Überprüfen Sie einen Lieferanten vor Vertragsabschluss

Beginnen Sie mit dem Vier-Namen-Problem

Betrachten Sie einen illustrativen Auftrag, bei dem das Angebot eine kurze englische Marke verwendet, die Handelsregisternummer zu einer Festland-Verkaufsgesellschaft gehört, Fabrikfotos einem verbundenen Hersteller gehören und die Zahlungsanweisungen ein separates Exportunternehmen nennen. Keines dieser Fakten beweist Fehlverhalten. Die Vertragsprüfung schlägt jedoch fehl, wenn der Käufer mit dem Markennamen unterzeichnet und die anderen Unternehmen unerklärt lässt.

Schreiben Sie die Namen auf Chinesisch und Englisch, wo dies sinnvoll ist, behandeln Sie jedoch den chinesischen Rechtsnamen und die USCC als Identitätsanker für eine Festlandgesellschaft. Überprüfen Sie jede wesentliche Entität, anstatt die Gruppe als einen „Lieferanten“ zu beschreiben.

Tor 1: Sperren Sie die Vertragspartei

Vergleichen Sie den vorgeschlagenen Parteienblock mit einem aktuellen Eintrag im Handelsregister und der Gewerbelizenz. Erfassen Sie:

• den vollständigen chinesischen gesetzlichen Namen, Zeichen für Zeichen;
• die englische Wiedergabe, die eindeutig als Übersetzung gekennzeichnet ist, falls sie nicht registriert ist;
• USCC;
• Rechtsform und aktueller Status;
• angeschriebene Adresse und gegebenenfalls eine separate Benachrichtigungsadresse;
• gesetzlicher Vertreter und Anmeldedatum;
• die Rolle, die diese Partei in der Transaktion übernimmt.

Verwenden Sie kein Schaufenster, keine Produktmarke, keine E-Mail-Signatur oder keinen Gruppennamen als einzige Verkäuferidentität. Das chinesische Gesellschaftsrecht verlangt, dass ein Unternehmen einen eigenen Namen hat, und unterscheidet eine Tochtergesellschaft, die rechtsfähig ist, von einer Zweigstelle, deren zivilrechtliche Haftung vom Mutterunternehmen getragen wird. Überprüfen Sie das aktuelle Gesellschaftsrecht.

Wenn das Angebot von einer anderen Partei stammt, fügen Sie stattdessen einen Rollenplan hinzu, anstatt Namen stillschweigend zu ersetzen. Legen Sie fest, wer verhandelt, wer verkauft, wer herstellt und welche Partei für Konformität, Lieferung, Garantie, Rückerstattung und Zugang zu Unterlagen verantwortlich bleibt.

Gate 2: Überprüfen Sie die unterzeichnende Person

Notieren Sie den chinesischen und englischen Namen, den Titel, den Arbeitgeber, die E-Mail-Domäne und die Rechtsgrundlage der Vertretungsmacht der unterzeichnenden Person. Vergleichen Sie den gesetzlichen Vertreter aus dem aktuellen Registereintrag. Wenn ein anderer Mitarbeiter unterzeichnet, fordern Sie Beweise für die Vertretungsmacht, die der Transaktion angemessen sind, wie beispielsweise eine Unternehmensvollmacht, die die Person, die Transaktion oder den Umfang der Befugnisse sowie die Gültigkeitsdauer benennt.

Das Gesellschaftsrecht bestimmt, dass die rechtlichen Folgen zivilrechtlicher Handlungen, die ein gesetzlicher Vertreter im Namen des Unternehmens vornimmt, vom Unternehmen getragen werden, vorbehaltlich des rechtlichen Rahmens bezüglich der Vertretungsmacht. Dies macht einen Registereintrag nicht zu einer universellen Unterzeichnungsgarantie. Transaktionsgröße, ungewöhnliche Garantien, Vermögensverfügungen oder Verpflichtungen außerhalb der üblichen Rolle eines Mitarbeiters können eine engere rechtliche Prüfung erfordern.

Chinas Zivilgesetzbuch enthält Vorschriften für schriftliche Verträge, die durch Unterschriften, Siegel oder Fingerabdrücke zustande kommen, einschließlich Umstände, die eine Leistung vor der förmlichen Unterzeichnung betreffen. Lesen Sie den offiziellen Text des Zivilgesetzbuchs. Die Leitlinien des Obersten Volksgerichts betonen auch die Vertretungs- oder Agenturkompetenz bei der Betrachtung von Unternehmensverträgen und Siegeln. Siehe die gerichtlichen Leitlinien.

