Fapiao frente a factura comercial en China
Comprenda la diferencia entre una fapiao china, una factura comercial y una factura pro forma, y elija la manera adecuada de verificar cada documento.
Busca por el nombre legal en chino o el USCC y confirma que la empresa corresponde a tu proveedor.
Un proveedor chino puede enviarle una factura pro forma, una factura comercial y una fapiao con fines distintos. El término «factura» no los hace intercambiables. Una fapiao pertenece al sistema de facturas fiscales de China; una factura comercial es un documento mercantil, mientras que una factura pro forma suele detallar una operación propuesta. Identifique el documento antes de decidir cómo verificarlo.
Para un comprador extranjero, la pregunta práctica es: ¿este archivo describe la oferta, documenta la venta a efectos comerciales o representa una factura fiscal china? Esta distinción le ayuda a solicitar el documento adecuado sin tratar un formato desconocido como prueba de fraude.
Tres documentos, finalidades diferentes
«Fapiao» es la transcripción en pinyin de 发票. En esta guía, designa una factura fiscal de la China continental. Las medidas de administración de facturas de China definen los documentos comprendidos en su ámbito y los someten a la administración de las autoridades tributarias. Reconocen tanto las facturas en papel como las electrónicas. Por lo tanto, una fapiao no es simplemente el nombre chino de cualquier PDF que un proveedor denomine factura.
| Documento | Finalidad | Qué comparar |
|---|---|---|
| Factura pro forma (PI) | Una venta propuesta, con bienes cotizados, precios y condiciones. | La cotización acordada, las cantidades, las condiciones de pago y la entrega propuesta. |
| Factura comercial (CI) | Documentación mercantil de la venta, incluida la información utilizada para el despacho de aduana. | El pedido, el vendedor y el comprador, los bienes, el valor y los documentos de embarque pertinentes. |
| Factura fiscal china (fapiao) | Una factura emitida conforme a las normas de facturación fiscal de China. | El registro de factura fiscal pertinente y la transacción que se supone describe. |
La Administración Internacional de Comercio describe una factura pro forma como una cotización en formato de factura. Puede ayudar al comprador a gestionar trámites como licencias de importación o cartas de crédito. Recibirla no demuestra, por sí sola, que las mercancías hayan sido enviadas ni que se haya recibido el pago.
Una factura comercial proporciona información utilizada en el despacho de exportación e importación, incluido el valor sobre el cual las autoridades aduaneras pueden liquidar aranceles e impuestos. Los requisitos específicos dependen del destino. Una búsqueda de facturas del IVA chino no constituye un registro general de las facturas comerciales de los proveedores.
Estos documentos pueden referirse a la misma compra sin ser sustitutos entre sí. Tampoco debe interpretarse la comparación como una regla que exija que todo pedido transfronterizo genere los tres documentos. Los documentos requeridos para su transacción dependen de sus circunstancias y de los requisitos comerciales, fiscales y contables aplicables.
Identifique el archivo que ha recibido
Comience por el título y los campos dentro del documento, no por su nombre de archivo. Un archivo llamado «invoice.pdf» le aporta poca información. Una factura pro forma puede mostrar de forma destacada las condiciones de pago y entrega propuestas; una factura comercial puede incluir información sobre el envío y las mercancías. Pida al proveedor que identifique el documento si el título y el contenido dejan su finalidad poco clara.
En una fapiao del IVA chino, busque el tipo de factura y los campos del vendedor y del comprador. Los títulos comunes de las facturas del IVA totalmente digitalizadas incluyen 电子发票（增值税专用发票） y 电子发票（普通发票）. Conserve la redacción original en chino al preguntar qué tipo tiene; un encabezado traducido puede perder una distinción útil.
En el caso de las fapiao totalmente digitalizadas, el identificador de la factura es un número de 20 dígitos. Los formatos anteriores del IVA pueden mostrar un código de factura y un número de factura separados. El identificador fiscal del vendedor es otro campo: identifica a la empresa, no a esta factura concreta. No utilice una referencia de orden de compra ni el número fiscal del vendedor como si fuera el número de factura.
La apariencia de una fapiao también ha cambiado. La explicación de las facturas totalmente digitalizadas de la autoridad tributaria describe una presentación flexible y formatos XML, PDF y OFD. Un emisor real, AWS China, explica el número de 20 dígitos y la eliminación del campo del sello del vendedor en sus fapiao digitalizadas. La ausencia de un sello familiar o un formato de archivo diferente no bastan para determinar si un documento es auténtico.
Del mismo modo, un encabezado con aspecto oficial no constituye prueba. El texto en chino, un logotipo o la imagen de un sello pueden copiarse. Utilice la apariencia para identificar qué pretende ser el documento y, a continuación, verifique esa afirmación por la vía adecuada.
Adapte la verificación al documento
Para una fapiao del IVA chino admitida, utilice el canal de verificación de facturas fiscales aplicable y compare los datos devueltos con el original. La guía de verificación de facturas del IVA chino explica las combinaciones de número, fecha, importe y código de verificación. También aborda la diferencia entre un resultado coincidente, detalles inconsistentes y la ausencia de registro.
En el caso de una factura comercial o pro forma, parta de los documentos de la empresa y de la transacción. ¿El vendedor indicado coincide con el proveedor con el que acordó comprar? ¿Los artículos, cantidades, moneda y condiciones coinciden con el pedido? Una búsqueda de facturas fiscales chinas no puede responder a esas preguntas simplemente porque el archivo del proveedor tenga la palabra «Factura» en la cabecera.
Considere un primer pedido hipotético. Un proveedor envía una PI (pro forma invoice) solicitando un depósito acordado, y el comprador introduce su referencia en una búsqueda de facturas del IVA. Esa no es la comprobación adecuada para ese documento. El comprador debe confirmar la oferta y los datos del proveedor y seguir las verificaciones de pago acordadas. El hecho de que la búsqueda no arroje resultados no demuestra que la PI sea falsa, y la existencia de la PI no garantiza que el pago sea seguro.
Si posteriormente se facilita una factura fiscal, compruebe ese documento según sus propios términos. Una fapiao coincidente no confirma por sí sola el envío, la calidad del producto ni la autorización para pagar a otra empresa. Si el vendedor de la factura difiere del proveedor, la guía sobre discrepancias en el nombre del proveedor explica cómo investigar ambas identidades.
Solicite el documento que necesita
En lugar de pedir vagamente una «factura auténtica», explique la finalidad. Es posible que necesite una factura pro forma para el pedido propuesto, una factura comercial para la documentación de envío o aclaraciones sobre una factura fiscal china. Indique los datos del comprador y la referencia del pedido que deben vincular la respuesta con su compra.
Una solicitud sencilla es: «Por favor, confirmen si el archivo adjunto es una factura pro forma, una factura comercial o una factura fiscal china. La necesitamos para [finalidad]. Si se trata de una factura fiscal china, envíen el archivo electrónico original y confirmen el tipo de factura». Se trata de una redacción de ejemplo que puede adaptar, no de una afirmación de que deba emitirse un documento concreto para cada pedido internacional.
Una vez identificada una factura fiscal admitida, utilice la herramienta de verificación de facturas de ChinaValidate y compare la respuesta con el archivo. Si la cuestión pendiente es quién es el vendedor, inicie una búsqueda de la empresa con su denominación social o identificador legal en chino. Elegir la comprobación adecuada comienza por saber qué documento tiene delante.