Sprawdzanie chińskiej faktury pro forma
Dwa przykładowe zamówienia pokazują kontrolę jednostek, zaliczki, sprzedawcy, dostawy i zmian w fakturze pro forma chińskiego dostawcy.
Zacznij od chińskiej nazwy prawnej lub USCC. Potwierdź pasującą firmę przed otwarciem jej profilu.
Dostawca przesyła przejrzystą fakturę pro forma i prosi o zaliczkę. Obliczenia wyglądają poprawnie. Jednak zamówienie mówi o „zestawach”, a faktura o „sztukach”, natomiast termin dostawy zaczyna się od zdarzenia, którego nikt nie określił. Takie problemy warto znaleźć przed dalszą realizacją.
Sprawdzenie chińskiej pro formy oznacza przeczytanie proponowanego zamówienia, ustalenie sprzedawcy i wyjaśnienie otwartych warunków. Żadna chińska wyszukiwarka faktur podatkowych nie uwierzytelnia każdej oferty dostawcy nazwanej PI. Weryfikacja firmy pomaga ustalić, kto sprzedaje; samo zamówienie wymaga osobnego przeglądu.
Poradnik wykorzystuje dwa fikcyjne zakupy: małe zamówienie towaru magazynowego i produkcję na zamówienie. Ilustracje są materiałem dydaktycznym, a nie prawdziwymi fakturami, transakcjami klientów czy urzędowymi wzorami.
Oferta w formie faktury
Amerykańska International Trade Administration opisuje fakturę pro forma jako ofertę przedstawioną w formie faktury. Może ona dostarczyć danych potrzebnych do przygotowania planowanego importu. Dlatego PI często poprzedza produkcję lub wysyłkę i zawiera warunki płatności oraz dostawy.
Nie ustalaj skutków prawnych wyłącznie na podstawie tytułu. Transakcja może obejmować także zamówienie, przyjętą ofertę, korespondencję i odrębną umowę. Jeśli PI będzie głównym porozumieniem, zasięgnij porady o właściwym prawie i akceptowanych warunkach. Nazwa „pro forma” nie usprawiedliwia pomijania zobowiązań.
PI różni się również od chińskiej faktury podatkowej, czyli fapiao. Nie wpisuj jej numeru zamówienia do narzędzia weryfikacji faktur VAT, by potem uznać brak wpisu podatkowego za oszustwo. Nasze porównanie faktur wyjaśnia kategorie. Tutaj chodzi o doprecyzowanie zakupu tak, aby dało się go sprawdzić i uzgodnić.
Przykład towaru magazynowego
Wyobraź sobie zakup wielorazowych pudełek od sprzedawcy z Chin kontynentalnych. Notatka zakupowa przewiduje 240 zestawów po dwa pudełka. Pierwsza PI podaje jednak 240 sztuk po 8 USD. Obie strony mogą widzieć sumę 1 920 USD, choć niekoniecznie wyceniają tę samą liczbę produktów.
Poproś o jednoznaczną jednostkę: 240 zestawów, dwa pudełka w zestawie, 8 USD za zestaw. To oznacza 480 pudełek. Nie zobowiązuje dostawcy do przyjęcia ceny, lecz ujawnia rozbieżność, którą można uzgodnić. Nie zmieniaj po cichu znaczenia „sztuk” we własnym arkuszu zatwierdzenia.
Opis produktu również wymaga przydatnego odniesienia. Zdjęcie może pokazywać kolor, ale nie wyjaśniać wymiarów, materiału czy dołączonych akcesoriów. Dla tego fikcyjnego zamówienia dołącz uzgodnioną specyfikację towaru magazynowego z oznaczeniem wersji. Jeśli pokrywki są w cenie, zapisz to. Dodatek widoczny w tle zdjęcia nie zastępuje wyraźnego potwierdzenia.
Następnie porównaj sumę z zakresem oferty. Jeśli 1 920 USD obejmuje tylko towar, oddziel transport, ubezpieczenie i inne uzgodnione opłaty. Nie zakładaj, że wyróżniona kwota zawiera dostawę do twojego magazynu. Wyjaśnij też walutę: wpisz USD, jeśli tak uzgodniono, zamiast nieopisanego znaku dolara.
Ten przykład wymaga poprawnej jednostki i jasnego opisu, a nie dłuższego raportu o firmie. Dane rejestrowe nie określają liczby pudełek w zestawie. Rozdziel zadania: zakupy wyjaśniają opis zamówienia, a weryfikacja firmy potwierdza tożsamość sprzedawcy.
