Due Diligence Pemasok Tiongkok

Anggap due diligence sebagai sistem kontrol

Pencarian perusahaan satu kali menjawab pertanyaan sempit: entitas hukum mana yang dijelaskan oleh catatan ini, dan apa yang dikatakan sumber-sumber yang tersedia pada tanggal pencarian? Pencarian ini tidak menyetujui produk, mengkonfirmasi lini produksi, mengautentikasi setiap dokumen, atau memprediksi kinerja.

Prinsip manajemen yang lebih luas telah mapan. Panduan due-diligence OECD berbasis risiko dan mengharapkan perusahaan untuk mengidentifikasi, menangani, melacak, dan berkomunikasi tentang dampak signifikan di seluruh hubungan bisnis. Prinsip-Prinsip Panduan PBB tentang Bisnis dan Hak Asasi Manusia mendeskripsikan due diligence sebagai proses berkelanjutan yang harus dimulai sejak dini dan diprioritaskan di mana risikonya paling signifikan.

Panduan ini menerapkan gagasan operasional tersebut ke pengadaan impor. Tinjauan komersial, kualitas, hukum, kepatuhan produk, keuangan, dan sourcing bertanggung jawab tidak dapat saling dipertukarkan. Tinjauan-tinjauan tersebut dapat berbagi file pemasok, tetapi masing-masing memerlukan pemilik, keputusan, dan jalur eskalasi. Persyaratan juga bervariasi sesuai dengan pasar tujuan, produk, industri, nilai pesanan, dan kebijakan internal pembeli. Oleh karena itu, laporan perusahaan hanyalah masukan untuk sebuah keputusan, bukan keputusan itu sendiri.

Klasifikasikan pesanan sebelum mengklasifikasikan pemasok

Tim sering menerapkan daftar periksa yang sama pada sampel saham USD 300 dan produk kustom USD 150,000. Hasilnya adalah usaha yang terbuang sia-sia atau tinjauan yang kurang mendalam dan berbahaya. Mulailah dengan ringkasan risiko pesanan dan pilih kontrol yang sesuai dengan paparan risiko.

Risiko dapat menaikkan transaksi ke tingkat yang lebih tinggi bahkan ketika nilainya kecil. Komponen listrik berbiaya rendah yang digunakan dalam fungsi keselamatan mungkin memerlukan pemeriksaan lebih teliti daripada item dekoratif yang mahal. Hal yang sama berlaku ketika pembeli membagikan gambar teknik rahasia, bergantung pada satu pabrik, menjual kepada pelanggan yang teregulasi, atau tidak dapat mengganti produk dengan cepat.

Tahap 0: tulis ringkasan pengadaan

Sebelum mengumpulkan dokumen pemasok, tulis satu halaman yang menjelaskan pembelian. Ini mencegah tinjauan menjadi sekadar kumpulan file apa pun yang dikirim oleh tenaga penjualan.

• Tentukan produk secara tepat, penggunaan yang dimaksud, pasar tujuan, volume prakiraan, dan jendela pengiriman yang diperlukan.
• Identifikasi persyaratan yang teregulasi atau spesifik pelanggan yang memerlukan saran ahli.
• Catat nilai pesanan yang diharapkan, uang muka, pemicu saldo, Incoterm, cetakan, IP, dan biaya penggantian.
• Daftarkan persyaratan yang tidak dapat dinegosiasikan dan fakta-fakta yang masih berupa asumsi.
• Tetapkan pemilik dari bidang pengadaan, kualitas, keuangan, hukum atau kepatuhan, dan logistik sebelum tenggat waktu tiba.

Outputnya bukanlah skor pemasok. Outputnya adalah rencana tinjauan. Misalnya, "pemasok baru untuk rumah pompa mesin" terlalu kabur. Ringkasan yang lebih baik menyatakan bahwa bagian tersebut menggunakan gambar milik pembeli, masuk ke dalam peralatan industri yang dijual di dua pasar, memerlukan ketertelusuran material, memiliki uang muka sebesar 40 persen, dan tidak dapat diganti dalam waktu dua belas minggu. Fakta-fakta tersebut menentukan apa yang harus diverifikasi.

