Перевірка банківського бенефіціара постачальника

Перед оплатою китайському постачальнику визначте кінцевого бенефіціара та доведіть зв’язок цього одержувача з продавцем, зазначеним у вашому контракті. Найнадійнішим є не просто файл, де кілька англійських назв виглядають схожими. Це файл, у якому фінансова служба може простежити шлях від китайської зареєстрованої компанії, сторони контракту та емітента рахунка-фактури до рахунка отримання та банківської юрисдикції без припущень.

Цей посібник охоплює початкове налаштування даних одержувача або бенефіціара, представленого до першого переказу. Він не розглядає всі афілійовані структури, гонконгські компанії, експортних агентів або рахунки для збору коштів як оманливі. Такі структури можуть існувати з комерційних причин. Контроль полягає в тому, щоб розкрити структуру, документально підтвердити взаємозв’язок і вирішити, чи оплата такій особі дійсно виконає зобов’язання покупця перед продавцем.

Перевірка бенефіціара — це тест на взаємозв’язок

Банківський лист може показати, що хтось надав реквізити рахунку. Сам по собі він не може довести, хто надіслав лист, чи контролює зазначена особа рахунок досі, чи має ця особа право отримувати оплату за вашим рахунком-фактурою. Почніть із перевіреного запису китайської компанії та підписаної угоди. Ширша попередня перевірка компанії перед оплатою має встановити юридичного контрагента до того, як фінансова служба перевірятиме його банківські реквізити.

Для розрахункового рахунку в юанях материкового Китаю публічна відповідь Народного банку Китаю зазначає, що назва рахунку, ім’я депозитора в документі про відкриття рахунку та назва на зарезервованій печатці компанії або фінансовій печатці мають бути узгодженими. НБК також описує відкриття рахунків за реальними іменами та банківську перевірку матеріалів депозитора.

Це корисний доказ для корпоративного рахунку на материку. Однак це не правило, яке дозволяє покупцеві робити висновки про власність гонконзької компанії, домовленості щодо отримання коштів у іноземній валюті, агента зі збору платежів або відображення бенефіціара латинськими літерами. Для них потрібне власне документальне підтвердження зв’язку.

Створіть платіжну карту з п’яти вузлів

Розмістіть ці п’ять пунктів на одному аркуші, перш ніж перевіряти окремі поля:

1. Зареєстрований постачальник: китайська юридична назва, Єдиний код соціального кредиту (USCC), статус і зареєстрована юрисдикція з реєстру компанії.
2. Продавець за контрактом: особа, яка прийняла зобов’язання щодо закупівлі, специфікації, засоби правового захисту та підписи.
3. Емітент рахунку-фактури: особа, зазначена як продавець у комерційному рахунку-фактурі або, де це доречно, у китайському рахунку-фактурі з ПДВ.
4. Кінцевий бенефіціар: власник рахунку, який має отримати кошти, а не банк-бенефіціар або банк-кореспондент.
5. Банківська юрисдикція: країна або регіон банку-одержувача та будь-якого проміжного маршруту.

Проводьте лінію зв’язку лише тоді, коли документ пояснює цей зв’язок. Точний збіг між першими чотирма вузлами є найпростішою структурою. Якщо продавець за контрактом і бенефіціар відрізняються, позначте тип взаємозв’язку: материнська компанія, дочірня компанія, афілійована особа зі спільним власником, експортна компанія, розкрита фабрика, платіжний агент, рахунок платформи для збору коштів або інше. Потім додайте докази та затвердження для цієї мітки.

Не покладайте на рахунок-фактуру більше, ніж вона може підтвердити. Чинні правила впровадження рахунків-фактур Державної податкової адміністрації вимагають, щоб поля рахунка-фактури були повними та правдивими, і описують продавця, товар або суму, які відрізняються від реальної господарської діяльності, як такі, що не відповідають цій діяльності. Це підтримує узгодження транзакцій, коли в файлі є китайський рахунок-фактура з ПДВ. Експортний комерційний рахунок-фактура має іншу роль, і жоден із цих документів сам по собі не підтверджує контроль над банківським рахунком.

Читайте інструкції для переказу, не плутаючи поля

Назва бенефіціара або власника рахунка

Це особа, якій ваш банк має зарахувати кошти. Збережіть точні символи, як вони вказані, включаючи пунктуацію та скорочення. Якщо в інструкції використано латинські літери, запросіть відповідну китайську юридичну назву та документ, який пов’язує ці дві назви. Назва, що виглядає схожою в перекладі, не є ключем ідентифікації; використовуйте китайську назву та USCC для зіставлення компанії.

