ตรวจใบเสนอราคา Pro Forma จากจีน

ผู้ขายส่งใบ Pro Forma Invoice มาให้ พร้อมยอดรวมที่ดูเรียบร้อยและคำขอให้ชำระเงินมัดจำ ตัวเลขบวกคูณถูกต้อง แต่ใบสั่งซื้อใช้หน่วยว่า “ชุด” ขณะที่ใบ Pro Forma ใช้คำว่า “ชิ้น” และระยะเวลาส่งมอบเริ่มนับจากเหตุการณ์ที่ยังไม่มีใครระบุ ปัญหาเหล่านี้ควรถูกพบก่อนเดินหน้าสั่งซื้อ

การตรวจใบ Pro Forma จากจีนคือการอ่านข้อเสนอซื้อขาย ระบุตัวผู้ขาย และทำเงื่อนไขที่ยังค้างอยู่ให้ชัดเจน ไม่มีระบบค้นหาใบกำกับภาษีจีนที่ใช้รับรองใบเสนอราคาทุกฉบับที่เรียกว่า PI ได้ การตรวจบริษัทช่วยระบุว่าผู้ขายเป็นใคร ส่วนรายละเอียดของคำสั่งซื้อต้องตรวจแยกต่างหาก

บทความนี้ใช้คำสั่งซื้อสมมติสองกรณี ได้แก่ การซื้อสินค้าพร้อมส่งจำนวนไม่มาก และการสั่งผลิตสินค้าตามแบบ ภาพประกอบเป็นแบบฝึกเพื่ออธิบายวิธีตรวจ ไม่ใช่ใบแจ้งหนี้จริง ธุรกรรมของลูกค้า หรือแบบฟอร์มทางการ

ใบเสนอราคาในรูปแบบใบแจ้งหนี้

International Trade Administration ของสหรัฐฯ อธิบายว่า Pro Forma Invoice คือใบเสนอราคาที่จัดทำในรูปแบบใบแจ้งหนี้ เอกสารนี้ให้ข้อมูลที่ผู้ซื้ออาจใช้เตรียมการนำเข้า จึงมักได้รับ PI ก่อนเริ่มผลิตหรือจัดส่ง และในเอกสารจะมีเงื่อนไขการชำระเงินและส่งมอบ

อย่าตัดสินผลทางกฎหมายจากชื่อเอกสารเพียงอย่างเดียว การสั่งซื้ออาจมีใบสั่งซื้อ ใบเสนอราคาที่ตอบรับแล้ว จดหมายโต้ตอบ และสัญญาแยกต่างหากร่วมด้วย หากจะใช้ PI เป็นข้อตกลงหลัก ควรขอคำแนะนำเรื่องกฎหมายที่ใช้บังคับและเงื่อนไขที่จะยอมรับ ชื่อ “Pro Forma” ไม่ได้เป็นเหตุให้ละเลยหน้าที่ตามข้อตกลง

PI ยังต่างจากใบกำกับภาษีของจีน หรือ ฟาเพี่ยว อย่านำเลขอ้างอิงคำสั่งซื้อไปกรอกในเครื่องมือตรวจใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่ม แล้วสรุปว่าเป็นการฉ้อโกงเพราะค้นไม่พบข้อมูลภาษี บทความเปรียบเทียบเอกสาร อธิบายความแตกต่างไว้แล้ว สำหรับบทความนี้ จุดประสงค์คือทำข้อเสนอซื้อขายให้ชัดเจนพอที่จะตรวจและตกลงกันได้

ตัวอย่างสินค้าพร้อมส่ง

สมมติว่าคุณซื้อกล่องเก็บของแบบใช้ซ้ำจากผู้ขายในจีนแผ่นดินใหญ่ บันทึกจัดซื้อระบุ 240 ชุด ชุดละสองกล่อง แต่ PI ฉบับแรกระบุ 240 ชิ้น ราคาชิ้นละ USD 8 ทั้งสองฝ่ายอาจเห็นยอดรวม USD 1,920 เท่ากัน แต่จำนวนสินค้าที่คิดราคาอาจไม่ตรงกัน

