Çin Proforma Fatura Kontrolü
İki örnek sipariş üzerinden Çinli tedarikçinin proformasında miktar birimini, avansı, satıcı kimliğini, teslimatı ve revizyonları inceleyin.
Şirketin Çince yasal unvanı veya Birleşik Sosyal Kredi Kodu (USCC) ile başlayın. Profilini açmadan önce doğru şirketi seçtiğinizden emin olun.
Tedarikçi, toplamı düzgün görünen bir proforma fatura gönderip avans ister. Hesap doğru görünür. Ancak satın alma siparişinde “set”, faturada “adet” yazmaktadır; teslim süresi de kimsenin tanımlamadığı bir olaydan başlar. Sipariş ilerlemeden bu sorunları bulmak yararlıdır.
Çin proforma faturasını kontrol etmek; önerilen siparişi okumak, satıcıyı belirlemek ve açık kalan koşulları netleştirmektir. PI adını taşıyan her tedarikçi teklifini doğrulayan bir Çin vergi faturası sorgusu yoktur. Şirket kontrolü satıcının kim olduğunu belirlemeye yardımcı olur; siparişin kendisi ayrıca incelenmelidir.
Bu rehber iki kurgusal satın alma kullanır: küçük bir stok ürün siparişi ve özel üretim siparişi. Görseller eğitim amaçlı çalışma sayfalarıdır; gerçek fatura, müşteri işlemi veya resmî şablon değildir.
Fatura biçiminde bir teklif
ABD International Trade Administration, proforma faturayı fatura biçiminde sunulan bir teklif olarak tanımlar. Planlanan ithalatı düzenlemek için alıcının ihtiyaç duyduğu bilgileri sağlayabilir. Bu yüzden PI çoğunlukla üretim veya sevkiyattan önce gelir, ödeme ve teslim koşullarını içerir.
Belgenin hukuki etkisini yalnızca başlığından çıkarmayın. Sipariş; satın alma emri, kabul edilmiş teklif, yazışmalar ve ayrı sözleşme de içerebilir. PI ana anlaşmanız olacaksa uygulanacak hukuk ve kabul ettiğiniz şartlar hakkında danışmanlık alın. “Proforma” adı yükümlülükleri görmezden gelme gerekçesi değildir.
PI, Çin vergi faturası olan fapiao ile de aynı değildir. Sipariş referansını KDV faturası doğrulama aracına girip vergi kaydı çıkmamasını dolandırıcılık olarak yorumlamayın. Fatura karşılaştırmamız belge türlerini açıklar. Burada amaç, önerilen alımı kontrol edilip kararlaştırılabilecek kadar netleştirmektir.
Stok ürün siparişi örneği
Çin anakarasındaki bir satıcıdan yeniden kullanılabilir saklama kutuları aldığınızı düşünün. Satın alma notunuz, her sette iki kutu bulunan 240 set istiyor. İlk PI ise adedi 8 USD olan 240 adet listeliyor. İki taraf da 1.920 USD toplamını görebilir, fakat aynı miktarı fiyatlandırmış olmayabilir.
Birimin açık yazılmasını isteyin: 240 set, sette iki kutu, set başına 8 USD. Bu, 480 kutu demektir. Tedarikçi bu fiyatı kabul etmek zorunda değildir; ifade anlaşmazlığı görünür yapar ve çözülmesini sağlar. Kendi onay tablonuzda “adet” sözcüğünü sessizce yeniden yorumlamayın.
Ürün açıklamasının da işe yarar bir referansı olmalıdır. Fotoğraf rengi gösterirken ölçüleri, malzemeyi veya dâhil aksesuarları belirsiz bırakabilir. Bu kurgusal sipariş için üzerinde anlaşılan stok ürün teknik özelliğini sürümüyle birlikte ekleyin. Kapaklar dâhilse yazın. Arka plandaki aksesuar fotoğrafı, açık bir kapsam kaydının yerini tutmaz.
Sonra toplamı teklif kapsamıyla karşılaştırın. 1.920 USD yalnızca mal bedeliyse nakliye, sigorta ve diğer anlaşılmış ücretleri ayırın. Öne çıkan toplamın deponuza teslimi içerdiğini varsaymayın. Para birimini de açık yazın: anlaşma USD üzerindeyse açıklamasız dolar işareti yerine USD kullanın.
Bu örnek daha uzun bir şirket raporu değil, düzeltilmiş birim ve açık açıklama gerektirir. Sicil bilgisi bir sette kaç kutu bulunduğunu belirleyemez. Takip görevlerini ayırın: satın alma sipariş tanımını, şirket kontrolü satıcının kimliğini çözer.
