Poproś chińskiego dostawcę o licencję na prowadzenie działalności gospodarczej
Naturalne sformułowania w języku angielskim i chińskim, akceptowalne formaty papierowe i elektroniczne, szybka kontrola wstępna oraz procedura postępowania w przypadku odmowy podczas onboardingu dostawcy.
Zacznij od chińskiej nazwy prawnej lub USCC. Potwierdź pasującą firmę przed otwarciem jej profilu.
Poproś chińskiego dostawcę o licencję na prowadzenie działalności gospodarczej na początku procesu onboardingu, a nie wtedy, gdy zbliżający się termin płatności wywiera już presję. Rutynowa, precyzyjnie określona prośba jest łatwiejsza do przekazania wewnętrznie przez rzetelnego przedstawiciela handlowego i zapewnia działowi zakupów wiedzę o tożsamości prawnej kontrahenta, zanim zaczną pojawiać się rozbieżności w umowach, fakturach i instrukcjach bankowych.
Wyślij standardową prośbę w ramach onboardingu
Unikaj rozpoczynania rozmowy od języka sugerującego oszustwo lub żądania „dowodu, że firma istnieje”. Wyjaśnij cel biznesowy i poproś o minimalny zestaw dokumentów potrzebny Twojemu zespołowi. Poniższa wersja w języku angielskim nadaje się do pierwszej wiadomości e-mail do dostawcy:
Temat: Onboarding dostawcy: kopia licencji na prowadzenie działalności gospodarczej
Szanowny/a [Name],
W celu uzupełnienia danych naszego dostawcy prosimy o przesłanie wyraźnej, aktualnej kopii licencji na prowadzenie działalności gospodarczej Państwa firmy (营业执照). Prosimy również o potwierdzenie pełnej chińskiej nazwy prawnej oraz 18-znakowego Jednolitego kodu kredytu społecznego (USCC) w treści wiadomości e-mail.
Jeśli podmiot, który będzie podpisywał umowę, wystawiał faktury lub otrzymywał płatności, różni się od podmiotu posiadającego licencję, prosimy o wymienienie każdego z nich oraz wyjaśnienie powiązań między nimi.
Dokument zostanie wykorzystany wyłącznie do weryfikacji tożsamości dostawcy i wewnętrznej aprobaty. Dziękujemy.
Gdy kontakt preferuje język chiński, użyj krótkiej, operacyjnej prośby zamiast zautomatyzowanego tłumaczenia pisma prawniczego:
Aby sfinalizować rejestrację dostawcy w naszej firmie, prosimy o przesłanie wyraźnego, kolorowego skanu aktualnie ważnej licencji na prowadzenie działalności gospodarczej lub pliku z elektroniczną licencją. W treści wiadomości e-mail należy potwierdzić pełną chińską nazwę firmy oraz 18-cyfrowy Jednolity kod kredytu społecznego (USCC). Jeśli podmiot podpisujący umowę, wystawiający faktury lub otrzymujący płatności różni się od podmiotu wskazanego w licencji, prosimy o wyjaśnienie relacji między tymi podmiotami. Przesłane materiały zostaną wykorzystane wyłącznie do weryfikacji tożsamości dostawcy oraz wewnętrznych procedur zatwierdzania. Dziękujemy.
Żądaj czterech konkretnych elementów, a nie niekontrolowanego pakietu dokumentów
- Kompletna, czytelna kopia: widoczne wszystkie cztery rogi, brak przyciętej nazwy firmy lub kodu oraz wystarczająca rozdzielczość umożliwiająca sprawdzenie głównych pól.
- Tożsamość prawna w formie tekstowej: pełna chińska nazwa prawna i 18-znakowy USCC w treści wiadomości e-mail, aby można było zweryfikować poprawność transkrypcji względem obrazu.
- Role transakcyjne: określenie, która spółka będzie podpisywać umowy, wystawiać faktury, otrzymywać płatności, produkować towary i realizować eksport, jeśli role te są rozdzielone.
- Data dokumentu: informacja, kiedy kopia została wyeksportowana, zeskanowana lub sfotografowana, szczególnie jeśli dostawca niedawno zmienił nazwę, adres, Przedstawiciela ustawowego lub kapitał zakładowy.
Nie żądaj paszportu, dowodu osobistego, hasła do systemu podatkowego, ekranu bankowości internetowej, kodu SMS, sesji rozpoznawania twarzy ani danych uwierzytelniających używanych do zarządzania elektroniczną licencją firmy. Elementy te są niepotrzebne przy zwykłym dopasowywaniu tożsamości dostawcy i stwarzają uniknalne ryzyko bezpieczeństwa oraz naruszenia prywatności.
Inteligentnie akceptuj formy papierowe i elektroniczne
Prosty, pełnokolorowy skan lub zdjęcie papierowej licencji nadaje się do przyjęcia wstępnego, jeśli pola są czytelne. Firma może zamiast tego dostarczyć plik elektronicznej licencji na prowadzenie działalności gospodarczej lub autoryzowany podgląd. 2025 sekcja Q&A rządowego organu regulacji rynku potwierdza, że elektroniczne i papierowe licencje na prowadzenie działalności gospodarczej mają taką samą moc prawną.
Wersja elektroniczna nie jest po prostu zdjęciem dokumentu papierowego. Rząd Pekinu w swoim angielskim przewodniku rejestracyjnym opisuje ją jako elektroniczny identyfikator przedsiębiorstwa wydawany zgodnie z jednolitymi zasadami. Przewodnik pobierania dla Szanghaju pokazuje, że pierwszy dostęp i delegowanie uprawnień wiążą się z procedurami kontrolowanymi pod kątem tożsamości.