ขอให้ระบุหน่วยให้ชัดว่า 240 ชุด ชุดละสองกล่อง ราคาชุดละ USD 8 ซึ่งหมายถึงกล่องทั้งหมด 480 กล่อง นี่ไม่ได้หมายความว่าผู้ขายต้องยอมรับราคาดังกล่าว แต่เป็นการทำให้ความเข้าใจที่ไม่ตรงกันปรากฏชัด เพื่อให้ทั้งสองฝ่ายหาข้อยุติ อย่าตีความคำว่า “ชิ้น” ใหม่เองในเอกสารอนุมัติภายใน

รายละเอียดสินค้าควรมีเอกสารอ้างอิงที่ใช้ตรวจได้ ภาพสินค้าอาจเห็นสี แต่ไม่ชัดเรื่องขนาด วัสดุ หรืออุปกรณ์ที่รวมอยู่ด้วย สำหรับคำสั่งซื้อสมมตินี้ ให้แนบข้อกำหนดของสินค้าพร้อมส่งที่ตกลงกัน พร้อมระบุฉบับ หากราคานี้รวมฝาปิด ให้เขียนไว้ ภาพที่มีอุปกรณ์วางอยู่ด้านหลังไม่สามารถแทนข้อความที่ระบุว่ารวมอุปกรณ์นั้นได้

จากนั้นเทียบยอดรวมกับขอบเขตของราคา หาก USD 1,920 เป็นเฉพาะค่าสินค้า ให้แยกค่าขนส่ง ประกันภัย หรือค่าใช้จ่ายอื่นที่ตกลงกัน อย่าสมมติว่ายอดรวมด้านบนครอบคลุมการส่งถึงคลังของคุณ สัญลักษณ์สกุลเงินก็ทำให้กำกวมได้ หากตกลงเป็นดอลลาร์สหรัฐ ให้ระบุ USD แทนเครื่องหมายดอลลาร์ที่ไม่มีคำอธิบาย

กรณีนี้ต้องแก้หน่วยนับและรายละเอียดสินค้า ไม่ได้ต้องการรายงานบริษัทที่ยาวขึ้น ข้อมูลทะเบียนบริษัทบอกไม่ได้ว่าแต่ละชุดควรมีกี่กล่อง ควรแยกงานติดตามให้ตรงเรื่อง ฝ่ายจัดซื้อทำรายละเอียดคำสั่งซื้อให้ชัด ส่วนการตรวจบริษัทใช้ยืนยันตัวตนของผู้ขาย

ตัวอย่างสั่งผลิตตามแบบ

ลองดูคำสั่งผลิตสมมติ 1,000 ชิ้น ราคาชิ้นละ USD 12 และค่าจัดเตรียมการผลิตแยกอีก USD 600 ค่าสินค้ารวมเป็น USD 12,000 และยอดรวมทั้งหมดเป็น USD 12,600 ข้อความว่า “มัดจำ 30%” ยังไม่ครบถ้วน จนกว่าทั้งสองฝ่ายจะตกลงว่าคิดเปอร์เซ็นต์จากยอดใด

ฐานคำนวณเงินมัดจำสองแบบ

ฐานคำนวณที่ตกลง	ยอดชำระครั้งแรก	ยอดคงเหลือ
30% ของยอดรวม USD 12,600	USD 3,780	USD 8,820
30% ของค่าสินค้า USD 12,000 บวกค่าจัดเตรียมการผลิตเต็มจำนวน USD 600	USD 4,200	USD 8,400

ส่วนต่าง USD 420 เกิดจากฐานการชำระเงิน ไม่ใช่การคำนวณผิด ขอให้ผู้ขายแยกเงินมัดจำค่าสินค้าออกจากค่าธรรมเนียมที่ต้องจ่ายเต็มจำนวน และแสดงยอดคงเหลือ หากค่าธรรมเนียมคืนได้ นำไปหักกับคำสั่งซื้อภายหลังได้ หรือจ่ายเมื่ออนุมัติตัวอย่างแล้วเท่านั้น ให้บันทึกเงื่อนไขไว้ในจุดที่ทั้งสองฝ่ายเห็นร่วมกัน

