ชื่อผู้ขายไม่ตรงกับใบแจ้งหนี้

ก่อนอื่นถามว่า: นี่คือใบแจ้งหนี้ฉบับใด?

ทีมข้ามพรมแดนมักใช้คำภาษาอังกฤษคำเดียวสำหรับเอกสารสามประเภทที่แตกต่างกัน:

• ใบแจ้งหนี้แบบ Pro forma: ใบเสนอราคาในรูปแบบใบแจ้งหนี้ที่ใช้ก่อนการจัดส่งเพื่อระบุสินค้า ราคา การจัดส่ง และเงื่อนไขการชำระเงินที่เสนอ
• ใบแจ้งหนี้เชิงพาณิชย์ (Commercial Invoice): เอกสารจากผู้ขายถึงผู้ซื้อที่อธิบายสินค้าที่จัดส่งและมูลค่า มักใช้ในการผ่านพิธีการศุลกากรในประเทศผู้นำเข้า
• ใบแจ้งหนี้ภาษีของจีน (fapiao): ใบเสร็จรับเงินภายใต้การกำกับดูแลของหน่วยงานภาษีสำหรับธุรกรรมจริง ในรูปแบบกระดาษหรืออิเล็กทรอนิกส์ โดยมีช่องที่กำหนดสำหรับผู้ออก ผู้ซื้อ รายการ จำนวนเงิน ภาษี และวันที่ ตามความเหมาะสม

สำนักงานส่งเสริมการค้าระหว่างประเทศสหรัฐอเมริกา (U.S. International Trade Administration) คู่มือเอกสารการส่งออก ได้แยกแยะระหว่างใบเสนอราคาแบบ Pro forma ในขั้นตอนการเสนอราคา กับใบแจ้งหนี้เชิงพาณิชย์ขั้นสุดท้าย กฎหมายของจีนกำหนดนิยามใบแจ้งหนี้ภาษีอิเล็กทรอนิกส์แยกต่างหาก และระบุชื่อหน่วยผู้ออกเป็นเนื้อหาพื้นฐานรายการหนึ่ง ดูกฎเกณฑ์การดำเนินการใบแจ้งหนี้ปัจจุบัน.

อย่าใช้เกณฑ์ใบแจ้งหนี้ VAT ของจีนกับใบเสนอราคาแบบ Pro forma และอย่าถือว่าใบแจ้งหนี้เชิงพาณิชย์สำหรับศุลกากรเป็นตัวแทนแทนเอกสารภาษีหรือสัญญาทุกฉบับ

ใส่บทบาทแต่ละอย่างบนบรรทัดแยกกัน

สร้างแผนที่แสดงนิติบุคคลหน้าเดียวก่อนที่จะขอคำอธิบาย:

1. ผู้ติดต่อผู้ขายหรือแบรนด์: ชื่อที่ใช้บนเว็บไซต์ อีเมล บูธ แคตตาล็อก หรือบัญชีการสื่อสาร
2. ผู้ขายตามสัญญา: นิติบุคคลที่สัญญาว่าจะจัดจำหน่ายและรับผิดชอบมาตรการแก้ไขที่ระบุไว้
3. ผู้ออกใบแจ้งหนี้: นิติบุคคลที่ปรากฏในสถานะผู้ขายหรือผู้ออกบนใบแจ้งหนี้ที่กำลังตรวจสอบอย่างถูกต้อง
4. ผู้ดำเนินการโรงงาน: นิติบุคคลที่ดำเนินไซต์การผลิต หากมีการอ้างถึงการผลิต
5. ผู้ส่งออกหรือผู้ขนส่ง: นิติบุคคลที่แสดงในเอกสารการส่งออกและเอกสารการขนส่ง
6. ผู้รับประโยชน์จากธนาคาร: เจ้าของบัญชีที่ได้รับคำสั่งให้รับเงิน; ยืนยันข้อมูลนี้แยกต่างหากก่อนทำการชำระเงิน

