Verifikasi Perusahaan Tiongkok Sebelum Pembayaran

Buat paket pembayaran sebelum mencari

Jangan mulai dengan situs web pemasok atau nama Inggris yang diketikkan ke dalam kotak pencarian. Mulailah dengan dokumen yang akan mengendalikan transaksi. Simpan lisensi bisnis terbaru, kontrak atau pesanan pembelian, faktur pro forma atau faktur komersial, dan instruksi bank bersama-sama. Tambahkan pesan asli yang menyediakan atau mengubah detail pembayaran.

Dari dokumen-dokumen tersebut, ekstrak empat nama tanpa mencoba menyelaraskannya terlebih dahulu:

• perusahaan yang dinamai sebagai penjual atau pihak kontraktor;
• perusahaan yang ditampilkan pada lisensi bisnis;
• penerbit faktur;
• penerima manfaat bank yang diusulkan.

Juga pertahankan nama hukum Tiongkok dan Kode Kredit Sosial Terpadu (USCC) persis seperti yang ditampilkan. Ejaan bahasa Inggris, singkatan, nama merek, dan nama pasar berguna sebagai alias, tetapi tidak ada yang boleh menggantikan pengenal Tiongkok terdaftar dalam catatan persetujuan.

Gerbang 1: identifikasi entitas hukum

Lisensi bisnis Tiongkok harus menampilkan nama entitas, perwakilan hukum atau orang bertanggung jawab, jenis entitas, modal terdaftar, alamat, ruang lingkup usaha, otoritas pendaftaran, tanggal pendirian, dan USCC. Ini adalah bidang lisensi statistik di bawah aturan implementasi Administrasi Negara untuk Regulasi Pasar. Tinjau ketentuan lisensi bisnis resmi.

Cari USCC terlebih dahulu jika tersedia, lalu bandingkan nama Tiongkok yang dikembalikan dengan lisensi dan dokumen transaksi. Kode ini dirancang sebagai pengenal unik nasional dan tetap tidak berubah selama subjek ada, bahkan ketika informasi terdaftar lainnya berubah. Lihat penjelasan resmi tentang keunikan dan kesinambungan USCC.

Pencocokan kode lebih kuat daripada nama Inggris yang mirip, tetapi ini bukan akhir dari gerbang. Konfirmasikan bahwa catatan saat ini milik jenis entitas yang sama dan bahwa nama Tiongkok tidak disalin dari dokumen lain. Jika gambar lisensi lama, bandingkan bidangnya dengan catatan publik saat ini dan catat perubahan apa pun.

Lanjutkan ketika

USCC dan nama hukum Tiongkok mengidentifikasi satu catatan saat ini, dan identitas tersebut dapat dikaitkan dengan dokumen penjual tanpa bergantung hanya pada nama merek.

Berhenti ketika

Tidak tersedia nama hukum Tiongkok atau USCC, kode mengarah ke entitas lain, beberapa kandidat masih masuk akal, atau pemasok menolak memberikan bukti identitas dasar. Jangan biarkan tenggat waktu penawaran mengubah kesenjangan identitas menjadi asumsi. Minta lisensi terbaru dan selesaikan masalah entitas sebelum melanjutkan ke status.

Untuk pemeriksaan tingkat bidang, gunakan panduan terpisah untuk membaca izin usaha Tiongkok. Jika kode terlihat salah ketik atau milik organisasi yang tidak terduga, lanjutkan dengan prosedur validasi USCC.

Gerbang 2: putuskan apakah status saat ini mendukung pembayaran

Baca status dari catatan perusahaan terkini dan simpan tanggal pemeriksaan. Status “aktif” atau setara hanya menyelesaikan gerbang ini: ini menunjukkan bahwa catatan pendaftaran tidak menampilkan keadaan terminal atau tidak kompatibel pada saat diperiksa. Hal ini tidak mengonfirmasi kapasitas produksi, solvabilitas, lisensi untuk produk tertentu, atau kesediaan untuk melaksanakan kewajiban.

Status yang terkait dengan pembatalan, pencabutan, penutupan, likuidasi, atau penangguhan memerlukan konteks dan tidak boleh diterjemahkan secara sembarangan menjadi “mungkin baik-baik saja.” Menurut Peraturan Pendaftaran Entitas Pasar, sebuah entitas berakhir setelah pembatalan; pencabutan dan kondisi keluar lainnya mengikuti prosedur terpisah. Baca aturan pendaftaran dan pembatalan resmi.

