, o fapiao, appartiene al sistema delle fatture fiscali cinesi. Una fattura commerciale o pro forma in inglese può anch'essa arrivare come PDF, ma svolge uno scopo diverso. Prima di utilizzare un servizio di verifica IVA cinese, identifica il documento dal suo titolo e dal suo contenuto. La guida alla verifica delle fatture IVA cinesi esistente spiega i tipi comuni di fattura e i relativi campi di input.

Per una fattura cinese completamente digitalizzata, la consegna elettronica è la norma. L'annuncio nazionale sulle fatture digitali dell'Amministrazione Statale della Tassazione prevede la consegna attraverso la piattaforma di servizi per le fatture elettroniche e altri metodi, tra cui e-mail e codici QR. Un allegato digitale non deve necessariamente essere nato come documento cartaceo.

Richiedi il file originariamente reso disponibile dall'emittente quando la tua copia è passata attraverso uno scanner, un editor di immagini o un sito web di conversione. Sii specifico: «Invia la fattura fiscale elettronica originale scaricabile per questo numero di fattura, piuttosto che una fotografia o un PDF creato da uno screenshot». Si tratta di una richiesta pratica per un file sorgente più utilizzabile, non di una richiesta di riemissione della fattura.

La selezione del testo può aiutare nella trascrizione, ma non può autenticare l'allegato. Alcuni PDF contengono testo selezionabile; altri contengono un'immagine e alcune scansioni hanno un livello di testo OCR aggiunto. Copiare con successo un numero indica che il lettore può estrarre caratteri. Non ti dice se quei caratteri corrispondono al registro fiscale.

Conserva l'allegato ricevuto invariato mentre crei eventuali copie di lavoro. Puoi usare una vista ingrandita per leggere campi piccoli, ma evita di sovrascrivere la fonte con una versione tradotta, ritagliata o salvata nuovamente. Se un collega chiede in seguito quale file è stato controllato, la risposta dovrebbe ricondurre all'allegato effettivo, non a una copia modificata assemblata durante la revisione.

Dal file alla verifica

Inizia dalla piattaforma nazionale di verifica delle fatture IVA o da un servizio di cui hai verificato la copertura per fatture e file. L'annuncio nazionale sulle fatture digitali consente a unità e individui di verificare le informazioni sulle fatture digitali attraverso i servizi ufficiali. Un'interfaccia di caricamento commerciale può avere requisiti sui file più restrittivi rispetto al sistema ufficiale o ad altri fornitori.

Leggi i requisiti di caricamento prima di scegliere un file: formati accettati, dimensioni, numero di pagine e restrizioni sulla crittografia sono tutti fattori importanti. Un PDF contenente una sola fattura e un PDF che combina fattura, ordine di acquisto e bolla di consegna sono input diversi. Un'applicazione potrebbe accettare solo il primo. Il rifiuto del secondo descrive il limite di input di quell'applicazione; non determina se la fattura esiste.

Identifica quindi ciò che l'interfaccia ha effettivamente fatto. Un'anteprima mostra che il file è stato visualizzato. Caselle del modulo compilate mostrano che alcuni campi sono stati estratti o accettati. Una risposta di verifica mostra che è stata effettuata una ricerca e restituito un esito. Queste fasi possono apparire sulla stessa schermata, ma l'utente dovrebbe essere in grado di distinguere quale fase è terminata.

Rivedi tutti i campi estratti confrontandoli con la fonte visibile prima dell'invio. I numeri di fattura lunghi possono perdere gli zeri iniziali quando copiati tramite un foglio di calcolo; un risultato OCR può confondere caratteri visivamente simili. Confronta la data di emissione e l'importo esatto o il campo del codice di verifica richiesto per il tipo di fattura selezionato. Tieni visibili le etichette in cinese invece di affidarti a un nome file tradotto o al riepilogo dell'e-mail del fornitore.

Una fattura completamente digitalizzata utilizza un numero di fattura di 20 cifre, mentre i tipi più vecchi possono richiedere diverse combinazioni di identificatori. Il numero che identifica la fattura è inoltre distinto dall'identificativo fiscale dell'azienda. Se il modulo richiede un numero di fattura, inserire il numero fiscale del venditore invierà informazioni errate al servizio. Utilizza la guida dettagliata ai campi collegata sopra per il tipo pertinente, invece di trattare l'estensione PDF come una regola per determinare quale importo inserire.