บริษัทเดียวกันอาจทำหน้าที่หลายตำแหน่ง บริษัทที่แตกต่างกันก็สามารถปรากฏอยู่ในโครงสร้างที่ถูกต้องได้ การทบทวนจะล้มเหลวเมื่อไฟล์นั้นปฏิบัติต่อนิติบุคคลที่แยกจากกันเป็นหนึ่งเดียวโดยไม่ได้แจ้งให้ทราบ

สาขา 1: นิติบุคคลเดียวกัน แต่มีการแสดงผลชื่อที่แตกต่างกัน

เปรียบเทียบชื่อทางกฎหมายภาษาจีน รหัสเครดิตสังคมแบบรวม (USCC) หรือรหัสระบุภาษี ที่อยู่จดทะเบียน และบันทึกบริษัทปัจจุบัน ลำดับพินอิน คำแปลภาษาอังกฤษ แบรนด์ ชื่อย่อ หรือรูปแบบ “Ltd.” อาจแตกต่างกันได้ ในขณะที่นิติบุคคลภาษาจีนพื้นฐานยังคงเหมือนเดิม

หากตัวระบุและชื่อภาษาจีนตรงกัน ให้บันทึกการจับคู่และใช้ชื่อที่แสดงซึ่งได้รับการอนุมัติหนึ่งชื่อในระบบของผู้ซื้อ อย่า "แก้ไข" ชื่อตามกฎหมายภาษาจีนให้เป็นชื่อทางการตลาดภาษาอังกฤษ คู่มือการจับคู่ชื่อภาษาอังกฤษ แสดงให้เห็นวิธีการรักษาทั้งสองไว้

สาขา 2: รายละเอียดใบแจ้งหนี้ผิดพลาดหรือล้าสมัย

การพิมพ์ผิด ชื่อบริษัทเดิม ผู้ซื้อผิด ผู้ออกผิด หมายเลขใบแจ้งหนี้ซ้ำ รายการสินค้าไม่ถูกต้อง หรือการใช้เทมเพลตที่คัดลอกมา เป็นปัญหาด้านการควบคุมเอกสาร ขอให้ผู้ออกยกเลิก ยกเลิกย้อนหลัง หรือแก้ไขเอกสารโดยใช้กระบวนการที่เหมาะสม และส่งฉบับแก้ไขผ่านช่องทางที่กำหนด

ห้ามแก้ไขไฟล์ PDF ด้วยตนเอง ยอมรับชื่อที่เขียนทับด้วยมือ หรือพึ่งพาอีเมลฝ่ายขายที่ระบุว่า “ฝ่ายการเงินใช้เทมเพลตเก่า” ให้เก็บรักษาเอกสารฉบับแรก คำขอแก้ไข ฉบับแก้ไข และการยืนยันที่เป็นอิสระ สำหรับใบแจ้งหนี้ดิจิทัลของจีน กฎระเบียบแห่งชาติปัจจุบันรวมถึงข้อมูลผู้ขายและผู้ซื้อในฟิลด์หลักของมัน ทบทวนประกาศฟิลด์ใบแจ้งหนี้ดิจิทัล.

สาขา 3: นิติบุคคลที่สองที่มีการบันทึกไว้

ใบแจ้งหนี้อาจมาจากบริษัทค้า บริษัทส่งออก กลุ่มบริษัทย่อย สาขา ผู้ดำเนินการแพลตฟอร์ม หรืออีกฝ่ายที่มีบทบาทที่กำหนด “กลุ่มเดียวกัน” ไม่ใช่ข้อสรุป แต่เป็นข้ออ้างที่ต้องตรวจสอบ

ขอให้ระบุชื่อทางกฎหมายภาษาจีนและตัวระบุของนิติบุคคลแต่ละแห่ง บันทึกบริษัทปัจจุบัน เหตุผลสำหรับโครงสร้างดังกล่าว และเอกสารธุรกรรมที่กำหนดความรับผิดชอบ ขึ้นอยู่กับความสำคัญและคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญ อาจจำเป็นต้องมีการแก้ไขสัญญา การเปิดเผยตัวแทน สัญญาสามฝ่าย ค้ำประกัน การโอน การอัปเดตคำสั่งซื้อ หรือสัญญาใหม่ที่ตั้งชื่อผู้ขายจริง

