Nazwa dostawcy nie zgadza się z fakturą
Sklasyfikuj fakturę, przyporządkuj każdą chińską osobę prawną i wyjaśnij różnice w nazwach, korzystając ze skorygowanych dokumentów lub udokumentowanego układu wielopodmiotowego.
Zacznij od chińskiej nazwy prawnej lub USCC. Potwierdź pasującą firmę przed otwarciem jej profilu.
W pliku kupującego widnieje nazwa jednego chińskiego dostawcy, podczas gdy na fakturze figuruje inna firma. Nie zatwierdzaj ani nie odrzucaj dokumentu wyłącznie na podstawie angielskich nazw. Najpierw określ, jaki dokument otrzymałeś, a następnie zidentyfikuj osobę prawną pełniącą każdą z ról transakcyjnych.
Różny wystawca może wynikać z błędu w pisowni, nieaktualnego dokumentu, umowy z firmą eksportową, powiązania z podmiotem zależnym lub udziału nieobsługiwanej strony trzeciej. Każda z tych sytuacji wymaga innego sposobu rozwiązania.
Najpierw zadaj pytanie: jaka to faktura?
Zespoły zajmujące się handlem transgranicznym często używają jednego angielskiego określenia na trzy różne dokumenty:
- Faktura pro forma: oferta w formie faktury, stosowana przed wysyłką w celu określenia proponowanych towarów, ceny, warunków dostawy i płatności.
- Faktura handlowa: dokument wystawiany przez sprzedawcę dla kupującego, opisujący wysłane towary i ich wartość, powszechnie wykorzystywany do odprawy celnej w kraju importu.
- Chińska faktura podatkowa (fapiao): podlegający kontroli podatkowej dowód rzeczywistej transakcji, w formie papierowej lub elektronicznej, zawierający przewidziane pola dotyczące wystawcy, nabywcy, pozycji, kwoty, podatku i daty, zgodnie z obowiązującymi wymogami.
Amerykańska Administracja Międzynarodowego Handlu w swoim przewodniku po dokumentach eksportowych rozróżnia ofertową fakturę pro forma od finalnej faktury handlowej. Chińskie przepisy oddzielnie definiują elektroniczne faktury podatkowe i wymieniają nazwę jednostki wystawiającej wśród podstawowych elementów treści. Zobacz aktualne zasady realizacji faktur.
Nie stosuj kryteriów chińskiej faktury VAT do oferty pro forma i nie traktuj celnej faktury handlowej jako zamiennika dla wszystkich dokumentów podatkowych czy umownych.
Umieść każdą rolę w osobnej linii
Przed poproszeniem o wyjaśnienia sporządź jednostronicową mapę podmiotów:
- Kontakt dostawcy lub marka: nazwa używana na stronie internetowej, w e-mailu, na stoisku targowym, w katalogu lub na koncie komunikacyjnym.
- Sprzedawca kontraktowy: osoba prawna, która zobowiązuje się do dostawy i ponosi wskazane środki zaradcze.
- Wystawca faktury: podmiot wymieniony jako sprzedawca lub wystawca na dokładnie tej fakturze, która jest przedmiotem przeglądu.
- Operator fabryki: podmiot prowadzący zakład produkcyjny, jeśli deklarowana jest produkcja.
- Eksporter lub nadawca: podmiot wskazany w dokumentach eksportowych i transportowych.
- Beneficjent bankowy: właściciel konta, który ma otrzymać środki; zweryfikuj tę informację oddzielnie przed dokonaniem płatności.
Ta sama firma może pełnić kilka ról. W ramach prawidłowej struktury mogą również występować różne firmy. Przegląd kończy się niepowodzeniem, gdy dokumentacja milcząco traktuje odrębne podmioty jako jeden.
Gałąź 1: ten sam podmiot, różna forma zapisu nazwy
Porównaj oryginalną chińską nazwę prawną, Jednolity kod kredytu społecznego (USCC) lub identyfikator podatkowy, adres rejestrowy oraz aktualny wpis do rejestru przedsiębiorców. Kolejność w alfabecie pinyin, tłumaczenie na język angielski, marka, skrót lub format „Ltd.” mogą się różnić, podczas gdy bazowy chiński podmiot pozostaje ten sam.
Jeśli identyfikatory i chińska nazwa są zgodne, zanotuj mapowanie i używaj jednej zatwierdzonej nazwy wyświetlanej w systemie kupującego. Nie „poprawiaj” chińskiej nazwy prawnej na angielską nazwę marketingową. Przewodnik dotyczący mapowania nazw angielskich pokazuje, jak zachować obie formy.
Gałąź 2: błędne lub nieaktualne dane faktury
Literówka, dawna nazwa firmy, błędny nabywca, błędny wystawca, zduplikowany numer faktury, nieprawidłowa pozycja lub skopiowany szablon to problem kontroli dokumentacji. Poproś wystawcę o anulowanie, korektę lub poprawienie dokumentu zgodnie z właściwą procedurą i przesłanie wersji zastępczej ustalonym kanałem.
Nie edytuj pliku PDF samodzielnie, nie akceptuj ręcznie zmienionej nazwy ani nie polegaj na e-mailu od działu sprzedaży twierdzącym, że „dział finansowy użył starego szablonu”. Zachowaj pierwotny dokument, wniosek o korektę, wersję po korekcie oraz niezależne potwierdzenie. W przypadku chińskiej faktury elektronicznej obecne krajowe przepisy wymagają umieszczenia danych sprzedawcy i nabywcy wśród jej kluczowych pól. Przeczytaj ogłoszenie dotyczące pól faktury elektronicznej.