Die operative Regel ist einfach: Behandeln Sie einen roten Stempel nicht als Ersatz für Identitäts- und Befugnisnachweise und gehen Sie nicht davon aus, dass ein bekannter Verkäufer jede verbundene Partei binden kann. Lassen Sie Anwälte wesentliche Fragen der Vertretungsmacht prüfen. Verwenden Sie die separate Unternehmenssiegel-Anleitung zur Dokumentenprüfung.

Gate 3: Verwandeln Sie Versprechen in Anhänge

Verkaufse-Mails enthalten oft die wichtigsten Versprechen, während der Vertrag nur „Waren gemäß Muster“ besagt. Nehmen Sie messbare Verpflichtungen in nummerierte, versionierte Anhänge auf, die in die Vereinbarung einbezogen werden. Je nach Bestellung kann das Paket Folgendes umfassen:

• Produktspezifikation, Zeichnungen, Stückliste und Revisionsnummer;
• Genehmigte oder Goldmuster-Identifikation und -Aufbewahrung;
• Materialien, Anforderungen an eingeschränkte Substanzen und genehmigte Ersatzstoffe;
• Qualitätsplan, Stichprobenniveau, Tests, Toleranzen und Akzeptanzkriterien;
• Verpackung, Etikettierung, Handbücher, Barcodes und Dokumente für den Ziellandmarkt;
• zugelassener Produktionsstandort und ausgelagerte Prozesse;
• Werkzeugherrschaft, Zugang, Wartung und Freigabebestimmungen;
• Lieferbedingung, benannter Ort, Versandfenster und erforderliche Versanddokumente.

Jeder Anlage ein Titel, Datum, Revision, Seitenzahl und Rangfolge der Vorrangigkeit geben. Anlagen nach anwaltlicher Beratung durch Unterschrift oder elektronische Bestätigung anerkennen. Eine nach der Unterzeichnung gesendete Datei, ein Cloud-Link, der sich ändern kann, oder ein nicht nummeriertes Chat-Anhang ist schwer mit dem vollzogenen Vertrag zu verknüpfen.

Gate 4: Änderungen steuern

Definieren Sie, wer eine Änderung vorschlagen und genehmigen darf, welche Nachweise erforderlich sind und wann die Änderung wirksam wird. Ein nützliches Änderungsprotokoll identifiziert die betroffene Zeichnung oder Klausel, alte und neue Werte, Grund, Preis- und Terminauswirkung, erforderliche Validierung, Genehmiger und das wirksame Produktionslos.

Decken Sie mindestens vier Arten von Änderungen ab:

1. Material-, Komponenten-, Prozess- oder Werksersatz;
2. Überarbeitung von Spezifikation, Muster, Verpackung oder Etikett;
3. Änderung des Lieferplans oder Incoterms;
4. Änderung des Verkäufers, Rechnungsausstellers, Exporteurs oder Begünstigten.

Legen Sie fest, welche Kanäle für Mitteilungen und Änderungen autorisiert sind. Die Instant Message eines Vertriebsmitarbeiters sollte keine kontrollierte Zeichnung oder Zahlungsanweisung stillschweigend ändern, es sei denn, der Vertrag und Ihr Genehmigungsprozess sehen dies ausdrücklich vor.

Gate 5: Inspektion, Abnahme und Rechtsbehelfe abstimmen

Ein Inspektionsrecht hat wenig Wert, wenn der Vertrag nicht regelt, was inspiziert wird, gegen welche Revision, von wem, wann und was im Falle eines Fehlers geschieht. Trennen Sie die Freigabe vor Produktionsbeginn, Zwischenkontrollen, Inspektion vor Versand, Inspeption am Bestimmungsort und rechtliche Abnahme entsprechend anwaltlicher Empfehlung.

Praktische Fragen vor der Unterzeichnung klären:

• Schränkt eine bestandene Inspektion vor Versand spätere Ansprüche auf versteckte Mängel ein?
• Wer trägt die Kosten für Wiederinspektion, Sortierung, Nacharbeit, Ersatz, Lagerung oder Rückfracht?
• Kann der Lieferant nach einem negativen Ergebnis versenden, und wer kann einen Mangel erlassen?
• Welche Beweise begründen eine pünktliche Lieferung?
• Welche Frist und welche unterstützenden Unterlagen gelten für eine Beanstandung?
• Binden die Gewährleistungs- und Rechtsbehelfspflichten den Verkäufer auch dann, wenn ein Tochterunternehmen die Waren hergestellt hat?

