Fapiao und Handelsrechnung in China
Verstehen Sie den Unterschied zwischen einer chinesischen Fapiao, einer Handelsrechnung und einer Pro-forma-Rechnung und wählen Sie die richtige Methode zur Prüfung jedes Dokuments.
Suchen Sie nach dem chinesischen Firmennamen oder USCC und gleichen Sie das Unternehmen mit Ihrem Lieferanten ab.
Ein chinesischer Lieferant kann Ihnen aus unterschiedlichen Gründen eine Pro-forma-Rechnung, eine Handelsrechnung und eine Fapiao zusenden. Der Begriff „Rechnung“ macht diese Dokumente nicht austauschbar. Eine Fapiao gehört zum chinesischen System der Steuerrechnungen; eine Handelsrechnung ist ein Handelsdokument, während eine Pro-forma-Rechnung üblicherweise einen geplanten Verkauf darlegt. Identifizieren Sie das Dokument, bevor Sie entscheiden, wie Sie es prüfen.
Für einen ausländischen Käufer lautet die praktische Frage: Beschreibt diese Datei das Angebot, dokumentiert sie den Verkauf für Handelszwecke oder stellt sie eine chinesische Steuerrechnung dar? Diese Unterscheidung hilft Ihnen, das richtige Dokument anzufordern, ohne ein unbekanntes Format als Betrugsindiz zu werten.
Drei Dokumente, unterschiedliche Zwecke
„Fapiao“ ist die Pinyin-Umschrift von 发票. In diesem Leitfaden bezeichnet der Begriff eine Steuerrechnung aus dem chinesischen Festland. Chinas Maßnahmen zur Rechnungsverwaltung definieren die in ihren Anwendungsbereich fallenden Dokumente und unterstellen sie der Verwaltung durch die Steuerbehörden. Sie erkennen sowohl papierbasierte als auch elektronische Rechnungen an. Fapiao ist daher nicht einfach nur ein chinesischer Name für jede PDF-Datei, die ein Lieferant als Rechnung bezeichnet.
| Dokument | Zweck | Prüfkriterien |
|---|---|---|
| Pro-forma-Rechnung (PI) | Ein geplanter Verkauf mit angegebenen Waren, Preisen und Konditionen. | Das vereinbarte Angebot, Mengen, Zahlungsbedingungen und der vorgeschlagene Liefertermin. |
| Handelsrechnung (CI) | Handelsdokumentation für den Verkauf, einschließlich Informationen, die für die Zollabfertigung verwendet werden. | Die Bestellung, Verkäufer und Käufer, Waren, Wert sowie relevante Versanddokumente. |
| Chinesische Steuerrechnung (Fapiao) | Eine nach den chinesischen Vorschriften für Steuerrechnungen ausgestellte Rechnung. | Der entsprechende Steuerrechnungsdatensatz und die Transaktion, die er beschreiben soll. |
Die International Trade Administration beschreibt eine Pro-forma-Rechnung als Angebot in Rechnungsform. Sie kann einem Käufer helfen, Angelegenheiten wie Importlizenzen oder Akkreditive zu regeln. Der Erhalt allein beweist weder, dass die Waren versandt wurden, noch dass eine Zahlung eingegangen ist.
Eine Handelsrechnung liefert Informationen, die bei der Aus- und Einfuhrabfertigung verwendet werden, einschließlich des Werts, auf dessen Grundlage die Zollbehörden Zölle und Steuern berechnen können. Die spezifischen Anforderungen hängen vom Bestimmungsland ab. Eine chinesische Mehrwertsteuer-Rechnungsprüfung ist kein allgemeines Register für Handelsrechnungen von Lieferanten.
Diese Dokumente können sich auf denselben Einkauf beziehen, sind jedoch keine gegenseitigen Ersatzdokumente. Der Vergleich ist auch nicht als Regel zu verstehen, dass jeder grenzüberschreitende Auftrag alle drei Dokumente hervorbringen muss. Die für Ihre Transaktion erforderlichen Dokumente hängen von den Umständen sowie den relevanten handels-, steuer- und bilanzrechtlichen Vorgaben ab.
Erkennen Sie die erhaltene Datei
Beginnen Sie mit dem Titel und den Feldern im Dokument, nicht mit dem Dateinamen. Eine Datei namens „invoice.pdf“ liefert kaum Informationen. Eine Pro-forma-Rechnung kann vorgeschlagene Zahlungs- und Lieferbedingungen prominent ausweisen; eine Handelsrechnung kann Angaben zu Versand und Waren enthalten. Bitten Sie den Lieferanten um Klärung, wenn Titel und Inhalt den Zweck des Dokuments unklar lassen.
Achten Sie bei einer chinesischen Mehrwertsteuer-Fapiao auf den Rechnungstyp sowie die Felder für Verkäufer und Käufer. Gängige Titel vollständig digitalisierter Mehrwertsteuerrechnungen sind 电子发票（增值税专用发票） und 电子发票（普通发票）. Behalten Sie die ursprüngliche chinesische Formulierung bei, wenn Sie nach dem Typ fragen; eine übersetzte Überschrift kann eine nützliche Unterscheidung verwischen.
