चीनी इनवॉइस में रेड-लेटर स्टेटस: इसका क्या अर्थ है

चीनी इनवॉइस पर रेड-लेटर समायोजन का अर्थ है कि उसमें सुधार किया गया है। अब यह देखना ज़रूरी है कि कितनी राशि बदली गई और कौन-से दस्तावेज़ उस बदलाव को स्पष्ट करते हैं। आंशिक समायोजन में मूल बिल की कुछ राशि बनी रहती है, जबकि पूर्ण समायोजन पूरी राशि को उलट देता है। इनमें से कोई भी स्थिति अपने आप यह नहीं बताती कि पैसा बैंक खाते में वापस आ चुका है।

मूल इनवॉइस और इसके विरुद्ध वास्तव में जारी किए गए रेड-लेटर इनवॉइस से शुरुआत करें। यदि आपूर्तिकर्ता ने केवल एक सुधार अनुरोध या पुष्टि फॉर्म भेजा है, तो आपको यह स्थापित करने की आवश्यकता है कि क्या रेड-लेटर इनवॉइस जारी किया गया है। यह तब महत्वपूर्ण होता है जब एक ही खरीद अब कई अनुलग्नकों में दिखाई देती है: एक मूल, एक नकारात्मक समायोजन और शायद एक प्रतिस्थापन। हर सकारात्मक दस्तावेज को एक अलग खरीद के रूप में गिनने से आपको गलत कुल योग मिल सकता है।

समायोजन स्थिति को पढ़ना

चीन की मुख्य भूमि में, मूल सकारात्मक इनवॉइस को अक्सर 'ब्लू-लेटर इनवॉइस' कहा जाता है। 'रेड-लेटर इनवॉइस' इसमें किए गए सुधार को दर्ज करता है। पूरी तरह से डिजिटल इनवॉइस के लिए, राज्य कराधान प्रशासन लागू नियमों के तहत रेड-लेटर सुधार की आवश्यकता वाली परिस्थितियों में लौटाए गए सामान, इनवॉइसिंग त्रुटियों, बाधित सेवाओं और बिक्री छूट को सूचीबद्ध करता है। रिटर्न और सेवा बाधाएं आंशिक हो सकती हैं। ये सामान्य व्यावसायिक स्थितियां हैं, इसलिए केवल समायोजन होने का यह अर्थ नहीं है कि आपूर्तिकर्ता ने इनवॉइस गढ़ा था। देखें 2024 की घोषणा संख्या 11 का अनुच्छेद 8।

सत्यापन परिणाम को इनवॉइस की समायोजन स्थिति से अलग रखें। यह कहने वाला उत्तर कि प्रस्तुत जानकारी किसी रिकॉर्ड से मेल खाती है, लुकअप प्रश्न का उत्तर देती है। एक पूर्ण या आंशिक रेड-लेटर समायोजन को इंगित करने वाला लेबल उस इनवॉइस के बारे में कुछ और बताता है। जांच के समय सहित, उत्तर के दोनों भागों को पढ़ें। एक मेल यह नहीं दर्शाता कि मूल राशि अपरिवर्तित रहती है।

यह भी ध्यान दें कि लेबल कहां दिखाई देता है। एक आपूर्तिकर्ता का बिलिंग खाता अपने स्वयं के सुधार अनुरोध की प्रगति दिखा सकता है, जबकि एक सत्यापन सेवा एक इनवॉइस स्थिति वापस कर सकती है। यह न मानें कि दो समान रूप से अनुवादित लेबल एक ही पूर्ण घटना का वर्णन करते हैं। यदि सेवा समायोजन का विवरण नहीं देती है, तो इसे दर्ज करें। खाली फ़ील्ड को सामान्य स्थिति का संकेत न मानें। खोज की प्रक्रिया और आवश्यक जानकारी के लिए हमारी चीनी इनवॉइस सत्यापन गाइड देखें।

मूल और रेड इनवॉइस को जोड़ना

मूल और जारी किए गए रेड-लेटर इनवॉइस को एक-दूसरे के बगल में रखें। उनके इनवॉइस नंबर और तिथियों को अलग-अलग रिकॉर्ड करें, फिर खरीदार, विक्रेता, प्रभावित वस्तुओं, टैक्स से पहले की राशि और टैक्स राशि की तुलना करें। सुधार को मूल से जोड़ने वाले संदर्भ या जारीकर्ता द्वारा प्रदान किए गए रिकॉर्ड की तलाश करें। एक ही आपूर्तिकर्ता और एक समान कुल योग उपयोगी संकेत हैं, लेकिन वे अपने आप पर कनेक्शन स्थापित नहीं करते हैं।