Dopo l'invio, leggi il record restituito affiancandolo all'allegato. Conferma che la risposta riguardi la fattura che intendevi verificare, quindi confronta venditore, acquirente, voci e importi visualizzati, dove disponibili. Registra un errore tecnico, una risposta incoerente o una corrispondenza completata come l'esito distinto che si è presentato. Un messaggio di successo relativo al solo caricamento del file non deve mai diventare la conclusione salvata della verifica della fattura.

Screenshot e file OFD

Uno screenshot può comunque fornire informazioni leggibili per una verifica. Se i campi fattura necessari sono completi e leggibili, possono essere inseriti nell'apposito modulo di verifica manuale. Un servizio con riconoscimento delle immagini può aiutare a trascriverli, purché supporti il tipo di fattura in questione e offra la possibilità di correggere gli errori. La domanda utile è quali informazioni possano effettivamente essere recuperate da questa specifica immagine.

Il riconoscimento delle immagini non è incluso in ogni servizio di caricamento file. Accettare file PDF non significa automaticamente che un'applicazione possa elaborare immagini JPG o PNG, e inserire uno screenshot all'interno di un PDF non ripristina la fattura elettronica originale. Se un'opzione di caricamento esclude le immagini, utilizza un percorso supportato disponibile o chiedi all'emittente l'allegato originale. Non dare per scontato che rinominare l'estensione renda leggibile un'immagine non supportata.

Un'immagine ritagliata può essere inadeguata anche quando il testo visibile è nitido. Potrebbe mostrare il totale omettendo il numero di fattura, oppure conservare il numero ma tagliare un codice richiesto da quel tipo di fattura. Chiedi il file completo o la parte specifica mancante. Evita di indovinare una cifra nascosta basandoti su un'altra fattura emessa dalla stessa azienda.

L'OFD è un altro formato di documento elettronico utilizzato per le fatture cinesi. Non si tratta di una fotografia e non indica che il mittente abbia fornito il tipo sbagliato di documento. La spiegazione dell'autorità fiscale del Jiangsu sui formati delle fatture digitali identifica PDF, OFD e XML come opzioni di download. Quale formato una particolare applicazione possa visualizzare o verificare rimane una questione separata.

Se il tuo lettore PDF ordinario non riesce ad aprire un allegato OFD, richiedi una versione PDF scaricata dal sistema di consegna dell'emittente, oppure utilizza un percorso adatto compatibile con OFD. Un esempio concreto di emittente è la guida alle e-fapiao digitalizzate di AWS China: descrive la consegna predefinita in PDF e XML e una richiesta OFD tramite il suo processo di supporto. Altri emittenti potrebbero organizzare la consegna in modo diverso; questo esempio non impone loro lo stesso processo di assistenza clienti.

Conserva qualsiasi file OFD o XML originale fornito insieme al PDF leggibile. Ciascuno può svolgere un ruolo nella gestione dei documenti da parte del destinatario. Se converti un file solo per visualizzarlo, etichetta quell'output come copia di lavoro e conserva la sua fonte. Una visualizzazione convertita non dovrebbe sostituire silenziosamente il file proveniente dall'emittente.

Quando il caricamento fallisce

L'applicazione rifiuta il formato. Controlla l'elenco di supporto pubblicato e l'estensione effettiva del file. Una fattura valida in un formato non supportato richiede comunque un altro percorso di input. Se il PDF è accettato ma il tuo unico allegato è in OFD, richiedi il download PDF dall'emittente o utilizza un servizio che supporti espressamente l'OFD. Il supporto del formato file deve essere stabilito prima di un altro tentativo di verifica.

Il PDF è protetto da password o non può essere letto. Chiedi al mittente di fornire un originale accessibile attraverso il canale concordato. Una password che utilizzi per aprire un documento localmente potrebbe non renderlo utilizzabile da un servizio di caricamento. Evita di inviare password o dettagli della fattura a un convertitore non correlato semplicemente per superare un errore di input.