Tahap 1: tetapkan identitas dan peran

Jadikan nama hukum Tiongkok dan Kode Kredit Sosial Terpadu (USCC) dari setiap entian daratan utama yang relevan sebagai jangkar berkas. Catat siapa yang berbicara, siapa yang akan menandatangani, siapa yang memproduksi, siapa yang mengekspor, siapa yang menerbitkan faktur, dan siapa yang menerima dana. Peran-peran tersebut dapat dipisahkan secara sah, namun pemisahan tanpa penjelasan merupakan halangan, bukan alasan untuk menebak-nebak.

Aturan pendaftaran entitas pasar Tiongkok mencantumkan hal-hal terdaftar inti seperti nama hukum, jenis entitas, ruang lingkup usaha, alamat, modal terdaftar, dan perwakilan hukum. Aturan tersebut juga menyatakan bahwa sebuah entitas pasar memiliki satu nama terdaftar. Baca peraturan pendaftaran resmi. Secara terpisah, aturan pengungkapan informasi perusahaan mencakup catatan pendaftaran, laporan tahunan, perizinan, sanksi, perubahan ekuitas, dan informasi publik terkait, dengan sumber dan kewajiban pembaruan yang berbeda. Tinjau peraturan pengungkapan.

Simpan tanggal kueri dan sumber bersama hasilnya. Kemudian selesaikan konflik mengenai nama, alamat, status, ruang lingkup, usia, perwakilan, dan riwayat material. Catatan registri mendukung identitas; catatan tersebut tidak membuktikan bahwa orang dalam obrolan mengendalikan perusahaan tersebut. Verifikasi kesinambungan kontak melalui lebih dari satu saluran dan dokumentasikan mengapa setiap afiliasi termasuk dalam transaksi.

Gunakan gerbang minimum perusahaan dan penerima manfaat untuk tinjauan pembayaran yang terfokus. Jika peran komersial tidak jelas, lakukan melalui uji bukti pabrik atau perusahaan dagang daripada menyimpulkan jawaban dari frasa ruang lingkup usaha.

Tahap 2: kualifikasi kapabilitas, lokasi, dan bukti produk

Sekarang tanyakan apakah rantai operasi yang diusulkan dapat menjalankan pesanan ini. Administrasi Perdagangan Internasional AS menyarankan perusahaan yang memasuki Tiongkok untuk mengevaluasi mitra dengan cermat dan mempertimbangkan konteks regional, sektor, regulasi, dan kekayaan intelektual. Its Panduan masuk pasar Tiongkok ditujukan bagi perusahaan AS, tetapi peringatan praktisnya lebih luas: kesesuaian bergantung pada tujuan dan konteks, bukan hanya pada keberadaan sebuah perusahaan.

Bangun hipotesis kapabilitas dan uji. Jika pemasok menyatakan bahwa mereka memproses rumah pompa secara internal, identifikasi situs yang disetujui, peralatan terkait, langkah proses, staf teknis, metrologi, kendala kapasitas, subkontraktor kritis, dan bukti produksi yang sebanding. Gunakan bukti jarak jauh langsung atau audit independen yang sesuai ketika eksposur membenarkannya. Tur gudang tidak dapat membuktikan kapasitas pemesinan, dan mesin di lantai pabrik tidak membuktikan bahwa pemasok mengendalikannya atau menggunakannya untuk pesanan Anda.

Pisahkan tiga kesimpulan berikut:

1. Kesimpulan entitas: pihak hukum dan komersial telah diidentifikasi.
2. Kesimpulan kapabilitas: rantai operasi tampaknya mampu melaksanakan proses yang didefinisikan pada skala yang diperlukan.
3. Kesimpulan produk: sampel, pengujian, dokumen, dan kontrol produksi mendukung persyaratan produk.

Untuk alur kerja situs dan kapabilitas yang lebih mendalam, gunakan panduan verifikasi produsen Tiongkok. Tinjau kata-kata terdaftar melalui prosedur terpisah prosedur ruang lingkup bisnis; jangan ubah bidang tersebut menjadi sertifikat pabrik.

