चीनी प्रोफॉर्मा इनवॉइस की जाँच

सप्लायर साफ-सुथरे कुल मूल्य वाला प्रोफॉर्मा इनवॉइस भेजता है और अग्रिम भुगतान माँगता है। हिसाब सही लगता है। लेकिन खरीद आदेश में “सेट” और इनवॉइस में “नग” लिखा है। डिलीवरी की अवधि भी ऐसी घटना से शुरू होती है जिसे किसी ने तय नहीं किया। ऑर्डर आगे बढ़ाने से पहले ये बातें पकड़ना उपयोगी है।

चीनी प्रोफॉर्मा इनवॉइस जाँचना मतलब प्रस्तावित ऑर्डर पढ़ना, विक्रेता पहचानना और खुली रह गई शर्तें स्पष्ट करना है। चीन की कोई टैक्स इनवॉइस खोज हर ऐसे सप्लायर कोटेशन को प्रमाणित नहीं करती जिसे PI कहा गया है। कंपनी जाँच से विक्रेता की पहचान समझने में मदद मिलती है; ऑर्डर की अलग समीक्षा चाहिए।

यह मार्गदर्शिका दो काल्पनिक खरीद इस्तेमाल करती है: स्टॉक में रखे सामान का छोटा ऑर्डर और विशेष निर्माण का ऑर्डर। चित्र सीखने के लिए गणना के उदाहरण हैं, वास्तविक इनवॉइस, ग्राहक लेनदेन या आधिकारिक प्रारूप नहीं।

इनवॉइस के रूप में कोटेशन

अमेरिकी International Trade Administration के अनुसार प्रोफॉर्मा इनवॉइस इनवॉइस के रूप में प्रस्तुत कोटेशन है। यह प्रस्तावित आयात की तैयारी के लिए खरीदार को आवश्यक जानकारी दे सकता है। इसलिए PI अक्सर उत्पादन या भेजे जाने से पहले मिलता है और उसमें भुगतान व डिलीवरी शर्तें होती हैं।

केवल शीर्षक से दस्तावेज़ का कानूनी प्रभाव न तय करें। ऑर्डर में खरीद आदेश, स्वीकृत कोटेशन, पत्राचार और अलग अनुबंध भी हो सकते हैं। यदि PI मुख्य समझौता बनेगा, तो लागू कानून और स्वीकार की जा रही शर्तों पर सलाह लें। “प्रोफॉर्मा” नाम दायित्वों को अनदेखा करने का कारण नहीं है।

PI चीन के टैक्स इनवॉइस, यानी फ़ाप्याओ से भी अलग है। उसका ऑर्डर नंबर VAT इनवॉइस सत्यापन टूल में डालकर टैक्स रिकॉर्ड न मिलने को धोखाधड़ी न मानें। हमारी इनवॉइस तुलना दस्तावेज़ों के प्रकार समझाती है। यहाँ काम है प्रस्तावित खरीद को इतना स्पष्ट बनाना कि उसकी जाँच और सहमति हो सके।

स्टॉक वाले ऑर्डर का उदाहरण

मान लें कि आप चीन की मुख्यभूमि के विक्रेता से दोबारा उपयोग होने वाले स्टोरेज बॉक्स खरीदते हैं। खरीद नोट में 240 सेट, हर सेट में दो बॉक्स माँगे गए हैं। सप्लायर का पहला PI 240 नग, हर नग USD 8 बताता है। दोनों को कुल USD 1,920 दिख सकता है, लेकिन जरूरी नहीं कि दोनों ने सामान की समान मात्रा का मूल्य लगाया हो।

इकाई स्पष्ट लिखवाएँ: 240 सेट, हर सेट में दो बॉक्स, प्रति सेट USD 8। इसका अर्थ 480 बॉक्स है। यह सप्लायर को उस कीमत पर सहमत होने के लिए बाध्य नहीं करता; अंतर सामने आता है ताकि दोनों उसे सुलझा सकें। अपनी आंतरिक मंज़ूरी शीट में “नग” का अर्थ चुपचाप न बदलें।

