Revisar una factura proforma china
Dos pedidos de ejemplo para revisar la proforma de un proveedor chino: unidades, anticipos, identidad del vendedor, entrega y cambios de versión.
Busca por el nombre legal en chino o el USCC y confirma que la empresa corresponde a tu proveedor.
Un proveedor envía una factura proforma con un total bien presentado y pide un anticipo. Los cálculos parecen correctos. Sin embargo, el pedido habla de «juegos» y la factura de «unidades», mientras que el plazo de entrega empieza en un momento que nadie ha definido. Conviene detectar estos problemas antes de seguir adelante.
Revisar una proforma china implica leer el pedido propuesto, identificar al vendedor y aclarar las condiciones pendientes. Ninguna consulta de facturas fiscales chinas autentica todos los presupuestos de proveedores llamados PI. La comprobación empresarial ayuda a saber quién vende; el pedido necesita su propia revisión.
Esta guía utiliza dos compras ficticias: un pedido pequeño de existencias y otro de fabricación a medida. Las imágenes son ejercicios didácticos, no facturas reales, operaciones de clientes ni modelos oficiales.
Un presupuesto con formato de factura
La International Trade Administration estadounidense describe la factura proforma como un presupuesto presentado en forma de factura. Puede facilitar información necesaria para preparar una importación prevista. Por eso suele llegar antes de fabricar o enviar y contiene condiciones de pago y entrega.
No deduzcas los efectos jurídicos del documento solo por su título. Una operación puede incluir también un pedido, un presupuesto aceptado, correspondencia y un contrato separado. Si la PI será el acuerdo principal, solicita asesoramiento sobre la legislación aplicable y las condiciones que aceptas. Llamarla «proforma» no permite ignorar obligaciones.
Una PI también difiere de la factura fiscal china, o fapiao. No introduzcas su referencia de pedido en una herramienta de verificación de facturas de IVA para interpretar después la ausencia de registro como fraude. Nuestro comparativo de facturas explica las categorías. Aquí se trata de precisar la compra propuesta lo suficiente para comprobarla y acordarla.
Ejemplo de productos en stock
Imagina que compras cajas de almacenamiento reutilizables a un vendedor de China continental. Tu solicitud indica 240 juegos, con dos cajas por juego. La primera PI del proveedor enumera 240 unidades a 8 USD cada una. Ambas partes pueden ver 1 920 USD como total, sin haber presupuestado necesariamente la misma cantidad.
Pide que la unidad sea explícita: 240 juegos, dos cajas por juego y 8 USD por juego. Eso representa 480 cajas. No obliga al proveedor a aceptar ese precio; hace visible la discrepancia para resolverla. No reinterpretes «unidades» silenciosamente en tu hoja interna de aprobación.
La descripción del producto también necesita una referencia útil. Una foto puede mostrar el color sin aclarar dimensiones, material o accesorios incluidos. Para este pedido ficticio, adjunta la especificación acordada del artículo en existencias e identifica su versión. Si incluye tapas, indícalo. Un accesorio al fondo de una foto no sustituye a una inclusión expresa.
Compara después el total con el alcance del presupuesto. Si 1 920 USD es solo el valor de la mercancía, separa transporte, seguro y otros cargos acordados. No supongas que el total incluye la entrega en tu almacén. También puedes evitar ambigüedades de moneda: escribe USD si esa es la divisa acordada, en lugar de un símbolo de dólar sin explicar.
Este ejemplo necesita corregir la unidad y aclarar la descripción, no un informe empresarial más largo. El registro de sociedades no determina cuántas cajas forman un juego. Reparte las tareas en consecuencia: compras resuelve la descripción del pedido; la verificación empresarial establece la identidad del vendedor.
El ejemplo del pedido a medida
Ahora piensa en otro pedido ficticio: 1 000 unidades a 12 USD, más 600 USD de preparación de la producción por separado. La mercancía suma 12 000 USD y el total es 12 600 USD. «Anticipo del 30 %» queda incompleto hasta acordar sobre qué importe se aplica el porcentaje.
| Base acordada | Primer pago | Saldo pendiente |
|---|---|---|
| 30 % del total conjunto de 12 600 USD | 3 780 USD | 8 820 USD |
| 30 % de 12 000 USD de mercancía, más los 600 USD íntegros de preparación | 4 200 USD | 8 400 USD |
La diferencia es 420 USD. Procede de la base del pago, no de un error aritmético. Pide separar el anticipo de mercancía de los cargos pagaderos íntegramente e indicar el saldo. Si un cargo es reembolsable, se descuenta de un pedido posterior o solo se paga tras aprobar una muestra, deja la condición visible para ambas partes.
El calendario de pagos también necesita condiciones de autorización. «Saldo antes del envío» identifica una fase general, pero quizá no los justificantes que tu equipo espera recibir antes. Acordad qué se entregará, quién lo revisará y cómo afectarán las discrepancias pendientes al siguiente paso. Una foto, un informe de inspección y una reserva de transporte no son pruebas intercambiables.
Para el producto a medida, cita la especificación o revisión del plano aprobada y cualquier muestra acordada. Evita meter todo un contrato técnico en una celda de descripción sobrecargada. La PI puede identificar los anexos que rigen el pedido y las cantidades por variante; los anexos contienen el detalle necesario para fabricar e inspeccionar.
