Проверка проформы китайского поставщика

Поставщик присылает аккуратный инвойс-проформу и просит аванс. Арифметика выглядит верной. Однако заказ говорит о «комплектах», а счёт — о «штуках», и срок поставки начинается с события, которое никто не определил. Такие вопросы полезно выявить до продолжения заказа.

Проверить китайскую проформу — значит прочитать предлагаемый заказ, установить продавца и согласовать открытые условия. Никакая китайская проверка налоговых счетов не удостоверяет каждое коммерческое предложение под названием PI. Проверка компании помогает понять, кто продаёт; сам заказ требует отдельного рассмотрения.

В руководстве используются две вымышленные покупки: небольшой заказ товара со склада и изготовление по спецификации. Иллюстрации — учебные расчёты, а не реальные счета, клиентские сделки или официальные бланки.

Предложение в форме счёта

Американская International Trade Administration описывает инвойс-проформу как ценовое предложение в форме счёта. Он может содержать данные для подготовки планируемого импорта. Поэтому PI часто поступает до производства или отправки и включает условия оплаты и поставки.

Не определяйте юридическое действие только по заголовку. Сделка может также включать заказ на закупку, принятое предложение, переписку и отдельный договор. Если PI станет основным соглашением, получите консультацию по применимому праву и принимаемым условиям. Название «проформа» не позволяет игнорировать обязательства.

PI отличается и от китайского налогового счёта, или фапяо. Не вводите номер заказа в инструмент проверки счетов по НДС, чтобы затем объявить отсутствие налоговой записи признаком мошенничества. Наше сравнение инвойсов объясняет виды документов. Здесь задача уже: сделать предполагаемую покупку достаточно ясной для проверки и согласования.

Пример заказа со склада

Представьте покупку многоразовых коробок для хранения у продавца из материкового Китая. В вашей заявке указаны 240 комплектов по две коробки. Первая PI поставщика содержит 240 штук по 8 USD. Обе стороны могут видеть итог 1 920 USD, но не обязательно оценивать одно и то же количество товара.

Попросите прямо указать единицу: 240 комплектов, две коробки в комплекте, 8 USD за комплект. Это означает 480 коробок. Поставщик не обязан принять такую цену; формулировка выявляет расхождение, чтобы стороны могли его решить. Не переосмысливайте «штуки» молча в собственном листе согласования.

Описание товара тоже требует подходящего ориентира. Фото может показывать цвет, но не размеры, материал или комплектующие. Для этого условного заказа приложите согласованную спецификацию складского товара и укажите её версию. Если крышки входят в цену, запишите это. Аксессуар на фоне фотографии не заменяет явного включения в поставку.

Затем сравните итог с охватом предложения. Если 1 920 USD — только стоимость товара, выделите перевозку, страхование и другие согласованные расходы. Не предполагайте, что крупно напечатанная сумма включает доставку на ваш склад. Устраните и неоднозначность валюты: пишите USD, если договорились о ней, вместо необъяснённого знака доллара.

Здесь нужны правильная единица и ясное описание, а не более длинный корпоративный отчёт. Регистрационные сведения не определяют количество коробок в комплекте. Разделяйте последующие задачи: закупки уточняют заказ, проверка компании — юридическое лицо продавца.

Пример индивидуального производства

Теперь условный индивидуальный заказ: 1 000 изделий по 12 USD плюс отдельные 600 USD за подготовку производства. Товар стоит 12 000 USD, а общая сумма равна 12 600 USD. Строка «аванс 30%» неполна, пока стороны не согласуют базу процента.

Два толкования аванса

Согласованная база	Первый платёж	Остаток
30% от общей суммы 12 600 USD	3 780 USD	8 820 USD
30% от 12 000 USD за товар плюс полные 600 USD за подготовку	4 200 USD	8 400 USD

Разница — 420 USD. Причина в базе платежа, а не в арифметической ошибке. Попросите отделить аванс за товар от полностью оплачиваемых сборов и показать остаток. Если сбор возвратный, засчитывается в следующий заказ или платится лишь после одобрения образца, зафиксируйте это условие в доступном обеим сторонам месте.

Графику оплаты нужны и условия перечисления. «Остаток до отгрузки» называет общий этап, но не обязательно предварительные доказательства для вашей команды. Согласуйте, что предоставят, кто проверит и как нерешённые расхождения повлияют на следующий шаг. Фото, инспекционный отчёт и бронирование перевозки не взаимозаменяемы.

Для самого изделия укажите утверждённую спецификацию или редакцию чертежа и согласованный образец. Не помещайте полный технический договор в одну перегруженную ячейку описания. PI может называть определяющие приложения и количество по вариантам; подробности для изготовления и контроля остаются в приложениях.

Наконец, читайте срок вместе с условием начала. «Готово за 30 дней» может означать 30 дней после аванса, утверждения образца или обоих событий. Это разные обещания. Уточните начало отсчёта, календарные либо рабочие дни и смысл слова «готово» для заказа. Это предлагаемая проверка формулировки, не утверждение об общей практике всех поставщиков.