उत्पाद विवरण को भी उपयोगी संदर्भ चाहिए। फोटो रंग दिखा सकती है, पर माप, सामग्री या शामिल सामान अस्पष्ट रह सकते हैं। इस काल्पनिक ऑर्डर में तय स्टॉक उत्पाद का विनिर्देश और उसका संस्करण जोड़ें। ढक्कन शामिल हों तो लिखें। फोटो की पृष्ठभूमि में दिखता सहायक सामान, लिखित रूप से शामिल किए जाने का विकल्प नहीं है।

फिर कुल राशि को कोटेशन के दायरे से मिलाएँ। यदि USD 1,920 सिर्फ माल का मूल्य है, तो भाड़ा, बीमा और तय अन्य शुल्क अलग रखें। बड़े अक्षरों में लिखा कुल आपके गोदाम तक डिलीवरी शामिल करता है, यह न मानें। मुद्रा भी स्पष्ट करें: USD तय हो तो बिना समझाए डॉलर का चिह्न छोड़ने के बजाय USD लिखें।

इस उदाहरण को सही इकाई और स्पष्ट विवरण चाहिए, लंबी कंपनी रिपोर्ट नहीं। पंजीकरण जानकारी यह तय नहीं करती कि सेट में कितने बॉक्स हैं। आगे का काम बाँटते समय अंतर रखें: खरीद टीम ऑर्डर विवरण सुलझाए, कंपनी जाँच विक्रेता की पहचान स्पष्ट करे।

विशेष निर्माण का उदाहरण

अब एक काल्पनिक कस्टम ऑर्डर लें: 1,000 इकाइयाँ, प्रति इकाई USD 12, और अलग से USD 600 उत्पादन तैयारी शुल्क। माल का उप-योग USD 12,000 और कुल USD 12,600 है। “30% अग्रिम” अधूरा है जब तक दोनों तय न करें कि प्रतिशत किस राशि पर लगेगा।

अग्रिम निर्देश के दो अर्थ

तय आधार	पहला भुगतान	बाकी राशि
कुल USD 12,600 का 30%	USD 3,780	USD 8,820
USD 12,000 माल का 30%, साथ में पूरा USD 600 तैयारी शुल्क	USD 4,200	USD 8,400

अंतर USD 420 है। यह भुगतान के आधार से आता है, गणित की गलती से नहीं। सप्लायर से माल के अग्रिम और पूरे देय शुल्क अलग दिखाने तथा बची राशि लिखने को कहें। कोई शुल्क वापस मिल सकता हो, अगले ऑर्डर में समायोजित हो या नमूना मंज़ूर होने के बाद देय हो, तो दोनों के सामने शर्त दर्ज करें।

भुगतान समय-सारणी में जारी करने की शर्तें भी चाहिए। “शिपमेंट से पहले शेष भुगतान” मोटा चरण बताता है, लेकिन टीम को पहले कौन-से प्रमाण चाहिए, शायद यह न बताए। तय करें कि क्या मिलेगा, कौन देखेगा और अनसुलझे अंतर अगले कदम को कैसे प्रभावित करेंगे। फोटो, निरीक्षण रिपोर्ट और शिपमेंट बुकिंग को एक-दूसरे का विकल्प न मानें।

कस्टम उत्पाद के लिए स्वीकृत विनिर्देश या ड्रॉइंग संस्करण और तय नमूने का संदर्भ दें। पूरा तकनीकी अनुबंध विवरण के एक भरे हुए खाने में न ठूँसें। PI लागू परिशिष्ट और हर प्रकार की मात्रा बता सकता है; निर्माण और जाँच का विस्तार परिशिष्ट में रहे।

अंत में समय-सीमा को शुरू होने की शर्त के साथ पढ़ें। “30 दिन में तैयार” का अर्थ अग्रिम के 30 दिन बाद, नमूना मंज़ूरी के बाद या दोनों के बाद हो सकता है। ये अलग वादे हैं। शुरुआत का कारण, कैलेंडर या कार्य दिवस, और इस ऑर्डर में “तैयार” का अर्थ तय करें। यह मसौदे की सुझाई गई जाँच है, सभी सप्लायर की एक जैसी प्रथा का दावा नहीं।