ตารางชำระเงินควรระบุเงื่อนไขก่อนจ่ายด้วย “ชำระยอดคงเหลือก่อนจัดส่ง” บอกเพียงช่วงกว้าง ๆ แต่อาจไม่ได้บอกว่าทีมของคุณต้องได้รับหลักฐานใดก่อน ให้ตกลงว่าจะส่งอะไร ใครเป็นผู้ตรวจ และข้อแตกต่างที่ยังหาข้อยุติไม่ได้จะมีผลต่อขั้นตอนถัดไปอย่างไร อย่าถือว่ารูปถ่าย รายงานตรวจสินค้า และใบจองขนส่งใช้แทนกันได้

สำหรับสินค้าผลิตตามแบบ ให้อ้างอิงข้อกำหนดหรือแบบฉบับที่อนุมัติแล้ว รวมถึงตัวอย่างที่ตกลงกัน อย่าอัดรายละเอียดสัญญาทางเทคนิคทั้งหมดลงในช่องคำอธิบายเพียงช่องเดียว PI สามารถระบุเอกสารแนบที่ให้ยึดถือและจำนวนสินค้าแต่ละแบบ ส่วนรายละเอียดที่จำเป็นต่อการผลิตและตรวจสินค้าให้อยู่ในเอกสารแนบ

สุดท้าย ตรวจระยะเวลาดำเนินการคู่กับเงื่อนไขเริ่มนับ “พร้อมภายใน 30 วัน” อาจหมายถึง 30 วันหลังได้รับมัดจำ หลังอนุมัติตัวอย่าง หรือหลังครบทั้งสองเงื่อนไข คำมั่นเหล่านี้ไม่เหมือนกัน ขอให้ระบุจุดเริ่มนับ ใช้วันปฏิทินหรือวันทำการ และคำว่า “พร้อม” หมายถึงอะไรสำหรับคำสั่งซื้อนี้ นี่เป็นข้อเสนอในการตรวจถ้อยคำ ไม่ใช่ข้ออ้างว่าผู้ขายทุกรายใช้ธรรมเนียมเดียวกัน

บริษัทที่อยู่เบื้องหลังข้อเสนอ

ทั้งสองตัวอย่างยังต้องระบุผู้ขายให้ได้ PI ที่ใช้ชื่อแบรนด์ภาษาอังกฤษบนหัวเอกสารอาจไม่ได้แสดงชื่อจดทะเบียนของบริษัทในจีนแผ่นดินใหญ่ ขอชื่อบริษัทตามกฎหมายภาษาจีนแบบเต็มและรหัสเครดิตสังคมแบบรวม หรือ USCC พร้อมหลักฐานเป็นลายลักษณ์อักษรว่านิติบุคคลนั้นเกี่ยวข้องกับชื่อในข้อเสนออย่างไร

กฎการดำเนินการด้านทะเบียน ของ SAMR ระบุชื่อและ USCC เป็นข้อมูลบนใบอนุญาตประกอบธุรกิจ ข้อมูลเหล่านี้ใช้เทียบตัวตนได้เจาะจงกว่าโลโก้หรือการสะกดภาษาอังกฤษ เลขอ้างอิง PI ระบุข้อเสนอ ส่วน USCC ระบุธุรกิจที่จดทะเบียน จึงควรเก็บแยกช่องกัน

ใช้ การค้นหาบริษัท เพื่อตรวจรายการที่ตรงกัน หรือเริ่มจาก การตรวจใบอนุญาตประกอบธุรกิจ หากผู้ขายส่งภาพใบอนุญาตมาให้ เทียบตัวตนในผลค้นหากับผู้ขายที่เสนอทำธุรกรรม การพบบริษัทไม่ใช่หลักฐานว่าผู้ส่งอีเมลเป็นตัวแทนของบริษัท หรือบริษัทตอบรับคำสั่งซื้อนี้แล้ว