“इनवॉइस-नया” या “अंतिम-प्रति” जैसे फ़ाइल नामों से किसी संबंध का अनुमान लगाने की कोई आवश्यकता नहीं है। जारीकर्ता से पूछें कि प्रत्येक सुधार किस मूल इनवॉइस से संबंधित है। जहां संबंध खाता इतिहास, पुष्टि फॉर्म या संगत पत्राचार में रिकॉर्ड किया गया है, उस सामग्री को वास्तविक इनवॉइस के साथ बनाए रखें। यह न मानें कि हर इनवॉइस फॉर्मेट मूल नंबर को एक ही स्थान पर प्रदर्शित करता है।

यह अंतर तब महत्वपूर्ण हो जाता है जब एक आपूर्तिकर्ता कई सुधार एक साथ भेजता है। एक विक्रेता के दो रेड इनवॉइस दो अलग-अलग खरीद को समायोजित कर सकते हैं। इसके विपरीत, कई रेड इनवॉइस एक मूल से संबंधित हो सकते हैं। किसी भी आंकड़े को जोड़ने से पहले दस्तावेजीकृत संबंध का उपयोग करके समूह बनाएं। यदि विक्रेता स्वयं अलग है, तो उस पहचान प्रश्न को अलग से हल करें इनवॉइस जारीकर्ता स्पष्टीकरण; एक संभावित घटाव एक अलग कानूनी इकाई की व्याख्या नहीं करता है।

संख्याओं में एक आंशिक समायोजन

एक काल्पनिक खरीदारी पर विचार करें, जिसमें कर से पहले की मूल राशि CNY 10,000 है और कर CNY 1,300 है। कर सहित इसकी कुल राशि CNY 11,300 है। सामान का एक हिस्सा वापस किया जाता है, और जारी किए गए लाल इनवॉइस (रेड इनवॉइस) में कर से पहले CNY −2,000 और कर में CNY −260 दिखाया गया है, जो कुल CNY −2,260 बनता है। माना गया 13% दर केवल इस उदाहरण को गणना योग्य बनाने के लिए उपयोग किया गया है; यह आपके लेनदेन के लिए दर अनुशंसा नहीं है।

दस्तावेज़ या गणना	कर से पहले, CNY	कर, CNY	कर सहित, CNY
मूल इनवॉइस	10,000	1,300	11,300
जारी किया गया लाल इनवॉइस	−2,000	−260	−2,260
संयुक्त राशियाँ	8,000	1,040	9,040

अंकगणित तीन अलग-अलग कॉलम बनाए रखता है। मूल इनवॉइस की कर सहित कुल राशि से लाल इनवॉइस की कर से पहले की राशि को घटाने पर दो अलग-अलग आधारों को मिला दिया जाएगा और एक भ्रामक उत्तर प्राप्त होगा। जहाँ इनवॉइस में कई आइटम या कर उपचार हैं, वहाँ पूरे दस्तावेज़ पर इस उदाहरण के प्रतिशत को लागू करने के बजाय प्रभावित पंक्तियों और उनकी वास्तविक कर राशियों की तुलना करें।

परिणामी CNY 9,040 इस उदाहरण में संयुक्त इनवॉइस राशि का वर्णन करता है। यह आवश्यक रूप से शेष देय भुगतान का वर्णन नहीं करता है। खरीदार ने पहले ही पूर्ण मूल राशि का भुगतान किया हो सकता है, अग्रिम राशि का भुगतान किया हो सकता है, या सहमति दी हो सकती है कि एक क्रेडिट बाद की खरीदारी को ऑफसेट करेगा। भुगतान के प्रश्न का उत्तर देने के लिए, ऑर्डर समायोजन और भुगतान रिकॉर्ड की अलग-अलग तुलना करें। इसी तरह, CNY 2,260 सुधार यह साबित नहीं करता है कि रिफंड क्लियर हो गया है।

एक से अधिक आंशिक सुधारों के लिए संचयी अंकगणित की आवश्यकता होती है। मान लीजिए कि उसी मूल इनवॉइस के लिए जारी किया गया दूसरा लाल इनवॉइस कर पूर्व राशि को CNY 1,000 और कर को CNY 130 से कम करता है। दोनों समायोजन मिलकर कर सहित CNY −3,390 हैं, जिससे समूह में CNY 7,910 शेष रह जाता है। केवल नवीनतम CNY −1,130 दस्तावेज़ को देखने पर पहले के सुधार को छूट जाएगी।

