Запросите у китайского поставщика его свидетельство о регистрации
Естественные формулировки запроса на английском и китайском языках, приемлемые бумажные и электронные форматы, быстрая проверка при поступлении и алгоритм действий в случае отказа поставщика при онбординге.
Запрашивайте у китайского поставщика его свидетельство о регистрации при начале процесса онбординга поставщиков, а не тогда, когда дедлайн по платежу уже создает давление. Рутинный, четко ограниченный запрос легче маршрутизировать внутри компании законному контактному лицу отдела продаж и позволяет закупкам получить юридическую идентификацию до того, как начнут расходиться контракты, счета-фактуры и банковские инструкции.
Отправьте стандартный запрос на онбординг
Избегайте начала с языка мошенничества или требования «доказательства вашей реальности». Объясните деловую цель и запросите минимальный файл, который нужен вашей команде. Этот английский вариант подходит для первоначального письма поставщику:
Тема: Онбординг поставщика: копия свидетельства о регистрации
Уважаемый [Имя],
Для завершения настройки нашего поставщика, пожалуйста, отправьте четкую актуальную копию свидетельства о регистрации вашей компании (营业执照). Также подтвердите полное китайское юридическое название и 18-значный Единый код социального кредита (USCC) в теле письма.
Если компания, которая будет подписывать контракт, выставлять счет-фактуру или получать оплату, отличается от компании, указанной в свидетельстве, пожалуйста, перечислите каждую сущность и объясните связь между ними.
Документ будет использоваться только для проверки идентичности поставщика и внутреннего согласования. Спасибо.
Когда контактное лицо предпочитает китайский язык, используйте короткий операционный запрос вместо машинно-переведенного юридического письма:
Для завершения регистрации нашей компании в качестве поставщика, пожалуйста, предоставьте четкое цветное сканированное изображение или электронный файл действующей бизнес-лицензии вашей компании, а также подтвердите в теле письма полное наименование компании на китайском языке и 18-значный Единый код социального кредита (USCC). Если субъект, подписывающий договор, выставляющий счета или получающий платежи, отличается от субъекта, указанного в лицензии, пожалуйста, дополнительно поясните отношения между этими субъектами. Предоставленные материалы используются исключительно для проверки личности поставщика и внутреннего согласования. Спасибо.
Запросите четыре элемента, а не неконтролируемый пакет документов
- Полная, читаемая копия: видны все четыре угла, имя компании или код не обрезаны, и разрешение достаточно высокое для проверки основных полей.
- Юридическая идентификация в текстовом виде: полное китайское юридическое название и 18-значный USCC в теле письма, чтобы можно было проверить транскрипцию по изображению.
- Транзакционные роли: какая компания будет подписывать, выставлять счета-фактуры, получать оплату, производить продукцию и экспортировать, если эти роли разделены.
- Дата документа: когда копия была экспортирована, отсканирована или сфотографирована, особенно если поставщик недавно изменил свое название, адрес, законного представителя или капитал.
Не запрашивайте паспорт, национальное удостоверение личности, пароль налоговой системы, экран онлайн-банкинга, SMS-код, сеанс распознавания лица или учетные данные, используемые для управления электронной лицензией компании. Эти элементы не нужны для обычной проверки соответствия идентичности поставщика и создают предотвратимые риски безопасности и конфиденциальности.
Интеллектуальное принятие бумажных и электронных форм
Прямое полноцветное сканирование или фотография бумажной лицензии подходит для приема, если поля читаемы. Компания может вместо этого предоставить электронный файл бизнес-лицензии или авторизованное отображение. A 2025 вопросы и ответы государственного органа по регулированию рынка подтверждает, что электронные и бумажные бизнес-лицензии имеют равную юридическую силу.
Электронная версия — это не просто фотография бумаги. Правительство Пекина руководство по регистрации на английском языке описывает его как электронный идентификатор предприятия, выданный в соответствии с едиными правилами. руководство по загрузке из Шанхая показывает, что первый доступ и делегирование включают процедуры контроля личности.