Tahap 3: jadikan pengujian sampel sebagai proposisi nyata

Pesanan sampel harus mengurangi ketidakpastian tertentu. Putuskan apakah itu menguji penampilan, dimensi, bahan, fungsi, kemasan, dokumentasi, waktu tunggu produksi, komunikasi, atau semuanya. Catat situs dan proses mana yang menghasilkan sampel tersebut. Sampel pengembangan yang diselesaikan secara manual mungkin berguna, tetapi bukan bukti bahwa lini normal akan mereproduksi hasil yang sama.

Bekukan sampel yang disetujui atau spesifikasi terukur thereof. Berikan pengenal, tanggal, revisi gambar, foto, hasil pengujian, penyimpangan, dan catatan kepemilikan. Rekonsiliasi pemasok sampel, penjual kontrak masa depan, produsen, penerbit faktur, dan penerima manfaat sebelum mengasumsikan bahwa sampel yang berhasil memvalidasi rantai pembayaran selanjutnya.

Asumsi komersial juga termasuk dalam tahap ini. Tantang harga yang bergantung pada substitusi material yang tidak dijelaskan, waktu tunggu yang sangat singkat, klaim kapasitas yang mustahil, atau MOQ yang berubah setelah gambar diungkapkan. tinjauan pesanan sampel memberikan pemeriksaan yang lebih sempit untuk keputusan ini.

Tahap 4: konversi bukti menjadi kontrak yang dapat disetujui

Kontrak harus menyebutkan penjual yang diverifikasi, mengidentifikasi afiliasi operasi, dan mengikat pihak bertanggung jawab pada spesifikasi terkendali. Konfirmasikan wewenang penandatanganan, pembatasan produsen dan subkontraktor, akses inspeksi, penerimaan, remedii, pengiriman, perkakas, kekayaan intelektual, kontrol perubahan, persyaratan dokumen, dan rute pembayaran yang disetujui dengan penasihat hukum yang berkualitas jika diperlukan.

Lampiran versi penting karena kehati-hatian pemasok dapat berakhir pada tingkat perusahaan sementara pesanan aktual tetap tidak terdefinisi. Perusahaan yang baik masih dapat mengirimkan revisi yang salah. Masukkan gambar teknik, daftar bahan, pengujian, toleransi, kemasan, label, referensi sampel yang disetujui, situs, dan prosedur perubahan ke dalam paket yang dapat diidentifikasi oleh kedua belah pihak nanti.

Yang terpisah panduan rantai bukti pra-kontrak mencakup pihak, wewenang, lampiran, dan kontrol eksekusi secara rinci. Halaman siklus hidup ini hanya menetapkan aturan rilis: tidak ada persetujuan kontrak selama pertanyaan identitas, peran, kapabilitas, spesifikasi, wewenang, atau jalur pembayaran material tetap tidak memiliki pemilik.

Tahap 5 dan 6: lepaskan uang dan pengiriman berdasarkan bukti

Persetujuan untuk menandatangani bukan persetujuan untuk membayar setiap tahap. Keuangan harus membandingkan penerima manfaat dan instruksi saat ini dengan catatan yang disetujui setiap kali dana dicairkan. Pengadaan dan kualitas harus mengonfirmasi bahwa tahap kontrak benar-benar telah terjadi. Pisahkan karyawan yang meminta perubahan bank dari orang yang memverifikasi dan menyetujuinya.

Untuk setoran, minta bukti yang didefinisikan oleh ringkasan risiko. Hal itu dapat mencakup kontrak yang ditandatangani, serangkaian aneks akhir, penerima manfaat yang terverifikasi, sampel yang disetujui, ketentuan alat produksi, rencana produksi, atau item asuransi dan kepatuhan. Gunakan alur kerja pelepasan setoran untuk gerbang tersebut.

