Yêu cầu nhà cung cấp Trung Quốc cung cấp Giấy phép kinh doanh

Yêu cầu nhà cung cấp Trung Quốc cung cấp giấy phép kinh doanh khi bắt đầu quy trình đưa nhà cung cấp vào hệ thống, chứ không phải khi hạn thanh toán đang gây áp lực. Một yêu cầu thường lệ, có phạm vi rõ ràng sẽ dễ dàng được bộ phận bán hàng hợp lệ chuyển hướng nội bộ và giúp bộ phận mua sắm xác định tư cách pháp lý trước khi các hợp đồng, hóa đơn và hướng dẫn ngân hàng bắt đầu khác biệt.

Gửi yêu cầu đưa nhà cung cấp vào hệ thống theo cách bình thường

Tránh mở đầu bằng ngôn ngữ liên quan đến lừa đảo hoặc yêu cầu “bằng chứng về việc bạn là thật”. Hãy giải thích mục đích kinh doanh và yêu cầu tối thiểu số lượng tệp mà nhóm của bạn cần. Bản tiếng Anh sau đây phù hợp cho email ban đầu gửi đến nhà cung cấp:

Tiêu đề: Đưa nhà cung cấp vào hệ thống: bản sao giấy phép kinh doanh

Kính gửi [Tên],

Để hoàn tất thiết lập nhà cung cấp, vui lòng gửi một bản sao rõ ràng, hiện tại của giấy phép kinh doanh của công ty (营业执照). Vui lòng cũng xác nhận tên pháp lý đầy đủ bằng tiếng Trung và Mã tín dụng xã hội thống nhất (USCC) gồm 18 ký tự trong phần thân email.

Nếu công ty sẽ ký hợp đồng, xuất hóa đơn hoặc nhận thanh toán khác với công ty được cấp phép, vui lòng liệt kê từng thực thể và giải thích mối quan hệ.

Tài liệu này chỉ được sử dụng để xác minh danh tính nhà cung cấp và phê duyệt nội bộ. Xin cảm ơn.

Khi người liên lạc ưu tiên sử dụng tiếng Trung, hãy sử dụng yêu cầu vận hành ngắn gọn thay vì một lá thư pháp lý được dịch máy:

Để hoàn tất việc thiết lập hồ sơ nhà cung cấp của công ty chúng tôi, vui lòng cung cấp bản quét màu rõ nét của Giấy phép kinh doanh còn hiệu lực hiện tại hoặc tệp Giấy phép kinh doanh điện tử, đồng thời xác nhận trong nội dung email tên đầy đủ bằng tiếng Trung của công ty và Mã tín dụng xã hội thống nhất (USCC) gồm 18 ký tự. Nếu bên ký kết, bên xuất hóa đơn hoặc bên thu tiền khác với bên trên giấy phép, vui lòng giải thích rõ mối quan hệ giữa các bên. Tài liệu chỉ được sử dụng để xác minh danh tính nhà cung cấp và phê duyệt nội bộ. Xin cảm ơn.

Yêu cầu bốn mục, không phải một gói tài liệu không được kiểm soát

1. Một bản sao đầy đủ, dễ đọc: cả bốn góc đều hiển thị, không bị cắt tên công ty hoặc mã, và độ phân giải đủ cao để kiểm tra các trường chính.
2. Danh tính pháp lý dưới dạng văn bản: tên pháp lý đầy đủ bằng tiếng Trung và Mã tín dụng xã hội thống nhất (USCC) gồm 18 ký tự trong phần thân email để có thể kiểm tra việc nhập liệu so với hình ảnh.
3. Các vai trò giao dịch: công ty nào sẽ ký, xuất hóa đơn, nhận thanh toán, sản xuất và xuất khẩu nếu các vai trò này được chia tách.
4. Ngày của tài liệu: khi bản sao được xuất, quét hoặc chụp ảnh, đặc biệt nếu nhà cung cấp gần đây đã thay đổi tên, địa chỉ, người đại diện theo pháp luật hoặc vốn điều lệ.

Không yêu cầu hộ chiếu, thẻ căn cước công dân, mật khẩu hệ thống thuế, màn hình ngân hàng trực tuyến, mã SMS, phiên nhận diện khuôn mặt hoặc thông tin đăng nhập dùng để kiểm soát giấy phép kinh doanh điện tử của công ty. Những mục này không cần thiết cho việc khớp danh tính nhà cung cấp thông thường và tạo ra rủi ro bảo mật và quyền riêng tư có thể tránh được.

Chấp nhận thông minh cả hình thức giấy tờ và điện tử

Một bản quét hoặc ảnh chụp giấy phép hoàn toàn, rõ nét trên giấy là phù hợp để tiếp nhận khi các trường thông tin có thể đọc được. Công ty cũng có thể cung cấp một tệp giấy phép kinh doanh điện tử hoặc màn hình hiển thị đã được ủy quyền. Một 2025 câu hỏi thường gặp về quản lý thị trường của chính phủ xác nhận rằng giấy phép kinh doanh điện tử và giấy tờ có hiệu lực pháp lý như nhau.

