Verificare una proforma cinese
Due ordini di esempio per controllare quantità, acconti, venditore, consegna e revisioni nella fattura proforma di un fornitore cinese.
Inizia con la denominazione legale cinese o il Codice unificato di credito sociale (USCC). Conferma l’azienda corrispondente prima di aprire il suo profilo.
Un fornitore invia una fattura proforma con un totale ordinato e chiede un acconto. I calcoli sembrano corretti. Eppure l’ordine parla di «set» e la fattura di «pezzi», mentre il termine di consegna parte da un evento mai definito. Sono problemi da individuare prima di procedere.
Verificare una proforma cinese significa leggere l’ordine proposto, identificare il venditore e risolvere le condizioni ancora aperte. Nessun controllo delle fatture fiscali cinesi autentica ogni preventivo denominato PI. La verifica societaria aiuta a stabilire chi vende; l’ordine richiede un esame distinto.
Questa guida usa due acquisti ipotetici: un piccolo ordine di merce a magazzino e una produzione personalizzata. Le immagini sono esempi didattici, non fatture reali, operazioni di clienti o modelli ufficiali.
Un preventivo in forma di fattura
L’International Trade Administration statunitense descrive la fattura proforma come un preventivo presentato in forma di fattura. Può fornire informazioni necessarie per organizzare un’importazione prevista. Per questo una PI spesso precede produzione o spedizione e contiene condizioni di pagamento e consegna.
Non dedurre gli effetti giuridici dal solo titolo. Un acquisto può coinvolgere anche un ordine, un preventivo accettato, corrispondenza e un contratto separato. Se la PI sarà l’accordo principale, chiedi consulenza sulla legge applicabile e sulle condizioni accettate. La dicitura «proforma» non giustifica ignorare gli obblighi.
La PI differisce inoltre dalla fattura fiscale cinese, o fapiao. Non inserirne il riferimento d’ordine in un verificatore di fatture IVA per interpretare poi l’assenza di un dato fiscale come frode. Il nostro confronto tra fatture spiega le categorie. Qui lo scopo è rendere l’acquisto abbastanza chiaro da poterlo controllare e concordare.
L’esempio della merce a magazzino
Immagina di acquistare contenitori riutilizzabili da un venditore della Cina continentale. La richiesta prevede 240 set, con due contenitori per set. La prima PI indica 240 pezzi a 8 USD ciascuno. Entrambe le parti possono vedere un totale di 1.920 USD senza avere necessariamente quotato la stessa quantità.
Chiedi un’unità esplicita: 240 set, due contenitori per set, 8 USD per set. Sono 480 contenitori. Non significa che il fornitore debba accettare il prezzo: rende evidente la divergenza per risolverla. Non reinterpretare «pezzi» senza dirlo nella tua scheda di approvazione.
Anche la descrizione del prodotto richiede un riferimento utile. Una foto può mostrare il colore senza chiarire dimensioni, materiale o accessori inclusi. Per questo ordine ipotetico, allega la specifica concordata dell’articolo a magazzino e identificane la versione. Se sono compresi i coperchi, scrivilo. Un accessorio sullo sfondo non sostituisce una voce esplicita.
Confronta poi il totale con il perimetro del preventivo. Se 1.920 USD è soltanto il valore della merce, separa trasporto, assicurazione e altri costi concordati. Non presumere che il totale evidenziato includa la consegna al tuo magazzino. Chiarisci anche la valuta: scrivi USD se è quella concordata, invece di lasciare un simbolo del dollaro senza spiegazione.
Questo esempio richiede l’unità corretta e una descrizione chiara, non un rapporto societario più lungo. Il registro non determina quanti contenitori compongano un set. Assegna i compiti di conseguenza: gli acquisti chiariscono l’ordine; la verifica societaria identifica il venditore.
L’esempio della produzione personalizzata
Considera ora un ordine ipotetico su misura: 1.000 unità a 12 USD, più 600 USD separati per l’avviamento della produzione. La merce vale 12.000 USD e il totale è 12.600 USD. «Acconto del 30%» è incompleto finché non si concorda l’importo su cui applicare la percentuale.
| Base concordata | Primo pagamento | Importo residuo |
|---|---|---|
| 30% del totale complessivo di 12.600 USD | 3.780 USD | 8.820 USD |
| 30% di 12.000 USD di merce, più tutti i 600 USD di avviamento | 4.200 USD | 8.400 USD |
La differenza è 420 USD. Dipende dalla base di pagamento, non da un errore di calcolo. Chiedi di separare l’acconto sulla merce dai costi dovuti per intero e di mostrare il saldo. Se una spesa è rimborsabile, detraibile da un ordine successivo o esigibile solo dopo l’approvazione del campione, registra la condizione in modo visibile a entrambe le parti.
Il piano di pagamento richiede anche condizioni di autorizzazione. «Saldo prima della spedizione» indica una fase generale, ma non necessariamente i documenti che il team vuole ricevere prima. Concordate cosa sarà fornito, chi lo esaminerà e come le discrepanze irrisolte influiranno sul passo successivo. Una foto, un rapporto d’ispezione e una prenotazione di trasporto non sono prove intercambiabili.
Per il prodotto personalizzato, cita la specifica approvata, la revisione del disegno e l’eventuale campione concordato. Evita di stipare un contratto tecnico completo in una cella di descrizione. La PI può indicare gli allegati di riferimento e la quantità per variante; gli allegati contengono i dettagli per produrre e ispezionare.
Infine, leggi il tempo di preparazione insieme alla condizione iniziale. «Pronto in 30 giorni» può significare 30 giorni dall’acconto, dall’approvazione del campione o da entrambi. Sono impegni diversi. Chiarisci l’evento iniziale, i giorni di calendario o lavorativi e il significato di «pronto» per quell’ordine. È un controllo redazionale suggerito, non una convenzione valida per tutti i fornitori.
