Minta Lisensi Usaha Pemasok Tiongkok

Minta lisensi usaha dari pemasok Tiongkok saat Anda memulai onboarding pemasok, bukan ketika tenggat waktu pembayaran sudah menciptakan tekanan. Permintaan rutin yang terdefinisi dengan baik lebih mudah dialihkan oleh kontak penjualan yang sah secara internal dan memberikan identitas hukum kepada procurement sebelum kontrak, faktur, dan instruksi bank mulai menyimpang.

Kirimkan permintaan onboarding yang normal

Hindari membuka dengan bahasa penipuan atau tuntutan akan "bukti bahwa Anda nyata". Jelaskan tujuan bisnisnya dan minta file minimum yang dibutuhkan tim Anda. Versi bahasa Inggris ini cocok untuk email pemasok awal:

Subjek: Onboarding pemasok: salinan lisensi usaha

Yth. [Nama],

Untuk menyelesaikan pengaturan pemasok kami, silakan kirimkan salinan lisensi usaha perusahaan Anda yang jelas dan terkini (营业执照). Harap juga konfirmasi nama hukum Mandarin lengkap dan Kode Kredit Sosial Terpadu (USCC) sebanyak 18 karakter di badan email.

Jika perusahaan yang akan menandatangani kontrak, menerbitkan faktur, atau menerima pembayaran berbeda dari perusahaan berlisensi, harap cantumkan setiap entitas dan jelaskan hubungannya.

Dokumen ini hanya akan digunakan untuk verifikasi identitas pemasok dan persetujuan internal. Terima kasih.

Ketika kontak lebih memilih bahasa Mandarin, gunakan permintaan operasional singkat daripada surat hukum hasil terjemahan mesin:

Untuk menyelesaikan pendaftaran pemasok di perusahaan kami, mohon berikan salinan berwarna yang jelas dari Izin Usaha saat ini yang masih berlaku atau dokumen Izin Usaha elektronik, dan konfirmasi nama lengkap resmi perusahaan dalam bahasa Mandarin serta Kode Kredit Sosial Terpadu (USCC) sebanyak 18 digit pada isi email. Jika entitas yang menandatangani kontrak, menerbitkan faktur, atau menerima pembayaran berbeda dengan entitas pada izin usaha, mohon jelaskan juga hubungan antar masing-masing entitas. Dokumen ini hanya digunakan untuk verifikasi identitas pemasok dan persetujuan internal. Terima kasih.

Minta empat item, bukan bundel dokumen yang tidak terkendali

1. Salinan lengkap yang dapat dibaca: keempat sudut terlihat, tanpa nama perusahaan atau kode yang terpotong, dan resolusi yang cukup untuk memeriksa bidang utama.
2. Identitas hukum dalam teks: nama hukum Mandarin lengkap dan USCC sebanyak 18 karakter di badan email sehingga transkripsi dapat diperiksa terhadap gambar.
3. Peran transaksi: perusahaan mana yang akan menandatangani, membuat faktur, menerima pembayaran, memproduksi, dan mengekspor jika peran-peran tersebut terpisah.
4. Tanggal dokumen: kapan salinan diekspor, dipindai, atau difoto, terutama jika pemasok baru-baru ini mengubah nama, alamat, perwakilan hukum, atau modalnya.

Jangan meminta paspor, kartu identitas nasional, kata sandi sistem pajak, layar perbankan online, kode SMS, sesi pengenalan wajah, atau kredensial yang digunakan untuk mengendalikan lisensi elektronik perusahaan. Item-item tersebut tidak diperlukan untuk pencocokan identitas pemasok biasa dan menciptakan risiko keamanan serta privasi yang dapat dihindari.

Menerima formulir kertas dan elektronik secara cerdas

Pindaian atau foto penuh berwarna dari lisensi kertas cocok untuk intake ketika bidang-bidangnya dapat dibaca. Perusahaan dapat juga menyediakan file lisansi bisnis elektronik atau tampilan yang diotorisasi. A 2025 pertanyaan dan jawaban regulasi pasar pemerintah mengonfirmasi bahwa lisensi bisnis elektronik dan kertas memiliki efek hukum yang sama.

Versi elektronik bukan sekadar foto dari dokumen kertas. Pemerintah Beijing panduan pendaftaran bahasa Inggris menggambarkannya sebagai ID elektronik perusahaan yang diterbitkan di bawah aturan terpadu. Panduan unduhan Shanghai menunjukkan bahwa akses pertama dan delegasi melibatkan prosedur yang dikendalikan identitas.