จากนั้นให้จัดทำรายการผลิตภัณฑ์ ปริมาณ ราคา Incoterm การจัดส่ง การรับประกัน การคืนเงิน ข้อพิพาท การส่งออก ใบแจ้งหนี้ และเงื่อนไขการชำระเงินให้สอดคล้องกัน ผู้จัดหาสินค้าที่ตอบรับข้อเรียกร้องด้านคุณภาพไม่ควรหายไปอยู่เบื้องหลังผู้ออกที่ никогдаยอมรับภาระผูกพันเหล่านั้น ใช้ คู่มือหลักฐานคู่สัญญา ก่อนที่จะพึ่งพาการจัดเรียงดังกล่าว

สาขา 4: การออกใบแจ้งหนี้โดยบุคคลที่สามที่ไม่ได้รับการสนับสนุน

ระงับการอนุมัติเมื่อผู้ออกใบแจ้งหนี้ไม่มีความเชื่อมโยงที่เป็นลายลักษณ์อักษรกับสัญญาหรือสินค้า ผู้จัดหาปฏิเสธที่จะให้ข้อมูลตัวตนภาษาจีนของตน คำอธิบายมีการเปลี่ยนแปลง ผู้ออกใบแจ้งหนี้ไม่มีการดำเนินการหรือไม่เกี่ยวข้อง หรือผู้ซื้อถูกขอให้บรรยายธุรกรรมที่ไม่ได้เกิดขึ้น

สำนักงานบริหารภาษีแห่งรัฐของจีนได้ประกาศในเดือนเมษายน 2026 ว่าโดยทั่วไปแล้วหัวเรื่องใบแจ้งหนี้ สินค้าหรือบริการ เงินทุน และสัญญาควรสอดคล้องกัน และการออกใบแจ้งหนี้ต้องสะท้อนถึงกิจกรรมทางธุรกิจที่แท้จริง อ่านคำถามและคำตอบด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบปัจจุบัน. ห้ามมีส่วนร่วมในการบรรยายเท็จ การแบ่งมูลค่า บริการที่ประดิษฐ์ขึ้น หรือเอกสารย้อนหลัง เพื่อทำให้เอกสารดูสอดคล้องกัน

escalated ไปยังที่ปรึกษาฝ่ายภาษี ภาษีศุลกากร การเงิน และกฎหมายของผู้ซื้อ ข้ออ้างของผู้จัดจำหน่ายว่า “ทุกคนส่งออกในรูปแบบนี้” ไม่ใช่หลักฐานการทำธุรกรรม

หลักฐานที่ไม่สามารถปิดช่องว่างความไม่ตรงกัน

ข้อเท็จจริงเหล่านี้อาจช่วยในการตรวจสอบความสัมพันธ์ แต่ไม่ได้สร้างอำนาจหรือความรับผิดด้วยตัวมันเอง:

• พนักงานขายคนเดียวกัน หมายเลขโทรศัพท์ โดเมนอีเมล สำนักงาน คลังสินค้า หรือเว็บไซต์เดียวกัน;
• ผู้แทนโดยชอบด้วยกฎหมาย ผู้ถือหุ้น กรรมการ หรือการเป็นเจ้าของกลุ่มบางส่วนร่วมกัน;
• ชื่อภาษาอังกฤษที่คล้ายกัน หรือโลโก้เดียวกัน;
• ภาพสแกนใบอนุญาตประกอบธุรกิจของบริษัทหนึ่งซึ่งส่งโดยอีกบริษัทหนึ่ง;
• ภาพตราประทับของบริษัทโดยไม่มีข้อตกลงที่ลงนาม; หรือ
• ใบแจ้งหนี้ที่สามารถเปิดได้ในทางเทคนิค หรือมีลักษณะคล้ายกับแบบฟอร์มมาตรฐาน

