Chinesische Proformarechnungen prüfen
Zwei Beispielbestellungen zeigen, wie Sie Mengen, Anzahlungen, Verkäuferidentität, Lieferbedingungen und Änderungen einer chinesischen Proformarechnung prüfen.
Suchen Sie nach dem chinesischen Firmennamen oder USCC und gleichen Sie das Unternehmen mit Ihrem Lieferanten ab.
Ein Lieferant schickt eine ordentlich gestaltete Proformarechnung und bittet um eine Anzahlung. Rechnerisch scheint alles zu stimmen. Doch die Bestellung nennt „Sets“, die Rechnung „Stück“, und die Lieferfrist beginnt mit einem Ereignis, das niemand definiert hat. Solche Fragen sollten vor dem nächsten Bestellschritt geklärt werden.
Eine chinesische Proformarechnung zu prüfen heißt, das geplante Geschäft zu lesen, den Verkäufer zu identifizieren und offene Bedingungen zu klären. Keine chinesische Steuerrechnungsabfrage bestätigt die Echtheit jedes Lieferantenangebots mit der Bezeichnung PI. Eine Firmenprüfung klärt, wer verkauft; die Bestellung selbst muss gesondert geprüft werden.
Der Leitfaden nutzt zwei fiktive Käufe: eine kleine Bestellung von Lagerware und einen Fertigungsauftrag nach Kundenvorgabe. Die Abbildungen sind Lehrbeispiele, keine echten Rechnungen, Kundentransaktionen oder amtlichen Vorlagen.
Ein Angebot in Rechnungsform
Die US-amerikanische International Trade Administration beschreibt eine Proformarechnung als Angebot in Rechnungsform. Sie kann Angaben liefern, die ein Käufer zur Vorbereitung eines geplanten Imports benötigt. Deshalb kommt eine PI häufig vor Fertigung oder Versand und enthält Zahlungs- und Lieferbedingungen.
Leiten Sie die Rechtswirkung nicht allein aus dem Titel ab. Zum Geschäft können auch eine Bestellung, ein angenommenes Angebot, Schriftwechsel und ein gesonderter Vertrag gehören. Soll die PI Ihre Hauptvereinbarung sein, lassen Sie sich zum anwendbaren Recht und den akzeptierten Bedingungen beraten. „Pro forma“ ist kein Grund, Verpflichtungen zu übergehen.
Eine PI unterscheidet sich außerdem von einer chinesischen Steuerrechnung, der Fapiao. Geben Sie ihre Bestellreferenz nicht in eine Umsatzsteuerrechnungsprüfung ein, um einen fehlenden Steuereintrag anschließend als Betrug zu deuten. Unser Rechnungsvergleich erklärt die Dokumentarten. Hier geht es darum, den geplanten Kauf so klar zu beschreiben, dass er geprüft und vereinbart werden kann.
Das Beispiel mit Lagerware
Angenommen, Sie kaufen wiederverwendbare Aufbewahrungsboxen bei einem Verkäufer in Festlandchina. Ihre Einkaufsnotiz nennt 240 Sets mit jeweils zwei Boxen. Die erste PI führt 240 Stück zu je 8 USD auf. Beide Seiten sehen vielleicht 1.920 USD als Gesamtbetrag, haben aber nicht zwingend dieselbe Menge bepreist.
Bitten Sie um eine eindeutige Einheit: 240 Sets, zwei Boxen je Set, 8 USD pro Set. Das sind 480 Boxen. Der Lieferant muss diesen Preis nicht akzeptieren; die Formulierung macht die Abweichung sichtbar und verhandelbar. Deuten Sie „Stück“ nicht stillschweigend in Ihrer internen Freigabe um.
Auch die Produktbeschreibung braucht einen belastbaren Bezug. Ein Foto zeigt womöglich die Farbe, lässt aber Maße, Material und enthaltenes Zubehör offen. Fügen Sie für diese fiktive Bestellung die vereinbarte Spezifikation des Lagerartikels mit Versionsangabe bei. Sind Deckel enthalten, schreiben Sie das ausdrücklich. Zubehör im Fotohintergrund ersetzt keine klare Leistungsbeschreibung.
Vergleichen Sie danach die Summe mit dem Angebotsumfang. Sind 1.920 USD nur der Warenwert, weisen Sie Fracht, Versicherung und weitere vereinbarte Kosten getrennt aus. Unterstellen Sie nicht, dass die hervorgehobene Summe die Lieferung bis zu Ihrem Lager umfasst. Auch Währungszeichen können missverständlich sein: Schreiben Sie bei vereinbarten US-Dollar USD statt eines unerläuterten Dollarzeichens.
Dieses Beispiel braucht eine korrigierte Mengeneinheit und eine klare Beschreibung, keinen längeren Firmenbericht. Registerdaten bestimmen nicht, wie viele Boxen ein Set enthält. Trennen Sie deshalb die Zuständigkeiten: Der Einkauf klärt die Bestellung, die Firmenprüfung die Identität des Verkäufers.