Özel üretim siparişi örneği
Şimdi kurgusal bir özel sipariş düşünün: birimi 12 USD olan 1.000 ürün ve ayrıca 600 USD üretim hazırlık ücreti. Mal ara toplamı 12.000 USD, birleşik toplam 12.600 USD olur. “%30 avans” ifadesi, oran hangi tutara uygulanacak kararlaştırılmadan eksiktir.
| Anlaşılan temel | İlk ödeme | Kalan tutar |
|---|---|---|
| Birleşik 12.600 USD toplamının %30’u | 3.780 USD | 8.820 USD |
| 12.000 USD mal bedelinin %30’u ve 600 USD hazırlık ücretinin tamamı | 4.200 USD | 8.400 USD |
Fark 420 USD’dir. Hesap hatasından değil, ödeme temelinden kaynaklanır. Mal avansının tamamı ödenecek ücretlerden ayrılmasını ve kalan bakiyenin gösterilmesini isteyin. Bir ücret iade edilebiliyor, sonraki siparişten düşülebiliyor veya yalnız numune onayından sonra ödeniyorsa koşulu iki tarafın göreceği şekilde kaydedin.
Ödeme takvimi serbest bırakma koşullarını da belirtmelidir. “Bakiye sevkiyattan önce” genel aşamayı gösterir, ama ekibinizin önceden beklediği kanıtı açıklamayabilir. Neyin sunulacağını, kimin inceleyeceğini ve çözülmemiş farkların sonraki adıma etkisini kararlaştırın. Fotoğraf, muayene raporu ve sevkiyat rezervasyonu birbirinin yerine geçen kanıtlar değildir.
Özel ürün için onaylı şartname veya çizim revizyonuna ve anlaşılmış numuneye atıf yapın. Tam bir teknik sözleşmeyi tek bir açıklama hücresine sıkıştırmayın. PI esas alınacak ekleri ve varyant başına miktarı belirtebilir; ekler üretim ve kontrol ayrıntılarını taşır.
Son olarak hazırlık süresini başlangıç koşuluyla okuyun. “30 günde hazır” avans sonrası 30 gün, numune onayından sonrası veya ikisinin tamamlanması anlamına gelebilir. Bunlar farklı taahhütlerdir. Başlangıç olayını, takvim günü mü iş günü mü olduğunu ve bu siparişte “hazır” ifadesini açıklatın. Bu, önerilen bir metin kontrolüdür; tüm tedarikçilerin aynı uygulamayı izlediği iddiası değildir.
Teklifin arkasındaki şirket
Her iki örnek de belirli bir satıcı gerektirir. İngilizce marka başlıklı PI, Çin anakarasındaki şirketin tescilli adını göstermeyebilir. Tam Çince yasal unvanı ve Birleşik Sosyal Kredi Kodu’nu, yani USCC’yi isteyin; bu tüzel kişiyle teklifteki ad arasındaki bağlantıyı yazılı olarak alın.
SAMR’nin tescil uygulama kuralları ad ve USCC’yi işletme ruhsatı alanları arasında sayar. Bunlar logo veya İngilizce yazımdan daha kesin karşılaştırma sağlar. PI referansı teklifi, USCC tescilli işletmeyi tanımlar. Ayrı alanlarda saklayın.
Eşleşen kaydı şirket aramasıyla inceleyin veya tedarikçi ruhsat görüntüsü gönderdiyse işletme ruhsatı doğrulamasıyla başlayın. Dönen kimliği önerilen satıcıyla karşılaştırın. Şirketin bulunması, email gönderen kişinin onu temsil ettiğini ya da şirketin bu siparişi kabul ettiğini kanıtlamaz.
Katalogda fabrika adı varken PI’yi bir ticaret şirketi düzenliyorsa kimin sattığını ve kimin ürettiğini sorun. Daha kolay aranan adı seçerek ayrımı silmeyin. PI düzenleyicisi satın alma siparişindeki taraftan farklıysa da aynı yaklaşımı izleyin: belgeleri tek bir anlaşılmış işlem saymadan rolleri netleştirin.
Alıcı hesap ayrıca kontrol edilmelidir. Sicil sorgusu hesap sahipliğini veya tahsilat yetkisini belirlemez. Banka lehdarı rehberimiz bu incelemeyi açıklar. Ödeme talimatlarını değiştiren yeni PI’yi, talimatlar bağımsız olarak doğrulanana kadar rutin onaydan ayrı tutun.
