Vérifier une facture pro forma chinoise
Deux exemples de commande pour contrôler la facture pro forma d’un fournisseur chinois : unités, acompte, identité du vendeur, livraison et révisions.
Recherchez la raison sociale en chinois ou le code USCC, puis confirmez que l’entreprise correspond à votre fournisseur.
Un fournisseur envoie une facture pro forma avec un total bien présenté et demande un acompte. Le calcul semble juste. Pourtant, le bon de commande parle de « lots » et la facture de « pièces ». Le délai de livraison commence à un événement que personne n’a défini. Mieux vaut repérer ces points avant de poursuivre la commande.
Vérifier une facture pro forma chinoise consiste à relire la commande proposée, identifier son vendeur et clarifier les conditions encore ouvertes. Aucun outil chinois de vérification fiscale n’authentifie tous les devis fournisseurs intitulés PI. La recherche d’entreprise aide à établir qui vend ; la commande elle-même nécessite un examen distinct.
Ce guide s’appuie sur deux achats fictifs : une petite commande de produits en stock et une fabrication sur mesure. Les illustrations sont des supports pédagogiques, pas de vraies factures, des transactions clients ou des modèles officiels.
Un devis présenté comme une facture
L’International Trade Administration américaine décrit la facture pro forma comme un devis présenté sous forme de facture. Elle peut fournir les informations nécessaires à la préparation d’une importation envisagée. Cela explique pourquoi une PI arrive souvent avant la production ou l’expédition et précise le paiement et la livraison.
Ne déduisez pas les effets juridiques du seul titre. Une commande peut aussi reposer sur un bon de commande, un devis accepté, des échanges et un contrat distinct. Si la PI doit constituer votre accord principal, faites-vous conseiller sur le droit applicable et les conditions acceptées. Le mot « pro forma » ne dispense pas de prendre les obligations au sérieux.
Une PI se distingue aussi de la facture fiscale chinoise, ou fapiao. Ne saisissez pas sa référence de commande dans un outil de vérification des factures de TVA pour conclure ensuite à une fraude parce qu’aucun enregistrement fiscal n’apparaît. Notre comparatif des factures explique les catégories. Ici, l’objectif est plus précis : rendre l’achat proposé assez clair pour le vérifier et l’accepter.
L’exemple des produits en stock
Imaginez un achat de boîtes de rangement réutilisables auprès d’un vendeur de Chine continentale. Votre demande prévoit 240 lots de deux boîtes. La première PI du fournisseur indique 240 pièces à 8 USD chacune. Les deux parties voient peut-être un total de 1 920 USD, sans avoir nécessairement chiffré la même quantité.
Demandez une unité explicite : 240 lots, deux boîtes par lot, 8 USD par lot. Cela représente 480 boîtes. Le fournisseur n’est pas tenu d’accepter ce prix ; cette formulation rend le désaccord visible pour permettre de le résoudre. Ne réinterprétez pas discrètement « pièces » dans votre propre fiche d’approbation.
La description du produit doit également renvoyer à une référence utile. Une photo peut montrer la couleur sans préciser les dimensions, le matériau ou les accessoires inclus. Pour cette commande fictive, joignez la fiche du produit en stock convenue et identifiez sa version. Si les couvercles sont compris, écrivez-le. Un accessoire visible à l’arrière-plan ne remplace pas une mention explicite.
Comparez ensuite le total au périmètre du devis. Si 1 920 USD représente uniquement les marchandises, distinguez le transport, l’assurance et les autres frais convenus. Ne supposez pas que le total affiché couvre la livraison à votre entrepôt. La devise peut aussi être ambiguë : indiquez USD si c’est la monnaie convenue, plutôt qu’un symbole dollar sans précision.
Cet exemple appelle une correction de l’unité et une description claire, pas un rapport d’entreprise plus long. Les données du registre ne déterminent pas le nombre de boîtes dans un lot. Répartissez les vérifications en conséquence : les achats clarifient la commande ; la vérification d’entreprise établit l’identité du vendeur.