प्रस्ताव के पीछे की कंपनी

दोनों उदाहरणों में विक्रेता पहचानना बाकी रहता है। अंग्रेज़ी ब्रांड वाले PI पर चीन की मुख्यभूमि की कंपनी का पंजीकृत नाम न भी हो। पूरा चीनी कानूनी नाम और एकीकृत सामाजिक क्रेडिट कोड, यानी USCC, माँगें। उस संस्था और प्रस्ताव के नाम का संबंध लिखित रूप में लें।

SAMR के पंजीकरण लागू करने के नियम व्यापार लाइसेंस के फ़ील्ड में नाम और USCC बताते हैं। ये लोगो या अंग्रेज़ी वर्तनी से अधिक विशिष्ट तुलना देते हैं। PI संदर्भ प्रस्ताव की पहचान है; USCC पंजीकृत व्यवसाय की। दोनों अलग फ़ील्ड में रखें।

मिलता रिकॉर्ड देखने के लिए कंपनी खोज करें, या लाइसेंस की तस्वीर मिली हो तो व्यापार लाइसेंस सत्यापन से शुरू करें। प्राप्त पहचान को प्रस्तावित विक्रेता से मिलाएँ। कंपनी मिलना यह प्रमाण नहीं कि ईमेल भेजने वाला उसका प्रतिनिधि है या कंपनी ने यह खास ऑर्डर स्वीकार किया है।

कैटलॉग में फैक्टरी का नाम हो लेकिन PI व्यापारिक कंपनी जारी करे, तो पूछें कौन बेच रहा है और कौन बना रहा है। सिर्फ आसानी से खोजे जाने वाला नाम चुनकर अंतर न मिटाएँ। PI जारीकर्ता खरीद आदेश की पार्टी से अलग हो तब भी भूमिकाएँ स्पष्ट करें, फिर दस्तावेज़ों को एक सहमत लेनदेन मानें।

रकम पाने वाले खाते की अलग जाँच चाहिए। पंजीकरण खोज खाते का मालिक या पैसे वसूलने का अधिकार स्थापित नहीं करती। हमारी बैंक लाभार्थी मार्गदर्शिका यह समीक्षा समझाती है। भुगतान निर्देश बदलने वाले संशोधित PI को स्वतंत्र पुष्टि होने तक सामान्य मंज़ूरी से बाहर रखें।

डिलीवरी और संशोधन

डिलीवरी शर्त को तय स्थान और नियमों के सहमत संस्करण के साथ पढ़ें। ICC की Incoterms मार्गदर्शिका लागत, जोखिम और दायित्व बाँटने में इनकी भूमिका बताती है। छोटा शब्द अपने आप उत्पाद विनिर्देश, भुगतान योजना या बिक्री की हर दूसरी शर्त तय नहीं करता।

PI में स्थान के बिना केवल तीन अक्षरों का शब्द हो तो सप्लायर से पूरा करवाएँ। प्रस्तावों के कुल की तुलना से पहले डिलीवरी का आधार समान करें। कम माल मूल्य के साथ भाड़े या अन्य खर्च का अलग बँटवारा हो सकता है। परिवहन प्रदाता व्यवस्था समझा सकता है; कंपनी रिपोर्ट उसकी कीमत नहीं निकाल सकती।

संशोधन भी पहली प्रति जितनी सावधानी माँगते हैं। मान लें कस्टम ऑर्डर एक रंग से दो रंग हो गया। सप्लायर मात्रा, तैयारी शुल्क और समय एक साथ बदल सकता है। स्पष्ट संदर्भ व तारीख वाला संशोधित PI माँगें और हर बदलाव स्वीकृत माँग से मिलाएँ। नए रंग की चैट स्वीकृति असंबंधित लाभार्थी बदलाव नहीं समझाती।

