中国供应商形式发票核对

供应商发来一份形式发票，列好了总价，并要求支付预付款。算术看起来没有问题，但采购单写的是“套”，发票写的是“件”；承诺的交期，又从一个双方没有说清楚的节点开始计算。这些问题适合在订单推进前发现。

核对中国供应商的形式发票，就是读清拟议订单、确认卖方主体，并解决尚未明确的条款。 中国税务发票查验系统不能为所有标为 PI 的供应商报价验真。工商查询有助于确认卖方是谁，具体订单仍需单独审核。

本文用两笔虚构采购展示核对方法：一笔小额现货订单和一笔定制生产订单。配图是教学计算示例，不是真实发票、客户交易或官方模板。

以发票形式呈现的报价

美国国际贸易管理局将形式发票描述为以发票格式出具的报价文件。它可提供买方安排拟议进口所需的信息。这也解释了为什么 PI 往往在生产或发货前出现，并载有付款和交付条款。

不要仅凭标题判断文件的法律效力。一笔订单还可能涉及采购单、已接受的报价、往来函件和单独合同。如果 PI 将成为主要协议，应就适用法律和拟接受的条款获取专业意见。“形式发票”这个名称不是忽视义务的理由。

PI 也不同于中国税务意义上的发票。不要把订单编号填进增值税发票查验工具，再将查无税务记录理解为欺诈。我们的发票类型对比介绍了这些文件的区别。本文聚焦的是：把拟议采购写清楚，使双方能够核对和确认。

现货订单示例

假设向一家中国大陆卖方购买可重复使用的收纳盒。采购记录要求 240 套，每套两个盒子；供应商第一版 PI 却写了 240 件，每件 USD 8。双方看到的总额可能都是 USD 1,920，但报价对应的实物数量未必一致。

请供应商明确写为：240 套、每套两个盒子、每套 USD 8。对应的实物数量是 480 个盒子。这不意味着供应商必须接受这个价格，而是把分歧摆出来，让双方确认。不要在自己的审批表里悄悄将“件”重新解释为“套”。

产品描述还需要可核对的依据。照片可能展示了颜色，却没有说清尺寸、材质或附带配件。对这笔虚构订单，应附上双方认可的现货规格，并注明版本。如果报价包含盒盖，就明确写出来。背景中恰好出现配件的照片，不能代替清楚的包含项说明。

接着将总价与报价范围对照。如果 USD 1,920 仅为货值，应另列运费、保险费或其他约定费用。不要以为醒目的总额就包含送到仓库的全部成本。货币符号也容易产生歧义：如果双方约定的是美元，应写明 USD，而不是只留下一个没有说明的美元符号。

这个示例需要纠正数量单位、写清产品描述，而不是增加企业报告的篇幅。工商信息不能决定一套包含几个盒子。分配后续工作时也要分清：采购人员解决订单描述，工商核验解决卖方身份。

定制订单示例

再看一笔虚构的定制订单：1,000 件，每件 USD 12，另收 USD 600 的生产准备费。货款小计为 USD 12,000，合计 USD 12,600。“预付 30%”还不够明确，双方需要先约定按哪个金额计算。

同一句预付款要求的两种算法

约定基数	首笔付款	剩余金额
合计 USD 12,600 的 30%	USD 3,780	USD 8,820
货款 USD 12,000 的 30%，加上全额 USD 600 生产准备费	USD 4,200	USD 8,400

两种算法相差 USD 420，原因是付款基数不同，不是算错了。请供应商将货款预付款与须全额支付的费用分开，并列出尾款。如果某项费用可以退还、抵扣后续订单，或仅在样品通过后支付，也应把条件写在双方都能看到的位置。

付款计划还需要明确放款条件。“发货前付清尾款”只说明了大致阶段，未必交代你的团队先要收到哪些材料。双方应约定提供什么、由谁审核，以及未解决的差异如何影响下一步。不要把照片、检验报告和订舱记录视为可以互相替代的证据。

定制产品本身应引用已经批准的规格、图纸版本及约定样品。不宜把整份技术合同挤进一个过长的描述单元格。PI 可以注明作为依据的附件和各款式数量，附件则承载生产和验货所需的详细要求。

最后，把交期与起算条件一起看。“30 天备好”可能指收到预付款后 30 天，也可能从样品确认后或两个条件均满足后开始计算。这些承诺不同。请明确起算节点、按自然日还是工作日计算，以及本订单中“备好”的含义。这是一项建议的条款核对，不代表所有供应商采用同一种惯例。

