Kiểm tra hóa đơn chiếu lệ Trung Quốc
Hai đơn hàng minh họa cách kiểm tra đơn vị số lượng, tiền trả trước, người bán, giao hàng và bản sửa đổi trên hóa đơn chiếu lệ của nhà cung cấp Trung Quốc.
Tra cứu bằng tên pháp lý tiếng Trung hoặc mã USCC, rồi chọn doanh nghiệp khớp với đối tác của bạn.
Nhà cung cấp gửi hóa đơn chiếu lệ với tổng tiền trình bày gọn gàng và đề nghị trả trước. Phép tính có vẻ đúng. Nhưng đơn đặt hàng ghi “bộ”, còn hóa đơn ghi “chiếc”; thời hạn giao hàng lại bắt đầu từ một sự kiện chưa ai xác định. Nên tìm ra những điểm này trước khi tiếp tục đơn hàng.
Kiểm tra hóa đơn chiếu lệ Trung Quốc là đọc đề xuất mua bán, xác định người bán và làm rõ điều kiện còn bỏ ngỏ. Không có công cụ tra cứu hóa đơn thuế Trung Quốc nào xác thực mọi báo giá được gọi là PI. Tra cứu doanh nghiệp giúp biết ai là người bán; nội dung đơn hàng vẫn cần xem xét riêng.
Bài viết dùng hai giao dịch giả định: một đơn nhỏ lấy hàng có sẵn và một đơn sản xuất theo yêu cầu. Hình ảnh là bài tập minh họa, không phải hóa đơn thật, giao dịch khách hàng hay mẫu chính thức.
Báo giá dưới dạng hóa đơn
International Trade Administration của Hoa Kỳ mô tả hóa đơn chiếu lệ là báo giá trình bày theo dạng hóa đơn. Nó có thể cung cấp thông tin để bên mua chuẩn bị một kế hoạch nhập khẩu. Vì vậy PI thường đến trước khi sản xuất hoặc gửi hàng, kèm điều kiện thanh toán và giao nhận.
Không suy ra hiệu lực pháp lý chỉ từ tiêu đề. Một đơn hàng còn có thể gồm đơn đặt mua, báo giá đã chấp nhận, thư trao đổi và hợp đồng riêng. Nếu PI là thỏa thuận chính, hãy xin tư vấn về luật áp dụng và những điều khoản bạn chấp nhận. Tên “chiếu lệ” không phải lý do bỏ qua nghĩa vụ.
PI cũng khác hóa đơn thuế Trung Quốc, hay fapiao. Đừng nhập mã đơn hàng của PI vào công cụ kiểm tra hóa đơn VAT rồi coi việc không có bản ghi thuế là gian lận. Bài so sánh các loại hóa đơn giải thích sự khác biệt. Ở đây, nhiệm vụ là làm rõ giao dịch để hai bên có thể kiểm tra và thống nhất.
Ví dụ mua hàng có sẵn
Giả sử bạn mua hộp đựng tái sử dụng từ người bán ở Trung Quốc đại lục. Ghi chú mua hàng yêu cầu 240 bộ, mỗi bộ hai hộp. PI đầu tiên lại ghi 240 chiếc với giá 8 USD mỗi chiếc. Hai bên có thể cùng thấy tổng 1.920 USD nhưng chưa chắc đang tính cùng lượng hàng.
Yêu cầu ghi rõ đơn vị: 240 bộ, hai hộp mỗi bộ, 8 USD mỗi bộ. Như vậy là 480 hộp. Không có nghĩa nhà cung cấp phải chấp nhận giá đó; cách ghi giúp lộ rõ bất đồng để giải quyết. Đừng tự đổi nghĩa “chiếc” trong bảng phê duyệt nội bộ mà không trao đổi.
Mô tả sản phẩm cũng cần căn cứ hữu ích. Ảnh có thể cho thấy màu nhưng chưa rõ kích thước, vật liệu hay phụ kiện đi kèm. Với đơn giả định này, đính kèm thông số hàng có sẵn đã thống nhất và ghi phiên bản. Nếu có nắp, hãy ghi rõ. Phụ kiện xuất hiện ở nền ảnh không thay thế xác nhận rằng nó nằm trong đơn.
Tiếp theo, so tổng tiền với phạm vi báo giá. Nếu 1.920 USD chỉ là tiền hàng, tách cước vận chuyển, bảo hiểm và phí khác đã thỏa thuận. Không mặc định tổng nổi bật bao gồm giao đến kho của bạn. Đồng tiền cũng cần rõ: ghi USD nếu đã thống nhất đô la Mỹ, thay vì ký hiệu đô la không giải thích.