Bei vollständig digitalisierten Fapiaos ist der Rechnungsbezeichner eine 20-stellige Nummer. Ältere Mehrwertsteuerformate können einen separaten Rechnungscode und eine Rechnungsnummer ausweisen. Die Steuernummer des Verkäufers ist ein weiteres Feld: Sie identifiziert das Unternehmen, nicht diese konkrete Rechnung. Verwenden Sie keine Bestellreferenz oder die Steuernummer des Verkäufers so, als wäre es die Rechnungsnummer.
Auch das Erscheinungsbild einer Fapiao hat sich geändert. Die Erläuterung der Steuerbehörde zu vollständig digitalisierten Rechnungen beschreibt flexible Darstellungsformen sowie die Formate XML, PDF und OFD. Ein tatsächlicher Aussteller, AWS China, erläutert die 20-stellige Nummer und die Entfernung des Felds für das Sellersiegel aus seiner digitalisierten Fapiao. Ein fehlendes vertrautes Siegel oder ein anderes Dateiformat reichen nicht aus, um über die Echtheit eines Dokuments zu entscheiden.
Ebenso ist eine offiziell wirkende Überschrift kein Beweis. Chinesischer Text, ein Logo oder ein Stempelbild können kopiert werden. Nutzen Sie das Erscheinungsbild, um zu identifizieren, was das Dokument vorgibt zu sein, und prüfen Sie diese Angabe dann auf dem geeigneten Weg.
Passen Sie die Prüfung an das Dokument an
Für eine unterstützte chinesische Mehrwertsteuer-Fapiao nutzen Sie den zuständigen Kanal zur Prüfung der Steuerrechnung und vergleichen die zurückgelieferten Angaben mit dem Original. Der Leitfaden zur Prüfung chinesischer Mehrwertsteuerrechnungen erläutert die Kombinationen aus Nummer, Datum, Betrag und Prüfcode. Er behandelt zudem den Unterschied zwischen einem übereinstimmenden Ergebnis, abweichenden Angaben und einem fehlenden Datensatz.
Bei einer Handels- oder Pro-forma-Rechnung beginnen Sie mit den Unternehmens- und Transaktionsunterlagen. Stimmt der genannte Verkäufer mit dem Lieferanten überein, von dem Sie kaufen wollten? Entsprechen Artikel, Mengen, Währung und Konditionen der Bestellung? Eine Suche nach einer chinesischen Steuerrechnung kann diese Fragen nicht beantworten, nur weil die Datei des Lieferanten oben mit „Rechnung“ beschriftet ist.
Betrachten Sie eine hypothetische Erstbestellung. Ein Lieferant sendet eine Pro-forma-Rechnung (PI) und fordert die vereinbarte Anzahlung; der Käufer gibt deren Referenz in einer Suche nach Mehrwertsteuerrechnungen ein. Das ist die falsche Prüfung für dieses Dokument. Der Käufer muss das Angebot und die Lieferantendaten bestätigen sowie die vereinbarten Zahlungsprüfungen durchführen. Die fehlende Trefferanzeige beweist nicht, dass die PI gefälscht ist, und das Vorhandensein der PI beweist nicht, dass die Zahlung sicher ist.
Wenn später eine Steuerrechnung geliefert wird, prüfen Sie dieses Dokument nach seinen eigenen Maßstäben. Eine übereinstimmende Fapiao bestätigt nicht eigenständig den Versand, die Produktqualität oder die Berechtigung, an ein anderes Unternehmen zu zahlen. Wenn der Rechnungssteller vom Lieferanten abweicht, erklärt der Leitfaden bei nicht übereinstimmenden Lieferantennamen, wie Sie die beiden Identitäten untersuchen können.
Fordern Sie das benötigte Dokument an
Statt vage nach einer „echten Rechnung“ zu fragen, erläutern Sie den Zweck. Möglicherweise benötigen Sie eine Pro-forma-Rechnung für die geplante Bestellung, eine Handelsrechnung für die Versanddokumentation oder Klarheit bezüglich einer chinesischen Steuerrechnung. Geben Sie die Käuferdaten und die Bestellreferenz an, damit die Antwort Ihrer Bestellung zugeordnet werden kann.
Eine einfache Anfrage lautet: „Bitte bestätigen Sie, ob die angehängte Datei eine Pro-forma-Rechnung, eine Handelsrechnung oder eine chinesische Steuerrechnung ist. Wir benötigen sie für [Zweck]. Falls es sich um eine chinesische Steuerrechnung handelt, senden Sie bitte die originale elektronische Datei und bestätigen Sie den Rechnungstyp.“ Dies ist ein anzupassendes Beispielworting und keine Aussage, dass für jede Auslandsbestellung ein bestimmtes Dokument ausgestellt werden muss.
Sobald Sie eine unterstützte Steuerrechnung identifiziert haben, nutzen Sie das Rechnungsprüfungstool von ChinaValidate und vergleichen Sie die Antwort mit der Datei. Wenn die offene Frage lautet, wer der Verkäufer ist, beginnen Sie eine Unternehmenssuche mit dem chinesischen Firmennamen oder der Kennung. Die Wahl der richtigen Prüfung beginnt damit, zu wissen, welches Dokument vor Ihnen liegt.