中国のプロフォーマインボイスを確認

仕入先から、合計金額が整然と記載されたプロフォーマインボイスが届き、前払いを求められました。計算は合っているように見えます。しかし発注書は「セット」、インボイスは「個」と記載し、納期の起算点も決まっていません。注文を進める前に見つけたいのは、こうした問題です。

中国のプロフォーマインボイスを確認するとは、予定する注文を読み、売主を特定し、未確定の条件を解消することです。 PIと呼ばれる仕入先の見積書すべてを、中国の税務発票照会で認証できるわけではありません。企業確認は売主の特定に役立ちますが、注文自体の確認は別に必要です。

本記事では、少量の在庫品購入と受注生産という2つの架空注文を使います。画像は学習用の計算例であり、実際のインボイス、顧客取引、公式ひな型ではありません。

インボイス形式の見積書

米国国際貿易局は、プロフォーマインボイスをインボイス形式で提示する見積書と説明しています。予定する輸入の準備に必要な情報を買主に提供する役割があります。そのため、PIは生産や出荷前に発行されることが多く、支払条件や引渡条件が記載されます。

表題だけで法的効力を判断しないでください。注文には発注書、承諾された見積書、往復の連絡、別途契約書も関係します。PIを主な合意文書にするなら、適用法や受け入れる条件について専門家に確認しましょう。「プロフォーマ」という名称は、義務を無視できる理由にはなりません。

PIは、中国の税務上の請求書である発票とも異なります。注文番号を増値税発票の照会ツールに入力し、税務記録が見つからないことを不正と判断しないでください。書類の違いはインボイスの種類比較で説明しています。ここでは、購入内容を双方が確認・合意できる程度まで明確にします。

在庫品の注文例

中国本土の売主から、繰り返し使える収納ボックスを買うとします。購入メモでは240セット、各セットに2個を指定しています。ところが最初のPIは240個、単価USD 8です。双方が合計USD 1,920を見ていても、同じ実物数量を見積もったとは限りません。

「240セット、各セットに2個、セット当たりUSD 8」と単位を明記してもらいます。実物は480個です。仕入先にこの価格の受諾を強いるのではなく、相違点を明らかにして合意できるようにするためです。社内の承認シートだけで「個」を黙って読み替えないでください。

商品説明には確認の基準も必要です。写真は色を示していても、寸法、素材、付属品は不明かもしれません。この架空注文では、合意した在庫品仕様を添付し、版を特定します。ふた込みなら、その旨を明記します。写真の背景に付属品が写っているだけでは、同梱の約束の代わりになりません。

次に、合計と見積範囲を照合します。USD 1,920が商品代だけなら、運賃、保険料、その他の合意費用を分けます。目立つ合計額だけで、自社倉庫までの配送が含まれると思い込まないでください。通貨も明確にします。合意が米ドルなら、説明のないドル記号ではなくUSDと書きます。

この例で必要なのは数量単位の修正と明確な商品説明であり、企業レポートの増ページではありません。登記情報では各セットに入るボックス数は決まりません。担当も分けましょう。購買側は注文内容を、企業確認では売主の身元を確かめます。

受注生産の注文例

次は架空の特注品です。1,000個を単価USD 12で購入し、別途USD 600の生産準備費を支払います。商品小計はUSD 12,000、総額はUSD 12,600です。「30%前払い」だけでは、何の金額に率を掛けるか合意するまで不十分です。

前払いの基準による違い

合意した計算基準	初回支払額	残額
総額USD 12,600の30%	USD 3,780	USD 8,820
商品代USD 12,000の30%に、生産準備費USD 600の全額を加算	USD 4,200	USD 8,400

差額はUSD 420です。計算ミスではなく、支払基準の違いから生じています。商品代の前払いと全額支払う費用を分け、残額も記載してもらいましょう。返金可能、後の注文に充当可能、サンプル承認後のみ支払うなどの条件があれば、双方が確認できる場所に残します。

支払予定には実行条件も必要です。「出荷前に残額を支払う」は大まかな段階を示すだけで、事前に必要な証拠書類まで明らかとは限りません。何を提出し、誰が確認し、未解決の相違が次の工程にどう影響するかを合意します。写真、検査報告書、輸送予約を同じ証拠として扱わないでください。

特注品については、承認済み仕様、図面の改訂版、合意したサンプルを指定します。技術契約の全内容を商品説明の1セルに詰め込む必要はありません。PIで基準となる添付資料とバリエーションごとの数量を特定し、製造・検査に必要な詳細は添付資料に記載できます。

最後に、納期を起算条件と一緒に読みます。「30日で準備完了」は、前払金の受領から30日なのか、サンプル承認後なのか、両方が済んだ後なのかで異なります。起算点、暦日か営業日か、本注文での「準備完了」の意味を明確にします。これは条件を確認するための提案であり、すべての仕入先に共通する慣行ではありません。

