Запитайте бізнес-ліцензію у китайського постачальника
Природні формулювання запиту англійською та китайською мовами, прийнятні паперові та електронні формати, швидка первинна перевірка та алгоритм дій у разі відмови під час онбордингу постачальника.
Почніть з китайської юридичної назви або USCC. Підтвердьте відповідність компанії, перш ніж відкривати її профіль.
Запитуйте бізнес-ліцензію у китайського постачальника на етапі онбордингу, а не тоді, коли термін платежу вже створює тиск. Стандартний, чітко сформульований запит легше скерувати внутрішніми каналами сумлінному менеджеру з продажу, а також він надає закупівельникам юридичну ідентифікацію контрагента до того, як дані в контрактах, рахунках-фактурах та банківських інструкціях почнуть розходитися.
Надішліть стандартний запит на онбординг
Уникайте початку листування зі згадкою про шахрайство або вимоги «доказів вашої реальності». Поясніть ділову мету та попросіть мінімальний набір файлів, необхідний вашій команді. Цей варіант англійською мовою підходить для першого електронного листа постачальнику:
Тема: Онбординг постачальника: копія бізнес-ліцензії
Шановний(а) [Name],
Для завершення налаштування постачальника надішліть чітку актуальну копію бізнес-ліцензії вашої компанії (营业执照). Будь ласка, також підтвердьте повну офіційну назву китайською мовою та 18-значний Єдиний код соціального кредиту (USCC) у тексті електронного листа.
Якщо компанія, яка підписуватиме контракт, виставлятиме рахунок-фактуру або отримуватиме оплату, відрізняється від компанії, зазначеної в ліцензії, будь ласка, перелічіть кожний суб’єкт і поясніть характер їхніх взаємозв’язків.
Документ буде використано виключно для перевірки ідентичності постачальника та внутрішнього затвердження. Дякуємо.
Якщо контактна особа надає перевагу китайській мові, використовуйте короткий операційний запит, а не машинний переклад юридичного листа:
Щоб завершити реєстрацію постачальника в нашій компанії, будь ласка, надайте чіткий кольоровий скан-копію або електронну версію вашого чинного свідоцтва про державну реєстрацію, а також у тексті електронного листа підтвердіть повну офіційну назву компанії китайською мовою та 18-значний Єдиний код соціального кредиту (USCC). Якщо сторона, що підписує договір, виставляє рахунки або отримує платежі, відрізняється від юридичної особи, зазначеної у свідоцтві, будь ласка, додатково поясніть зв’язок між цими суб’єктами. Надані матеріали використовуються виключно для перевірки ідентифікації постачальника та внутрішнього затвердження. Дякуємо.
Запитуйте чотири пункти, а не хаотичний пакет документів
- Повна, читабельна копія: усі чотири кути видимі, назва компанії або код не обрізані, достатня роздільна здатність для перевірки основних полів.
- Юридична ідентифікація в текстовому форматі: повна офіційна назва китайською мовою та 18-значний USCC у тексті електронного листа, щоб можна було перевірити дані транскрипції проти зображення.
- Ролі в транзакції: яка саме компанія підписуватиме договір, виставлятиме рахунок-фактуру, отримуватиме оплату, здійснюватиме виробництво та експорт, якщо ці ролі розподілені.
- Дата документа: коли копія була експортована, сканована або сфотографована, особливо якщо постачальник нещодавно змінив назву, адресу, законного представника або статутний капітал.
Не вимагайте паспорт, національне посвідчення особи, пароль від податкової системи, екран онлайн-банкінгу, SMS-код, сесію розпізнавання обличчя або облікові дані, які використовуються для керування електронною ліцензією компанії. Ці елементи є непотрібними для звичайної перевірки ідентичності постачальника та створюють уникненні ризики для безпеки та конфіденційності.
Правильно приймайте паперові та електронні версії
Пряме сканування або фотографія паперової ліцензії у повному кольорі підходить для первинної обробки, якщо поля читабельні. Компанія може натомість надати файл електронної бізнес-ліцензії або авторизований дисплей. 2025 урядові питання та відповіді щодо регулювання ринку підтверджує, що електронні та паперові бізнес-ліцензії мають однакову юридичну силу.
Електронна версія не є просто фотографією паперового документа. Уряд Пекіна в своєму англомовному посібнику з реєстрації описує її як електронний ідентифікатор підприємства, виданий за єдиними правилами. Шанхайський посібник із завантаження показує, що перший доступ і делегування повноважень передбачають процедури з контролем ідентичності.