Teslim koşulları ve revizyonlar
Teslim terimini belirtilen yer ve üzerinde anlaşılan kural sürümüyle okuyun. ICC’nin Incoterms rehberi maliyet, risk ve yükümlülük dağılımını açıklar. Kısa bir terim tek başına ürün şartnamesini, ödeme takvimini veya diğer tüm satış şartlarını belirlemez.
PI yalnızca konumsuz üç harfli terim içeriyorsa tamamlatın. Teklifleri karşılaştırırken önce teslim temelini eşdeğer hâle getirin, sonra toplamları kıyaslayın. Daha düşük mal fiyatı farklı nakliye veya masraf dağılımıyla birlikte gelebilir. Nakliye hizmetiniz taşıma düzenini yorumlayabilir; şirket raporu bunun fiyatını hesaplayamaz.
Revizyonları ilk sürüm kadar dikkatle inceleyin. Özel siparişin bir renkten iki renge geçtiğini düşünün. Tedarikçi miktarı, hazırlık ücretini ve süreyi birlikte değiştirebilir. Açık referans ve tarih taşıyan yeni PI isteyin, tüm değişiklikleri onaylanan taleple karşılaştırın. Yeni rengi kabul eden sohbet mesajı, ilgisiz bir lehdar değişikliğini açıklamaz.
Önceki dosyayı, değişiklik talebini ve kabul edilen sürümü saklayın. Satın alma kaydında kabul edilen sürümü belirtin; finans ve operasyon farklı eklerle çalışmasın. Geçerlilik tarihi dolduysa fiyat veya süreye güvenmeden teklifin devam edip etmediğini sorun.
Banka bilgilerindeki değişiklikler özellikle önemlidir. Avustralya hükümetinin iş e-postalarının ele geçirilmesine karşı rehberi fatura manipülasyonunu ve ödeme taleplerini doğrulama ihtiyacını anlatır. Önceden güvendiğiniz bir iletişim kanalından teyit edin; yeni hesabı bildiren email tek doğrulama kaynağı da olmamalıdır.
İşe yarayan düzeltme talebi
Tedarikçiye “faturayı resmîleştirin” demek yerine çözümlenmemiş alanları sayın. Kaşe görseli veya yeni PDF tasarımı, ilk örnekteki birim sorununu ya da ikinci örnekteki avans temelini çözmez.
Lütfen PI [referans] üzerinde anlaşılan satıcının Çince yasal unvanını ve USCC’sini, miktar birimini, şartname referansını, para birimini ve dâhil ücretleri gösterecek şekilde düzeltin. Her ödemenin tutarını ve temelini, teslim terimini ve belirtilen yeri, ayrıca süreyi başlatan olayı yazın. Yeni revizyonu tanımlayın ve hangi eski sürümün yerine geçtiğini teyit edin.
Metni gerçek eksiklere göre uyarlayın. Bir nokta kabul edilmiş ekte zaten açıksa her tedarikçiden tüm belgeyi yeniden düzenlemesini istemeyin. Satıcı kimliği tartışmalıysa destekleyici şirket bilgisi, miktar farklıysa iki kayıttaki sayıları isteyin veya gösterin. Odaklı talep, yanıtın değerlendirilmesini kolaylaştırır.
Yanıt geldiğinde düzeltilmiş alanları ve diğer değişiklikleri inceleyin. PDF’yi kendiniz değiştirmek yerine tedarikçinin asıl dosyasını saklayın. Yorumlar için çalışma kopyası, düzenlenen belgeden ve tarafların kabul ettiği sürümden açıkça ayrılmalıdır.
Tekliften sevkiyata
Anlaşılan PI sonraki belgeler geldiğinde yararlı referans olur. Ticari faturayı ve paketleme bilgilerini kabul edilen sipariş ve değişiklikleriyle karşılaştırın. International Trade Administration’ın ticari fatura rehberi, gümrükteki rolünü ve varış ülkesinin şartlarını kontrol etme gereğini açıklar.
Anlaşılmış kısmi sevkiyat gibi bir fark meşru olabilir, fakat sipariş kaydında açıklanmalıdır. Sonraki belgeleri eskimiş teklife zorla uydurmayın veya ilk PI profesyonel göründü diye açıklamasız değişiklikleri kabul etmeyin. Sonradan gelen vergi faturası da kendisine uygun doğrulama gerektirir; ürünün şartnameye uyduğunu geriye dönük kanıtlamaz.
Yararlı sonuç, kesin tarif edebildiğiniz bir alımdır: belirlenen satıcı, anlaşılmış ürün, gerçek fiyat temeli, ödeme aşamaları ve teslim taahhüdü. Kimlik eksikse şirketle başlayın. Ardından ticari boşlukları sipariş belgeleri ve şartlardan sorumlu kişilerle giderin.