आपूर्तिकर्ता का नाम चालान से मेल नहीं खाता
चालान का वर्गीकरण करें, प्रत्येक चीनी कानूनी इकाई को मैप करें और सुधारे गए दस्तावेज़ों या दस्तावेजित बहु-इकाई व्यवस्था के माध्यम से नाम में अंतर को हल करें।
चीनी कानूनी नाम या USCC से शुरू करें। अपनी प्रोफ़ाइल खोलने से पहले मिलान वाली कंपनी की पुष्टि करें।
आपकी खरीदार फ़ाइल में एक चीनी आपूर्तिकर्ता का नाम है, लेकिन चालान में किसी अन्य कंपनी का नाम दर्ज है। केवल अंग्रेजी नामों के आधार पर इसे स्वीकार या अस्वीकार न करें। सबसे पहले यह पहचानें कि आपको कौन सा दस्तावेज़ मिला है, फिर प्रत्येक लेनदेन भूमिका निभाने वाली कानूनी इकाई की पहचान करें।
भिन्न जारीकर्ता होना वर्तनी की समस्या, पुराना दस्तावेज़, निर्यात कंपनी व्यवस्था, सहयोगी कंपनी या असमर्थित तीसरे पक्ष का मामला हो सकता है। इन स्थितियों के लिए अलग-अलग समाधान आवश्यक हैं।
सबसे पहले पूछें: यह कौन सा चालान है?
क्रॉस-बॉर्डर टीम अक्सर तीन अलग-अलग दस्तावेज़ों के लिए एक ही अंग्रेजी शब्द का उपयोग करती हैं:
- प्रोफॉर्मा चालान: शिपमेंट से पहले प्रस्तावित वस्तुओं, मूल्य, डिलीवरी और भुगतान की शर्तों को बताने के लिए चालान के रूप में उपयोग किया जाने वाला कोटेशन।
- वाणिज्यिक चालान: विक्रेता से खरीदार को दिया जाने वाला दस्तावेज़ जो भेजी गई वस्तुओं और उनके मूल्य का वर्णन करता है, जिसका आमतौर पर आयात करने वाले देश में सीमा शुल्क निकासी के लिए उपयोग किया जाता है।
- चीनी कर चालान (फापियाओ): एक वास्तविक लेनदेन के लिए कर प्रशासित रसीद, जो कागजी या इलेक्ट्रॉनिक रूप में होती है, जिसमें लागू होने पर निर्धारित जारीकर्ता, खरीदार, वस्तु, राशि, कर और तिथि जैसे फ़ील्ड होते हैं।
अमेरिकी अंतर्राष्ट्रीय व्यापार प्रशासन का निर्यात दस्तावेज़ गाइड कोटेशन चरण के प्रोफॉर्मा और अंतिम वाणिज्यिक चालान के बीच अंतर करता है। चीनी नियम इलेक्ट्रॉनिक कर चालानों को अलग से परिभाषित करते हैं और बुनियादी सामग्री में जारी करने वाली इकाई के नाम को शामिल करते हैं। वर्तमान चालान कार्यान्वयन नियम देखें।
प्रोफॉर्मा कोटेशन पर चीनी VAT-चालान परीक्षण लागू न करें, और सीमा शुल्क वाणिज्यिक चालान को हर कर या अनुबंध दस्तावेज़ के प्रतिस्थापन के रूप में न मानें।
प्रत्येक भूमिका को अलग लाइन में रखें
स्पष्टीकरण मांगने से पहले एक पृष्ठ की इकाई मैप बनाएं:
- आपूर्तिकर्ता संपर्क या ब्रांड: वेबसाइट, ईमेल, बूथ, कैटलॉग या मैसेजिंग अकाउंट पर उपयोग किया जाने वाला नाम।
- अनुबंध विक्रेता: कानूनी इकाई जो आपूर्ति का वादा करती है और बताए गए उपचारों के लिए जिम्मेदार होती है।
- चालान जारीकर्ता: समीक्षाधीन विशिष्ट चालान पर विक्रेता या जारीकर्ता के रूप में नामित इकाई।
- फैक्ट्री ऑपरेटर: यदि विनिर्माण का दावा किया जाता है, तो उत्पादन स्थल चलाने वाली इकाई।
- निर्यातक या शिपर: निर्यात और परिवहन दस्तावेज़ों में दिखाई देने वाली इकाई।
- बैंक लाभार्थी: धनराशि प्राप्त करने के लिए अनुरोधित खाता धारक; भुगतान से पहले इसकी अलग से पुष्टि करें।
