サプライヤー名が請求書と一致しません
請求書を分類し、すべての中国の法的実体をマッピングし、是正された文書または文書化された多实体構成により名称の違いを解決します。
お客様のバイヤーファイル名は1中国のサプライヤーですが、請求書には別の会社が記載されています。英語名だけで承認または却下しないでください。1まず受信した文書を特定し、次に各取引役割を果たす法的実体を特定してください。
異なる発行者は、スペルミス、古い文書、輸出会社による手配、関連会社、またはサポートされていない3当事者である可能性があります。これらのケースには異なる対応が必要です。
1質問：これはどの請求書ですか？
越境チームはしばしば1英語の用語を3異なる文書に対して使用します：
- プロformaインボイス： 出荷前に提案される商品、価格、納期、支払い条件を明記するために請求書形式で使われる見積もり。
- 商業インボイス： 輸送された商品とその価値を記述する売り手から買い手への文書で、輸入国での通関手続きによく使用されます。
- 中国の税務インボイス（ファピアオ): 実際の取引に対する税務管理された領収書で、紙または電子形式であり、適用可能な場合、発行者、買い手、項目、金額、税、日付のフィールドが含まれます。
米国国際貿易管理局の 輸出文書ガイド は、見積もり段階のプロformaと最終的な商業インボイスを区別しています。中国の規則では、電子税務インボイスを別途定義し、発行単位の名称を基本内容の一つとして挙げています。 現在のインボイス実施規則を参照してください。
プロforma見積もりに中国のVATインボイステストを適用せず、また通関用の商業インボイスをすべての税務または契約文書の代替として扱わないでください。
各役割を別々の行に配置する
説明を求める前に1ページのエンティティマップを作成してください：
- サプライヤー連絡先またはブランド： ウェブサイト、メール、ブース、カタログ、またはメッセージングアカウントで使用される名称。
- 契約販売者： 供給を約束し、規定の救済措置を負担する法的実体。
- 請求書発行者： 審査中の正確な請求書に売り手または発行者として記載された実体。
- 工場運営者： 製造が主張されている場合、生産現場を運営している実体。
- 輸出者または船積人： 輸出および輸送文書に表示されている実体。
- 銀行受取人： 資金の受取を依頼されている口座名義人；支払前にこれを別途確認すること。
同一企業が複数の役割を兼ねることもある。正当な構造内には異なる企業が登場することもある。ファイルが別々の実体を1として黙って扱っている場合、レビューは失敗となる。
支店1：同一実体、異なる名称表記
元の中国語での法定名称、統一社会信用コード（USCC）または税務識別子、登録住所、および現在の会社記録を比較する。ピンイン順、英語訳、ブランド名、略称、または「Ltd.」のフォーマットが異なっていても、基盤となる中国の実体は同じであることがある。
識別子と中国語名が一致する場合は、マッピングを記録し、バイヤーのシステムで承認された表示名の1つを使用してください。中国語の法定名称を英語のマーケティング名に「修正」しないでください。 英語名称のマッピングガイド その両方を維持する方法を示している。
支店2：誤りまたは古い請求書の詳細
タイプミス、旧社名、誤った買い手、誤った発行者、重複する請求書番号、誤った商品、またはコピーされたテンプレートは文書管理上の問題である。発行者に対し、適切なプロセスを使用して文書をキャンセル、取り消し、または修正し、確立されたチャネルを通じて代替品を送付するよう要請すること。
PDFを自分で編集したり、手書きで上書きされた名称を受け入れたり、「財務が古いテンプレートを使用した」という営業担当のメールを信頼したりしてはならない。1文書、修正リクエスト、修正版、および独立した確認書を保存すること。中国のデジタル請求書の場合、現在の国家規則では、売り手および買い手の情報がその主要フィールドに含まれている。 デジタル請求書のフィールドに関する公告をレビューする。
支店3：文書化された2実体
