Memeriksa Proforma dari Pemasok Tiongkok
Dua contoh pesanan untuk memeriksa satuan jumlah, uang muka, identitas penjual, pengiriman, dan revisi faktur proforma pemasok Tiongkok.
Cari dengan nama resmi berbahasa Mandarin atau USCC, lalu pilih perusahaan yang sesuai dengan mitra Anda.
Pemasok mengirim faktur proforma dengan total yang rapi dan meminta uang muka. Hitungannya tampak benar. Namun, pesanan pembelian menyebut “set”, sedangkan faktur menyebut “buah”. Janji pengiriman pun dimulai dari kejadian yang belum ditetapkan. Masalah seperti ini sebaiknya ditemukan sebelum pesanan dilanjutkan.
Memeriksa proforma Tiongkok berarti membaca usulan pesanan, mengidentifikasi penjual, dan menyelesaikan syarat yang belum jelas. Tidak ada pencarian faktur pajak Tiongkok yang mengautentikasi setiap penawaran pemasok bernama PI. Pemeriksaan perusahaan membantu menentukan siapa penjualnya; isi pesanan tetap membutuhkan peninjauan tersendiri.
Panduan ini menggunakan dua pembelian fiktif: pesanan kecil barang stok dan produksi khusus. Ilustrasinya merupakan lembar belajar, bukan faktur nyata, transaksi pelanggan, atau templat resmi.
Penawaran dalam bentuk faktur
International Trade Administration Amerika Serikat menjelaskan faktur proforma sebagai penawaran yang disajikan dalam bentuk faktur. Dokumen ini dapat memberikan informasi untuk mempersiapkan rencana impor. Itulah sebabnya PI sering diterima sebelum produksi atau pengiriman serta mencantumkan syarat pembayaran dan penyerahan.
Jangan menyimpulkan akibat hukum hanya dari judul. Pesanan juga dapat melibatkan pesanan pembelian, penawaran yang diterima, korespondensi, dan kontrak terpisah. Jika PI menjadi perjanjian utama, mintalah nasihat mengenai hukum yang berlaku dan syarat yang diterima. Sebutan “proforma” bukan alasan mengabaikan kewajiban.
PI berbeda pula dari faktur pajak Tiongkok atau fapiao. Jangan memasukkan nomor pesanannya ke alat verifikasi faktur PPN lalu menganggap ketiadaan catatan pajak sebagai penipuan. Perbandingan faktur kami menjelaskan jenis dokumen. Di sini, tugasnya membuat usulan pembelian cukup jelas untuk diperiksa dan disepakati.
Contoh pesanan barang stok
Bayangkan Anda membeli kotak penyimpanan yang dapat dipakai ulang dari penjual di Tiongkok daratan. Catatan pembelian meminta 240 set berisi dua kotak per set. PI pertama justru mencantumkan 240 buah dengan harga USD 8 per buah. Kedua pihak mungkin melihat total USD 1.920, tetapi belum tentu menghitung jumlah fisik yang sama.
Minta satuan yang tegas: 240 set, dua kotak per set, USD 8 per set. Artinya 480 kotak. Ini tidak mewajibkan pemasok menerima harga tersebut; tujuannya memperlihatkan perbedaan agar dapat disepakati. Jangan diam-diam mengubah arti “buah” dalam lembar persetujuan internal.
Deskripsi produk juga membutuhkan acuan. Foto mungkin memperlihatkan warna tetapi tidak menjelaskan ukuran, bahan, atau aksesori yang termasuk. Untuk pesanan fiktif ini, lampirkan spesifikasi barang stok yang disepakati beserta versinya. Jika tutup termasuk harga, tuliskan. Aksesori di latar foto bukan pengganti pernyataan bahwa barang itu disertakan.
Kemudian bandingkan total dengan cakupan penawaran. Jika USD 1.920 hanya nilai barang, pisahkan ongkos angkut, asuransi, dan biaya lain yang disepakati. Jangan menganggap total utama termasuk pengiriman sampai gudang. Hilangkan pula kerancuan mata uang: tulis USD jika itulah yang disepakati, bukan simbol dolar tanpa penjelasan.
Contoh ini memerlukan koreksi satuan dan deskripsi jelas, bukan laporan perusahaan lebih panjang. Informasi pendaftaran tidak menentukan jumlah kotak dalam satu set. Bedakan tugas lanjutannya: pengadaan menyelesaikan deskripsi pesanan, sedangkan pemeriksaan perusahaan menetapkan identitas penjual.
