Перевірка проформи китайського постачальника

Постачальник надсилає охайний інвойс-проформу й просить аванс. Арифметика начебто правильна. Проте замовлення говорить про «комплекти», а рахунок — про «штуки», і строк поставки починається з події, якої ніхто не визначив. Такі питання варто знайти до подальшого виконання.

Перевірити китайську проформу означає прочитати запропоноване замовлення, встановити продавця й узгодити відкриті умови. Жодна китайська перевірка податкових рахунків не засвідчує справжність кожної пропозиції під назвою PI. Перевірка підприємства допомагає зрозуміти, хто продає; саме замовлення потребує окремого розгляду.

Посібник використовує дві вигадані закупівлі: невелике замовлення складського товару й виробництво за вимогами покупця. Ілюстрації — навчальні розрахунки, а не справжні рахунки, клієнтські операції чи офіційні шаблони.

Пропозиція у формі рахунка

Американська International Trade Administration описує інвойс-проформу як цінову пропозицію у формі рахунка. Він може надати відомості для підготовки запланованого імпорту. Тому PI часто надходить до виробництва або відправлення й містить умови оплати та поставки.

Не визначайте юридичних наслідків лише за заголовком. Угода може також включати замовлення на закупівлю, прийняту пропозицію, листування й окремий договір. Якщо PI буде головною домовленістю, отримайте консультацію щодо застосовного права й умов, які приймаєте. Назва «проформа» не дозволяє ігнорувати зобов’язання.

PI також відрізняється від китайського податкового рахунка, або фапяо. Не вводьте номер замовлення в інструмент перевірки рахунків ПДВ, щоб потім трактувати відсутність податкового запису як шахрайство. Наше порівняння інвойсів пояснює типи документів. Тут завдання вужче: зробити запропоновану купівлю достатньо чіткою для перевірки й узгодження.

Приклад складського замовлення

Уявіть купівлю багаторазових коробок у продавця з материкового Китаю. Заявка передбачає 240 комплектів по дві коробки. Перша PI натомість зазначає 240 штук по 8 USD. Обидві сторони можуть бачити підсумок 1 920 USD, хоча не обов’язково оцінили однакову кількість товару.

Попросіть чітко вказати одиницю: 240 комплектів, дві коробки в комплекті, 8 USD за комплект. Це 480 коробок. Постачальник не зобов’язаний погодитися з ціною; формулювання виявляє розбіжність для її розв’язання. Не змінюйте значення «штук» мовчки у власному аркуші погодження.

Опис товару також потребує корисного орієнтира. Фото може показати колір, але не пояснити розміри, матеріал або комплектуючі. Для цієї вигаданої закупівлі додайте погоджену специфікацію складського товару й позначте версію. Якщо кришки включені, запишіть це. Аксесуар на тлі фото не замінює чіткого зазначення комплектності.

Потім зіставте підсумок з охопленням пропозиції. Якщо 1 920 USD — лише вартість товару, відокремте перевезення, страхування та інші погоджені витрати. Не вважайте, що виділена сума охоплює доставку до вашого складу. Уточніть і валюту: зазначайте USD, якщо її погоджено, а не непояснений знак долара.

Цьому прикладу потрібні правильна одиниця й чіткий опис, а не довший звіт про компанію. Реєстраційні дані не визначають кількість коробок у комплекті. Розділяйте подальші завдання: закупівлі уточнюють замовлення, перевірка компанії встановлює юридичну особу продавця.

Приклад індивідуального виробництва

Тепер вигадане спеціальне замовлення: 1 000 одиниць по 12 USD та окремі 600 USD за підготовку виробництва. Товар коштує 12 000 USD, а разом — 12 600 USD. Рядок «аванс 30%» неповний, доки сторони не погодять суму, до якої застосовується відсоток.

Два тлумачення авансу

Погоджена база	Перший платіж	Залишок
30% від загальної суми 12 600 USD	3 780 USD	8 820 USD
30% від 12 000 USD за товар плюс усі 600 USD за підготовку	4 200 USD	8 400 USD

Різниця становить 420 USD. Вона виникає через базу платежу, а не арифметичну помилку. Попросіть відокремити товарний аванс від зборів, що сплачуються повністю, і показати залишок. Якщо плату можна повернути, зарахувати в наступне замовлення або сплатити лише після схвалення зразка, зафіксуйте умову в доступному обом сторонам місці.

Графік платежів також потребує умов їх проведення. «Залишок до відвантаження» називає загальний етап, але не обов’язково докази, які команда очікує раніше. Узгодьте, що нададуть, хто перевірить і як невирішені розбіжності вплинуть на наступний крок. Фото, звіт інспекції та бронювання перевезення не є взаємозамінними доказами.

Для виробу на замовлення посилайтеся на затверджену специфікацію або редакцію креслення та погоджений зразок. Не вміщуйте цілий технічний договір в одну перевантажену клітинку опису. PI може визначати основні додатки й кількість кожного варіанта, а додатки — деталі для виробництва та контролю.

Нарешті, читайте строк разом з умовою початку. «Готово за 30 днів» може означати 30 днів після авансу, схвалення зразка або обох подій. Це різні обіцянки. Уточніть початок відліку, календарні чи робочі дні й значення слова «готово» для замовлення. Це пропозиція перевірки формулювання, а не твердження про спільну практику всіх постачальників.