ความสัมพันธ์ระหว่างนิติบุคคลและความถูกต้องของเอกสารเป็นประเด็นแยกกัน ต้องตรวจสอบทั้งสองอย่าง

สร้างชุดเอกสารการปล่อยชำระบัญชี

ก่อนที่ฝ่ายการเงินจะอนุมัติข้อยกเว้น ให้เก็บรักษา:

1. ใบแจ้งหนี้ต้นฉบับและประเภทเอกสารของมัน;
2. ชื่อภาษาจีนอย่างเป็นทางการและรหัสระบุตัวตนสำหรับทุกนิติบุคคลในแผนที่;
3. สัญญาที่ลงนาม เอกสารแก้ไข หรือเอกสารความสัมพันธ์อื่น ๆ ที่ผ่านการตรวจสอบแล้ว;
4. ใบแจ้งหนี้ที่แก้ไขแล้ว หรือเหตุผลเป็นลายลักษณ์อักษรว่าเหตุใดผู้ออกใบแจ้งหนี้รายอื่นจึงเหมาะสม;
5. การตรวจสอบความสอดคล้องของผลิตภัณฑ์ ราคา การจัดส่ง ภาษีศุลกากร และช่องข้อมูลในใบแจ้งหนี้; และ
6. การอนุมัติที่มีวันที่จากเจ้าของฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายการเงิน ภาษี/ศุลกากร และฝ่ายกฎหมาย ตามที่นโยบายบริษัทกำหนด

ให้เก็บการอนุมัติบัญชีธนาคารไว้ภายนอกชุดเอกสารนี้ จนกว่าผู้รับประโยชน์จะถูกตรวจสอบอย่างเป็นอิสระ ดำเนินการต่อด้วย ขั้นตอนการทำงานของผู้รับประโยชน์จากธนาคาร หากจะมีการชำระเงินตามมา

บันทึกการตัดสินใจโดยไม่รวมบริษัทเข้าด้วยกัน

ใบแจ้งหนี้ [หมายเลข/วันที่/ประเภท] ออกโดย [ชื่อภาษาจีนอย่างเป็นทางการและรหัสระบุตัวตน] ในขณะที่ผู้ขายในสัญญาคือ [ชื่อและรหัสระบุตัวตน] นิติบุคคลเหล่านี้คือ [นิติบุคคลเดียวกันภายใต้การแสดงผลที่แตกต่างกัน / นิติบุคคลแยกต่างหากที่มีความสัมพันธ์ตามการจัดเรียงที่บันทึกไว้ / ยังไม่ชัดเจน] บทบาทของผู้ออกคือ [บทบาท] และความรับผิดชอบด้านการจัดส่ง การรับประกัน การคืนเงิน ภาษีศุลกากร ภาษี และการชำระเงินถูกบันทึกไว้ใน [เอกสาร] การอนุมัติคือ [ได้รับการปล่อย/มีเงื่อนไข/ค้างอยู่] รอ [รายการเฉพาะ]

ทบทวนคำจำกัดความของผู้ออกใบแจ้งหนี้ หรือ ตรวจสอบแต่ละบริษัทจีนแยกกัน. อย่าลบความแตกต่างของนิติบุคคลที่แท้จริงออกไปเพียงเพื่อให้ระบบจัดซื้อดูเรียบร้อย

บทความนี้เป็นคู่มือควบคุมการจัดซื้อ ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมาย ภาษี ศุลกากร บัญชี การธนาคาร หรือความถูกต้องของใบแจ้งหนี้ ข้อกำหนดแตกต่างกันไปตามประเภทใบแจ้งหนี้ รายการธุรกรรม ประเทศปลายทาง และกฎหมายปัจจุบัน ควรขอคำปรึกษาจากผู้เชี่ยวชาญสำหรับข้อยกเว้นสำคัญ