तियानजिन की टैक्स अथॉरिटी बताती है कि पूरी तरह से डिजिटल इनवॉइस योग्य कारणों के लिए कई आंशिक सुधारों से गुजर सकते हैं। संचयी नकारात्मक मात्रा, राशियाँ और कर मूल संबंधित मानों से अधिक नहीं होने चाहिए। अपनी तुलना के लिए, प्रत्येक विशिष्ट लाल इनवॉइस को एक बार रखें: दो सहकर्मियों द्वारा फॉरवर्ड किया गया एक ही अटैचमेंट दूसरा समायोजन नहीं है।

पूर्ण समायोजन और नया इनवॉइस

अब काल्पनिक स्थिति को बदलते हैं। आपूर्तिकर्ता मूल CNY 11,300 इनवॉइस को पूर्ण रूप से ठीक करता है, CNY −11,300 के लिए एक लाल इनवॉइस जारी करते हुए। फिर यह सुधारे गए खरीदार विवरण के साथ CNY 11,300 के लिए एक नया सकारात्मक इनवॉइस जारी करता है। इन तीन संबंधित दस्तावेज़ों में, गणना 11,300 − 11,300 + 11,300 = 11,300 है। केवल दो सकारात्मक इनवॉइस को जोड़ने से गलत तरीके से एक खरीदारी को CNY 22,600 में बदल दिया जाएगा।

प्रतिस्थापन यह स्वचालित साक्ष्य नहीं है कि पिछला रिवर्सल पूरा हो गया है। वास्तविक लाल इनवॉइस के साथ-साथ नया इनवॉइस प्राप्त करें और सभी तीन रिकॉर्ड को जोड़ें। यदि नई कुल राशि अलग है, तो पूछें कि किस मात्रा, मूल्य, कर राशि या अन्य लेनदेन विवरण में बदलाव हुआ है। उस स्पष्टीकरण को दस्तावेज़ों के साथ रखें; एक अलग कुल राशि को सुधारे गए लेनदेन द्वारा समझाया जाना चाहिए, न कि चुपचाप पहले इनवॉइस से मिलान करने के लिए मजबूर किया जाना चाहिए।

पूर्ण रिवर्सल का मतलब यह भी नहीं है कि इसके बाद हमेशा एक नया इनवॉइस जारी करना आवश्यक है। पूरी तरह से रद्द की गई खरीदारी और विवरणों को ठीक करने के लिए फिर से जारी किया गया इनवॉइस अलग-अलग दस्तावेज़ सेट की ओर ले जाते हैं। पूछें कि क्या आपूर्तिकर्ता प्रतिस्थापन जारी करने का इरादा रखता है, और "अपेक्षित" को "प्राप्त" से अलग रखें। इससे ऐसे प्रतिस्थापन का पीछा करने से बचा जाता है जो सहमत सुधार का हिस्सा नहीं है, या वादे की गई फ़ाइल को पहले से उपलब्ध मानने से बचा जाता है।

इश्यूअर की प्रगति लेबल मददगार हो सकते हैं। अलीबाबा क्लाउड के पुनः इनवॉइसिंग निर्देश प्रसंस्कृत हो रहे रिटर्न अनुरोध, पूर्ण लाल-अक्षर समायोजन और सही इनवॉइस के लिए बाद के आवेदन के बीच अंतर करते हैं। यह एक इश्यूअर के वर्कफ़्लो का उदाहरण है, न कि सार्वभौमिक प्रसंस्करण समयसारणी। इसकी पूर्ण-वापसी प्रक्रिया को ऊपर वर्णित आंशिक समायोजनों को प्रतिबंधित करने वाले नियम के रूप में नहीं पढ़ा जाना चाहिए।

पुष्टि फॉर्म

रेड-लेटर इनवॉइस की जानकारी का पुष्टि फॉर्म और जारी किया गया रेड-लेटर इनवॉइस अलग दस्तावेज़ हैं। पूरी तरह डिजिटल इनवॉइस के लिए अनुच्छेद 8 कुछ परिस्थितियों में सीधे जारी करने और दूसरे पक्ष की पुष्टि के बाद जारी करने के बीच अंतर करता है। प्रक्रिया इस पर निर्भर करती है कि उपयोग या लेखांकन में दर्ज करने की पुष्टि हुई है या नहीं; इसके अतिरिक्त कुछ अपवाद भी हैं। इसलिए यह कहना सही नहीं है कि हर सुधार को जारी करने से पहले खरीदार की मंज़ूरी चाहिए।