Minta pemasok mengekspor atau menampilkan versi yang berwenang untuk dibagikan. Jangan pernah memintanya menyerahkan kredensial langsung, kata sandi, kode satu kali, atau sesi verifikasi identitas. Jangan menolak file elektronik hanya karena tidak adanya stempel otoritas merah visual yang diharapkan pembeli dari dokumen kertas; periksa versi yang benar dan verifikasi bidang-bidangnya secara independen.

Jalankan pemeriksaan intake selama 90 detik saat file tiba

• Apakah Anda dapat membaca nama hukum Tiongkok dan USCC tanpa menebak-nebak?
• Apakah halaman lengkap alih-alih terpotong di sekitar satu bidang?
• Apakah nama dalam badan email cocok dengan karakter dokumen secara harfiah?
• Apakah pemasok mengidentifikasi entitas kontrak, faktur, dan pembayaran yang dimaksud?
• Apakah pencarian perusahaan saat ini mengembalikan entitas hukum yang sama dan status pendaftaran yang kompatibel?

Ini adalah pertanyaan intake, bukan tinjauan keaslian lengkap. Gunakan panduan lapangan lisensi usaha untuk menemukan setiap bidang dan panduan pembacaan lisensi untuk perbandingan terstruktur. Hukum Perusahaan Tiongkok saat ini Hukum Perusahaan menyediakan konteks pendaftaran untuk nama perusahaan, domisili, modal, ruang lingkup usaha, perwakilan hukum, dan peran kepemilikan yang ditentukan.

Tanggapi keberatan aktual pemasok

“Lisensi kami bersifat rahasia”

Jelaskan bahwa permintaan tersebut terbatas pada pengaturan pemasok dan bahwa informasi pendaftaran inti bersifat publik. Tawarkan kebijakan retensi dan akses Anda. Jika pemasok masih tidak mengirimkan salinan, minta mereka mengonfirmasi nama hukum Tiongkok yang tepat dan USCC agar tim Anda dapat melakukan pencocokan catatan publik independen. Jangan mengklaim bahwa kode yang diketik sendiri setara dengan menerima dokumen tersebut.

“Pindaian lama ini satu-satunya yang saya miliki”

Tanyakan apakah ada bidang terdaftar yang berubah sejak pindaian dan minta tampilan elektronik saat ini atau lisensi penuh yang difoto baru. Simpan versi lama; perubahan nama atau perwakilan dapat menjelaskan sejarah, tetapi gambar yang kedaluwarsa tidak boleh diberi label sebagai saat ini.

“Perusahaan grup memiliki lisensi”

Setiap perusahaan terdaftar memiliki identitas hukumnya sendiri. Minta lisensi dari entitas yang akan menandatangani atau menerima uang, lalu dokumentasikan bagaimana grup, pabrik, perusahaan perdagangan, atau cabang berpartisipasi. Lisensi perusahaan induk tidak secara otomatis mengidentifikasi anak perusahaan. Hal yang sama berlaku ketika pemasok mengatakan lisensi perdagangan milik pabrik; gunakan penyelidikan hubungan pabrik bukan memilih entitas mana pun yang terlihat lebih kuat.

“Kami tidak memberikan nama perusahaan atau kode apa pun”

Ulangi persyaratan onboarding minimum satu kali melalui kontak kedua atau manajer. Jika pemasok menolak baik salinan lisensi maupun identitas hukum yang dapat dicari secara independen, hentikan persetujuan entitas dan jangan mencairkan dana. alur kerja penolakan USCC memisahkan kesalahan komunikasi dan jenis entitas luar biasa dari kondisi penghentian yang sebenarnya.

Tutup permintaan dengan peta entitas

Pertimbangkan pemasok fiktif yang salespersonnya menggunakan merek Northlake Components. Balasan berisi lisensi untuk Suzhou Northlake Trading Co., Ltd., sementara kutipan menyebutkan Northlake Precision Manufacturing (Wuxi) Co., Ltd. dan instruksi bank menyebutkan perusahaan perdagangan.

Pembeli seharusnya tidak meminta “lisensi asli” seolah-olah satu dokumen akan menghapus struktur tersebut. Minta kedua lisensi, konfirmasi perusahaan mana yang memiliki pabrik, nyatakan perusahaan mana yang akan menandatangani dan mengeluarkan faktur, dan putuskan apakah perusahaan perdagangan adalah penerima pembayaran yang diterima di bawah kontrak. Permintaan awal telah menyelesaikan tugasnya: itu mengungkapkan entitas yang sekarang perlu diverifikasi.

Simpan email pemasok, lampiran asli, hash file atau salinan abadi, tanggal penerimaan, nama Tionghoa yang diekstrak dan USCC, serta hasil dari pencarian perusahaan. Sebelum pembayaran, lanjutkan dengan tinjauan keaslian izin usaha; respons kooperatif adalah bukti yang berguna, tetapi bukan verifikasi akhir.