Ví dụ này cần sửa đơn vị và mô tả rõ, không cần báo cáo doanh nghiệp dài hơn. Dữ liệu đăng ký không quyết định một bộ gồm mấy hộp. Phân công tương ứng: bộ phận mua hàng xử lý mô tả đơn; kiểm tra doanh nghiệp xác định người bán.
Ví dụ sản xuất theo yêu cầu
Xét một đơn giả định khác: 1.000 sản phẩm giá 12 USD mỗi sản phẩm, cộng riêng 600 USD phí chuẩn bị sản xuất. Tiền hàng là 12.000 USD và tổng cộng 12.600 USD. Dòng “trả trước 30%” chưa đủ nếu hai bên chưa thống nhất tỷ lệ áp dụng trên số tiền nào.
| Cơ sở thống nhất | Lần thanh toán đầu | Số còn lại |
|---|---|---|
| 30% tổng cộng 12.600 USD | 3.780 USD | 8.820 USD |
| 30% tiền hàng 12.000 USD, cộng toàn bộ 600 USD phí chuẩn bị | 4.200 USD | 8.400 USD |
Chênh lệch là 420 USD, do cơ sở tính chứ không phải sai số học. Đề nghị tách tiền hàng trả trước khỏi phí phải trả đủ và ghi số dư. Nếu phí được hoàn lại, trừ vào đơn sau hoặc chỉ trả khi duyệt mẫu, hãy ghi điều kiện ở nơi cả hai bên cùng thấy.
Lịch thanh toán còn cần điều kiện giải ngân. “Trả hết trước khi gửi hàng” chỉ nêu một giai đoạn rộng, chưa chắc nói rõ chứng cứ nhóm của bạn cần xem trước. Thống nhất sẽ cung cấp gì, ai duyệt và bất đồng chưa giải quyết ảnh hưởng bước sau thế nào. Ảnh, báo cáo kiểm định và xác nhận đặt chỗ vận chuyển không phải các chứng cứ thay thế lẫn nhau.
Với sản phẩm tùy chỉnh, viện dẫn thông số hoặc phiên bản bản vẽ đã duyệt cùng mẫu đã thống nhất. Đừng nhét cả hợp đồng kỹ thuật vào một ô mô tả. PI có thể xác định phụ lục làm căn cứ và số lượng từng biến thể; phụ lục chứa chi tiết cần cho sản xuất và kiểm tra.
Cuối cùng, đọc thời gian hoàn thành cùng điều kiện bắt đầu. “Sẵn sàng trong 30 ngày” có thể là 30 ngày sau trả trước, sau duyệt mẫu hoặc sau cả hai. Đó là các cam kết khác nhau. Làm rõ mốc tính, ngày lịch hay ngày làm việc và ý nghĩa “sẵn sàng” đối với đơn này. Đây là gợi ý rà soát câu chữ, không phải quy ước chung của mọi nhà cung cấp.
Doanh nghiệp đứng sau báo giá
Cả hai ví dụ vẫn cần người bán xác định. PI mang thương hiệu tiếng Anh có thể không ghi tên đăng ký của doanh nghiệp Trung Quốc đại lục. Yêu cầu tên pháp lý tiếng Trung đầy đủ và Mã tín dụng xã hội thống nhất, tức USCC, cùng xác nhận bằng văn bản về liên hệ giữa pháp nhân đó và tên trong báo giá.
Quy định thực hiện đăng ký của SAMR liệt kê tên và USCC trong các trường của giấy phép kinh doanh. Các mã này cụ thể hơn để so sánh so với logo hay cách viết tiếng Anh. Mã PI nhận diện báo giá; USCC nhận diện doanh nghiệp đăng ký. Hãy để chúng ở các trường riêng.
Dùng tra cứu doanh nghiệp để xem bản ghi phù hợp, hoặc bắt đầu bằng kiểm tra giấy phép kinh doanh khi nhận được ảnh giấy phép. Đối chiếu danh tính trả về với bên bán dự kiến. Tìm thấy doanh nghiệp không chứng minh người gửi email đại diện cho nó hay công ty đã chấp nhận đơn hàng cụ thể này.
Nếu danh mục sản phẩm ghi tên nhà máy nhưng công ty thương mại phát hành PI, hãy hỏi ai bán và ai sản xuất. Không xóa nhòa khác biệt bằng cách chọn tên dễ tra cứu nhất. Nếu bên phát hành PI khác bên trong đơn mua, cũng cần làm rõ vai trò trước khi coi các tài liệu là một giao dịch đã thống nhất.
Tài khoản nhận tiền cần kiểm tra riêng. Tra cứu đăng ký không chứng minh chủ tài khoản hay quyền thu tiền. Hướng dẫn kiểm tra người thụ hưởng ngân hàng nói về bước này. PI sửa đổi thay hướng dẫn thanh toán không nên được phê duyệt thường lệ cho đến khi chỉ dẫn được xác nhận độc lập.