Номер рахунка

Ставтеся до номера як до конфіденційних фінансових даних. Порівнюйте його через ваш контрольований процес ведення довідника постачальників, обмежте коло осіб, які можуть його редагувати, і не вставляйте повні банківські реквізити у широкі ланцюжки електронної пошти або коментарі до затвердження. Номер може бути внутрішньо узгодженим у різних документах і все одно належати неправильній особі, тому він ніколи не замінює перевірку назви та взаємозв’язку.

Банк-бенефіціар, відділення та SWIFT/BIC

Ці дані ідентифікують установу-одержувача та маршрут. Переконайтеся, що назва банку, BIC, місцезнаходження відділення та адреса бенефіціара є взаємоузгодженими, але не плутайте юридичну назву банку з власником рахунку. Зверніться до свого банку, щоб уточнити скорочені назви, незвичне розміщення полів або інструкцію маршрутизації, яку ви не можете інтерпретувати.

Проміжний банк або банк-кореспондент

Кореспондентський банк може переказати платіж в іншій валюті або юрисдикції. Його поява не робить його бенефіціаром постачальника. Ваша карта з п’яти вузлів має окремо називати кінцевого одержувача коштів, щоб законний посередник не створював хибної невідповідності, а прихований третій одержувач не був помилково прийнятий за інфраструктуру маршрутизації.

Проведіть порівняння імен у три етапи

Етап 1: точний збіг юридичної особи

Для власного корпоративного рахунку материкового постачальника порівняйте китайську юридичну назву, що стоїть за бенефіціаром, із бізнес-ліцензією, реєстраційними даними компанії, контрактом та рахунком-фактурою. Також порівнюйте місто чи провінцію, оскільки дві компанії можуть мати схожі перекладені назви. Фіксуйте незначне скорочення назви в банківському відображенні, а не мовчки сприймайте його як точний збіг.

Етап 2: латинське написання тієї ж самої особи

Офіційна зареєстрована назва китайської компанії зазвичай подається китайською мовою, тоді як міжнародний переказ може відображати транслітерацію, переклад або скорочену латинську назву. Попросіть постачальника зазначити обидві назви в підписаній платіжній інструкції або документі банку про відкриття рахунку та включити Єдиний код соціальної кредитоспроможності (USCC). Потім порівняйте адресу, банківську юрисдикцію та документи щодо транзакції. Не схвалюйте платіж лише тому, що англійські слова нагадують бренд на вебсайті постачальника. Назва постачальника не збігається з рахунком-фактурою пояснює окрему проблему розбіжності імен у документах.

Етап 3: справді інша юридична особа

Якщо бенефіціар є іншою компанією, припиніть називати цю різницю проблемою правопису. Ідентифікуйте цю компанію, її юрисдикцію, власників або осіб, які здійснюють контроль (за наявності таких даних), а також її роль у продажу. Отримайте положення контракту, додаток або підписану платіжну інструкцію, де зазначено, що продавець уповноважує цю особу отримати зазначену суму за зазначеним замовленням, і пояснено наслідки платежу. Для суттєвих переказів залучайте кваліфікованих радників для підтвердження контрактних, податкових, митних, санкційних наслідків та наслідків для повернення коштів у юрисдикціях покупця.

Класифікуйте схему платежу, а потім усуньте її конкретну прогалину

Материковий продавець на свій власний материковий корпоративний рахунок. Це найкоротший шлях. Зберігайте перевірений запис про особу, підписаний контракт, рахунок-фактуру, банківські деталі з контрольованого джерела та незалежне підтвердження. Все одно досліджуйте будь-які незрозумілі розбіжності щодо міста, особи або назви.

Материковий продавець на розкриту гонконгську або закордонну афілійовану особу. Запитайте реєстраційні дані афілійованої особи, зв’язок щодо власності або контролю, письмові повноваження на стягнення коштів, порядок оформлення рахунків-фактур і контрактів, а також чітке твердження про те, що платіж покриває дебіторську заборгованість материкового продавця. Спільний бренд, домен електронної пошти, прізвище директора або запевнення менеджера з продажу не є документом, що підтверджує такі стосунки.

