Проверка поставщика перед подписанием договора

Начните с проблемы четырех имен

Рассмотрим иллюстративный заказ, в котором коммерческое предложение использует краткое английское название бренда, свидетельство о регистрации принадлежит материковой торговой компании, фотографии завода принадлежат аффилированному производителю, а платежные инструкции указывают отдельную экспортную компанию. Ни один из этих фактов сам по себе не доказывает противоправных действий. Однако проверка договора потерпит неудачу, если покупатель подпишет его с названием бренда, оставив другие компании без объяснений.

Указывайте названия на китайском и английском языках там, где это уместно, но рассматривайте официальное китайское наименование юридического лица и USCC как якоря идентификации для материковой компании. Проверяйте каждое существенное юридическое лицо, а не описывайте группу как одного «поставщика».

Контрольная точка 1: закрепите сторону договора

Сравните предлагаемый блок стороны с текущей записью в реестре и свидетельством о регистрации. Зафиксируйте:

• полное юридическое название на китайском языке, буква к букве;
• английский вариант названия, четко помеченный как перевод, если он не зарегистрирован;
• УНИП (USCC);
• тип субъекта и его текущий статус;
• зарегистрированный адрес и, при необходимости, отдельный адрес для уведомлений;
• законный представитель и дата регистрации;
• роль, которую принимает этот субъект в сделке.

Не используйте витрину, товарный знак, подпись в электронной почте или название группы в качестве единственного идентификатора продавца. Закон КНР о компаниях требует, чтобы у компании было собственное наименование, и проводит различие между дочерней компанией, имеющей статус юридического лица, и филиалом, гражданская ответственность которого возлагается на материнскую компанию. Ознакомьтесь с действующим Законом о компаниях.

Если коммерческое предложение поступило от другого субъекта, добавьте таблицу ролей вместо скрытой замены названий. Укажите, кто вел переговоры, кто продает, кто производит, и какая сторона несет ответственность за соответствие, поставку, гарантию, возврат средств и доступ к документации.

Контрольная точка 2: проверьте лицо, подписывающее документ

Зафиксируйте имя и фамилию подписанта на китайском и английском языках, должность, работодателя, домен электронной почты и основание полномочий. Сравните данные законного представителя из текущей записи в реестре. Если документ подписывает другой сотрудник, запросите доказательства полномочий, соразмерные сделке, такие как корпоративная доверенность, указывающая имя сотрудника, предмет сделки или объем полномочий, а также срок действия.

Закон о компаниях гласит, что правовые последствия гражданских действий, совершенных законным представителем от имени компании, несет компания, с учетом правовых рамок, регулирующих полномочия. Это не превращает имя из реестра в универсальную гарантию права подписи. Размер сделки, необычные гарантии, отчуждение активов или обязательства, выходящие за рамки обычной роли сотрудника, могут потребовать более тщательной правовой проверки.

Гражданский кодекс КНР содержит правила относительно письменных договоров, заключенных путем подписания, проставления печати или нанесения отпечатка пальца, включая обстоятельства, связанные с исполнением обязательств до официального подписания. Прочтите официальный текст Гражданского кодекса. Руководящие указания Верховного народного суда также подчеркивают важность полномочий представителя или агента при рассмотрении договоров компаний и печатей. Ознакомьтесь с судебными разъяснениями.

Операционное правило простое: не рассматривайте красную печать как замену доказательствам идентичности и полномочий и не предполагайте, что знакомый менеджер по продажам может обязать любую аффилированную структуру. Поручите юристам оценить вопросы существенных полномочий. Используйте отдельное руководство по корпоративной печати для проверки документов.

Контрольная точка 3: оформляйте обещания в виде приложений

В продажных электронных письмах часто содержатся наиболее важные обещания, тогда как в контракте указано лишь «товары согласно образцу». Перенесите измеримые обязательства в пронумерованные приложения с версионностью, интегрированные в соглашение. В зависимости от заказа пакет может включать:

• спецификацию продукции, чертежи, ведомость материалов и номер редакции;
• идентификацию и хранение утвержденных или эталонных образцов;
• требования к материалам, ограничения по веществам и утвержденные замены;
• план качества, уровень выборки, испытания, допуски и критерии приемки;
• упаковку, маркировку, руководства, штрихкоды и документы для рынка назначения;
• утвержденное производственное предприятие и субподрядные процессы;
• права собственности на оснастку, доступ, техническое обслуживание и условия выпуска;
• условия поставки, указанное место, окно отгрузки и требуемые транспортные документы.

Присвойте каждому приложению заголовок, дату, номер редакции, количество страниц и порядок приоритета. Подписывайте приложения или подтверждайте их электронно в соответствии с рекомендациями юриста. Файл, отправленный после подписания, ссылка на облачное хранилище, которая может измениться, или не пронумерованное вложение в чате сложно связать с исполненным соглашением.

Контрольная точка 4: управление изменениями

Определите, кто может предлагать и утверждать изменения, какие доказательства требуются и когда изменение вступает в силу. Полезная запись об изменении указывает затрагиваемый чертеж или пункт, старые и новые значения, причину, влияние на цену и график, необходимую проверку, утверждающих лиц и серийный номер партии производства.