Przykład produkcji na zamówienie
Rozważmy teraz fikcyjne zamówienie specjalne: 1 000 sztuk po 12 USD oraz oddzielną opłatę 600 USD za przygotowanie produkcji. Towar kosztuje 12 000 USD, a całość 12 600 USD. „Zaliczka 30%” jest niepełną instrukcją, dopóki strony nie uzgodnią podstawy procentu.
| Uzgodniona podstawa | Pierwsza płatność | Pozostała kwota |
|---|---|---|
| 30% łącznej kwoty 12 600 USD | 3 780 USD | 8 820 USD |
| 30% wartości towaru 12 000 USD i pełna opłata przygotowawcza 600 USD | 4 200 USD | 8 400 USD |
Różnica wynosi 420 USD. Wynika z podstawy płatności, nie z błędu rachunkowego. Poproś o oddzielenie zaliczki na towar od opłat należnych w całości i pokazanie salda. Jeśli koszt podlega zwrotowi, zaliczeniu na przyszłe zamówienie lub zapłacie dopiero po akceptacji próbki, zapisz warunek w miejscu widocznym dla obu stron.
Harmonogram płatności potrzebuje też warunków ich uruchomienia. „Saldo przed wysyłką” określa ogólny etap, ale niekoniecznie wcześniejsze dowody wymagane przez zespół. Uzgodnijcie, co zostanie dostarczone, kto to sprawdzi i jak nierozwiązane rozbieżności wpłyną na dalszy krok. Zdjęcie, raport kontroli i rezerwacja transportu nie są zamiennymi dowodami.
W przypadku produktu specjalnego wskaż zatwierdzoną specyfikację lub wersję rysunku oraz uzgodnioną próbkę. Nie upychaj całej umowy technicznej w jednej komórce opisu. PI może wskazywać wiążące załączniki i ilość każdego wariantu, a załączniki zawierać szczegóły potrzebne do produkcji i kontroli.
Na koniec przeczytaj termin razem z warunkiem jego rozpoczęcia. „Gotowe w 30 dni” może oznaczać 30 dni od zaliczki, zatwierdzenia próbki albo spełnienia obu warunków. To różne zobowiązania. Ustal zdarzenie początkowe, dni kalendarzowe lub robocze i znaczenie słowa „gotowe”. To propozycja kontroli zapisu, a nie twierdzenie o jednolitym zwyczaju wszystkich dostawców.
Firma stojąca za ofertą
Oba przykłady nadal wymagają ustalonego sprzedawcy. PI z angielską marką w nagłówku może nie zawierać zarejestrowanej nazwy firmy z Chin kontynentalnych. Poproś o pełną chińską nazwę prawną i Jednolity Kod Kredytu Społecznego, czyli USCC, oraz pisemne powiązanie podmiotu z nazwą na ofercie.
Przepisy wykonawcze SAMR dotyczące rejestracji wymieniają nazwę i USCC wśród pól licencji działalności. Są dokładniejszym punktem porównania niż logo lub angielska pisownia. Numer PI identyfikuje ofertę, a USCC zarejestrowany podmiot. Przechowuj je w osobnych polach.
Użyj wyszukiwarki firm, aby sprawdzić pasujący wpis, lub zacznij od weryfikacji licencji działalności, jeśli otrzymałeś jej obraz. Porównaj uzyskaną tożsamość z proponowanym sprzedawcą. Znalezienie firmy nie dowodzi, że autor emaila ją reprezentuje ani że przyjęła to konkretne zamówienie.
Jeżeli katalog wskazuje fabrykę, ale PI wystawia firma handlowa, ustal, kto sprzedaje, a kto wytwarza. Nie zacieraj różnicy przez wybór nazwy łatwiejszej do wyszukania. Tak samo postąp, gdy wystawca PI różni się od strony zamówienia: wyjaśnij role, zanim potraktujesz dokumenty jako jedną uzgodnioną transakcję.
Rachunek odbiorcy wymaga osobnej kontroli. Rejestr nie potwierdza właściciela konta ani prawa do odbioru płatności. Nasz poradnik weryfikacji beneficjenta bankowego omawia ten etap. PI zmieniająca instrukcje płatnicze powinna trafić poza rutynową ścieżkę zatwierdzania do czasu niezależnego potwierdzenia.
Dostawa i zmiany wersji
Czytaj warunek dostawy razem z nazwanym miejscem i uzgodnioną wersją reguł. Wytyczne ICC dotyczące Incoterms wyjaśniają podział kosztów, ryzyka i obowiązków. Krótki termin sam nie określa specyfikacji, płatności ani wszystkich innych warunków sprzedaży.