Selama produksi, simpan perubahan yang disetujui, bukti material atau komponen, hasil dalam proses, keputusan ketidaksesuaian, dan catatan kemajuan yang bertanggal. Kelompok Praktik Audit ISO 9001 mencatat bahwa pengendalian atas penyedia eksternal harus mencerminkan risiko dan dapat mencakup kriteria persetujuan yang didefinisikan, informasi penyedia yang disetujui saat ini, verifikasi persyaratan, dan pemantauan kinerja. Baca panduan penyedia eksternal. Sertifikasi ISO itu sendiri bukan pengganti bukti pesanan.

Sebelum pengiriman, periksa terhadap revisi yang dikendalikan dan gunakan rencana pengambilan sampel dan penerimaan tertulis yang sesuai dengan produk. Selesaikan hasil yang gagal sebelum pelepasan saldo atau pengecualian. Panduan inspeksi pra-pengiriman menjelaskan cara mendefinisikan inspeksi dan membaca keterbatasannya. Inspeksi yang lulus adalah bukti mengenai sampel dan kriteria yang diperiksa pada tanggal tersebut; hal itu tidak menghapus kewajiban kontrak atau membuktikan setiap unit.

Tahap 7: pantau hubungan, bukan hanya pesanan

Pesanan berulang menciptakan keakraban, dan keakraban adalah tempat di mana pengendalian sering kali dihapus. Simpan catatan kinerja singkat untuk kualitas, pengiriman, responsivitas, tindakan korektif, akurasi dokumen, kontinuitas bank, dan perubahan yang tidak sah. Tinjau pemasok pada interval yang ditentukan dan setiap kali ada peristiwa yang mengubah risiko.

Validasi ulang berbasis peristiwa lebih berguna daripada kalender tahunan saja. Buka kembali gerbang yang relevan ketika ada nama hukum atau pemilik baru, perubahan status, pindah alamat atau pabrik, afiliasi yang tidak dijelaskan, subkontraktor baru, perubahan penerima manfaat, pergantian kontak kunci, pergeseran harga tajam, penundaan berulang, penurunan kualitas, keluhan, sinyal penegakan, perubahan sertifikat, sengketa alat produksi, perubahan pasar tujuan, atau pesanan yang secara material lebih besar.

Jangan mulai ulang setiap pemeriksaan setelah setiap peristiwa. Lacak perubahan ke bukti yang terpengaruh. Rekening bank baru membuka identitas, kontak, hubungan, dan persetujuan keuangan. Situs produksi baru membuka pengendalian kemampuan, produk, kontrak, dan inspeksi. Gunakan tinjauan pesanan berulang untuk mengubah pemicu tersebut menjadi keputusan perpanjangan.

Berikan setiap item bukti pemilik dan masa berlaku

Folder due diligence menjadi tidak andal ketika tidak ada yang tahu siapa yang menerima dokumen atau kapan dokumen tersebut harus diperbarui. Simpan register bukti dengan item, sumber, entitas, tanggal kueri atau masalah, lingkup pesanan dan produk, pemilik, temuan, batasan, pemicu kedaluwarsa atau tinjauan, dan lokasi penyimpanan.

Satu orang dapat memegang beberapa peran dalam usaha kecil, tetapi keputusan tetap harus dinamai. Untuk pembayaran material dan perubahan bank, pertahankan tinjauan independen bahkan dalam tim yang ramping. panduan file persetujuan pemasok menunjukkan cara menyusun catatan lengkap setelah keputusan tahap didefinisikan.

Eskalakan ketidakpastian alih-alih meratakannya

Skor pemasok numerik dapat menyembunyikan masalah yang menentukan. Sepuluh dokumen yang dapat diterima tidak boleh membatalkan penerima manfaat yang tidak dijelaskan atau tes keselamatan yang gagal. Gunakan hasil eksplisit:

• Lepaskan: bukti yang diperlukan masih berlaku, konsisten, ditinjau oleh pemilik, dan cukup untuk komitmen berikutnya ini.
• Lepaskan dengan kondisi: masalah yang tersisa terbatas, ada pemilik dan tenggat waktu, dan komitmen berikutnya tidak melampaui kendali.
• Tahan: fakta material hilang, tidak konsisten, kedaluwarsa, di luar wewenang internal, atau bergantung pada pernyataan pemasok yang belum diverifikasi.
• Keluar atau eskalasi spesialis: bukti dipalsukan, tes kritis gagal, akses terus-menerus diblokir, risiko melebihi kebijakan, atau diperlukan penilaian hukum, kepatuhan, teknis, atau investigatif yang berkualitas.