Schreiben Sie keinen Rechtsbehelf, den Ihre Einkaufsabteilung nicht verwalten kann. Verknüpfen Sie jeden Auslöser mit Beweismitteln, die der Käufer sichern kann: ein Prüfbericht, datierte Fotos, zurückbehaltenes Muster, Testaufzeichnung, Nichtkonformitätsmitteilung oder Versanddokument.

Gate 6: den zweisprachigen Text steuern

Wenn der Vertrag oder die Anlagen auf Chinesisch und Englisch vorliegen, stimmen Sie die Paragraphenzählung, definierten Begriffe, Maßeinheiten, Produktnamen, Rechtsbehelfe und Unterschriftsblöcke vor der Unterzeichnung ab. Entscheiden Sie in Absprache mit dem Anwalt, welche Version im Konfliktfall Vorrang hat. Gehen Sie nicht davon aus, dass der englische Entwurf des Lieferanten und die chinesische Ausführungskopie dasselbe besagen.

Führen Sie ein einziges zweisprachiges Issue-Log für übersetzte Begriffe, die die Leistung beeinflussen. Produktspezifische Wörter, Namen juristischer Personen, technische Normen, Fehlerkategorien, Akzeptanz, Garantie, Kündigung und Streitbeilegungssprache verdienen eine menschliche Prüfung. Bewahren Sie die endgültige Übersetzung zusammen mit den unterzeichneten Dateien auf, statt einer Seite zu gestatten, sie später neu zu generieren.

Gate 7: rechtliche Prüfung des Streitbeilegungsrahmens einholen

Anwendbares Recht, Gerichtsstand oder Schiedsverfahren, Sprache, Zustellung von Mitteilungen, einstweilige Maßnahmen, Beweisführung und Vollstreckungsstrategie erfordern eine koordinierte rechtliche Ausarbeitung. Das Kopieren eines Gerichtsnamens oder einer Schiedsklausel aus einer anderen Bestellung kann zu Unklarheiten oder einem für die Parteien und Vermögenswerte ungeeigneten Forum führen.

Lassen Sie den Anwalt prüfen, ob das Übereinkommen der Vereinten Nationen über Verträge über den internationalen Warenverkauf (CISG) Anwendung finden kann und ob der Vertrag dessen Bestimmungen ändern oder ausschließen soll. China ist in der offiziellen UNCITRAL-Statusliste aufgeführt, mit Erklärungen, die im Kontext gelesen werden müssen. Den aktuellen Vertragsstatus prüfen. Das Land des Käufers, die Art der Transaktion, die Klausel zum anwendbaren Recht und andere Fakten sind relevant.

Versprechen Sie nicht, dass ein Urteil oder Schiedsspruch leicht vollstreckbar sein wird. Identifizieren Sie vor Unterzeichnung einer wesentlichen Bestellung den Standort des Vertragspartners und der relevanten Vermögenswerte und lassen Sie qualifizierten Rechtsbeistand die Streitklausel sowie die Vollstreckungsformalitäten gestalten.

Matrix für Vorunterschrift-Halte

Vollstreckungspaket einfrieren

Erstellen Sie vor der Unterzeichnung durch jemanden einen einzigen Index, der die Hauptvereinbarung und jeden Anhang nach Dateiname, Revision, Datum und Seitenzahl auflistet. Bestätigen Sie, dass Querverweise aufgelöst sind, Leerfelder ausgefüllt sind, Track Changes und Kommentare entfernt wurden und beide Seiten dieselbe endgültige Version unterzeichnen. Hashen oder bewahren Sie die unterzeichneten Dateien gemäß Ihrer Dokumentenrichtlinie auf.

Speichern Sie den aktuellen Firmenbericht, Befugnisnachweise, Genehmigungsnotiz, Verhandlungsprotokoll für wesentliche Änderungen, Endvertrag, Anhänge, Vollstreckungsnachweise und alle späteren Ergänzungen. Eine vollständige Lieferantenakte ist ein separater Workflow; dieses Paket ist der Vertragsausschnitt dieser Akte.

Bestätigen Sie die Vertragsentität, prüfen Sie dann einen anderen Zahlungsempfänger über den Begünstigtenprüfungsworkflow. Verwenden Sie den Zahlungs-Gateway erneut unmittelbar vor der Freigabe der Gelder, da ein korrekter Vertrag keine spätere Kontowechselbetrug verhindert.

Dieser Leitfaden unterstützt Beschaffungskontrollen und bietet keine Rechtsberatung, bestimmt nicht die Gültigkeit von Verträgen oder ersetzt Anwälte in den relevanten Gerichtsbarkeiten.