报价背后的公司

两个示例都需要确认卖方。PI 抬头若只写英文品牌，可能没有列出大陆公司的登记名称。应索取完整中文法定名称和统一社会信用代码，即 USCC，并取得书面说明，确认该主体与报价所用名称之间的关系。

市场监管总局的登记管理实施规定将名称和 USCC 列为营业执照记载事项。相比标志或英文拼写，这些字段更适合精确比对。PI 编号标识的是一份报价，USCC 标识的是登记主体，二者应分栏记录。

可通过企业查询查看匹配记录；如果供应商发来的是执照图片，也可以先做营业执照核验。将返回的身份信息与拟交易卖方对照。但查到这家公司，不等于证明发邮件的人有权代表它，也不等于公司已接受这笔具体订单。

如果产品目录出现工厂名称，而 PI 由贸易公司出具，应问清谁是卖方、谁负责生产。不要因为某个名字更容易查询，就抹去两者的差别。PI 出具方与采购单上的交易方不同时，也应先明确角色，再将文件视为同一笔已确认交易。

收款账户需要单独核对。工商查询不能确认账户归属或代收权限。我们的收款人核对指南介绍了这项检查。如果新版 PI 修改了付款指示，在通过独立渠道确认前，不应按常规直接审批通过。

交付条款与版本修订

交付术语应与指定地点及双方约定的规则版本一起阅读。国际商会的 Incoterms 指引说明了这些规则如何分配费用、风险和义务。一个简短术语本身并不能界定产品规格、付款计划或所有其他销售条件。

如果 PI 只有三个字母的术语，没有地点，请供应商补全。比较多份报价时，先统一交付口径，再比较总额。货值更低，可能只是运费等成本的分担不同。货运服务商可以帮助解释运输安排，企业报告不能替它核价。

修订版与初版同样需要认真看。假设定制订单从一种颜色改为两种，供应商可能同时调整数量、生产准备费和交期。请提供编号、日期清楚的新版 PI，再将所有变化与已批准的需求逐项对照。同意新增颜色的聊天记录，不能解释无关的收款人变更。

保存旧版文件、修改请求和最终接受的版本，并在采购记录中写明采用哪个版本，避免财务和业务各用一份不同的附件。如果报价有效期已过，在依据其价格或交期作决定前，先问清报价是否仍然有效。

银行信息变更尤其需要注意。澳大利亚政府的商务邮件入侵防范指引介绍了发票篡改以及核实付款请求的必要性。应通过已经信任的联系方式确认，不能让发送新账户的那封邮件同时成为唯一确认依据。

写清修改请求

修改请求应列出尚未解决的字段，而不是笼统要求供应商“把发票做正式”。补一个印章图片或换一套 PDF 排版，既不能解决第一个示例的单位问题，也不能解决第二个示例的预付款基数问题。

请修订 PI [编号]，列明已确认卖方的中文法定名称和 USCC、数量单位及规格引用、货币和包含费用。请写明各笔付款的金额与计算基数、约定的交付术语和指定地点，以及交期的起算事件。请标识新版本，并确认它替代的旧版本。

应针对实际缺项调整这段文字。如果某一点在已经接受的附件中写得清楚，就不必要求每个供应商重新出具整套文件。卖方身份有争议，就索取相关工商材料；数量不一致，就并列指出两份记录的数量。问题问得具体，答复也更容易判断。

收到回复后，既要检查修正字段，也要查看是否有其他变化。保留供应商原文件，不要自行修改其 PDF。用来批注的工作副本，应与供应商出具文件及双方接受的版本明确分开。

从报价到发货

后续文件到来时，已确认的 PI 是有用的比对依据。将商业发票和装箱信息与已接受的订单及修订内容核对。美国国际贸易管理局的商业发票指引说明了该文件在清关中的作用，以及核对目的地具体要求的必要性。

差异可能合理，例如双方已约定分批发货，但订单记录中应有解释。不要强行让后续文件匹配过期报价，也不要因为第一版 PI 看起来专业，就接受没有说明的变更。同样，后来收到的税务发票仍需按其类型另行查验；它不能倒过来证明货物符合约定规格。

最终应能准确说清这笔采购：卖方是谁、买什么、实际价格基数是什么、分几步付款，以及如何交付。公司身份缺失，就先确认主体；再结合订单文件和负责相应条款的人员，解决交易内容中的空白。