Poproś dostawcę o wyeksportowanie lub okazanie wersji, którą jest uprawniony udostępniać. Nigdy nie żądaj przekazania żywych danych uwierzytelniających, hasła, jednorazowego kodu ani sesji weryfikacji tożsamości. Nie odrzucaj pliku elektronicznego tylko dlatego, że nie zawiera widocznego czerwonego pieczęci urzędowej, której kupujący oczekiwałby w wersji papierowej; sprawdź właściwą wersję i niezależnie zweryfikuj pola.
Przeprowadź 90-sekundową kontrolę wstępną po otrzymaniu pliku
- Czy potrafisz odczytać chińską nazwę prawną i USCC bez domysłów?
- Czy strona jest kompletna, a nie przycięta wokół jednego pola?
- Czy nazwa w treści e-maila zgadza się znak po znaku z dokumentem?
- Czy dostawca wskazuje podmioty, które mają zawrzeć umowę, wystawić fakturę i otrzymać płatność?
- Czy aktualne wyszukiwanie w rejestrze spółek zwraca ten sam podmiot prawny i spójny status rejestracyjny?
Są to pytania wstępne, a nie pełna weryfikacja autentyczności. Skorzystaj z przewodnika po polach licencji biznesowej , aby zlokalizować każde pole, oraz z przewodnika po odczycie licencji w celu przeprowadzenia ustrukturyzowanego porównania. Obecne chińskie Prawo spółek dostarcza kontekstu rejestracyjnego dla nazwy spółki, siedziby, kapitału, zakresu działalności, przedstawiciela ustawowego oraz określonych ról własnościowych.
Reaguj na rzeczywiste zastrzeżenia dostawcy
„Nasza licencja jest poufna”
Wyjaśnij, że żądanie dotyczy wyłącznie konfiguracji dostawcy i że kluczowe informacje rejestracyjne są publiczne. Przedstaw swoją politykę przechowywania i dostępu. Jeśli dostawca nadal nie prześle kopii, poproś go o potwierdzenie dokładnej chińskiej nazwy prawnej i kodu USCC, aby Twój zespół mógł przeprowadzić niezależne dopasowanie w publicznych rejestrach. Nie twierdź, że samodzielnie wpisany kod jest równoważny z otrzymaniem dokumentu.
„Mam tylko ten stary skan”
Zapytaj, czy jakiekolwiek zarejestrowane dane zmieniły się od czasu wykonania skanu, i poproś o aktualny elektroniczny wydruk lub nowo wykonane zdjęcie całej licencji. Zachowaj starą wersję; zmiana nazwy lub przedstawiciela może wyjaśniać historię, ale przestarzałego obrazu nie należy oznaczać jako aktualnego.
„Licencja należy do spółki grupy”
Każda zarejestrowana spółka ma własną osobowość prawną. Poproś o licencję podmiotu, który będzie podpisywał umowy lub otrzymywał płatności, a następnie udokumentuj, jak grupa, fabryka, spółka handlowa lub oddział uczestniczą w procesie. Licencja spółki dominującej nie identyfikuje automatycznie spółki zależnej. To samo dotyczy sytuacji, gdy dostawca twierdzi, że licencja handlowa należy do fabryki; zamiast wybierać podmiot, który wydaje się silniejszy, skorzystaj z dochodzenia w sprawie relacji z fabryką .
„Nie podajemy żadnej nazwy spółki ani kodu”
Przekaż minimalny wymóg onboardingu raz jeszcze, korzystając z drugiego kanału kontaktowego lub kierując sprawę do menedżera. Jeśli dostawca odmówi zarówno przesłania kopii licencji, jak i podania tożsamości prawnej możliwej do niezależnego wyszukania, wstrzymaj zatwierdzenie podmiotu i nie zwalniaj środków. Procedura postępowania w przypadku odmowy podania kodu USCC oddziela błędy komunikacyjne i wyjątkowe typy podmiotów od rzeczywistych warunków wstrzymania procesu.
Zakończ zgłoszenie, tworząc mapę podmiotów
Rozważmy fikcyjnego dostawcę, którego handlowiec używa marki Northlake Components. Odpowiedź zawiera licencję dla Suzhou Northlake Trading Co., Ltd., podczas gdy oferta wymienia Northlake Precision Manufacturing (Wuxi) Co., Ltd. , a instrukcja bankowa wskazuje spółkę handlową.
Kupujący nie powinien pytać o „prawdziwą licencję”, jakby jeden dokument miał wymazać strukturę organizacyjną. Poproś o obie licencje, potwierdź, która spółka jest właścicielem fabryki, wskaż, która spółka będzie podpisywać umowy i wystawiać faktury, oraz zdecyduj, czy spółka handlowa jest akceptowanym odbiorcą płatności zgodnie z umową. Pierwotne żądanie spełniło swoje zadanie: ujawniło podmioty, które wymagają teraz weryfikacji.
Zapisz e-mail od dostawcy, oryginalny załącznik, skrót pliku lub niezmienną kopię, datę otrzymania, wyodrębnioną chińską nazwę i kod USCC oraz wynik wyszukiwania w rejestrze spółek. Przed dokonaniem płatności kontynuuj dedykowaną weryfikację autentyczności licencji biznesowej; kooperatywna odpowiedź jest przydatnym dowodem, ale nie stanowi ostatecznej weryfikacji.