見積書を発行した会社

どちらの例でも売主の特定が必要です。PIの頭書きが英語ブランドだけなら、中国本土の登記名称は載っていないかもしれません。完全な中国語正式名称と統一社会信用コード、すなわちUSCCを取り寄せ、その法人と見積書の名称のつながりを書面で確認します。

SAMRの登記に関する実施規定は、名称とUSCCを営業許可証の記載事項に挙げています。ロゴや英語表記よりも具体的に照合できる情報です。PIの管理番号は見積書を、USCCは登記された企業を特定します。別の欄で管理してください。

企業検索で一致する記録を確認するか、営業許可証の画像が届いているなら営業許可証の照合から始めます。取得した企業情報と予定の売主を比較します。ただし、会社が見つかっても、メール送信者の代理権や、その会社がこの注文を承諾したことの証明にはなりません。

カタログには工場名があり、PIは貿易会社が出している場合、誰が売り、誰が製造するのかを確認します。検索しやすい名前を選ぶだけで、その違いを消してはいけません。PI発行者と発注書の相手方が異なる場合も、役割を整理してから同じ合意済み取引として扱います。

受取口座には別の確認が必要です。登記照会では口座名義や集金権限は確認できません。銀行受取人の確認ガイドでこの手順を説明しています。改訂PIで振込指示が変わった場合は、独立した方法で確認するまで通常の承認手順から外します。

引渡条件と改訂

引渡条件は、指定場所と合意したルールの版を合わせて読みます。ICCのインコタームズ案内は、費用、リスク、義務の配分を説明しています。短い略号だけでは、製品仕様や支払計画、その他すべての売買条件は決まりません。

PIに場所のない3文字の略号だけがあるなら、補足を依頼します。複数の見積書を比べる際は、引渡条件を同じ基準にそろえてから合計を比較します。商品額が安くても、運賃などの負担区分が違う場合があります。輸送会社は予定する輸送条件の解釈を支援できますが、企業レポートは運賃を見積もれません。

改訂版も初版と同じように確認します。特注品を1色から2色に変更すると、数量、生産準備費、納期も同時に変わるかもしれません。番号と日付が明確な改訂PIを求め、変更項目を承認済みの依頼と照合します。新色を了承したチャットだけでは、関係のない受取人変更は説明できません。

旧ファイル、変更依頼、受諾した改訂版を保存します。採用版を購買記録に明記し、経理と業務担当が別の添付資料を使わないようにします。有効期限が切れているなら、価格や納期を前提に進める前に、見積条件がまだ有効か確認してください。

銀行情報の変更は特に重要です。オーストラリア政府のビジネスメール詐欺対策ガイドは、インボイスの改ざんと支払依頼の確認の必要性を説明しています。すでに信頼できる連絡経路で確認します。新口座を知らせるメールだけを唯一の確認元にしないでください。

修正依頼を具体的に

「正式なインボイスにしてください」とだけ頼むのではなく、未解決の項目を挙げます。印影画像や新しいPDFデザインを加えても、最初の例の数量単位や次の例の前払計算基準は解決しません。

PI［管理番号］を修正し、合意した売主の中国語正式名称とUSCC、数量単位、仕様参照、通貨、含まれる費用を記載してください。各支払の金額と計算基準、引渡条件と指定場所、納期の起算事由も明記してください。新しい改訂版を特定し、どの旧版に置き換わるのか確認してください。

実際の不足に合わせて文面を調整します。受諾済みの添付資料で明らかな事項について、すべての仕入先に全文書の再発行を求める必要はありません。売主の特定が争点なら企業情報の裏付けを、数量差なら両資料の数量を示します。焦点を絞った依頼は返答も判断しやすくなります。

返答が届いたら、修正箇所とそれ以外の変更も確認します。自分でPDFを直さず、仕入先の元ファイルを保管します。コメント用の作業コピーは、発行された書類と双方が受諾した版から明確に分けてください。

見積もりから出荷へ

合意済みPIは、後続書類の確認基準になります。商業インボイスと梱包情報を、受諾済み注文と変更内容に照らして確認します。米国国際貿易局の商業インボイス案内は、通関での役割と仕向地固有の要件確認を説明しています。

合意済みの分割出荷など、相違に正当な理由がある場合もあります。ただし注文記録に説明を残す必要があります。古い見積書に後続書類を無理に合わせたり、最初のPIが立派だったからと説明のない変更を受け入れたりしないでください。後で税務発票を受け取っても、その種類に応じた照会が別に必要です。それによって商品の仕様適合がさかのぼって証明されるわけではありません。

目指すのは、売主、合意商品、価格の基準、支払段階、引渡しの約束を正確に説明できる購入です。主体が不明なら企業確認から始め、商取引上の不明点は注文書類と担当者との確認で解消します。