Perhatikan tanggal serta labelnya. Perubahan status setelah faktur diterbitkan, perubahan nama hukum baru-baru ini, atau dokumen lisensi yang mendahului perubahan pendaftaran besar dapat mengubah bukti mana yang masih berlaku. Pertahankan status bahasa sumber dan penjelasan bahasa Inggris bersama-sama agar peninjau keuangan dapat melihat apa yang sebenarnya dikembalikan.

Lanjutkan ketika

Entitas ditampilkan dalam keadaan operasi terkini, tanggal pemeriksaan telah dicatat, dan tidak ada perubahan terbaru yang membuat dokumen transaksi menjadi kedaluwarsa.

Tahan ketika

Catatan dibatalkan, dicabut, sedang dalam likuidasi, ditangguhkan dengan cara yang relevan dengan transaksi yang diusulkan, atau terlalu ambigu untuk diinterpretasikan. Tanyakan entitas mana yang sekarang bertanggung jawab atas pelaksanaan dan pembayaran. Perusahaan pengganti yang berbeda harus melewati Gerbang 1 sebagai pihak lawan baru; ia tidak dapat mewarisi persetujuan melalui penjelasan penjualan.

Gerbang 3: hubungkan penerima manfaat dengan transaksi

Sekarang bandingkan perusahaan yang telah diverifikasi dengan pihak kontrak, penerbit faktur, dan penerima manfaat. Presentasi yang tepat dapat berbeda karena bank mungkin menggunakan perenderan bahasa Inggris, spasi, atau singkatan. Pertanyaannya bukan apakah setiap baris terlihat identik; melainkan apakah file pembayaran menetapkan hubungan yang didokumentasikan dengan entitas yang telah diverifikasi.

Ada tiga hasil praktis:

Pencocokan langsung

Penjual yang diverifikasi dan penerima manfaat adalah entitas hukum yang sama, tunduk pada kontrol bank dan transaksi normal.

Pihak terkait yang dijelaskan

Penerima manfaat adalah eksportir, perusahaan grup, atau entitas lain dengan peran yang dinyatakan. Simpan penjelasannya, verifikasi entitas kedua tersebut, dan buat perlakuan kontrak dan faktur secara eksplisit sebelum persetujuan.

Pihak ketiga yang tidak dijelaskan

Penerima manfaat adalah orang atau perusahaan yang tidak ada dalam dokumen transaksi, atau pemasok hanya mengandalkan penjelasan email. Tahan pembayaran.

Pemasok daratan yang meminta pembayaran ke perusahaan Hong Kong tidak otomatis merupakan penipuan, tetapi ini bukan pencocokan identitas langsung. Entitas Hong Kong dan daratan secara hukum berbeda. Catat nama persis perusahaan Hong Kong, perannya, dan dasar kontrak untuk pembayaran, lalu terapkan proses verifikasi yang relevan kepada entitas tersebut.

Jangan “perbaiki” ketidaksesuaian hanya dengan mengedit nama penerima manfaat di spreadsheet internal. Kontrak mendasar, faktur, bukti bank, dan catatan persetujuan harus menceritakan kisah komersial yang sama. Untuk tinjauan akun yang lebih mendalam, gunakan panduan khusus untuk memeriksa penerima manfaat bank pemasok Tiongkok.

Perubahan pembayaran akan mengatur ulang Gerbang 3

Setiap perubahan pada bank, nomor rekening, penerima manfaat, negara, rute mata uang, atau instruksi pembayaran setelah persetujuan membuka kembali gerbang penerima manfaat. Jangan menyetujui instruksi yang direvisi dari utas email yang sama yang mengirimkannya.

Pusat Pengaduan Kejahatan Internet FBI mendeskripsikan Kompromi Email Bisnis sebagai penipuan yang menargetkan transfer dan merekomendasikan verifikasi perubahan informasi akun melalui saluran sekunder. Baca panduan pencegahan BEC resmi. Gunakan nomor telepon atau jalur kontak yang sudah ada dalam data master pemasok Anda atau catatan yang ditandatangani sebelumnya, bukan nomor baru yang disediakan dalam pesan perubahan.

Ulangi perbandingan, catat siapa yang mengonfirmasi perubahan dan bagaimana caranya, serta minta otoritas persetujuan yang sama seperti yang berlaku untuk penerima manfaat baru. Urgensi, kerahasiaan, penyebutan nama eksekutif, atau permintaan untuk melewati panggilan balik normal adalah alasan untuk berhenti, bukan alasan untuk mempercepat.