請求書は、貿易会社、輸出会社、グループ関連会社、支店、プラットフォーム運営者、または定義された役割を持つ他の当事者から発行されることがある。「同一グループ」は結論ではなく、検証すべき主張である。
各実体の中国語での法定名称と識別子、現在の会社記録、構造の理由、および責任を割り当てる取引文書を要求すること。重要性や専門家の助言に応じて、これは契約の改正、開示された代理、三者間合意、保証、譲渡、発注書の更新、または実際の売り手を明記した新たな契約を必要とする可能性がある。
その後、製品、数量、価格、インコタームズ、納品、保証、返金、紛争、輸出、請求書、および支払条件を照合してください。品質クレームに対応するサプライヤーは、それらの義務を引き受けたことのない発行者の背後に隠れて消えてはいけません。 契約当事者の証拠ガイド この配置を信頼する前に参照すること。
支店4：裏付けのない3当事者の請求書発行
請求書発行者に契約または貨物との文書化された関係がない場合、サプライヤーが中国の身元を提供しない場合、説明が変更される場合、発行者が非活動中または無関係である場合、または買い手に発生していない取引の説明を求める場合、承認を保留すること。
中国国家税務総局は4月 2026において、請求書、貨物または役務、資金、および契約の当事者は一般的に対応しているべきであり、請求書発行は真実の事業活動反映しなければならないと述べた。 現在のコンプライアンスQ&Aを読む。書類を整列させるために、虚偽の説明、価値の分割、捏造された役務、または遡及作成された文書に加担してはならない。
購入者の税務、通関、財務、法務アドバイザーにエスカレーションする。「誰もがこう輸出している」というサプライヤーの主張は取引証拠ではない。
不一致を解消する証拠がない
これらの事実関係は関係を調査するのに役立つかもしれないが、それ自体では権限や責任を確立するものではない：
- 同じ営業担当者、電話番号、メールドメイン、事務所、倉庫、またはウェブサイト；
- 共通の法定代表者、株主、取締役、または部分的なグループ所有権；
- 類似した英語名または同一のロゴ；
- 他社から送信された1会社の営業許可証のスキャン；
- 署名付き契約のない会社印章画像；または
- 技術的に発行可能であるか、標準的な様式と視覚的に類似した請求書。
エンティティの関係性と文書の真正性は別個の問題である。両方を検証せよ。
リリースパケットを作成する
財務が例外を承認する前に、以下を保持すること：
- 元の請求書とその文書タイプ；
- マッピング内のすべてのエンティティに対する中国語の法定名称および識別子；
- 署名済みの契約、改正案、またはその他レビュー済みの関係文書；
- 是正された請求書、または異なる発行者が適切である理由の書面による説明；
- 製品、価格、出荷、通関、および請求書フィールドの照合；および
- 会社の方針により要求される、責任ある調達、財務、税務/通関、法務担当者の日付入り承認。
受益者が独立して検証されるまで、銀行口座の承認はこのパケットの外に保持せよ。継続するには 銀行受益者ワークフロー 支払いが続く場合。
企業を合併せずに決定を記録する
請求書[番号/日付/タイプ]は[中国語の法定名称および識別子]によって発行されているが、契約上の売手は[名称および識別子]である。エンティティは[異なる表記による同一エンティティ / 文書化された手配により関連する別個のエンティティ / 未解決]である。発行者の役割は[役割]であり、納品、保証、返金、通関、税務、および支払いに関する責任は[文書]に記録されている。承認は[リリース済み/条件付き/保留中]であり、[特定項目]待ちである。
請求書発行者の定義を確認する または 各中国企業を個別に検証する。調達システムを整然と見せるために、実際のエンティティの違いを削除してはならない。
本記事は調達管理のガイドラインであり、法的、税務、通関、会計、銀行業務、またはインボイスの有効性に関する助言ではありません。要件はインボイスの種類、取引、目的地、および現在の法律によって異なります。重要な例外については資格を有する専門家の助言を取得してください。