यदि कोई आपूर्तिकर्ता केवल एक पुष्टि फॉर्म भेजता है, तो सटीक रूप से वर्णन करें कि आपके पास क्या है: एक प्रस्तावित सुधार से संबंधित फॉर्म, जिसमें वास्तव में दिखाई देने वाली किसी भी पुष्टि स्थिति के साथ। फिर जारी किए गए लाल इनवॉइस का अनुरोध करें या शेष चरण के बारे में स्पष्टीकरण मांगें। पुष्टि फॉर्म नंबर को इनवॉइस नंबर के रूप में नाम न दें, और केवल इसलिए सुधार को पूरा न चिह्नित करें क्योंकि अनुरोध जमा किया गया था। राष्ट्रीय घोषणा पुष्टि और जारी करने को अलग-अलग मानती है।

आंतरिक हैंडओवर के लिए, यह "इनवॉइस रद्द" कहने वाले ढीले नोट की तुलना में अक्सर अधिक उपयोगी होता है। एक सहकर्मी का मतलब हो सकता है कि रद्दीकरण का अनुरोध किया गया था, दूसरे का मतलब हो सकता है कि लाल इनवॉइस जारी किया गया था, और तीसरे का मतलब हो सकता है कि पैसा वापस कर दिया गया था। दस्तावेज़ के वास्तविक नाम और उस चरण का उपयोग करें जिसे आप समर्थन दे सकते हैं। आपकी वित्त टीम को लागू नियमों और लेनदेन की परिस्थितियों के आधार पर लेखांकन या कटौती उपचार निर्धारित करना चाहिए।

जाँच के बाद सहेजे जाने वाले रिकॉर्ड

जब संबंधित फ़ाइलें प्राप्त हो जाएं, तो एक उपयुक्त सत्यापन चैनल का उपयोग करें और दिनांकित परिणाम को सुरक्षित रखें। AWS चाइना की डिजिटल ई-फापियाओ मार्गदर्शिका। उदाहरण के लिए, यह मार्गदर्शिका प्राप्तकर्ताओं को राष्ट्रीय सत्यापन प्लेटफ़ॉर्म या अपने डिजिटल कर खाते से जाँच करने का निर्देश देती है। सार्वजनिक वेबसाइट है राष्ट्रीय VAT इनवॉइस सत्यापन प्लेटफ़ॉर्म. चुने गए चैनल द्वारा समर्थित इनवॉइस प्रकारों और फ़ील्ड निर्देशों का पालन करें। केवल इसलिए कि कोई फ़ॉर्म नकारात्मक मानों को अस्वीकार करता है, राशि को उसमें फिट करने के लिए माइनस चिह्न को हटाएं नहीं।

एक पूर्व सफल खोज यह स्थापित नहीं कर सकती कि बाद में इनवॉइस का क्या हुआ। मूल इनवॉइस, पहचाने गए सभी जारी किए गए लाल इनवॉइस, वास्तव में प्राप्त किसी भी प्रतिस्थापन, और सबसे हालिया जांच का समय और परिणाम सुरक्षित रखें। भुगतान या रिफंड के साक्ष्य को अलग से लिंक करें। यदि अनुलग्नक अपूर्ण हैं या केवल क्रॉप की गई छवियां उपलब्ध हैं, तो हमारा इनवॉइस PDF गाइड बताता है कि फ़ाइल रीडिंग को सत्यापन के साथ भ्रमित किए बिना एक उपयोग योग्य स्रोत फ़ाइल को कैसे पुनः प्राप्त किया जाए।

एक संक्षिप्त आपूर्तिकर्ता अनुरोध शेष अंतर को पाट सकता है: “कृपया इस मूल इनवॉइस से जुड़े जारी किए गए लाल इनवॉइस भेजें और पुष्टि करें कि समायोजन पूर्ण है या आंशिक। यदि कोई प्रतिस्थापन जारी किया गया है, तो कृपया उसे शामिल करें और संशोधित विवरणों की पहचान करें। कृपया यह भी अलग से पुष्टि करें कि सहमत भुगतान या रिफंड को कैसे संभाला जा रहा है。” इसे भेजते समय अपना वास्तविक मूल इनवॉइस नंबर जोड़ें। इससे अगले सहयोगी के पास अनुसरण करने के लिए कुछ विशिष्ट होता है, जबकि इनवॉइस सुधार और धन की गतिविधि को अलग रखा जाता है।