Das Beispiel mit Sonderfertigung
Nun eine fiktive Sonderfertigung: 1.000 Stück zu je 12 USD plus separat 600 USD Einrichtungskosten. Die Ware kostet 12.000 USD, zusammen sind es 12.600 USD. „30 % Anzahlung“ ist unvollständig, solange nicht feststeht, auf welchen Betrag sich der Prozentsatz bezieht.
| Vereinbarte Grundlage | Erste Zahlung | Restbetrag |
|---|---|---|
| 30 % der Gesamtsumme von 12.600 USD | 3.780 USD | 8.820 USD |
| 30 % von 12.000 USD Warenwert zuzüglich der vollen 600 USD Einrichtungskosten | 4.200 USD | 8.400 USD |
Die Differenz beträgt 420 USD. Sie entsteht durch die Zahlungsgrundlage, nicht durch einen Rechenfehler. Bitten Sie darum, die Warenanzahlung von vollständig fälligen Gebühren zu trennen und den Restbetrag auszuweisen. Ist eine Gebühr erstattbar, auf eine spätere Bestellung anrechenbar oder erst nach Musterfreigabe fällig, halten Sie die Bedingung für beide Seiten sichtbar fest.
Zum Zahlungsplan gehören auch Freigabebedingungen. „Restzahlung vor Versand“ nennt eine grobe Phase, aber möglicherweise nicht die vorher erwarteten Nachweise. Vereinbaren Sie, was vorgelegt wird, wer es prüft und wie ungeklärte Abweichungen den nächsten Schritt beeinflussen. Ein Foto, ein Prüfbericht und eine Versandbuchung sind keine austauschbaren Belege.
Verweisen Sie beim Sonderprodukt auf die freigegebene Spezifikation, den Zeichnungsstand und ein vereinbartes Muster. Pressen Sie keinen vollständigen technischen Vertrag in eine überladene Beschreibungszelle. Die PI kann maßgebliche Anlagen und Mengen je Variante nennen; die Anlagen enthalten die Einzelheiten für Fertigung und Prüfung.
Lesen Sie schließlich die Lieferfrist mit ihrem Beginn. „Fertig in 30 Tagen“ kann 30 Tage nach Anzahlung, nach Musterfreigabe oder nach beiden Ereignissen bedeuten. Das sind verschiedene Zusagen. Klären Sie Auslöser, Kalender- oder Arbeitstage und die Bedeutung von „fertig“ für diesen Auftrag. Dies ist eine vorgeschlagene Formulierungsprüfung, keine Behauptung einer einheitlichen Lieferantenpraxis.
Die Firma hinter dem Angebot
In beiden Beispielen muss der Verkäufer feststehen. Eine PI mit englischer Marke im Kopf nennt möglicherweise nicht die eingetragene Firma in Festlandchina. Fragen Sie nach dem vollständigen eingetragenen chinesischen Firmennamen und dem einheitlichen Sozialkreditcode, kurz USCC, sowie einer schriftlichen Zuordnung zwischen dieser Gesellschaft und dem Angebotsnamen.
Die SAMR-Durchführungsregeln zur Registrierung führen Name und USCC als Angaben der Geschäftslizenz auf. Damit vergleichen Sie präziser als mit einem Logo oder einer englischen Schreibweise. Die PI-Referenz identifiziert ein Angebot, der USCC das registrierte Unternehmen. Halten Sie dafür getrennte Felder vor.
Prüfen Sie den passenden Eintrag über die Unternehmenssuche oder beginnen Sie mit der Geschäftslizenzprüfung, wenn ein Lizenzbild vorliegt. Vergleichen Sie die ermittelte Identität mit dem vorgesehenen Verkäufer. Ein gefundenes Unternehmen beweist weder die Vertretungsbefugnis des E-Mail-Absenders noch die Annahme dieser konkreten Bestellung.
Nennt der Katalog eine Fabrik, während eine Handelsgesellschaft die PI ausstellt, klären Sie, wer verkauft und wer produziert. Beseitigen Sie den Unterschied nicht dadurch, dass Sie den leichter auffindbaren Namen wählen. Dasselbe gilt, wenn PI-Aussteller und Partei der Bestellung abweichen: Klären Sie die Rollen, bevor Sie die Unterlagen als ein vereinbartes Geschäft behandeln.
Das Empfängerkonto braucht eine eigene Prüfung. Eine Registersuche bestätigt weder Kontoinhaberschaft noch Inkassovollmacht. Unser Leitfaden zum Zahlungsempfänger behandelt diesen Schritt. Eine überarbeitete PI mit geänderten Zahlungsanweisungen gehört erst nach unabhängiger Bestätigung wieder in die normale Freigabe.
Lieferbedingungen und Änderungen
Lesen Sie die Lieferklausel zusammen mit dem benannten Ort und der vereinbarten Regelversion. Die Incoterms-Erläuterungen der ICC beschreiben die Verteilung von Kosten, Risiken und Pflichten. Eine kurze Klausel definiert nicht zugleich Produktspezifikation, Zahlungsplan und sämtliche übrigen Verkaufsbedingungen.