Contoh pesanan khusus
Sekarang pertimbangkan pesanan khusus fiktif: 1.000 unit dengan harga USD 12 masing-masing, ditambah USD 600 biaya persiapan produksi terpisah. Subtotal barang USD 12.000 dan total gabungan USD 12.600. “Uang muka 30%” belum lengkap sampai kedua pihak sepakat jumlah mana yang menjadi dasar persentase.
| Dasar yang disepakati | Pembayaran pertama | Sisa pembayaran |
|---|---|---|
| 30% dari total gabungan USD 12.600 | USD 3.780 | USD 8.820 |
| 30% dari USD 12.000 nilai barang, ditambah seluruh USD 600 biaya persiapan | USD 4.200 | USD 8.400 |
Selisihnya USD 420, berasal dari dasar pembayaran, bukan kesalahan hitung. Minta pemasok memisahkan uang muka barang dari biaya yang harus dibayar penuh serta menunjukkan saldo tersisa. Jika biaya dapat dikembalikan, diperhitungkan pada pesanan berikutnya, atau baru dibayar setelah sampel disetujui, catat syarat itu agar terlihat oleh kedua pihak.
Jadwal pembayaran juga memerlukan syarat pencairan. “Pelunasan sebelum pengiriman” menunjukkan tahap umum, tetapi belum tentu menjelaskan bukti yang diharapkan tim lebih dulu. Sepakati apa yang diserahkan, siapa yang meninjau, dan dampak perbedaan yang belum selesai terhadap langkah berikutnya. Foto, laporan inspeksi, dan pemesanan angkutan bukan bukti yang saling menggantikan.
Untuk produk khusus, rujuk spesifikasi atau revisi gambar yang disetujui serta sampel yang disepakati. Jangan memadatkan seluruh kontrak teknis ke satu sel deskripsi. PI dapat menunjuk lampiran acuan dan jumlah tiap varian, sementara lampiran memuat rincian untuk produksi dan pemeriksaan.
Terakhir, baca waktu penyelesaian bersama syarat mulainya. “Siap dalam 30 hari” dapat berarti 30 hari setelah uang muka, persetujuan sampel, atau keduanya. Itu janji yang berbeda. Tentukan pemicu, hari kalender atau kerja, dan arti “siap” untuk pesanan ini. Ini usulan pemeriksaan redaksi, bukan klaim bahwa semua pemasok memakai kebiasaan sama.
Perusahaan di balik penawaran
Kedua contoh tetap membutuhkan penjual teridentifikasi. PI berjudul merek Inggris mungkin tidak menyebut nama terdaftar perusahaan Tiongkok daratan. Minta nama hukum Tionghoa lengkap dan Kode Kredit Sosial Terpadu atau USCC, serta hubungan tertulis antara badan usaha tersebut dan nama dalam penawaran.
Aturan pelaksanaan pendaftaran SAMR memasukkan nama dan USCC sebagai kolom izin usaha. Pengenal ini lebih spesifik untuk dibandingkan daripada logo atau ejaan Inggris. Nomor PI mengidentifikasi penawaran; USCC mengidentifikasi badan usaha terdaftar. Gunakan kolom terpisah.
Gunakan pencarian perusahaan untuk memeriksa catatan yang cocok, atau mulai dari verifikasi izin usaha jika pemasok mengirim gambar izin. Cocokkan identitas yang diperoleh dengan calon penjual. Menemukan perusahaan tidak membuktikan bahwa pengirim email mewakilinya atau bahwa perusahaan menerima pesanan tertentu ini.
Jika katalog menyebut pabrik tetapi PI diterbitkan perusahaan dagang, tanyakan siapa yang menjual dan siapa yang memproduksi. Jangan menghapus perbedaan dengan memilih nama yang paling mudah dicari. Begitu pula bila penerbit PI berbeda dari pihak pada pesanan pembelian: jelaskan perannya sebelum menganggap semua dokumen sebagai transaksi yang disepakati.
Rekening penerima memerlukan pemeriksaan terpisah. Pencarian pendaftaran tidak membuktikan kepemilikan rekening atau kewenangan menerima pembayaran. Panduan penerima pembayaran bank membahasnya. PI revisi yang mengubah instruksi pembayaran harus dikeluarkan dari persetujuan rutin sampai instruksi tersebut dikonfirmasi secara independen.