Il servizio legge il file ma compila valori errati. Confronta l'estrazione con l'originale e correggi solo i campi di invio che puoi accertare. Mantieni intatto l'allegato originale. Se il campo importo è errato perché è stato selezionato il tipo di fattura sbagliato, correggi il tipo prima di aggiustare i suoi campi associati. Altrimenti lo stesso numero potrebbe essere testato rispetto al requisito sbagliato.

Il file viene inviato, ma il servizio non restituisce alcun record o segnala un'incongruenza. Ti trovi di fronte a un problema diverso dai byte illeggibili o da un formato non supportato. Conserva la risposta e i campi effettivamente inviati. Segui l'interpretazione dei risultati della guida esistente, inclusa la verifica della trascrizione e la copertura applicabile del servizio. Comprimere o convertire ripetutamente lo stesso file non spiegherà una risposta di ricerca completata.

Quando un messaggio è vago, descrivi il passaggio osservabile: "L'applicazione non ha potuto leggere l'allegato" oppure "I dettagli della fattura inviati non hanno restituito alcun record". Questo fornisce al mittente qualcosa di specifico da risolvere. Definire ogni fallimento come una fattura non valida cancella la distinzione tra un problema di gestione del documento e un risultato relativo alle informazioni della fattura inviata.

Conserva il file con il risultato

Considera un ipotetico passaggio di consegne tra l'ufficio acquisti e quello finanziario. L'ufficio acquisti riceve via email un PDF originale della fattura, poi invia all'ufficio finanziario un'immagine ritagliata della chat contenente solo il totale. L'ufficio finanziario riceve anche uno screenshot etichettato come "verificato", ma quell'immagine non mostra il numero completo della fattura né la data della verifica. I tre file sono correlati nella conversazione; non costituiscono ancora un registro riproducibile di una verifica completata.

La prossima azione utile è ottenere l'allegato originale e stabilire a quale fattura si riferisca il risultato. Se la risposta precedente non può essere collegata a quella fattura, esegui una verifica attraverso un percorso appropriato disponibile. Conserva insieme il file ricevuto, l'identificativo della fattura, la risposta datata e qualsiasi differenza irrisolta. Questo esempio riguarda la tracciabilità; non implica che l'immagine ritagliata sia stata alterata deliberatamente.

La conservazione dei file ha anche un contesto contabile specifico. Secondo l'avviso del 2020 del Ministero delle Finanze e dell'Amministrazione Nazionale degli Archivi, le organizzazioni che utilizzano stampe cartacee di voucher contabili elettronici per rimborso, contabilità e archiviazione devono conservare anche i voucher elettronici da cui sono state stampate. Tale requisito contabile cinese non dovrebbe essere presentato come una regola universale di conservazione per ogni acquirente estero, ma spiega perché una sola stampa possa costituire un passaggio di consegne incompleto.

Un risultato salvato ha una sua data. Tienila distinta dalla data di emissione della fattura e dalla data in cui un allegato è stato inoltrato. Se l'emittente fornisce successivamente una correzione, conserva la relazione tra l'originale e il nuovo materiale invece di sovrascrivere il primo file. La guida più ampia alla verifica spiega le questioni relative alle correzioni e allo stato della fattura senza trasformare questa attività di gestione dei file in una procedura di dichiarazione fiscale.

Infine, mantieni la verifica del documento entro il suo scopo. Una fattura i cui campi registrati concordano con l'allegato può comunque sollevare una questione separata riguardante l'azienda nominata su di essa. Utilizza la spiegazione sull'emittente della fattura per identificare tale ruolo e la guida sulla mancata corrispondenza tra nome del fornitore e nome in fattura quando le entità differiscono. Un file leggibile e una ricerca fattura completata non possono fornire una spiegazione per una parte contraente non correlata.

L'attività sul file è completa quando il materiale originale è utilizzabile, la verifica riguarda la stessa fattura e il suo esito datato è conservato accuratamente. Se manca uno di questi elementi, richiedilo esplicitamente. Questo rende il prossimo scambio con l'emittente considerevolmente più utile rispetto al rinvio di un altro screenshot con il messaggio "il PDF non funziona".