Компанія, що виставила проформу

В обох прикладах продавець має бути встановлений. PI під англійським брендом може не називати зареєстровану компанію материкового Китаю. Запросіть її повну китайську юридичну назву та Єдиний код соціального кредиту, або USCC, а також письмовий зв’язок між цією особою й назвою в пропозиції.

Правила SAMR щодо здійснення реєстрації називають найменування й USCC серед полів бізнес-ліцензії. Вони дають точніші орієнтири для порівняння, ніж логотип чи англійський напис. Номер PI позначає пропозицію; USCC — зареєстроване підприємство. Зберігайте їх в окремих полях.

Скористайтеся пошуком компанії для перегляду відповідного запису або почніть із перевірки бізнес-ліцензії, якщо постачальник надіслав її зображення. Зіставте отримані реквізити з майбутнім продавцем. Знайдена компанія не доводить повноважень автора листа чи прийняття нею саме цього замовлення.

Якщо каталог указує завод, а PI видає торговельна компанія, з’ясуйте, хто продає і хто виробляє. Не стирайте різниці, вибираючи назву, яку легше знайти. Так само дійте, якщо видавець PI відрізняється від сторони замовлення: уточніть ролі, перш ніж вважати документи єдиною погодженою операцією.

Рахунок одержувача перевіряють окремо. Реєстраційний пошук не засвідчує власника рахунка чи права збирати оплату. Це розглянуто в посібнику з перевірки банківського одержувача. PI зі зміненими платіжними інструкціями не слід погоджувати звичайним порядком до незалежного підтвердження цих інструкцій.

Поставка й редакції

Читайте умову поставки разом із названим місцем і погодженою версією правил. Пояснення ICC щодо Incoterms описують розподіл витрат, ризиків і обов’язків. Короткий термін сам не визначає специфікацію, графік оплати та всі інші умови продажу.

Якщо PI містить лише трилітерний термін без місця, попросіть доповнення. Порівнюючи пропозиції, спочатку приведіть поставку до зіставної основи, потім порівнюйте суми. Нижча ціна товару може означати інший розподіл перевезення чи зборів. Ваш перевізник допоможе пояснити транспортну схему; звіт про підприємство не визначить її вартість.

Редакції потребують такої самої уваги, як перша версія. Припустімо, індивідуальне замовлення змінюється з одного кольору на два. Постачальник може одночасно змінити кількості, підготовчі витрати й строк. Попросіть нову PI з чітким номером і датою, а потім порівняйте всі зміни із затвердженим запитом. Повідомлення про прийняття кольору не пояснює непов’язаної заміни одержувача коштів.

Збережіть попередній файл, запит на зміну та прийняту редакцію. Зазначте чинну версію в закупівельних документах, щоб фінансовий і операційний підрозділи не працювали з різними вкладеннями. Якщо строк дії минув, запитайте, чи пропозиція чинна, перш ніж покладатися на ціну або термін.

Зміни банківських реквізитів особливо важливі. Австралійські урядові рекомендації щодо компрометації ділової пошти описують підміну рахунків і потребу перевіряти запити оплати. Підтверджуйте відомим надійним каналом; лист із новим рахунком не має бути єдиним підтвердженням.

Корисний запит на виправлення

Назвіть невирішені поля замість прохання «зробити рахунок офіційним». Зображення печатки або новий дизайн PDF не розв’яже питання одиниць першого прикладу чи бази авансу другого.

Просимо виправити PI [номер], зазначивши китайську юридичну назву й USCC погодженого продавця, одиницю кількості, посилання на специфікацію, валюту та включені витрати. Вкажіть суму й базу кожного платежу, умову поставки з названим місцем і подію, від якої рахується строк. Позначте нову редакцію та підтвердьте, яку попередню вона замінює.

Пристосуйте текст до реальних прогалин. Не вимагайте щоразу перевидавати весь документ, якщо пункт уже зрозумілий у прийнятому додатку. За сумнівів щодо продавця запросіть підтвердні дані компанії. За різних кількостей наведіть числа обох документів. Конкретний запит полегшує оцінювання відповіді.

Отримавши відповідь, перевірте виправлені поля й решту змін. Зберігайте оригінал постачальника замість самостійного редагування PDF. Робоча копія з коментарями має чітко відрізнятися від виданого документа й версії, прийнятої обома сторонами.

Від пропозиції до відвантаження

Погоджена PI стає орієнтиром для наступних документів. Порівнюйте комерційний інвойс і пакувальні дані з прийнятим замовленням та змінами. Посібник International Trade Administration з комерційних інвойсів пояснює роль у митному оформленні й необхідність перевірити вимоги країни призначення.

Різниця може бути обґрунтованою, наприклад погоджене часткове відвантаження, але потребує пояснення в історії замовлення. Не підганяйте наступні документи під застарілу пропозицію й не приймайте непояснених змін лише через професійний вигляд першої PI. Податковий рахунок, отриманий пізніше, також потребує належної перевірки; він не доводить заднім числом відповідності товару специфікації.

Корисний результат — купівля, яку можна описати точно: встановлений продавець, погоджені товари, реальна база ціни, етапи оплати та обіцянка поставки. Якщо продавець невідомий, почніть із компанії. Потім усуньте комерційні прогалини за допомогою документів і людей, відповідальних за умови.