Попросіть постачальника експортувати або продемонструвати версію, яку він має право надавати. Ніколи не вимагайте передачі активного облікового запису, пароля, одноразового коду або сесії підтвердження ідентичності. Не відхиляйте електронний файл лише тому, що в ньому немає візуальної червоної печатки органу влади, яку покупець очікував побачити на паперовому документі; перевірте правильну версію та незалежно верифікуйте поля.
Проведіть 90-секундну первинну перевірку файлу
- Чи можете ви прочитати офіційну китайську назву компанії та USCC без припущень?
- Чи є сторінка повною, а не обрізаною навколо одного поля?
- Чи збігається назва в тілі електронного листа з документом символ у символ?
- Чи визначає постачальник суб’єктів договору, рахунку-фактури та платежу?
- Чи повертає поточний пошук компанії той самий юридичний суб’єкт і сумісний статус реєстрації?
Це питання первинної перевірки, а не повного огляду автентичності. Використовуйте довідник із полів бізнес-ліцензії , щоб знайти кожне поле та довідник із читання ліцензій для структурованого порівняння. Чинний Закон КНР про компанії надає контекст реєстрації для назви компанії, місця перебування, капіталу, сфери діяльності, законного представника та визначених ролей власності.
Реагуйте на реальні заперечення постачальника
«Наша ліцензія є конфіденційною»
Поясніть, що запит обмежений налаштуванням постачальника і що основна реєстраційна інформація є публічною. Запропонуйте свою політику зберігання та доступу. Якщо постачальник все одно не надішле копію, попросіть його підтвердити точну офіційну китайську назву та USCC, щоб ваша команда могла виконати незалежну перевірку за публічними реєстрами. Не стверджуйте, що власноруч введений код еквівалентний отриманню документа.
«У мене є лише цей старий скан»
Запитайте, чи змінилися будь-які зареєстровані дані з моменту сканування, і попросіть поточний електронний витяг або ново зроблене фото повної ліцензії. Збережіть стару версію; зміна назви або представника може пояснити історію, але застаріле зображення не слід позначати як поточне.
«Ліцензія належить груповій компанії»
Кожна зареєстрована компанія має власну юридичну особу. Попросіть ліцензію суб’єкта, який буде підписувати договір або отримувати кошти, а потім задокументуйте, як група, завод, торгова компанія або філія беруть участь у процесі. Ліцензія материнської компанії автоматично не ідентифікує дочірню компанію. Те саме стосується випадків, коли постачальник каже, що торговельна ліцензія належить заводу; використовуйте розслідування зв’язків із заводом замість того, щоб обирати той суб’єкт, який виглядає сильнішим.
«Ми не надаємо назву компанії чи код»
Повторіть мінімальну вимогу для онбордингу через другого контакту або менеджера. Якщо постачальник відмовляється як надати копію ліцензії, так і забезпечити можливість незалежного пошуку юридичної особи, зупиніть затвердження суб’єкта та не здійснюйте виплати. Процедура відмови в наданні USCC відокремлює комунікаційні помилки та виняткові типи суб’єктів від справжньої умови для зупинки процесу.
Завершіть запит схемою суб’єктів
Розглянемо вигаданого постачальника, менеджер якого використовує бренд Northlake Components. У відповіді міститься ліцензія на Suzhou Northlake Trading Co., Ltd., тоді як у комерційній пропозиції зазначено Northlake Precision Manufacturing (Wuxi) Co., Ltd. , а в банківських інструкціях названо торгову компанію.
Покупець не повинен вимагати «справжню ліцензію», ніби один документ може скасувати структуру. Запитайте обидві ліцензії, підтвердіть, яка компанія володіє заводом, вкажіть, яка компанія буде підписувати договір і виставляти рахунки, та вирішіть, чи є торгова компанія прийнятним одержувачем платежу згідно з договором. Початковий запит виконав свою роботу: він виявив суб’єкти, які тепер потребують перевірки.
Збережіть електронний лист постачальника, оригінальний вкладений файл, хеш файлу або незмінну копію, дату отримання, витягнуту китайську назву та USCC, а також результат пошуку компанії. Перед оплатою продовжте спеціалізовану перевірку автентичності бізнес-ліцензії; співпраця постачальника є корисним доказом, але це не остаточна перевірка.