Попросите поставщика экспортировать или представить версию, которой он уполномочен делиться. Никогда не просите его передать живой учетный документ, пароль, одноразовый код или сеанс проверки личности. Не отклоняйте электронный файл только потому, что в нем отсутствует визуальная красная печать органа власти, которую покупатель ожидал увидеть на бумаге; проверьте правильную версию и независимо верифицируйте поля.
Выполните проверку приема длительностью 90 секунд при поступлении файла
- Можно ли прочитать китайское юридическое название и USCC без догадок?
- Является ли страница полной, а не обрезанной вокруг одного поля?
- Совпадает ли название в теле письма с названием документа посимвольно?
- Идентифицирует ли поставщик предполагаемые сущности контракта, счета и платежа?
- Возвращает ли текущий поиск по компании ту же юридическую сущность и совместимый статус регистрации?
Это вопросы приема, а не полный обзор подлинности. Используйте справочник по полям бизнес-лицензии чтобы найти каждое поле и справочник по чтению лицензии для структурированного сравнения. Текущее законодательство Китая Закон о компаниях предоставляет контекст регистрации для названия компании, места нахождения, капитала, сферы деятельности, законного представителя и указанных ролей собственности.
Ответьте на фактическое возражение поставщика
«Наша лицензия является конфиденциальной»
Объясните, что запрос ограничен настройкой поставщика, а основная регистрационная информация является общедоступной. Предложите свою политику хранения и доступа. Если поставщик все еще отказывается отправить копию, попросите его подтвердить точное китайское юридическое название и USCC, чтобы ваша команда могла выполнить независимую проверку по публичным записям. Не утверждайте, что самостоятельно введенный код эквивалентен получению документа.
«У меня есть только этот старый скан»
Спросите, изменилось ли какое-либо зарегистрированное поле с момента создания скана, и запросите текущее электронное отображение или недавно сделанную фотографию полной лицензии. Сохраните старую версию; изменение названия или представителя может объяснить историю, но устаревшее изображение не следует маркировать как актуальное.
«Лицензией владеет материнская компания группы»
Каждая зарегистрированная компания имеет собственную юридическую идентичность. Запросите лицензию той сущности, которая будет подписывать контракт или получать деньги, затем документируйте участие группы, завода, торговой компании или филиала. Лицензия материнской компании автоматически не идентифицирует дочернюю компанию. То же самое применяется, когда поставщик говорит, что торговая лицензия принадлежит заводу; используйте расследование производственных связей вместо того чтобы выбирать ту сущность, которая выглядит сильнее.
«Мы не предоставляем никаких названий компаний или кодов»
Повторно выполните минимальное требование по онбордингу через второго контактного лица или руководителя. Если поставщик отказывается предоставить копию лицензии и независимо проверяемые юридические данные, прекратите одобрение контрагента и не выпускайте средства. рабочий процесс отказа USCC разделяет ошибки коммуникации и исключительные типы сущностей от истинного условия остановки.
Закройте запрос с картой сущности
Рассмотрите вымышленного поставщика, чей продавец использует бренд Northlake Components. Ответ содержит лицензию для Suzhou Northlake Trading Co., Ltd., в то время как котировка указывает на Northlake Precision Manufacturing (Wuxi) Co., Ltd. и банковская инструкция указывает торговую компанию.
Покупатель не должен запрашивать «настоящую лицензию», как будто один документ устранит структуру. Запросите обе лицензии, подтвердите, какая компания владеет фабрикой, укажите, какая компания будет подписывать и выставлять счета, и решите, является ли торговая компания приемлемым получателем платежа по контракту. Первоначальный запрос выполнил свою задачу: он выявил сущности, которые теперь требуют проверки.
Сохраните электронное письмо поставщика, оригинальное вложение, хэш файла или неизменяемую копию, дату получения, извлеченное китайское название и USCC, а также результат поиска компании. Перед оплатой продолжайте с выделенным проверкой подлинности бизнес-лицензии; кооперативный ответ является полезным доказательством, но это не окончательная проверка.