Перевірка постачальника перед укладанням договору

Почніть із проблеми чотирьох назв

Розглянемо ілюстративне замовлення, де в комерційній пропозиції використовується коротка англійська назва бренду, ліцензія на ведення господарської діяльності належить материковій торговій компанії, фотографії фабрики належать афілійованому виробнику, а платіжні інструкції вказують на окрему експортну компанію. Жоден із цих фактів сам по собі не свідчить про неправомірні дії. Однак перевірка контракту буде невдалою, якщо покупець підпише документ, використовуючи лише назву бренду, і залишить інші компанії без пояснення.

За потреби вказуйте назви китайською та англійською мовами, але для материкових компаній як основи ідентифікації використовуйте офіційну китайську назву та Єдиний код соціальної кредитоспроможності (USCC). Перевіряйте кожну суттєву особу, а не описуйте групу як одного «постачальника».

Контрольна точка 1: закріплення договірної сторони

Порівняйте запропонований блок із зазначенням сторін із поточним записом у реєстрі та ліцензією на ведення господарської діяльності. Зафіксуйте:

• повну офіційну китайську назву, символ за символом;
• англійський варіант назви, чітко позначений як переклад, якщо він не є зареєстрованим;
• Єдиний код соціальної кредитоспроможності (USCC);
• тип особи та поточний статус;
• юридичну адресу та, за необхідності, окрему адресу для повідомлень;
• законного представника та дату реєстрації;
• роль, яку ця особа приймає на себе в рамках транзакції.

Не використовуйте інтернет-магазин, бренд продукції, підпис електронної пошти або назву групи як єдину ідентифікацію продавця. Закон КНР «Про компанії» вимагає, щоб компанія мала власну назву, і розрізняє дочірнє підприємство, яке має статус юридичної особи, та філію, цивільна відповідальність за яку покладається на компанію. Ознайомтеся з чинним Законом «Про компанії».

Якщо комерційна пропозиція надійшла від іншої особи, додайте графік ролей замість того, щоб мовчки замінювати назви. Чітко зазначте, хто проводив переговори, хто здійснює продаж, хто займається виробництвом та яка сторона залишається відповідальною за відповідність вимогам, доставку, гарантію, повернення коштів та доступ до записів.

Контрольна точка 2: перевірка особи, яка підписує документ

Зафіксуйте ім’я та прізвище підписанта китайською та англійською мовами, посаду, роботодавця, домен електронної пошти та підстави повноважень. Порівняйте дані із законним представником у поточному записі реєстру. Якщо підписує інший співробітник, запросіть докази повноважень, пропорційні транзакції, наприклад корпоративну довіреність, де зазначено особу, транзакцію або обсяг повноважень, а також термін дії.

Закон про компанії передбачає, що правові наслідки цивільних дій, вчинених законним представником від імені компанії, покладаються на компанію з урахуванням правових рамок щодо повноважень. Це не перетворює ім’я з реєстру на універсальну гарантію права підпису. Розмір транзакції, незвичайні гарантії, розпорядження активами або зобов’язання, що виходять за межі звичайних обов’язків співробітника, можуть вимагати більш ретельного правового аналізу.

Цивільний кодекс Китаю містить правила щодо письмових договорів, укладених шляхом підписання, печаткування або залишення відбитків пальців, включно з випадками виконання зобов’язань до офіційного оформлення. Ознайомтеся з офіційним текстом Цивільного кодексу. Настанови Верховного народного суду також наголошують на повноваженнях представника або агента під час розгляду корпоративних договорів і печаток. Див. судові настанови.

Операційне правило просте: не сприймайте червону печатку як заміну доказів особи та повноважень і не припускайте, що знайомий менеджер із продажів може зобов’язати будь-яку афілійовану особу. Доручіть юристам оцінити суттєві питання повноважень. Використовуйте окремий посібник із корпоративних печаток для перевірки документів.

Етап 3: перетворення обіцянок на додатки

Листи від відділу продажів часто містять найважливіші обіцянки, тоді як у договорі зазначено лише «товари відповідно до зразка». Перенесіть вимірювані зобов’язання до нумерованих додатків із версіонуванням, які є частиною договору. Залежно від замовлення пакет може включати:

• специфікацію продукту, креслення, відомість матеріалів і номер ревізії;
• ідентифікацію та умови зберігання затвердженого або еталонного зразка;
• матеріали, вимоги щодо обмежених речовин і затверджені заміни;
• план якості, рівень вибірки, випробування, допуски та критерії приймання;
• упаковку, маркування, інструкції, штрихкоди та документи для ринку призначення;
• затверджене виробниче місце та субпідрядні процеси;
• право власності на інструменти, доступ, обслуговування та умови передачі;
• умови постачання, зазначене місце, вікно відвантаження та необхідні транспортні документи.

Кожен додаток має мати назву, дату, ревізію, кількість сторінок і порядок пріоритету. Ініціюйте або електронно підтверджуйте додатки згідно з рекомендаціями юристів. Файл, надісланий після підписання, хмарне посилання, яке можна змінити, або вкладення з чату без нумерації важко пов’язати з підписаним договором.

Етап 4: контроль змін

Визначте, хто може пропонувати та затверджувати зміни, які докази потрібні та коли зміна набирає чинності. Корисний запис про зміну містить інформацію про відповідне креслення або пункт, старі та нові значення, причину, вплив на ціну та графік, необхідну валідацію, осіб, які затверджують, та виробничу партію, з якої зміна діє.