Включите как минимум четыре вида изменений:

1. замена материала, компонента, процесса или завода-изготовителя;
2. пересмотр спецификации, образца, упаковки или этикетки;
3. изменение графика поставок или условий Инкотермс;
4. изменение продавца, лица, выставляющего счет-фактуру, экспортера или бенефициара.

Укажите, какие каналы уполномочены для уведомлений и поправок. Мгновенное сообщение продавца не должно тихо вносить изменения в контролируемый чертеж или инструкцию по оплате, если договор и ваш процесс согласования явно не предусматривают такой возможности.

Контрольная точка 5: согласование проверки, приемки и средств правовой защиты

Право на проверку имеет мало ценности, если в договоре не указано, что проверяется, против какой редакции, кем, когда и что происходит после неудачи. Разделяйте предварительное производство, одобрение, промежуточные проверки, предотгрузочную инспекцию, инспекцию в пункте назначения и юридическую приемку в соответствии с рекомендациями юриста.

Решите практические вопросы до подписания:

• Прохождение предотгрузочной инспекции ограничивает ли последующие претензии по скрытым дефектам?
• Кто оплачивает повторную инспекцию, сортировку, доработку, замену, хранение или обратную доставку?
• Может ли поставщик отправить товар после отрицательного результата, и кто может отказаться от требования устранения дефекта?
• Какие доказательства устанавливают своевременность доставки?
• Какой период уведомления и какие подтверждающие документы применяются к претензии?
• Обязательства по гарантии и средствам правовой защиты обязывают продавца, даже если товары были произведены аффилированным лицом?

Не прописывайте средство правовой защиты, которое ваша закупочная команда не сможет администрировать. Свяжите каждый триггер с доказательствами, которые покупатель может сохранить: отчет о проверке, датированные фотографии, сохраненный образец, протокол испытаний, уведомление о несоответствии или транспортный документ.

Контрольная точка 6: контроль двуязычного текста

Если соглашение или приложения существуют на китайском и английском языках, согласуйте нумерацию параграфов, определенные термины, измерения, названия продуктов, средства правовой защиты и блоки подписания перед подписанием. Решите с юристом, какая версия имеет преимущественную силу в случае конфликта текстов. Не предполагайте, что черновик на английском языке поставщика и исполнительная копия на китайском языке говорят одно и то же.

Ведите один журнал двуязычных проблем для переведенных терминов, влияющих на исполнение. Специфичные для продукта слова, названия юридических лиц, технические стандарты, категории дефектов, приемка, гарантия, расторжение и язык разрешения споров заслуживают человеческого обзора. Сохраняйте окончательный перевод вместе с исполненными файлами, а не позволяйте любой из сторон регенерировать его позже.

Контрольная точка 7: получите юридическую обзор рамок разрешения споров

Применимое право, форум или арбитраж, язык, вручение уведомлений, обеспечительные меры, доказательства и стратегия исполнения требуют скоординированной юридической разработки. Копирование названия суда или арбитражной оговорки из другого заказа может привести к неоднозначности или выбору форума, плохо подходящего для сторон и активов.

Попросите юриста проверить, может ли применяться Конвенция Организации Объединенных Наций о договорах международной купли-продажи товаров (CISG) и должен ли договор модифицировать или исключить любые из ее положений. Китай включен в официальную таблицу статуса ЮНСИТРАЛ, с заявлениями, которые необходимо читать в контексте. Проверьте текущий статус договора. Страна покупателя, тип транзакции, оговорка о применимом праве и другие факты имеют значение.

Не обещайте, что решение или арбитражное постановление будет легко исполнить. Перед подписанием существенного заказа определите местонахождение контрагента и соответствующих активов и поручите квалифицированному юристу разработать оговорку о разрешении споров и порядок исполнения.

Матрица удержания до подписания

Заблокируйте пакет исполнения

Перед тем как кто-либо подпишет документы, создайте единый индекс, содержащий основной договор и каждое приложение с указанием имени файла, версии, даты и количества страниц. Убедитесь, что перекрестные ссылки работают, пустые поля заполнены, отслеженные изменения и комментарии удалены, и обе стороны подписывают одну и ту же финальную версию. Хэшируйте или иным образом сохраняйте исполненные файлы в соответствии с вашей политикой документооборота.

Сохраните текущий отчет компании, доказательства полномочий, запись об утверждении, протокол переговоров по существенным изменениям, финальный контракт, приложения, доказательства исполнения и любые последующие изменения. Полный файл поставщика — это отдельный рабочий процесс; данный пакет представляет собой раздел контракта из этого файла.

Подтвердите юридическое лицо договора, затем проверьте получателя через процессуальную проверку бенефициара. Используйте платежный шлюз снова непосредственно перед выпуском средств, поскольку правильный договор не предотвращает мошенничество с изменением счета.

Это руководство поддерживает контроль закупок и не предоставляет юридических консультаций, не определяет действительность договора и не заменяет юриста в соответствующих юрисдикциях.