एक ही कंपनी कई भूमिकाएं निभा सकती है। वैध संरचना में अलग-अलग कंपनियां भी दिखाई दे सकती हैं। जब फ़ाइल चुपचाप अलग इकाइयों को एक ही मान लेती है, तो समीक्षा विफल हो जाती है।
शाखा 1: समान इकाई, नाम प्रस्तुति में अंतर
मूल चीनी कानूनी नाम, एकीकृत सामाजिक क्रेडिट कोड (USCC) या कर पहचानकर्ता, पंजीकृत पता और वर्तमान कंपनी रिकॉर्ड की तुलना करें। पिनिन क्रम, अंग्रेजी अनुवाद, ब्रांड, संक्षिप्त रूप या "Ltd." प्रारूपण अलग हो सकते हैं, जबकि अंतर्निहित चीनी इकाई समान रहती है।
यदि पहचानकर्ता और चीनी नाम मेल खाते हैं, तो मैपिंग रिकॉर्ड करें और खरीदार की प्रणाली में एक अनुमोदित प्रदर्शन नाम का उपयोग करें। चीनी कानूनी नाम को अंग्रेजी मार्केटिंग नाम में "सुधारें" न करें। अंग्रेजी-नाम मैपिंग गाइड दिखाता है कि दोनों को कैसे संरक्षित किया जाए।
शाखा 2: गलत या पुराने चालान विवरण
टाइपो, पूर्व कंपनी का नाम, गलत खरीदार, गलत जारीकर्ता, डुप्लिकेट चालान संख्या, गलत आइटम, या कॉपी किया गया टेम्पलेट दस्तावेज़-नियंत्रण की समस्या है। उचित प्रक्रिया का उपयोग करके दस्तावेज़ को रद्द, पलटने या सुधारने के लिए जारीकर्ता से अनुरोध करें और स्थापित चैनल के माध्यम से प्रतिस्थापन भेजें।
PDF को स्वयं संपादित न करें, मैन्युअल रूप से अधिलेखित नाम स्वीकार न करें, या बिक्री ईमेल पर निर्भर न रहें जिसमें कहा गया हो कि "वित्त ने पुराना टेम्पलेट इस्तेमाल किया"। पहला दस्तावेज़, सुधार अनुरोध, संशोधित संस्करण और स्वतंत्र पुष्टि को सुरक्षित रखें। चीनी डिजिटल चालान के लिए, वर्तमान राष्ट्रीय नियमों में इसके मुख्य फ़ील्ड्स में विक्रेता और खरीदार की जानकारी शामिल है। डिजिटल-चालान फ़ील्ड घोषणा की समीक्षा करें।
शाखा 3: एक दस्तावेजीकृत दूसरी इकाई
चालान किसी ट्रेडिंग कंपनी, निर्यात कंपनी, ग्रुप सहयोगी, शाखा, प्लेटफ़ॉर्म ऑपरेटर, या परिभाषित भूमिका वाली अन्य पार्टी से आ सकता है। "एक ही ग्रुप" कोई निष्कर्ष नहीं है; यह एक ऐसा दावा है जिसे सत्यापित करना आवश्यक है।
प्रत्येक इकाई के चीनी कानूनी नाम और पहचानकर्ता, वर्तमान कंपनी रिकॉर्ड, संरचना का कारण, और जिम्मेदारी निर्धारित करने वाले लेनदेन दस्तावेज़ों की मांग करें। महत्वपूर्णता और पेशेवर सलाह के आधार पर, इसमें अनुबंध संशोधन, प्रकट एजेंसी, त्रि-पक्षीय समझौता, गारंटी, असाइनमेंट, खरीद आदेश अपडेट, या वास्तविक विक्रेता का नाम दर्शाता एक नया अनुबंध शामिल हो सकता है।
फिर उत्पाद, मात्रा, मूल्य, Incoterm, डिलीवरी, वारंटी, रिफंड, विवाद, निर्यात, चालान और भुगतान शर्तों का मिलान करें। गुणवत्ता दावों का उत्तर देने वाला आपूर्तिकर्ता उस जारीकर्ता के पीछे छिपना नहीं चाहिए जिसने उन दायित्वों को कभी स्वीकार नहीं किया। उपयोग करें अनुबंध-पक्ष साक्ष्य मार्गदर्शिका व्यवस्था पर भरोसा करने से पहले।
शाखा 4: असमर्थित तीसरे पक्ष की चालान जारी करना
अनुमोदन को तब तक रोके रखें जब चालान जारीकर्ता का अनुबंध या सामान से कोई दस्तावेजीकृत संबंध न हो, आपूर्तिकर्ता अपनी चीनी पहचान प्रदान करने से इनकार करता हो, स्पष्टीकरण बदलता रहे, जारीकर्ता निष्क्रिय या असंबंधित हो, या खरीदार को ऐसे लेनदेन का वर्णन करने के लिए कहा जाए जो हुआ ही नहीं।