Penyerahan dan revisi
Baca istilah penyerahan bersama tempat yang disebut dan versi aturan yang disepakati. Panduan Incoterms dari ICC menjelaskan pembagian biaya, risiko, dan kewajiban. Istilah singkat tidak dengan sendirinya menentukan spesifikasi produk, jadwal pembayaran, atau semua ketentuan penjualan lainnya.
Jika PI hanya memuat istilah tiga huruf tanpa lokasi, minta dilengkapi. Saat membandingkan penawaran, samakan dasar penyerahan sebelum membandingkan total. Nilai barang lebih rendah mungkin disertai pembagian ongkos angkut atau biaya lain yang berbeda. Penyedia angkutan dapat membantu menjelaskan rencana transportasi; laporan perusahaan tidak dapat menetapkan biayanya.
Revisi perlu perhatian yang sama dengan versi pertama. Misalnya, pesanan khusus berubah dari satu warna menjadi dua. Pemasok dapat sekaligus mengubah jumlah, biaya persiapan, dan waktu penyelesaian. Minta PI revisi dengan referensi dan tanggal jelas, lalu bandingkan semua perubahan dengan permintaan yang disetujui. Pesan percakapan yang menerima warna baru tidak menjelaskan perubahan penerima pembayaran yang tidak terkait.
Simpan berkas sebelumnya, permintaan perubahan, dan revisi yang diterima. Sebut versi yang berlaku dalam catatan pembelian agar keuangan dan operasional tidak memakai lampiran berbeda. Jika masa berlaku sudah lewat, tanyakan apakah penawaran masih berlaku sebelum mengandalkan harga atau jangka waktunya.
Perubahan data bank sangat penting. Panduan pemerintah Australia tentang pembajakan email bisnis menjelaskan manipulasi faktur dan perlunya memverifikasi permintaan pembayaran. Konfirmasikan melalui kontak yang sudah dipercaya; email berisi rekening baru tidak boleh sekaligus menjadi satu-satunya bukti konfirmasi.
Permintaan koreksi yang berguna
Sebutkan kolom yang belum jelas, bukan sekadar meminta pemasok “membuat faktur resmi”. Gambar cap atau desain PDF baru tidak memperbaiki satuan dalam contoh pertama maupun dasar uang muka pada contoh kedua.
Mohon revisi PI [referensi] dengan nama hukum Tionghoa dan USCC penjual yang disepakati, satuan jumlah, acuan spesifikasi, mata uang, serta biaya yang termasuk. Cantumkan jumlah dan dasar setiap pembayaran, syarat penyerahan dan tempat yang disebut, serta kejadian yang memulai waktu penyelesaian. Identifikasi revisi baru dan versi sebelumnya yang digantikannya.
Sesuaikan permintaan dengan kekurangan nyata. Jangan meminta setiap pemasok menerbitkan ulang semua dokumen jika suatu poin sudah jelas dalam lampiran yang diterima. Jika identitas penjual dipersoalkan, minta informasi perusahaan pendukung. Jika jumlah berbeda, tuliskan angka di kedua dokumen. Permintaan terarah membuat jawaban lebih mudah dinilai.
Saat jawaban tiba, tinjau kolom yang diperbaiki dan perubahan lainnya. Simpan berkas asli pemasok, bukan mengedit PDF sendiri. Salinan kerja untuk komentar harus jelas terpisah dari dokumen terbitan pemasok dan versi yang diterima kedua pihak.
Dari penawaran ke pengiriman
PI yang disepakati menjadi acuan ketika dokumen lanjutan diterima. Bandingkan faktur komersial dan informasi kemasan dengan pesanan yang diterima beserta perubahannya. Panduan faktur komersial International Trade Administration menjelaskan peran dokumen dalam kepabeanan dan perlunya memeriksa ketentuan negara tujuan.
Perbedaan dapat sah, seperti pengiriman sebagian yang disepakati, tetapi harus dijelaskan dalam catatan pesanan. Jangan memaksa dokumen berikutnya cocok dengan penawaran lama atau menerima perubahan tanpa penjelasan hanya karena PI pertama terlihat profesional. Faktur pajak yang datang kemudian tetap membutuhkan verifikasi yang sesuai; dokumen itu tidak membuktikan secara surut bahwa barang memenuhi spesifikasi.
Hasil yang berguna adalah pembelian yang dapat dijelaskan secara tepat: penjual teridentifikasi, barang disepakati, dasar harga sebenarnya, tahap pembayaran, dan janji penyerahan. Jika identitas belum jelas, mulai dari perusahaan. Kemudian selesaikan kekurangan komersial melalui dokumen pesanan dan pihak yang bertanggung jawab atas syarat tersebut.