पुरानी फ़ाइल, बदलाव का अनुरोध और स्वीकृत संशोधन सुरक्षित रखें। खरीद रिकॉर्ड में लागू संस्करण लिखें ताकि वित्त और संचालन अलग अटैचमेंट से काम न करें। वैधता की तारीख बीत गई हो तो कीमत या समय पर निर्भर होने से पहले पूछें कि प्रस्ताव अभी कायम है या नहीं।

बैंक विवरण बदलना खास तौर पर महत्वपूर्ण है। ऑस्ट्रेलियाई सरकार की व्यावसायिक ईमेल से छेड़छाड़ पर मार्गदर्शिका इनवॉइस बदलने और भुगतान अनुरोध सत्यापित करने की जरूरत समझाती है। पहले से भरोसेमंद संपर्क माध्यम से पुष्टि करें; नए खाते वाला ईमेल ही अकेली पुष्टि का स्रोत नहीं होना चाहिए।

स्पष्ट सुधार अनुरोध

सप्लायर को केवल “इनवॉइस आधिकारिक बनाएँ” कहने के बजाय अस्पष्ट फ़ील्ड बताएँ। मुहर की तस्वीर या नया PDF डिज़ाइन पहले उदाहरण की इकाई या दूसरे के अग्रिम आधार को ठीक नहीं करेगा।

कृपया PI [संदर्भ] संशोधित कर सहमत विक्रेता का चीनी कानूनी नाम और USCC, मात्रा की इकाई, विनिर्देश संदर्भ, मुद्रा और शामिल शुल्क बताएँ। हर भुगतान की राशि व आधार, डिलीवरी शर्त और तय स्थान, तथा समय-सीमा शुरू करने वाली घटना लिखें। नया संशोधन पहचानें और पुष्टि करें कि वह किस पुराने संस्करण की जगह लेता है।

वास्तविक कमी के अनुसार अनुरोध बदलें। किसी बिंदु का उत्तर स्वीकृत परिशिष्ट में साफ हो तो हर सप्लायर से पूरा दस्तावेज़ दोबारा न बनवाएँ। विक्रेता पर विवाद हो तो सहायक कंपनी जानकारी लें। मात्रा अलग हो तो दोनों रिकॉर्ड की संख्या बताएँ। केंद्रित अनुरोध से जवाब परखना आसान होता है।

जवाब मिलने पर सुधारे गए फ़ील्ड और बाकी बदलाव भी देखें। खुद PDF बदलने के बजाय सप्लायर की मूल फ़ाइल रखें। टिप्पणी के लिए इस्तेमाल प्रति जारी दस्तावेज़ और दोनों पक्षों द्वारा स्वीकृत संस्करण से स्पष्ट अलग होनी चाहिए।

कोटेशन से शिपमेंट तक

बाद के दस्तावेज़ आने पर सहमत PI तुलना का उपयोगी आधार होता है। वाणिज्यिक इनवॉइस और पैकिंग जानकारी को स्वीकृत ऑर्डर व संशोधनों से मिलाएँ। International Trade Administration की वाणिज्यिक इनवॉइस मार्गदर्शिका सीमा-शुल्क निकासी में उसका काम और गंतव्य की विशेष जरूरतें जाँचना समझाती है।

अंतर उचित हो सकता है, जैसे तय आंशिक शिपमेंट, पर ऑर्डर रिकॉर्ड में स्पष्टीकरण चाहिए। बाद के दस्तावेज़ों को पुराने कोटेशन से जबरन न मिलाएँ, न पहले PI के पेशेवर दिखने के कारण बिना कारण के बदलाव स्वीकार करें। बाद में मिले टैक्स इनवॉइस की भी उचित अलग जाँच चाहिए; वह पीछे से यह सिद्ध नहीं करता कि सामान सहमत विनिर्देश के अनुसार था।

उपयोगी परिणाम ऐसी खरीद है जिसे ठीक-ठीक बता सकें: पहचाना विक्रेता, तय सामान, कीमत का वास्तविक आधार, भुगतान चरण और डिलीवरी वादा। पहचान गायब हो तो कंपनी से शुरू करें। फिर ऑर्डर दस्तावेज़ और जिम्मेदार लोगों के साथ व्यापारिक शर्तों की कमियाँ दूर करें।