चीन के राज्य कराधान प्रशासन ने अप्रैल 2026 में बताया कि चालान, सामान या सेवाएं, धनराशि और अनुबंध विषय आम तौर पर संगत होने चाहिए, और चालान जारी करना एक वास्तविक व्यावसायिक गतिविधि को दर्शाता होना चाहिए। वर्तमान अनुपालन प्रश्नोत्तरी पढ़ें। कागजी कार्रवाई को संरेखित दिखाने के लिए गलत विवरण, विभाजित मूल्य, आविष्कृत सेवा, या बैकडेटेड दस्तावेज़ में भाग न लें।
खरीदार के कर, सीमा शुल्क, वित्त और कानूनी सलाहकारों के पास मामले को बढ़ाएं। आपूर्तिकर्ता का दावा कि "हर कोई इस तरह निर्यात करता है" लेनदेन साक्ष्य नहीं है।
ऐसा साक्ष्य जो बेमेलगी को समाप्त नहीं करता
ये तथ्य संबंध की जांच में मदद कर सकते हैं लेकिन वे अपने आप अधिकार या देयता स्थापित नहीं करते:
- एक ही सेल्सपर्सन, फोन नंबर, ईमेल डोमेन, कार्यालय, गोदाम, या वेबसाइट;
- एक ही कानूनी प्रतिनिधि, शेयरधारक, निदेशक, या आंशिक ग्रुप स्वामित्व;
- समान अंग्रेजी नाम या एक ही लोगो;
- दूसरी कंपनी द्वारा भेजा गया एक कंपनी का बिजनेस लाइसेंस स्कैन;
- बिना हस्ताक्षरित अनुबंध के कंपनी चॉप छवि; या
- एक चालान जिसे तकनीकी रूप से खोला जा सकता है या जो मानक फॉर्म जैसा दिखता है।
इकाई संबंध और दस्तावेज़ प्रामाणिकता अलग-अलग प्रश्न हैं। दोनों का सत्यापन करें।
रिलीज़ पैकेट तैयार करें
वित्त द्वारा अपवाद को क्लीयर करने से पहले, निम्नलिखित को सुरक्षित रखें:
- मूल चालान और उसका दस्तावेज़ प्रकार;
- मैप में प्रत्येक इकाई के लिए चीनी कानूनी नाम और पहचानकर्ता;
- हस्ताक्षरित अनुबंध, संशोधन, या अन्य समीक्षा किए गए संबंध दस्तावेज़;
- सुधारा हुआ चालान या लिखित कारण कि क्यों एक अलग जारीकर्ता उपयुक्त है;
- उत्पाद, मूल्य, शिपमेंट, सीमा शुल्क और चालान-फील्ड मिलान; और
- कंपनी नीति द्वारा आवश्यक जिम्मेदार खरीद, वित्त, कर/सीमा शुल्क और कानूनी स्वामियों से दिनांकित अनुमोदन।
बैंक खाते के अनुमोदन को इस पैकेट से बाहर रखें जब तक कि लाभार्थी की स्वतंत्र रूप से पुष्टि न हो जाए। यदि भुगतान अनुसरण करेगा तो बैंक-लाभार्थी वर्कफ़्लो के साथ जारी रखें।
कंपनियों को मर्ज किए बिना निर्णय रिकॉर्ड करें
चालान [संख्या/दिनांक/प्रकार] [चीनी कानूनी नाम और पहचानकर्ता] द्वारा जारी किया गया है, जबकि अनुबंध विक्रेता [नाम और पहचानकर्ता] है। इकाइयाँ [अलग-अलग प्रस्तुति के तहत एक ही इकाई / दस्तावेजीकृत व्यवस्था से संबंधित अलग इकाइयाँ / अनसुलझी] हैं। जारीकर्ता की भूमिका [भूमिका] है, और डिलीवरी, वारंटी, रिफंड, सीमा शुल्क, कर और भुगतान के लिए जिम्मेदारी [दस्तावेज़ों] में रिकॉर्ड की गई है। अनुमोदन [रिलीज़/सशर्त/रोका गया] है, [विशिष्ट आइटम] की प्रतीक्षा में।
चालान-जारीकर्ता परिभाषा की समीक्षा करें या प्रत्येक चीनी कंपनी की अलग से पुष्टि करें। खरीद प्रणाली को व्यवस्थित दिखाने के लिए वास्तविक इकाई अंतर को हटाएं नहीं।
यह लेख एक खरीद-नियंत्रण मार्गदर्शिका है, न कि कानूनी, कर, सीमा शुल्क, लेखांकन, बैंकिंग, या चालान वैधता सलाह। आवश्यकताएं चालान प्रकार, लेनदेन, गंतव्य और वर्तमान कानून के अनुसार भिन्न होती हैं; महत्वपूर्ण अपवादों के लिए योग्य सलाह प्राप्त करें।