หากแค็ตตาล็อกใช้ชื่อโรงงาน แต่บริษัทการค้าเป็นผู้ออก PI ให้ถามว่านิติบุคคลใดเป็นผู้ขายและใครผลิตสินค้า อย่าลบความแตกต่างนี้ด้วยการเลือกชื่อที่ค้นหาง่ายกว่า หากผู้ออก PI ไม่ใช่คู่สัญญาในใบสั่งซื้อของคุณ ก็ให้ทำบทบาทให้ชัดก่อนถือว่าเอกสารทั้งหมดเป็นธุรกรรมที่ตกลงกันแล้ว

บัญชีรับเงินต้องตรวจแยกต่างหาก การค้นทะเบียนไม่ยืนยันเจ้าของบัญชีหรือสิทธิรับชำระเงิน คู่มือตรวจผู้รับเงินผ่านธนาคาร อธิบายส่วนนี้ไว้ หาก PI ฉบับแก้ไขเปลี่ยนคำสั่งชำระเงิน ให้หยุดขั้นตอนอนุมัติตามปกติไว้ก่อน จนกว่าจะยืนยันข้อมูลผ่านช่องทางอิสระ

เงื่อนไขส่งมอบและฉบับแก้ไข

อ่านเงื่อนไขส่งมอบพร้อมสถานที่ที่ระบุและฉบับของกฎที่ตกลงใช้ คำแนะนำ Incoterms ของ ICC อธิบายบทบาทในการจัดสรรค่าใช้จ่าย ความเสี่ยง และหน้าที่ แต่คำย่อเพียงคำเดียวไม่ได้กำหนดรายละเอียดสินค้า ตารางชำระเงิน หรือเงื่อนไขการขายอื่นทั้งหมด

หาก PI ระบุเพียงคำย่อสามตัวโดยไม่มีสถานที่ ให้ขอผู้ขายเติมข้อมูล หากเปรียบเทียบหลายข้อเสนอ ให้ปรับฐานการส่งมอบให้เทียบกันได้ก่อนดูยอดรวม ราคาสินค้าที่ต่ำกว่าอาจมาพร้อมการแบ่งค่าขนส่งหรือค่าใช้จ่ายอื่นที่ต่างกัน ผู้ให้บริการขนส่งช่วยอธิบายการจัดส่งที่เสนอได้ แต่รายงานบริษัทคำนวณราคาส่วนนั้นให้ไม่ได้

ฉบับแก้ไขควรได้รับการตรวจไม่น้อยกว่าฉบับแรก สมมติว่าคำสั่งผลิตเปลี่ยนจากหนึ่งสีเป็นสองสี ผู้ขายอาจปรับจำนวนสินค้า ค่าจัดเตรียมการผลิต และระยะเวลาดำเนินการพร้อมกัน ขอ PI ฉบับใหม่ที่มีเลขอ้างอิงและวันที่ชัดเจน แล้วเทียบทุกช่องที่เปลี่ยนกับคำขอที่อนุมัติ ข้อความแชตที่ตอบรับสีใหม่ไม่ได้อธิบายการเปลี่ยนผู้รับเงินที่ไม่เกี่ยวข้อง

เก็บไฟล์เดิม คำขอเปลี่ยนแปลง และฉบับที่ตอบรับแล้ว ระบุฉบับที่ยอมรับในบันทึกจัดซื้อ เพื่อให้ฝ่ายการเงินและฝ่ายปฏิบัติงานใช้เอกสารแนบชุดเดียวกัน หากพ้นวันยืนราคา ให้ถามว่าข้อเสนอยังใช้ได้หรือไม่ ก่อนอ้างอิงราคาหรือระยะเวลาดำเนินการนั้น

การเปลี่ยนข้อมูลธนาคารสำคัญเป็นพิเศษ คำแนะนำเรื่องอีเมลธุรกิจถูกโจมตี ของรัฐบาลออสเตรเลียกล่าวถึงการแก้ไขใบแจ้งหนี้และความจำเป็นในการตรวจคำขอเกี่ยวกับการจ่ายเงิน ยืนยันผ่านช่องทางติดต่อที่คุณเชื่อถืออยู่แล้ว อีเมลที่แจ้งบัญชีใหม่ไม่ควรเป็นแหล่งยืนยันเพียงแห่งเดียวด้วย