Persetujuan sebelumnya tidak mengikuti setiap pesanan baru

Rekaman master pemasok yang disetujui dapat mengurangi pekerjaan berulang, tetapi seharusnya tidak menggantikan bukti baru. Buka kembali ketiga gerbang ketika entitas Tiongkok baru muncul pada kontrak, faktur, atau lisensi. Buka kembali status gerbang ketika pemeriksaan perusahaan sebelumnya tidak lagi cukup relevan untuk eksposur, atau ketika pemasok melaporkan perubahan nama hukum, kepemilikan, alamat, atau lisensi. Buka kembali gerbang penerima manfaat untuk setiap perubahan detail pembayaran.

Pertimbangkan kembali kedalaman tinjauan ketika eksposur komersial berubah. Pemasok yang disetujui untuk sampel kecil yang dapat dipulihkan tidak otomatis disetujui untuk kepemilikan alat, deposit produksi besar, produk yang diatur, atau pembayaran yang dialirkan melalui eksportir yang diperkenalkan baru. Perusahaan dasarnya mungkin tidak berubah sementara konsekuensi kegagalan telah meningkat.

Untuk pesanan berulang tanpa perubahan material, catat referensi persetujuan sebelumnya, konfirmasi identitas hukum dan status saat ini, bandingkan penerima manfaat dengan data master yang disetujui, dan catat waktu pemeriksaan baru. Ini menciptakan kesinambungan tanpa berpura-pura bahwa laporan yang dihasilkan beberapa bulan lalu menggambarkan perusahaan selamanya. Panduan skenario terpisah menjelaskan cara meninjau pemasok Tiongkok sebelum pesanan berulang.

Tulis salah satu dari empat keputusan rilis

Berkas pembayaran harus diakhiri dengan keputusan yang dapat dipahami oleh orang lain tanpa memutar ulang setiap pesan.

Rilis

Ketiga gerbang telah diselesaikan, dokumen-dokumen tersebut masih berlaku, dan kontrol komersial normal dapat dilanjutkan.

Rilis dengan kondisi

Masalah non-material memiliki pemilik bernama dan kontrol yang harus diselesaikan sebelum atau bersamaan dengan rilis. Nyatakan kondisinya; jangan sembunyikan di dalam "disetujui."

Tahan

Masalah identitas, status, atau penerima manfaat belum terselesaikan. Nyatakan bukti apa yang hilang dan siapa yang dapat membuka kembali tinjauan.

Eskalasi

Gerbang minimum telah lengkap, tetapi nilai pesanan, sinyal catatan publik, risiko produk, ketentuan kontrak, atau yurisdiksi memerlukan keputusan spesialis atau manajemen.

Simpan nama hukum dan USCC yang diperiksa, sumber dan tanggal pemeriksaan, dokumen yang dibandingkan, kesimpulan penerima manfaat, kondisi terbuka, penyetuju, dan waktu rilis. Panduan tentang menggunakan laporan perusahaan untuk persetujuan internal menyediakan struktur serah terima yang lebih lengkap.

Ketahui kapan pemeriksaan minimum tidak cukup

Tingkatkan tinjauan ketika pemasok baru, pembayaran besar atau sulit dipulihkan, alat atau kekayaan intelektual terlibat, produk diatur, hubungan pabrik yang diklaim tidak jelas, catatan menunjukkan sengketa material, atau kontrak menempatkan risiko kinerja yang tidak biasa pada pembeli.

Administrasi Perdagangan Internasional AS mencatat bahwa memilih mitra Tiongkok memerlukan vetting menyeluruh, kesabaran, dan keselarasan pada tujuan bisnis. Lihat panduan masuk pasar Tiongkok resmi. Lanjutkan dengan due diligence pemasok lengkap sebelum impor ketika keputusan melampaui identitas, status, dan penerima manfaat.

Sebuah perusahaan dapat lolos ketiga gerbang pembayaran dan tetap gagal dalam audit pabrik, pengujian produk, penyaringan sanksi, tinjauan kontrak, atau inspeksi kualitas. Sebaliknya, perbedaan nama yang dapat dijelaskan saja tidak perlu membuktikan pelanggaran. Hasil yang bermanfaat adalah keputusan terdokumentasi yang memisahkan fakta terverifikasi dari risiko komersial yang terbuka.

Jalankan tiga gerbang pada pihak yang menerima pembayaran yang diusulkan

Mulailah dengan nama hukum Tiongkok atau USCC, konfirmasi catatan entitas saat ini, lalu bandingkan dengan penerima manfaat. Cari perusahaan Tiongkok atau buka demo laporan fiktif untuk melihat bagaimana bukti identitas dan status dapat dipertahankan.

Panduan ini menyediakan kerangka tinjauan komersial. Ini bukan nasihat hukum, perbankan, kredit, sanksi, investasi, pajak, atau pemulihan penipuan.