Por último, lee el plazo junto con su condición de inicio. «Listo en 30 días» puede significar 30 días desde el anticipo, desde la aprobación de la muestra o desde ambos hitos. Son promesas distintas. Precisa el desencadenante, si son días naturales o laborables y qué significa «listo» en ese pedido. Es una comprobación de redacción propuesta, no una regla común a todos los proveedores.
La empresa detrás de la oferta
Ambos ejemplos siguen necesitando un vendedor identificado. Una PI encabezada por una marca inglesa puede omitir la denominación registrada de la empresa de China continental. Pide su razón social china completa y el Código Unificado de Crédito Social, o USCC, además de una conexión escrita entre esa entidad y el nombre de la oferta.
Las normas de aplicación del registro de SAMR incluyen el nombre y el USCC entre los campos de la licencia comercial. Son identificadores más precisos que un logotipo o una grafía inglesa. La referencia de PI identifica una oferta; el USCC identifica la empresa registrada. Mantén campos separados.
Utiliza una búsqueda de empresa para consultar el registro coincidente, o empieza por la verificación de licencia comercial si recibiste una imagen de la licencia. Contrasta la identidad obtenida con el vendedor propuesto. Encontrar la empresa no demuestra que quien envía el correo la represente ni que haya aceptado este pedido.
Si el catálogo menciona una fábrica pero una comercializadora emite la PI, pregunta qué entidad vende y cuál fabrica. No borres esa diferencia eligiendo el nombre más fácil de buscar. Lo mismo ocurre si el emisor de la PI no coincide con la parte de tu pedido: aclara los papeles antes de tratar los documentos como una operación acordada.
La cuenta receptora requiere otra comprobación. La búsqueda registral no acredita su titularidad ni la facultad de cobrar. Nuestra guía del beneficiario bancario aborda esa revisión. Una PI revisada que cambie instrucciones de pago debe quedar fuera de la aprobación rutinaria hasta confirmarlas por una vía independiente.
Entrega y revisiones
Lee la condición de entrega junto al lugar designado y la versión acordada de las reglas. La orientación de la ICC sobre Incoterms explica cómo reparten costes, riesgos y obligaciones. Un término breve no define por sí solo la especificación, el calendario de pagos ni todas las condiciones de venta.
Si la PI solo incluye un término de tres letras sin ubicación, pide completarlo. Para comparar ofertas, unifica la base de entrega antes de comparar totales. Un menor valor de mercancía puede acompañar otra distribución del transporte u otros gastos. Tu operador de transporte puede ayudar a interpretar la propuesta; un informe empresarial no puede presupuestarla.
Las revisiones merecen tanta atención como la primera versión. Supón que el pedido a medida pasa de un color a dos. El proveedor puede cambiar cantidades, preparación y plazo a la vez. Pide una PI revisada con referencia y fecha claras, y compara todos los cambios con la solicitud aprobada. Un mensaje aceptando un color no explica un cambio ajeno de beneficiario.
Guarda el archivo anterior, la petición de cambios y la revisión aceptada. Identifica la versión válida en el expediente de compra para que finanzas y operaciones trabajen con el mismo adjunto. Si ha vencido la oferta, confirma su vigencia antes de basarte en el precio o el plazo.
Los cambios bancarios son especialmente importantes. La guía del Gobierno australiano sobre suplantación del correo empresarial describe la manipulación de facturas y la necesidad de verificar peticiones de pago. Confirma mediante un contacto en el que ya confíes; el correo que anuncia la nueva cuenta no debe ser también la única confirmación.
Una petición de corrección útil
Nombra los campos pendientes en lugar de pedir al proveedor que «haga oficial la factura». Añadir un sello o rediseñar el PDF no soluciona la unidad del primer ejemplo ni la base del anticipo del segundo.
Revisen la PI [referencia] para incluir la razón social china y el USCC del vendedor acordado, la unidad de cantidad, la referencia de especificación, la moneda y los cargos incluidos. Indiquen importe y base de cada pago, condición de entrega, lugar designado y hecho que inicia el plazo. Identifiquen la nueva revisión y la versión anterior a la que sustituye.
Adapta la petición a las carencias reales. No exijas reemitir todo el documento cuando un punto ya está claro en un anexo aceptado. Si se discute la identidad, pide documentación empresarial que la respalde. Si difieren cantidades, muestra las de ambos registros. Una petición concreta facilita evaluar la respuesta.
Cuando llegue, revisa los campos corregidos y cualquier otro cambio. Conserva el archivo original del proveedor en lugar de editar tú el PDF. La copia de trabajo para comentarios debe distinguirse del documento emitido y de la versión que aceptaron ambas partes.
Del presupuesto al envío
La PI acordada sirve como referencia al recibir documentos posteriores. Compara la factura comercial y la información de embalaje con el pedido aceptado y sus modificaciones. La guía de facturas comerciales de la International Trade Administration explica su función en el despacho aduanero y la necesidad de comprobar los requisitos del destino.
Una diferencia puede ser legítima, como un envío parcial acordado, pero debe quedar explicada en el expediente. No fuerces los documentos posteriores a encajar con un presupuesto obsoleto ni aceptes cambios sin explicación porque la primera PI parecía profesional. Asimismo, una factura fiscal posterior necesita la verificación que le corresponda; no demuestra retroactivamente que los bienes cumplieran las especificaciones.
El resultado útil es una compra que puedes describir con precisión: vendedor identificado, mercancía acordada, base real del precio, etapas de pago y compromiso de entrega. Si falta la identidad, empieza por la empresa. Después resuelve los puntos comerciales con los documentos del pedido y las personas responsables de esas condiciones.