Компания, выставившая проформу

В обоих примерах нужно установить продавца. PI под английским брендом может не содержать зарегистрированное название компании материкового Китая. Запросите полное китайское юридическое название и Единый код социального кредита, или USCC, а также письменную связь этого юридического лица с названием в предложении.

Правила SAMR по реализации регистрации называют наименование и USCC среди полей бизнес-лицензии. Они позволяют более точное сравнение, чем логотип или английское написание. Номер PI идентифицирует предложение, а USCC — зарегистрированную компанию. Храните их в разных полях.

Используйте поиск компании для просмотра совпадающей записи или начните с проверки бизнес-лицензии, если поставщик прислал её изображение. Сопоставьте найденные реквизиты с предполагаемым продавцом. Наличие компании не доказывает полномочия автора письма или принятие ею именно этого заказа.

Если каталог называет завод, а PI выпускает торговая компания, выясните, кто продаёт и кто производит. Не стирайте разницу выбором имени, которое легче искать. Аналогично действуйте, если составитель PI отличается от стороны вашего заказа: определите роли, прежде чем считать документы единой согласованной сделкой.

Счёт получателя проверяется отдельно. Регистрационный поиск не подтверждает владельца счёта или право получать деньги. Это рассмотрено в руководстве по банковскому получателю. PI с изменёнными платёжными инструкциями должна выйти из обычного согласования до независимого подтверждения этих инструкций.

Поставка и редакции

Читайте условие поставки вместе с названным местом и согласованной версией правил. Пояснения ICC по Incoterms раскрывают распределение расходов, рисков и обязанностей. Короткий термин сам по себе не определяет спецификацию, график оплаты и все прочие условия продажи.

Если PI содержит только трёхбуквенный термин без места, попросите дополнить его. Сравнивая предложения, сначала приведите условия поставки к сопоставимой базе, затем сравнивайте итоги. Меньшая цена товара может сопровождаться другим распределением перевозки и сборов. Ваш перевозчик поможет разобраться в транспортной схеме; корпоративный отчёт не рассчитает её цену.

Редакции требуют такого же внимания, как первая версия. Допустим, индивидуальный заказ меняется с одного цвета на два. Поставщик может одновременно изменить количества, подготовительные расходы и срок. Запросите новую PI с чёткими номером и датой, затем сравните все изменения с утверждённой заявкой. Сообщение о принятии цвета не объясняет несвязанную смену получателя платежа.

Сохраните старый файл, запрос изменений и принятую редакцию. Назовите действующую версию в закупочных документах, чтобы финансовая и операционная команды не использовали разные вложения. Если срок действия истёк, выясните, сохраняется ли предложение, прежде чем опираться на цену или сроки.

Изменения банковских данных особенно важны. Австралийские рекомендации по защите от компрометации деловой почты описывают подмену счетов и необходимость проверять запросы оплаты. Подтверждайте через уже известный надёжный канал; письмо с новым счётом не должно быть единственным подтверждением.

Полезный запрос исправлений

Перечислите нерешённые поля вместо просьбы «сделать счёт официальным». Изображение печати или новый дизайн PDF не устранят проблему единиц в первом примере и базы аванса во втором.

Просим исправить PI [номер], указав китайское юридическое название и USCC согласованного продавца, единицу количества, ссылку на спецификацию, валюту и включённые расходы. Укажите сумму и базу каждого платежа, условие поставки с названным местом и событие, запускающее срок. Обозначьте новую редакцию и подтвердите, какую прежнюю версию она заменяет.

Адаптируйте текст к реальным пробелам. Не требуйте всегда полностью перевыпускать документ, если пункт уже ясен в принятом приложении. При споре о продавце запросите подтверждающие сведения о компании. При расхождении количества укажите значения обоих документов. Конкретный запрос облегчает оценку ответа.

Получив ответ, проверьте исправленные поля и остальные изменения. Сохраните исходный файл поставщика вместо самостоятельного редактирования PDF. Рабочая копия с комментариями должна явно отличаться от выданного документа и версии, принятой обеими сторонами.

От предложения к отгрузке

Согласованная PI служит ориентиром при поступлении следующих документов. Сравните коммерческий инвойс и упаковочные сведения с принятым заказом и поправками. Руководство International Trade Administration по коммерческим инвойсам объясняет их роль при таможенном оформлении и необходимость учитывать требования назначения.

Различие может быть обоснованным, например согласованная частичная отгрузка, но нуждается в пояснении в истории заказа. Не подгоняйте последующие документы под устаревшее предложение и не принимайте необъяснённые изменения только из-за профессионального вида первой PI. Полученный позже налоговый счёт тоже требует соответствующей проверки; он не доказывает задним числом, что товар соответствовал спецификации.

Полезный результат — покупка, которую можно описать точно: установленный продавец, согласованный товар, реальная база цены, этапы оплаты и обещание поставки. Если продавец не определён, начните с компании. Затем устраните коммерческие пробелы с помощью документов и ответственных за условия людей.