Завод, представлений торговельною або експортною компанією. Визначте, яка саме особа фактично продає товари та бере на себе зобов’язання щодо гарантії, доставки та усунення недоліків. Бенефіціаром обґрунтовано може бути торговельна компанія, зазначена в контракті, навіть якщо виробництво відбувається на іншому заводі. Неправильним контролем є наполягання на оплаті тій особі, у приміщенні якої знаходиться обладнання; правильним контролем є узгодження платежу з розкритою юридичною та комерційною ланцюжкою.

Компанія зі стягнення коштів третьої сторони або платіжний агент. Запитайте, хто її призначив, на підставі якої угоди, для якого рахунка-фактури та чи є рахунок для стягнення коштів на ім’я цього агента. Підтвердьте комісії, повернення коштів, спори та припинення зобов’язання щодо платежу в письмовій формі. Незрозуміла стороння особа є підставою для призупинення операції, а не запрошенням самостійно вигадувати характер стосунків.

Особистий рахунок, співробітник, власник або друг. Не нормалізуйте це як звичайний ярлик B2B. Призупиніть переказ і вимагайте корпоративного каналу або документально оформленого винятку, пройшовшого професійну перевірку. Особисте отримання коштів може ускладнити доказову базу платежу, податкове трактування, повернення коштів, перевірку на санкційні ризики та внутрішній контроль, навіть якщо комерційний контакт є справжнім.

Підтвердьте одержувача через незалежний канал

Додавайте нового бенефіціара лише після того, як другий співробітник підтвердить ключові поля з уповноваженим контактом постачальника, використовуючи номер телефону або канал, уже встановлені до надходження платіжної інструкції. Не використовуйте номер телефону, QR-код, посилання або новий контакт, надані лише в тому самому електронному листі, що містить банківські реквізити. Підтвердьте юридичного бенефіціара, банк, останні цифри рахунку, валюту, посилання на замовлення та будь-які стосунки з третьою стороною, без зайвого повторення повного номера рахунку.

Центр скарг щодо кіберзлочинності ФБР описує компрометацію ділової електронної пошти як шахрайство, спрямоване на перекази коштів, і рекомендує вторинні канали або двофакторне підтвердження для змін інформації про рахунок. Національний центр кібербезпеки Великої Британії публікує реальний випадок перенаправлення платежів , у якому підроблені дані постачальника призвели до контролю через дзвінок відомому контакту для нових і оновлених одержувачів.

Якщо усталений постачальник раптово змінює банківські реквізити, не сприймайте це повідомлення як звичайне онбординг-повідомлення. Використовуйте окрему процедуру реагування на інциденти, описану в Китайський постачальник змінив банківські реквізити, збережіть повідомлення, незалежно зв’яжіться з відомими особами та негайно залучіть банк-відправник, якщо кошти могли бути переказані.

Оформлюйте затвердження так, щоб інший рецензент міг його відтворити

Корисна фінансова примітка має бути короткою та конкретною: «Сплатити [точному одержувачу] у [юрисдикції банку] за рахунком-фактурою [посиланням]. Контрактним продавцем є [суб’єкт господарювання]. Одержувачем є той самий суб’єкт / окремо визначена афілійована особа або агент, уповноважений [документом і датою]. Імена були зіставлені з [китайською юридичною назвою та USCC]. Деталі було підтверджено [дати] через [наявний канал зв’язку] [рецензентами]. Залишкова умова: [пункт або відсутність].»

Затверджуйте лише тоді, коли встановлення зв’язку та незалежне підтвердження є повними. Використовуйте умовне затвердження, коли для здійснення виплати необхідно отримати зазначений документ. Призупиняйте процес, якщо кінцевий одержувач незрозумілий, особистий або сторонній рахунок не має прийнятного винятку, постачальник чинить опір незалежному підтвердженню або фінансовий відділ не може пояснити, чому оплата цьому суб’єкту покриває рахунок-фактуру продавця.

Цей запис не гарантує, що постачальник виконає свої зобов’язання, що банк поверне помилковий переказ або що угода відповідає законодавчим і податковим вимогам усюди. Він робить шлях платежу прозорим. Для фінальної послідовності дій щодо суми, рахунка-фактури, затвердження та зберігання доказів використовуйте Перевірки банківських переказів китайським постачальникам. Щодо термінології полів дивіться Одержувач у банку.