L’impresa dietro l’offerta
Entrambi gli esempi richiedono un venditore identificato. Una PI intestata a un marchio inglese potrebbe omettere il nome registrato della società della Cina continentale. Chiedi la denominazione legale cinese completa e il Codice unificato di credito sociale, o USCC, oltre a un collegamento scritto tra l’entità e il nome dell’offerta.
Le norme attuative della registrazione SAMR elencano nome e USCC tra i campi della licenza commerciale. Permettono confronti più precisi di un logo o di una grafia inglese. Il riferimento PI identifica un’offerta; l’USCC identifica l’impresa registrata. Usa campi separati.
Utilizza la ricerca societaria per esaminare il record corrispondente, oppure parti dalla verifica della licenza commerciale se hai ricevuto un’immagine della licenza. Confronta l’identità ottenuta con il venditore proposto. Trovare la società non dimostra che il mittente dell’email la rappresenti o che essa abbia accettato quello specifico ordine.
Se il catalogo nomina una fabbrica ma la PI è emessa da una società commerciale, chiedi chi vende e chi produce. Non cancellare la differenza scegliendo semplicemente il nome più facile da cercare. Lo stesso vale se l’emittente della PI non coincide con la parte dell’ordine: chiarisci i ruoli prima di trattare i documenti come un’operazione concordata.
Il conto destinatario richiede un controllo separato. La ricerca nel registro non prova la titolarità del conto né l’autorizzazione all’incasso. La nostra guida al beneficiario bancario approfondisce questo controllo. Una PI revisionata che cambia istruzioni di pagamento va esclusa dall’approvazione ordinaria finché queste non sono confermate autonomamente.
Consegna e revisioni
Leggi il termine di consegna insieme al luogo indicato e alla versione concordata delle regole. Le indicazioni ICC sugli Incoterms spiegano la ripartizione di costi, rischi e obblighi. Una breve sigla non definisce da sola specifiche, pagamenti e tutte le altre condizioni di vendita.
Se la PI riporta solo un termine di tre lettere senza luogo, chiedi di completarlo. Per confrontare offerte, rendi comparabile la base di consegna prima dei totali. Un valore della merce inferiore può accompagnarsi a una diversa ripartizione di trasporto e altri costi. Il tuo operatore logistico può aiutare a interpretare l’organizzazione proposta; un rapporto societario non può quotarla.
Le revisioni meritano la stessa attenzione della prima versione. Supponi che l’ordine personalizzato passi da un colore a due. Il fornitore può modificare insieme quantità, avviamento e tempi. Chiedi una PI aggiornata con riferimento e data chiari e confronta tutti i cambiamenti con la richiesta approvata. Un messaggio che accetta un nuovo colore non spiega un cambiamento estraneo del beneficiario.
Conserva il file precedente, la richiesta di modifica e la revisione accettata. Identifica la versione valida nel fascicolo d’acquisto, evitando che finanza e operazioni usino allegati differenti. Se l’offerta è scaduta, chiedi se è ancora valida prima di basarti su prezzo o tempi.
Le variazioni bancarie sono particolarmente importanti. Le indicazioni del governo australiano sulla compromissione delle email aziendali descrivono la manipolazione delle fatture e la necessità di verificare richieste di pagamento. Conferma tramite un contatto già affidabile: l’email con il nuovo conto non deve fornire anche l’unica conferma.
Una richiesta di correzione utile
Indica i campi irrisolti invece di chiedere al fornitore di «rendere ufficiale la fattura». Un’immagine del timbro o una nuova grafica PDF non risolve l’unità del primo esempio né la base dell’acconto del secondo.
Vi chiediamo di aggiornare la PI [riferimento] con denominazione legale cinese e USCC del venditore concordato, unità di quantità, riferimento della specifica, valuta e costi inclusi. Indicate importo e base di ogni pagamento, termine di consegna e luogo nominato, nonché l’evento che avvia il termine di preparazione. Identificate la nuova revisione e confermate quale versione sostituisce.
Adatta il testo alle lacune effettive. Non richiedere sempre una riedizione completa quando un punto è già chiaro in un allegato accettato. Per un’identità contestata, chiedi dati societari di supporto. Per quantità diverse, indica quelle presenti in entrambi i documenti. Una richiesta mirata rende la risposta più facile da valutare.
Quando arriva, controlla i campi corretti e ogni altra modifica. Conserva l’originale del fornitore anziché modificare tu il PDF. La copia di lavoro con commenti deve restare distinta dal documento emesso e dalla versione accettata da entrambe le parti.
Dal preventivo alla spedizione
La PI concordata diventa un riferimento all’arrivo dei documenti successivi. Confronta fattura commerciale e dati d’imballaggio con l’ordine accettato e le modifiche. La guida alla fattura commerciale dell’International Trade Administration spiega il ruolo del documento nello sdoganamento e la necessità di verificare i requisiti del paese di destinazione.
Una differenza può essere legittima, come una spedizione parziale concordata, ma deve avere spiegazione nel fascicolo. Non forzare i documenti successivi a coincidere con un preventivo superato e non accettare cambiamenti inspiegati perché la prima PI sembrava professionale. Anche una fattura fiscale ricevuta dopo richiede la verifica pertinente; non prova retroattivamente la conformità delle merci alle specifiche.
Il risultato utile è un acquisto descrivibile con precisione: venditore identificato, beni concordati, base reale del prezzo, fasi di pagamento e impegno di consegna. Se manca l’identità, parti dalla società. Poi risolvi le lacune commerciali con i documenti dell’ordine e le persone responsabili delle condizioni.