L’exemple de fabrication sur mesure
Prenons maintenant une commande fictive sur mesure : 1 000 unités à 12 USD chacune, plus 600 USD de frais de mise en production distincts. Les marchandises totalisent 12 000 USD et l’ensemble 12 600 USD. La mention « acompte de 30 % » reste incomplète tant que les parties n’ont pas défini l’assiette du pourcentage.
| Base convenue | Premier paiement | Solde |
|---|---|---|
| 30 % du total de 12 600 USD | 3 780 USD | 8 820 USD |
| 30 % des marchandises de 12 000 USD, plus l’intégralité des 600 USD de mise en production | 4 200 USD | 8 400 USD |
L’écart est de 420 USD. Il vient de l’assiette du paiement, pas d’une erreur de calcul. Demandez au fournisseur de distinguer l’acompte sur marchandises des frais dus intégralement et d’indiquer le solde. Si un montant est remboursable, imputable sur une commande ultérieure ou payable seulement après validation de l’échantillon, consignez cette condition de manière visible pour les deux parties.
L’échéancier doit aussi préciser les conditions de déclenchement. « Solde avant expédition » désigne une étape générale, mais pas nécessairement les justificatifs attendus par votre équipe. Convenez des éléments à fournir, de la personne qui les examine et de l’incidence des écarts non résolus sur la suite. Une photo, un rapport d’inspection et une réservation de transport ne sont pas des preuves interchangeables.
Pour le produit sur mesure, renvoyez à la spécification approuvée, à la révision du plan et à tout échantillon convenu. Évitez de condenser un contrat technique complet dans une seule cellule de description. La PI peut identifier les annexes de référence et la quantité de chaque variante ; les annexes portent les détails nécessaires à la fabrication et au contrôle.
Enfin, lisez le délai avec son point de départ. « Prêt sous 30 jours » peut signifier 30 jours après l’acompte, après validation de l’échantillon ou après les deux. Les engagements diffèrent. Précisez le déclencheur convenu, les jours calendaires ou ouvrés, et le sens de « prêt » pour cette commande. Il s’agit d’un contrôle rédactionnel proposé, pas d’une convention commune à tous les fournisseurs.
L’entreprise derrière l’offre
Les deux exemples nécessitent un vendeur identifié. Une PI portant une marque anglaise peut omettre le nom enregistré de la société de Chine continentale. Demandez sa dénomination légale chinoise complète et son Code unifié de crédit social, ou USCC, ainsi qu’un lien écrit entre cette entité et le nom utilisé sur l’offre.
Les règles d’application de l’immatriculation de la SAMR citent le nom et l’USCC parmi les champs de la licence commerciale. Ces identifiants permettent une comparaison plus précise qu’un logo ou une graphie anglaise. La référence de PI identifie une offre ; l’USCC identifie l’entreprise enregistrée. Gardez des champs distincts.
Utilisez la recherche d’entreprise pour consulter la fiche correspondante, ou commencez par la vérification de licence commerciale si vous avez reçu une image de la licence. Comparez l’identité obtenue au vendeur proposé. Trouver l’entreprise ne prouve ni que l’expéditeur du courriel la représente, ni qu’elle a accepté cette commande.
Si un catalogue mentionne une usine mais qu’une société de négoce émet la PI, demandez qui vend et qui fabrique. Ne supprimez pas cette distinction en retenant simplement le nom le plus facile à rechercher. De même, si l’émetteur de la PI diffère du cocontractant indiqué sur votre bon de commande, clarifiez les rôles avant de considérer les documents comme une opération convenue.
Le compte destinataire exige une vérification séparée. Une recherche au registre n’établit pas le titulaire du compte ni l’autorisation d’encaisser. Notre guide de vérification du bénéficiaire bancaire traite ce point. Une PI révisée qui modifie les instructions de paiement doit sortir du circuit d’approbation habituel jusqu’à leur confirmation indépendante.
