Wystawca faktury w Chinach
Zidentyfikuj podmiot prawny widniejący jako sprzedawca na fakturze, a następnie porównaj go ze stroną umowy i beneficjentem płatności przed zatwierdzeniem płatności na rzecz chińskiego dostawcy.
Zacznij od chińskiej nazwy prawnej lub USCC. Potwierdź pasującą firmę przed otwarciem jej profilu.
Wystawca faktury to podmiot prawny wskazany jako sprzedawca lub jednostka wystawiająca fakturę. Nie musi to być osoba sprzedająca, która przesłała plik PDF, fabryka produkująca towary ani beneficjent płatności wskazany w późniejszych instrukcjach płatniczych. W przypadku przeglądu chińskiego dostawcy pytanie „kto wystawił fakturę?” dotyczy zatem zgodności tożsamości, a nie śledzenia źródła e-maila.
Wystawca to dane spółki, a nie imię i nazwisko osoby
Obecne chińskie Środki administracyjne dotyczące faktur stanowią, że w typowych przypadkach odbiorca płatności wystawia fakturę płatnikowi przy otrzymywaniu środków za towary, usługi lub inną działalność gospodarczą. Faktura musi być wypełniona zgodnie z prawdą. Istnieją określone wyjątki, dlatego określenie „odbiorca płatności” stanowi mocny punkt wyjścia, a nie przyzwolenie na ignorowanie treści dokumentu.
Nie myl tożsamości sprzedawcy z pracownikiem wskazanym jako osoba wystawiająca fakturę ani z osobą, która przekazała plik. Obecne zasady wykonawcze Chińskiej Administracji Podatkowej rozróżniają jednostkę wystawiającą od innych danych na fakturze i potwierdzają, że faktury elektroniczne i papierowe mają taką samą moc prawną.
Analizuj te pola łącznie
Na chińskiej fakturze podatkowej zanotuj pełną chińską nazwę sprzedawcy oraz jego identyfikator podatkowy dokładnie tak, jak są wyświetlane. Następnie odnotuj dane nabywcy, numer i datę faktury, jej typ, opis pozycji, kwotę, informacje podatkowe oraz status dokumentu (oryginał, korekta lub anulowanie). Szanghajska administracja podatkowa w opisie pól dla faktur cyfrowych wymienia informacje o sprzedawcy i nabywcy oddzielnie od danych osoby wystawiającej fakturę.
Chiny wprowadziły w całym kraju w pełni zdigitalizowane faktury elektroniczne od 1 grudnia 2024, zgodnie z raportem Rady Państwa w języku angielskim. Sam format nie rozstrzyga kwestii tożsamości: pliki PDF, OFD, rekordy XML, wydruki papierowe, faktury handlowe i pro forma mogą służyć różnym celom. Przed oparciem się na polu wystawcy oznacz typ dokumentu.
Porównaj trzy podmioty przed zatwierdzeniem
Sprzedawca w umowie: podmiot przyjmujący zamówienie i ponoszący zobowiązania umowne. Wystawca faktury: sprzedawca lub jednostka wystawiająca wskazana na tej fakturze. Beneficjent płatności: właściciel konta, który ma otrzymać środki. Zanotuj każdy z nich pod oficjalną nazwą prawną, nie zakładając, że jedna anglojęzyczna marka obejmuje wszystkie trzy podmioty.
Jeśli trzy nazwy są zgodne, łańcuch tożsamości jest prostszy, ale faktura nadal wymaga standardowych kontroli autentyczności i transakcji. Jeśli się różnią, zidentyfikuj powiązania: na przykład spółka handlowa może zawierać umowę i pobierać płatności, podczas gdy powiązana fabryka produkuje towary. Różnica wymaga dokumentacji i merytorycznego wyjaśnienia; nie zostaje ona niwelowana przez podobne nazwy w języku angielskim. Zobacz oddzielne definicję beneficjenta płatności oraz przewodnik po eksportowych spółkach handlowych dotyczące tych ról.
Przykładowa analiza
Umowa kupna wymienia fikcyjną Foshan Northlight Hardware Co., Ltd. Chińska nazwa sprzedawcy i identyfikator na fakturze są zgodne z zweryfikowanym rekordem tej firmy. Wystawca faktury i sprzedawca z umowy są więc spójni. Późniejsze polecenie przelewu wskazuje Guangzhou Northlight Trading Co., Ltd. jako beneficjenta. Zgodność faktury nie zatwierdza tej płatności: dział finansowy nadal potrzebuje potwierdzenia tożsamości drugiej firmy, upoważnienia do poboru oraz kontrolowanego potwierdzenia od sprzedawcy z umowy.
Jest to zgodność wystawcy z nierozstrzygniętym beneficjentem, a nie wniosek o „nieważnej fakturze”. Należy użyć procedury obsługi niezgodności między fakturą a beneficjentem w celu zbadania zmiany w płatności. Jeśli konflikt nazw wynika już z samej faktury, należy skorzystać z przewodnika dotyczącego niezgodności nazwy dostawcy.
Co zgodność wystawcy potwierdza, a czego nie
Zgodność wystawcy wspiera możliwość śledzenia transakcji między wymienionymi stronami. Może pomóc powiązać wydatek, dokument podatkowy, umowę i kartotekę dostawcy. Nie sama w sobie dowodzi, że towary zostały dostarczone, specyfikacje zostały spełnione, sygnatariusz miał odpowiednie pełnomocnictwo, rejestracja firmy jest aktualna lub że nowe konto bankowe należy do wystawcy.
Należy zapisać krótką notatkę dowodową zawierającą typ dokumentu, nazwę sprzedawcy, identyfikator, datę i numer faktury, porównanie stron umowy, porównanie beneficjenta, plik źródłowy, recenzenta oraz datę przeglądu. Przed potraktowaniem angielskiej nazwy na fakturze jako tożsamości prawnej, należy wyszukać chińską nazwę prawną lub identyfikator w Wyszukiwanie firm w ChinaValidate .