Giao hàng và sửa đổi
Đọc điều kiện giao hàng cùng địa điểm chỉ định và phiên bản quy tắc đã thỏa thuận. Hướng dẫn Incoterms của ICC giải thích việc phân chia chi phí, rủi ro và nghĩa vụ. Một thuật ngữ ngắn không tự xác định thông số, lịch trả tiền hay mọi điều kiện bán khác.
Nếu PI chỉ có thuật ngữ ba chữ cái mà thiếu địa điểm, đề nghị bổ sung. Khi so sánh báo giá, đưa điều kiện giao hàng về cùng cơ sở trước khi so tổng. Giá hàng thấp hơn có thể đi kèm cách chia cước hoặc phí khác. Đơn vị vận tải có thể giúp hiểu phương án chuyên chở; báo cáo doanh nghiệp không định giá được việc đó.
Bản sửa đổi cần chú ý như bản đầu. Giả sử đơn tùy chỉnh chuyển từ một màu sang hai màu. Nhà cung cấp có thể đồng thời đổi số lượng, phí chuẩn bị và thời gian. Xin PI mới với mã và ngày rõ ràng, rồi so mọi thay đổi với yêu cầu đã duyệt. Tin nhắn đồng ý màu mới không giải thích việc thay người thụ hưởng không liên quan.
Lưu tệp cũ, yêu cầu thay đổi và bản sửa đã chấp nhận. Ghi rõ phiên bản dùng trong hồ sơ mua để tài chính và vận hành không dùng hai tệp khác nhau. Nếu báo giá hết hạn, hỏi còn hiệu lực không trước khi dựa vào giá hoặc thời gian của nó.
Thay đổi ngân hàng đặc biệt quan trọng. Hướng dẫn của chính phủ Úc về xâm phạm email doanh nghiệp mô tả việc sửa hóa đơn và nhu cầu xác minh yêu cầu thanh toán. Xác nhận qua kênh liên hệ đã tin cậy; email thông báo tài khoản mới không được đồng thời là nguồn xác nhận duy nhất.
Yêu cầu sửa đúng trọng tâm
Nêu các trường chưa rõ thay vì chỉ đề nghị “làm hóa đơn chính thức”. Hình con dấu hay thiết kế PDF mới không giải quyết đơn vị trong ví dụ đầu hoặc cơ sở trả trước ở ví dụ thứ hai.
Vui lòng sửa PI [mã tham chiếu], ghi tên pháp lý tiếng Trung và USCC của người bán đã thống nhất, đơn vị số lượng, căn cứ thông số, tiền tệ và phí bao gồm. Nêu số tiền và cơ sở mỗi lần thanh toán, điều kiện giao hàng, địa điểm chỉ định và sự kiện bắt đầu tính thời gian. Xác định bản sửa mới và bản cũ mà nó thay thế.
Điều chỉnh câu chữ theo thiếu sót thực tế. Không cần yêu cầu mọi nhà cung cấp phát hành lại toàn bộ khi một điểm đã rõ trong phụ lục được chấp nhận. Nếu tranh luận về người bán, xin thông tin doanh nghiệp làm căn cứ. Nếu lệch số lượng, nêu số trên cả hai tài liệu. Yêu cầu tập trung giúp đánh giá trả lời dễ hơn.
Khi nhận phản hồi, xem các trường đã sửa và mọi thay đổi khác. Giữ nguyên tệp gốc của nhà cung cấp thay vì tự sửa PDF. Bản làm việc để ghi chú phải tách rõ với tài liệu được phát hành và phiên bản hai bên chấp nhận.
Từ báo giá đến gửi hàng
PI đã thống nhất là căn cứ khi nhận các chứng từ sau. So hóa đơn thương mại và thông tin đóng gói với đơn đã chấp nhận cùng sửa đổi. Hướng dẫn hóa đơn thương mại của International Trade Administration giải thích vai trò trong thông quan và việc kiểm tra yêu cầu riêng của điểm đến.
Khác biệt có thể hợp lý, như giao một phần theo thỏa thuận, nhưng phải có giải thích trong hồ sơ đơn. Đừng ép chứng từ sau khớp báo giá cũ, cũng đừng nhận thay đổi không lý do chỉ vì PI đầu trông chuyên nghiệp. Hóa đơn thuế nhận sau vẫn cần kiểm tra theo loại của nó; không chứng minh hồi tố hàng đạt thông số đã thỏa thuận.
Kết quả hữu ích là giao dịch có thể mô tả chính xác: người bán rõ ràng, hàng đã thống nhất, cơ sở giá thực, các đợt trả tiền và cam kết giao. Nếu thiếu danh tính, bắt đầu từ công ty. Sau đó xử lý chỗ chưa rõ về thương mại bằng hồ sơ đơn hàng và người phụ trách điều khoản.