Jeżeli PI ma tylko trzyliterowy termin bez miejsca, poproś o uzupełnienie. Przy porównywaniu ofert najpierw sprowadź podstawę dostawy do porównywalnego zakresu, a potem porównuj sumy. Niższa cena towaru może wiązać się z innym podziałem transportu i opłat. Operator przewozowy pomoże zinterpretować transport; raport o firmie go nie wyceni.
Zmiany wymagają takiej samej uwagi jak pierwsza wersja. Załóżmy przejście zamówienia specjalnego z jednego koloru na dwa. Dostawca może jednocześnie zmienić ilości, przygotowanie produkcji i termin. Poproś o zmienioną PI z wyraźnym numerem i datą, a potem porównaj wszystkie zmiany z zatwierdzonym zapotrzebowaniem. Wiadomość akceptująca kolor nie wyjaśnia niezwiązanego z nim nowego beneficjenta.
Zachowaj wcześniejszy plik, wniosek o zmianę i zaakceptowaną wersję. Wskaż obowiązującą wersję w dokumentacji zakupu, aby finanse i operacje nie korzystały z różnych załączników. Gdy ważność oferty minęła, zapytaj, czy nadal obowiązuje, zanim oprzesz się na cenie lub terminie.
Zmiany danych bankowych są szczególnie ważne. Australijskie zalecenia rządowe dotyczące przejęcia poczty firmowej opisują manipulowanie fakturami i konieczność sprawdzania żądań zapłaty. Potwierdź zmianę znanym, zaufanym kanałem. Email z nowym kontem nie powinien być jednocześnie jedynym potwierdzeniem.
Konkretna prośba o korektę
Wskaż nierozwiązane pola zamiast prosić o „nadanie fakturze oficjalnego charakteru”. Obraz pieczęci lub nowy wygląd PDF nie rozwiązuje problemu jednostki z pierwszego przykładu ani podstawy zaliczki z drugiego.
Prosimy poprawić PI [numer], podając chińską nazwę prawną i USCC uzgodnionego sprzedawcy, jednostkę ilości, odniesienie do specyfikacji, walutę i uwzględnione koszty. Prosimy określić kwotę i podstawę każdej płatności, warunek dostawy z nazwanym miejscem oraz zdarzenie rozpoczynające bieg terminu. Prosimy oznaczyć nową wersję i potwierdzić, którą wcześniejszą zastępuje.
Dostosuj tekst do rzeczywistych luk. Nie żądaj zawsze ponownego wystawienia całego dokumentu, jeśli dany punkt jest już jasny w zaakceptowanym załączniku. Przy spornej tożsamości poproś o dowody firmowe. Przy rozbieżnej ilości pokaż liczby z obu dokumentów. Precyzyjna prośba ułatwia ocenę odpowiedzi.
Po otrzymaniu odpowiedzi sprawdź poprawione pola i inne zmiany. Zachowaj oryginalny plik dostawcy zamiast samodzielnie edytować PDF. Robocza kopia z komentarzami powinna być wyraźnie oddzielona od dokumentu wystawionego i wersji przyjętej przez obie strony.
Od oferty do wysyłki
Uzgodniona PI staje się punktem odniesienia dla późniejszych dokumentów. Porównaj fakturę handlową i dane pakowania z przyjętym zamówieniem oraz zmianami. Poradnik faktury handlowej International Trade Administration wyjaśnia jej rolę w odprawie i konieczność sprawdzenia wymagań kraju docelowego.
Różnica może być uzasadniona, na przykład uzgodnioną częściową wysyłką, ale musi mieć wyjaśnienie w dokumentacji. Nie dopasowuj późniejszych dokumentów na siłę do nieaktualnej oferty ani nie przyjmuj niewyjaśnionych zmian tylko dlatego, że pierwsza PI wyglądała profesjonalnie. Późniejsza faktura podatkowa również wymaga właściwej weryfikacji; nie dowodzi wstecznie zgodności towaru ze specyfikacją.
Przydatny rezultat to zakup, który umiesz opisać dokładnie: zidentyfikowany sprzedawca, uzgodnione towary, rzeczywista podstawa ceny, etapy płatności i obietnica dostawy. Jeśli brakuje tożsamości, zacznij od firmy. Następnie wyjaśnij kwestie handlowe za pomocą dokumentów zamówienia i osób odpowiedzialnych za warunki.