Steht in der PI nur eine Abkürzung aus drei Buchstaben ohne Ort, lassen Sie sie ergänzen. Bringen Sie Angebote vor dem Preisvergleich auf eine vergleichbare Lieferbasis. Ein niedrigerer Warenpreis kann mit einer anderen Aufteilung von Fracht und sonstigen Kosten einhergehen. Ihr Transportdienstleister kann die vorgeschlagene Beförderung einordnen; ein Firmenbericht kann sie nicht kalkulieren.
Änderungen verdienen dieselbe Aufmerksamkeit wie die erste Fassung. Angenommen, die Sonderfertigung wechselt von einer Farbe zu zwei. Der Lieferant könnte zugleich Mengen, Einrichtungskosten und Lieferzeit ändern. Fordern Sie eine überarbeitete PI mit eindeutiger Referenz und Datum an und gleichen Sie alle Änderungen mit dem freigegebenen Bedarf ab. Eine Chat-Zusage zur neuen Farbe erklärt keinen sachfremden Wechsel des Zahlungsempfängers.
Speichern Sie die alte Datei, den Änderungswunsch und die akzeptierte Revision. Nennen Sie die gültige Fassung in den Bestellunterlagen, damit Finanz- und Betriebsabteilung nicht unterschiedliche Anhänge verwenden. Ist die Gültigkeitsfrist abgelaufen, fragen Sie nach, ob das Angebot noch gilt, bevor Sie sich auf Preis oder Lieferzeit verlassen.
Geänderte Bankdaten sind besonders wichtig. Die australischen Behördenhinweise zu kompromittierten Geschäfts-E-Mails beschreiben Rechnungsmanipulation und die notwendige Prüfung von Zahlungsanfragen. Bestätigen Sie über einen bereits vertrauenswürdigen Kontaktweg. Die Nachricht mit dem neuen Konto darf nicht zugleich die einzige Bestätigung liefern.
Eine gezielte Korrekturanfrage
Benennen Sie offene Felder, statt den Lieferanten zu bitten, die Rechnung „offiziell zu machen“. Ein Stempelbild oder neues PDF-Layout löst weder das Einheitenproblem des ersten Beispiels noch die Anzahlungsgrundlage des zweiten.
Bitte überarbeiten Sie PI [Referenz] und nennen Sie den eingetragenen chinesischen Firmennamen und USCC des vereinbarten Verkäufers, Mengeneinheit und Spezifikationsreferenz sowie Währung und enthaltene Kosten. Geben Sie Betrag und Grundlage jeder Zahlung, Lieferklausel mit benanntem Ort und den Beginn der Lieferfrist an. Kennzeichnen Sie die neue Fassung und bestätigen Sie, welche frühere Version sie ersetzt.
Passen Sie den Text an tatsächliche Lücken an. Verlangen Sie nicht stets eine vollständige Neuausstellung, wenn ein Punkt bereits in einer akzeptierten Anlage geklärt ist. Bei strittiger Verkäuferidentität helfen Unternehmensnachweise; bei Mengenabweichungen nennen Sie die Zahlen beider Dokumente. Eine gezielte Anfrage erleichtert die Bewertung der Antwort.
Prüfen Sie anschließend die korrigierten Felder und alle weiteren Änderungen. Bewahren Sie die Originaldatei des Lieferanten auf, statt das PDF selbst zu bearbeiten. Die kommentierte Arbeitskopie muss klar vom ausgestellten Dokument und der beiderseits akzeptierten Fassung getrennt bleiben.
Vom Angebot zum Versand
Die vereinbarte PI dient später als Vergleichsbasis. Gleichen Sie Handelsrechnung und Verpackungsangaben mit der angenommenen Bestellung und ihren Änderungen ab. Der Handelsrechnungsleitfaden der International Trade Administration erklärt die Bedeutung für die Zollabfertigung und die Prüfung der Anforderungen des Bestimmungslands.
Eine Abweichung kann berechtigt sein, etwa eine vereinbarte Teillieferung, braucht aber eine Erklärung in der Bestellakte. Zwingen Sie spätere Dokumente nicht in ein veraltetes Angebot und akzeptieren Sie keine unerklärten Änderungen, nur weil die erste PI professionell aussah. Auch eine später erhaltene Steuerrechnung verlangt ihre eigene einschlägige Prüfung; sie beweist nicht rückwirkend, dass die Ware der Spezifikation entsprach.
Ein nützliches Ergebnis ist ein präzise beschreibbarer Einkauf: identifizierter Verkäufer, vereinbarte Ware, tatsächliche Preisgrundlage, Zahlungsstufen und Lieferzusage. Fehlt die Identität, beginnen Sie beim Unternehmen. Klären Sie anschließend die kaufmännischen Lücken anhand der Bestellunterlagen mit den zuständigen Personen.