Передбачте принаймні чотири типи змін:

1. заміна матеріалу, компонента, процесу або фабрики;
2. ревізія специфікації, зразка, упаковки або етикетки;
3. зміна графіка постачання або базису поставки Incoterm;
4. зміна продавця, особи, яка виставляє рахунок-фактуру, експортера або бенефіціара.

Чітко визначте, які канали авторизовані для повідомлень і внесення змін. Миттєве повідомлення від менеджера з продажів не повинно тихо змінювати контрольоване креслення або платіжну інструкцію, якщо договір і ваш процес затвердження явно не передбачають такої можливості.

Етап 5: узгодження інспекції, приймання та засобів правового захисту

Право на інспекцію має мало цінності, якщо в договорі не зазначено, що саме інспектується, за якою ревізією, ким, коли та які наслідки у разі нездачі. Розділіть попереднє виробниче затвердження, перевірки під час процесу, інспекцію перед відвантаженням, інспекцію в місці призначення та юридичне приймання згідно з рекомендаціями юристів.

Вирішіть практичні питання до підписання:

• Чи обмежує успішна інспекція перед відвантаженням подальші претензії щодо прихованих дефектів?
• Хто оплачує повторну інспекцію, сортування, переробку, заміну, зберігання або зворотне фрахтування?
• Чи може постачальник відвантажувати товар після негативного результату, і хто може скасувати виявлений дефект?
• Які докази підтверджують своєчасну доставку?
• Який строк повідомлення та які супровідні записи застосовуються до претензії?
• Чи зобов’язують гарантійні зобов’язання та засоби правового захисту продавця, навіть якщо товари виготовила афілійована особа?

Не формулюйте засоби правового захисту, які ваша команда закупівель не зможе адмініструвати. Прив’яжіть кожен тригер до доказів, які покупець може зберегти: звіт про інспекцію, датовані фотографії, збережений зразок, запис випробувань, повідомлення про невідповідність або транспортний документ.

Етап 6: контроль двомовного тексту

Якщо договір або додатки існують китайською та англійською мовами, узгодьте нумерацію абзаців, визначені терміни, одиниці вимірювання, назви продуктів, засоби правового захисту та блоки підписів до виконання. Разом із юристами визначте, яка версія має перевагу у разі конфлікту текстів. Не припускайте, що англійський проект від постачальника та китайська виконавча копія містять однаковий зміст.

Ведіть єдиний журнал проблем двомовного перекладу для термінів, що впливають на виконання. Слова, специфічні для продукту, назви юридичних осіб, технічні стандарти, категорії дефектів, приймання, гарантія, розірвання та формулювання щодо спорів потребують людської перевірки. Зберігайте остаточний переклад разом із виконаними файлами, а не дозволяйте жодній зі сторін відтворювати його пізніше.

Етап 7: отримання правової оцінки рамки вирішення спорів

Застосовне право, юрисдикція або арбітраж, мова, вручення повідомлень, забезпечувальні заходи, докази та стратегія примусового виконання потребують узгодженого юридичного оформлення. Копіювання назви суду або арбітражного застереження з іншого договору може призвести до неоднозначності або вибору юрисдикції, яка погано підходить для сторін і активів.

Попросіть юристів перевірити, чи може застосовуватися Конвенція ООН про договори міжнародної купівлі-продажу товарів (CISG), і чи має контракт змінювати або виключати будь-які її положення. Китай внесено до офіційної таблиці статусу ЮНСІТРАЛ, із застереженнями, які необхідно тлумачити в контексті. Перевірте поточний статус договорів. Країна покупця, тип транзакції, положення про застосовне право та інші факти мають значення.

Не обіцяйте, що рішення суду або арбітражне рішення буде легко примусово виконати. Перед підписанням важливого замовлення визначте місцезнаходження контрагента та відповідних активів і доручіть кваліфікованим юристам розробити положення про вирішення спорів та формальності виконання.

Матриця блокування перед підписанням

Зафіксуйте пакет документів на виконання

Перш ніж хтось підпише документи, створіть єдиний реєстр, у якому перелічено основний договір і всі додатки із зазначенням назви файлу, редакції, дати та кількості сторінок. Переконайтеся, що перехресні посилання коректні, пропуски заповнено, зміни в режимі редагування та коментарі видалено, а обидві сторони підписують одну й ту саму фінальну версію. Застосуйте хешування або інші засоби збереження виконаних файлів відповідно до вашої політики роботи з документами.

Збережіть поточний звіт про компанію, докази повноважень, нотатку про схвалення, запис переговорів щодо суттєвих змін, фінальний контракт, додатки, докази виконання та будь-які подальші зміни. Повне досьє постачальника є окремим процесом; цей пакет становить контрактну частину цього досьє.

Підтвердьте контрактну особу, а потім перевірте іншого одержувача платежу через процес перевірки бенефіціара. Використовуйте контроль оплат ще раз безпосередньо перед переказом коштів, оскільки правильно оформлений контракт не запобігає шахрайству зі зміною банківського рахунку пізніше.

Цей посібник підтримує контроль закупівель і не надає юридичних порад, не визначає дійсність договору та не замінює консультації юристів у відповідних юрисдикціях.