คำขอแก้ไขที่ตรงประเด็น

ส่งคำขอที่ระบุช่องข้อมูลที่ยังไม่ชัด แทนการบอกเพียงว่า “ทำใบแจ้งหนี้ให้เป็นทางการ” รูปตราประทับหรือการออกแบบ PDF ใหม่ไม่ช่วยแก้หน่วยนับในตัวอย่างแรกหรือฐานเงินมัดจำในตัวอย่างที่สอง

กรุณาแก้ไข PI [เลขอ้างอิง] ให้แสดงชื่อผู้ขายตามกฎหมายภาษาจีนและ USCC ที่ตกลงกัน หน่วยนับสินค้า เอกสารอ้างอิงข้อกำหนด สกุลเงิน และค่าใช้จ่ายที่รวมอยู่ โปรดระบุยอดและฐานคำนวณของแต่ละงวด เงื่อนไขส่งมอบพร้อมสถานที่ และเหตุการณ์ที่เริ่มนับระยะเวลาดำเนินการ ระบุฉบับแก้ไขใหม่และยืนยันว่าใช้แทนฉบับใด

ปรับข้อความตามข้อมูลที่ขาดจริง ไม่จำเป็นต้องขอให้ผู้ขายทุกรายออกเอกสารใหม่ทั้งฉบับ หากประเด็นนั้นชัดเจนอยู่แล้วในเอกสารแนบที่ตอบรับ หากมีข้อโต้แย้งเรื่องตัวผู้ขาย ให้ขอข้อมูลบริษัทประกอบ หากจำนวนไม่ตรง ให้ระบุจำนวนในเอกสารทั้งสองชุด คำขอที่เจาะจงช่วยให้ตรวจคำตอบได้ง่ายขึ้น

เมื่อได้รับคำตอบ ให้ตรวจทั้งช่องที่แก้และการเปลี่ยนแปลงอื่น เก็บไฟล์ต้นฉบับของผู้ขายไว้ อย่าแก้ PDF เอง สำเนาที่ใช้เขียนความเห็นควรแยกให้ชัดจากไฟล์ที่ผู้ขายออกและฉบับที่ทั้งสองฝ่ายตอบรับ

จากใบเสนอราคาถึงการจัดส่ง

PI ที่ตกลงแล้วเป็นจุดอ้างอิงที่มีประโยชน์เมื่อได้รับเอกสารขั้นถัดไป เทียบใบกำกับสินค้าเชิงพาณิชย์และข้อมูลบรรจุหีบห่อกับคำสั่งซื้อที่ตอบรับและรายการแก้ไข คำแนะนำเรื่องใบกำกับสินค้าเชิงพาณิชย์ ของ International Trade Administration อธิบายบทบาทในพิธีการศุลกากรและความจำเป็นในการตรวจข้อกำหนดของประเทศปลายทาง

ความแตกต่างอาจมีเหตุอันเหมาะสม เช่น การแบ่งส่งที่ตกลงกันแล้ว แต่ควรมีคำอธิบายในบันทึกคำสั่งซื้อ อย่าบังคับให้เอกสารภายหลังตรงกับใบเสนอราคาเก่า หรือยอมรับการเปลี่ยนแปลงที่ไม่มีคำอธิบายเพียงเพราะ PI ฉบับแรกดูเป็นมืออาชีพ เช่นเดียวกัน ใบกำกับภาษีที่ได้รับภายหลังต้องตรวจด้วยวิธีที่ใช้กับเอกสารนั้น และไม่ได้พิสูจน์ย้อนหลังว่าสินค้าตรงตามข้อกำหนด

ผลลัพธ์ที่ต้องการคือคำสั่งซื้อที่อธิบายได้ชัดว่าใครเป็นผู้ขาย ซื้อสินค้าใด ใช้ฐานราคาแบบไหน จ่ายแต่ละงวดเมื่อใด และสัญญาส่งมอบอย่างไร หากยังไม่ทราบตัวตน ให้เริ่มจากบริษัท จากนั้นใช้เอกสารคำสั่งซื้อและผู้รับผิดชอบเงื่อนไขแต่ละส่วนปิดช่องว่างทางการค้า