Rechnungssteller in China
Identifizieren Sie die als Rechnungsempfänger angegebene rechtliche Einheit und vergleichen Sie sie mit der Vertragspartei und dem Bankbegünstigten, bevor Sie eine Zahlung an einen chinesischen Lieferanten genehmigen.
Der Rechnungssteller ist die rechtliche Einheit, die als Verkäufer oder ausstellende Stelle auf einer Rechnung identifiziert wird. Es handelt sich nicht zwangsläufig um die Person, die die PDF-Datei gesendet hat, um die Fabrik, die die Waren hergestellt hat, oder um den in späteren Zahlungsanweisungen genannten Bankbegünstigten. Bei der Prüfung eines chinesischen Lieferanten ist die Frage „Wer hat die Rechnung ausgestellt?“ daher eine Frage der Identitätsübereinstimmung und keine Frage der E-Mail-Nachverfolgung.
Der Aussteller ist ein Firmenfeld, kein Personenname
Die aktuellen Maßnahmen zur Rechnungsverwaltung Chinas sehen vor, dass im Regelfall der Zahlungsempfänger dem Zahler bei Erhalt von Geldern für Waren, Dienstleistungen oder andere Geschäftstätigkeiten eine Rechnung ausstellt. Die Rechnung muss wahrheitsgemäß ausgefüllt werden. Es gibt definierte Ausnahmen, sodass „Zahlungsempfänger“ ein starker Ausgangspunkt ist, aber keine Erlaubnis darstellt, zu ignorieren, was das Dokument tatsächlich besagt.
Verwechseln Sie die Verkäuferidentität nicht mit dem einzelnen Mitarbeiter, der als ausstellende Person angegeben ist, oder mit der Person, die die Datei weitergeleitet hat. Die aktuellen Durchführungsbestimmungen der Staatlichen Steuerverwaltung Chinas unterscheiden die ausstellende Stelle von anderen Rechnungsangaben und bestätigen, dass elektronische und Papierrechnungen dieselbe rechtliche Wirkung haben.
Lesen Sie diese Felder zusammen
Notieren Sie auf einer chinesischen Steuerrechnung den vollständigen chinesischen Namen des Verkäufers und die Steuernummer genau so, wie sie angezeigt werden. Erfassen Sie dann den Käufer, die Rechnungsnummer und das Datum, die Rechnungsart, die Positionsbeschreibung, den Betrag, die Steuerinformationen sowie die Angabe, ob das Dokument original, berichtigt oder storniert ist. Eine Beschreibung der Felder für digitale Rechnungen durch die Steuerbehörde von Shanghai listet Verkäufer- und Käuferinformationen getrennt von der ausstellenden Person auf.
China förderte landesweit vollständig digitalisierte elektronische Rechnungen vom 1 Dezember 2024 an, laut dem englischsprachigen Bericht des Staatsrates. Das Format allein löst die Identitätsfrage nicht: Ein PDF-, OFD- oder XML-Datensatz, ein Papierausdruck, eine Handelsrechnung und eine Proforma-Rechnung können unterschiedliche Zwecke erfüllen. Kennzeichnen Sie die Dokumentart, bevor Sie sich auf das Ausstellerfeld verlassen.
Vergleichen Sie drei Einheiten vor der Genehmigung
Vertragsverkäufer: die Einheit, die die Bestellung annimmt und die vertragliche Verpflichtung trägt. Rechnungssteller: der auf dieser Rechnung genannte Verkäufer oder die ausstellende Stelle. Bankbegünstigter: der Kontoinhaber, der das Geld erhalten soll. Erfassen Sie jeden Namen in seinem legalen Firmennamen, anstatt anzunehmen, dass eine englische Marke alle drei abdeckt.
Wenn die drei Namen übereinstimmen, ist die Identitätskette einfacher, aber die Rechnung erfordert weiterhin normale Authentizitäts- und Transaktionsprüfungen. Wenn sie abweichen, identifizieren Sie die Beziehung: Zum Beispiel kann ein Handelsunternehmen den Vertrag abschließen und Zahlungen entgegennehmen, während eine verbundene Fabrik die Produktion übernimmt. Die Differenz erfordert Dokumente und eine verantwortungsvolle Erklärung; sie wird nicht durch ähnliche englische Namen behoben. Siehe die separate Definition des Bankbegünstigten und die Leitfaden für Export-Handelsunternehmen für diese Rollen.
Ein durchgerechnetes Beispiel
Ein Kaufvertrag nennt das fiktive Foshan Northlight Hardware Co., Ltd. Der chinesische Verkäufername und die Kennnummer auf der Rechnung stimmen mit dem verifizierten Eintrag dieses Unternehmens überein. Der Rechnungssteller und der Vertragsverkäufer stimmen daher überein. Eine spätere Überweisungsanweisung nennt Guangzhou Northlight Trading Co., Ltd. als Begünstigten. Die Übereinstimmung der Rechnung genehmigt diese Zahlung nicht: Die Finanzabteilung benötigt weiterhin die Identität des zweiten Unternehmens, die Einzugsermächtigung und eine kontrollierte Bestätigung vom Vertragsverkäufer.
Dies ist eine Übereinstimmung des Ausstellers mit einem ungelösten Begünstigten, keine Schlussfolgerung einer „ungültigen Rechnung“. Verwenden Sie den Workflow bei Unstimmigkeiten zwischen Rechnung und Begünstigtem , um die Zahlungsänderung zu untersuchen. Wenn der Namenskonflikt bereits in der Rechnung selbst beginnt, verwenden Sie den Leitfaden zur Unstimmigkeit des Lieferantennamens.
Was eine Übereinstimmung des Ausstellers beweist und was nicht
Eine Übereinstimmung des Ausstellers unterstützt einen nachvollziehbaren Transaktionsaufzeichnung zwischen benannten Parteien. Sie kann helfen, eine Ausgabe, ein Steuerdokument, einen Vertrag und eine Lieferantendatei zu verbinden. Sie beweist nicht allein, dass Waren geliefert wurden, Spezifikationen erfüllt waren, der Unterzeichner befugt war, die Registrierung des Unternehmens aktuell bleibt oder ein neues Bankkonto zum Aussteller gehört.
Speichern Sie eine kurze Beweisnotiz mit dem Dokumenttyp, dem Verkäufernamen, der Kennnummer, dem Rechnungsdatum und -nummer, dem Vergleich der Vertragsparteien, dem Vergleich des Begünstigten, der Quelldatei, dem Prüfer und dem Prüfdatum. Suchen Sie den chinesischen legalen Namen oder die Kennnummer in ChinaValidate Unternehmenssuche bevor Sie einen englischen Rechnungskreditnamen als legale Identität behandeln.