Livraison et révisions
Lisez le terme de livraison avec le lieu nommé et la version des règles convenue. Les explications de l’ICC sur les Incoterms décrivent leur rôle dans la répartition des coûts, risques et obligations. Un terme court ne définit pas, à lui seul, la spécification, l’échéancier ni toutes les autres conditions de vente.
Si la PI ne comporte qu’un terme de trois lettres sans lieu, demandez de le compléter. Pour comparer des offres, ramenez les bases de livraison à un périmètre comparable avant de comparer les totaux. Un prix de marchandises inférieur peut accompagner une autre répartition du transport et des frais. Votre prestataire de fret peut aider à interpréter l’organisation proposée ; un rapport d’entreprise ne peut pas la chiffrer.
Les révisions méritent autant d’attention que la première version. Supposons que la commande sur mesure passe d’une couleur à deux. Le fournisseur peut modifier simultanément les quantités, les frais de mise en production et le délai. Demandez une PI révisée avec une référence et une date claires, puis comparez toutes les modifications à la demande approuvée. Un message acceptant une nouvelle couleur n’explique pas un changement de bénéficiaire sans rapport.
Conservez l’ancien fichier, la demande de modification et la révision acceptée. Identifiez la version retenue dans le dossier d’achat afin que la finance et les opérations utilisent la même pièce jointe. Si la validité est dépassée, demandez si l’offre tient toujours avant de vous appuyer sur son prix ou son délai.
Les changements bancaires sont particulièrement sensibles. Les recommandations du gouvernement australien sur la compromission des courriels professionnels décrivent la manipulation des factures et la nécessité de vérifier les demandes de paiement. Confirmez par un canal de contact déjà fiable ; le courriel qui annonce un nouveau compte ne doit pas fournir aussi l’unique confirmation.
Une demande de correction utile
Nommez les champs à clarifier plutôt que de demander au fournisseur de « rendre la facture officielle ». Une image de cachet ou une nouvelle mise en page PDF ne résout ni le problème d’unité du premier exemple ni l’assiette de l’acompte du second.
Veuillez réviser la PI [référence] pour indiquer la dénomination légale chinoise et l’USCC du vendeur convenu, l’unité de quantité, la référence de spécification, la devise et les frais inclus. Précisez le montant et la base de chaque paiement, le terme de livraison et le lieu nommé, ainsi que l’événement qui déclenche le délai. Identifiez la nouvelle révision et la version antérieure qu’elle remplace.
Adaptez cette demande aux lacunes réelles. Il n’est pas nécessaire de faire réémettre tout le document si un point est déjà clair dans une annexe acceptée. Pour une identité contestée, demandez les informations justificatives sur la société. Pour un écart de quantité, indiquez les nombres des deux documents. Une demande ciblée rend la réponse plus facile à évaluer.
À réception, examinez les champs corrigés et les éventuelles autres modifications. Conservez le fichier original du fournisseur au lieu de retoucher vous-même le PDF. La copie de travail annotée doit être distincte du document émis et de la version acceptée par les deux parties.
Du devis à l’expédition
La PI convenue devient une référence utile à l’arrivée des documents suivants. Comparez la facture commerciale et les informations de colisage avec la commande acceptée et ses avenants. Le guide sur la facture commerciale de l’International Trade Administration explique son rôle dans le dédouanement et la nécessité de vérifier les exigences de la destination.
Un écart peut être légitime, comme une expédition partielle convenue, mais il doit être expliqué dans le dossier de commande. Ne forcez pas les documents ultérieurs à correspondre à un devis périmé et n’acceptez pas des changements inexpliqués parce que la première PI paraissait professionnelle. De même, une facture fiscale reçue ensuite nécessite sa propre vérification applicable ; elle ne prouve pas rétroactivement que les marchandises respectaient les spécifications.
Le résultat utile est un achat que vous pouvez décrire précisément : vendeur identifié, marchandises convenues, base réelle du prix, étapes de paiement et engagement de livraison. Si l’identité manque, commencez par l’entreprise. Clarifiez ensuite les points commerciaux avec les documents de commande et les personnes responsables des conditions concernées.