Gałąź 3: udokumentowana druga jednostka
Faktura może pochodzić od spółki handlowej, firmy eksportowej, podmiotu powiązanego w grupie, oddziału, operatora platformy lub innej strony o określonej roli. Stwierdzenie „ta sama grupa” nie jest wnioskiem; jest to roszczenie wymagające weryfikacji.
Poproś o chińską nazwę prawną i identyfikator każdej jednostki, aktualne rejestry spółek, uzasadnienie struktury oraz dokumenty transakcyjne przypisujące odpowiedzialność. W zależności od istotności i porad profesjonalistów może to wymagać aneksu do umowy, ujawnienia agencyjności, umowy trójstronnej, gwarancji, cesji, aktualizacji zamówienia zakupu lub nowej umowy wskazującej rzeczywistego sprzedawcę.
Następnie uzgodnij warunki dotyczące produktu, ilości, ceny, Incoterms, dostawy, gwarancji, zwrotów, sporów, eksportu, fakturowania i płatności. Dostawca odpowiadający za reklamacje jakościowe nie powinien znikać za wystawcą, który nigdy nie przyjął tych zobowiązań. Skorzystaj z przewodnika po dowodach dotyczących stron umowy przed oparciem się na takim ustaleniu.
Gałąź 4: nieudokumentowane fakturowanie przez stronę trzecią
Wstrzymaj zatwierdzenie, gdy wystawca faktury nie ma udokumentowanego powiązania z umową lub towarami, dostawca odmawia podania swojej chińskiej tożsamości, wyjaśnienia ulegają zmianom, wystawca jest nieaktywny lub niepowiązany, a nabywca jest proszony o opisanie transakcji, która nie miała miejsca.
Chińska Administracja Podatkowa stated in kwietnia 2026, że faktura, towary lub usługi, środki pieniężne oraz strony umowy powinny być zasadniczo zgodne, a fakturowanie musi odzwierciedlać rzeczywistą działalność gospodarczą. Przeczytaj aktualne pytania i odpowiedzi dotyczące zgodności. Nie uczestnicz w fałszywym opisie, rozdrabnianiu wartości, fikcyjnej usłudze ani wystawianiu dokumentów z wcześniejszą datą, aby sprawić wrażenie spójności dokumentacji.
Eskaluj sprawę do doradców podatkowych, celnych, finansowych i prawnych nabywcy. Twierdzenie dostawcy, że „wszyscy eksportują w ten sposób”, nie stanowi dowodu transakcyjnego.
Dowody, które nie niwelują niezgodności
Poniższe fakty mogą pomóc w zbadaniu powiązań, ale same w sobie nie ustanawiają uprawnień ani odpowiedzialności:
- ten sam przedstawiciel handlowy, numer telefonu, domena e-mail, biuro, magazyn lub strona internetowa;
- wspólny Przedstawiciel ustawowy, Udziałowiec, członek zarządu lub częściowe posiadanie grupowe;
- podobne nazwy w języku angielskim lub to samo logo;
- skan licencji biznesowej jednej spółki przesłany przez drugą;
- obraz pieczęci firmowej bez podpisanej umowy; lub
- faktura, którą można technicznie wystawić lub która wizualnie przypomina standardowy formularz.
Powiązania między jednostkami a autentyczność dokumentów to odrębne kwestie. Zweryfikuj obie.
Przygotuj pakiet dokumentacji do wydania zgody
Zanim dział finansowy zamknie wyjątek, zachowaj:
- oryginalną fakturę i jej typ dokumentu;
- chińską nazwę prawną i identyfikator każdej jednostki uwzględnionej w mapie powiązań;
- podpisaną umowę, aneks lub inny sprawdzony dokument określający relację;
- skorygowaną fakturę lub pisemne uzasadnienie, dlaczego inny wystawca jest właściwy;
- uzgodnienie dotyczące produktu, ceny, wysyłki, odprawy celnej i pól faktury; oraz
- datowaną zgodę właścicieli procesowych z działów zakupów, finansów, podatków/cła i działu prawnego, wymaganą przez politykę firmy.
Przechowuj zatwierdzenie konta bankowego poza tym pakietem, dopóki beneficjent nie zostanie niezależnie zweryfikowany. Kontynuuj zgodnie z procesem weryfikacji beneficjenta bankowego jeśli płatność ma nastąpić.
Udokumentuj decyzję bez scalania spółek
Faktura [numer/data/typ] została wystawiona przez [chińska nazwa prawna i identyfikator], podczas gdy sprzedawcą w umowie jest [nazwa i identyfikator]. Jednostki to [ta sama jednostka w różnej formie zapisu / odrębne jednostki powiązane udokumentowaną umową / status nierozstrzygnięty]. Rola wystawcy to [rola], a odpowiedzialność za dostawę, gwarancję, zwroty, odprawę celną, podatki i płatności jest odnotowana w [dokumenty]. Zatwierdzenie ma status [wydane/warunkowe/wstrzymane] w oczekiwaniu na [konkretna pozycja].
Przeczytaj definicję wystawcy faktury lub zweryfikuj każdą chińską spółkę osobno. Nie usuwaj rzeczywistej różnicy między jednostkami jedynie po to, by system zakupów wyglądał na uporządkowany.
Ten artykuł jest przewodnikiem po kontrolach zakupowych, a nie poradą prawną, podatkową, celną, księgową, bankową ani dotyczącą ważności faktur. Wymagania różnią się w zależności od typu faktury, transakcji, miejsca przeznaczenia i obowiązującego prawa; w przypadku istotnych wyjątków zasięgnij wykwalifikowanej porady.