Tulis alasannya dalam bahasa yang jelas. "Tahan deposit karena penjual kontrak berbeda dari penerima manfaat dan tidak ada hubungan terverifikasi atau instruksi yang dikonfirmasi secara independen yang tersimpan" dapat ditindaklanjuti. "Skor pemasok 67" tidak.

Contoh terapan: pesanan rumah pompa

Ringkasan pengadaan mengklasifikasikan pesanan sebagai kustom karena pembeli memiliki gambar, bahan pengecoran bersifat kritis, dan penggantian akan memakan waktu dua belas minggu. Tahap 1 mengidentifikasi perusahaan perdagangan Shenzhen sebagai penjual dan pabrik Dongguan sebagai lokasi yang diusulkan. Hubungan didokumentasikan, sehingga struktur tidak ditolak hanya karena melibatkan dua entitas.

Pada Tahap 2, tinjauan situs langsung dan catatan produksi mendukung kemampuan pemesinan, namun proses pengecoran disubkontrakkan. Pembeli menambahkan pencairan ke peta proses yang disetujui dan memerlukan bukti material. Tahap 3 menghasilkan sampel yang dapat diterima, namun laporan mencatat bahwa sampel tersebut berasal dari pengaturan percontohan daripada produksi normal. Tahap 4 menggabungkan revisi gambar, situs yang disetujui, persyaratan material, persetujuan perubahan, dan rencana inspeksi ke dalam paket kontrak.

Deposit hanya dilepaskan setelah pemeriksaan kontrak dan penerima manfaat berhasil. Selama produksi, pemasok mengusulkan pencairan lain karena keterlambatan. Perubahan ini membuka kembali keputusan terkait kemampuan, material, kontrak, dan jadwal. Ini tidak secara otomatis memulai ulang pencarian entitas hukum. Pengadaan menahan perubahan, kualitas meninjau bukti baru dan sampel validasi, dan amandemen kontrak yang berwenang mencatat hasilnya. Sebelum pengiriman, inspeksi memeriksa revisi yang disetujui dan file material. Catatan keputusan akhir menjelaskan baik pelepasan maupun batasannya.

Itulah tampilan due diligence dalam operasi: bukan pengetahuan yang sempurna, melainkan komitmen yang terkendali, ketidakpastian yang terlihat, dan bukti yang tetap terhubung dengan pembelian.

Tutup setiap gerbang dengan catatan keputusan

Untuk setiap komitmen material, simpan catatan singkat yang berisi pemasok dan entitas operasional, produk dan ruang lingkup pesanan, tingkat risiko, bukti yang ditinjau beserta tanggalnya, konflik yang ditemukan, item yang belum terselesaikan, kondisi, persetujuan pemilik, pemicu tinjauan berikutnya, dan keputusan: lepas, lepas bersyarat, tahan, atau keluar.

Catatan tersebut harus memungkinkan rekan kerja yang tidak berada dalam obrolan pemasok untuk memahami mengapa tim melanjutkan. Catatannya juga harus mengungkapkan apa yang tidak dicakup oleh tinjauan. Mulailah dengan mengidentifikasi perusahaan Tiongkok, kemudian arahkan setiap temuan kepada pemilik produk, situs, kontrak, pembayaran, pengiriman, atau kepatuhan yang sesuai.

Panduan ini menggambarkan kerangka kerja pengendalian pengadaan. Panduan ini tidak memberikan nasihat hukum, peraturan, sanksi, pekerja paksa, kontrol ekspor, bea cukai, pajak, kepatuhan produk, atau teknis, dan tidak memverifikasi pemasok atau transaksi apa pun.