Phiên bản điện tử không đơn thuần là ảnh chụp giấy tờ. Chính quyền Bắc Kinh hướng dẫn đăng ký bằng tiếng Anh mô tả đây là định danh điện tử doanh nghiệp được cấp theo quy tắc thống nhất. Hướng dẫn tải xuống tại Thượng Hải cho thấy rằng truy cập lần đầu và ủy quyền liên quan đến các thủ tục kiểm soát danh tính.

Yêu cầu nhà cung cấp xuất ra hoặc trình bày phiên bản mà họ được ủy quyền chia sẻ. Không bao giờ yêu cầu họ bàn giao chứng chỉ trực tiếp, mật khẩu, mã dùng một lần hoặc phiên xác minh danh tính. Không từ chối một tệp điện tử chỉ vì nó thiếu con dấu đỏ thẩm quyền trực quan mà người mua mong đợi từ giấy tờ; hãy kiểm tra phiên bản đúng và xác minh các trường thông tin một cách độc lập.

Thực hiện kiểm tra tiếp nhận trong 90 giây khi tệp arrives

• Bạn có thể đọc chính xác tên pháp lý tiếng Trung và mã USCC mà không cần đoán không?
• Trang có đầy đủ thay vì bị cắt xén quanh một trường thông tin duy nhất?
• Tên trong phần thân email có khớp với văn bản trong tài liệu từng ký tự không?
• Nhà cung cấp có xác định đúng các thực thể hợp đồng, hóa đơn và thanh toán dự kiến không?
• Một tìm kiếm công ty hiện tại có trả về cùng một thực thể pháp lý và trạng thái đăng ký tương thích không?

Đây là các câu hỏi tiếp nhận, không phải đánh giá tính xác thực toàn diện. Sử dụng hướng dẫn trường giấy phép kinh doanh để xác định vị trí từng trường và hướng dẫn đọc giấy phép để so sánh có cấu trúc. Hiện nay ở Trung Quốc, Luật Doanh nghiệp cung cấp bối cảnh đăng ký cho tên công ty, trụ sở, vốn, phạm vi kinh doanh, người đại diện theo pháp luật và các vai trò sở hữu được chỉ định.

Phản hồi lại sự phản đối thực tế của nhà cung cấp

“Giấy phép của chúng tôi là bí mật”

Giải thích rằng yêu cầu này chỉ giới hạn trong thiết lập nhà cung cấp và rằng thông tin đăng ký cốt lõi là công khai. Cung cấp chính sách lưu trữ và truy cập của bạn. Nếu nhà cung cấp vẫn không gửi bản sao, hãy yêu cầu họ xác nhận chính xác tên pháp lý bằng tiếng Trung và USCC để đội ngũ của bạn có thể thực hiện đối chiếu hồ sơ công cộng độc lập. Không tuyên bố rằng một mã do tự gõ là tương đương với việc nhận được tài liệu.

“Tôi chỉ có bản quét cũ này”

Hỏi xem bất kỳ trường đăng ký nào có thay đổi kể từ khi quét hay không và yêu cầu màn hình hiển thị điện tử hiện tại hoặc giấy phép toàn bộ mới chụp. Lưu phiên bản cũ; một thay đổi về tên hoặc người đại diện có thể giải thích lịch sử, nhưng một hình ảnh lỗi thời không nên được dán nhãn là hiện tại.

“Công ty mẹ nắm giữ giấy phép”

Mỗi công ty đã đăng ký đều có tư cách pháp nhân riêng. Hãy yêu cầu giấy phép của thực thể sẽ ký kết hoặc nhận tiền, sau đó ghi chép cách thức mà tập đoàn, nhà máy, công ty thương mại hoặc chi nhánh tham gia. Giấy phép của công ty mẹ không tự động xác định một công ty con. Điều tương tự cũng áp dụng khi nhà cung cấp nói rằng giấy phép thương mại thuộc về nhà máy; hãy sử dụng khảo sát quan hệ nhà máy thay vì chọn bất kỳ thực thể nào có vẻ mạnh hơn.

“Chúng tôi không cung cấp bất kỳ tên công ty hoặc mã nào”

Lặp lại yêu cầu tối thiểu về quy trình onboard một lần nữa thông qua người liên hệ thứ hai hoặc quản lý. Nếu nhà cung cấp từ chối cả bản sao giấy phép và danh tính pháp lý có thể tìm kiếm độc lập, hãy dừng phê duyệt thực thể và không giải ngân. quy trình từ chối USCC tách biệt các lỗi giao tiếp và các loại thực thể đặc biệt khỏi điều kiện dừng thực sự.

Đóng yêu cầu với bản đồ thực thể

Xem xét một nhà cung cấp giả định mà người bán hàng của họ sử dụng thương hiệu Northlake Components. Phản hồi chứa giấy phép cho Suzhou Northlake Trading Co., Ltd., trong khi báo giá nêu tên Northlake Precision Manufacturing (Wuxi) Co., Ltd. và hướng dẫn ngân hàng nêu tên công ty thương mại.

Người mua không nên yêu cầu “giấy phép thực sự” như thể một tài liệu sẽ xóa bỏ cấu trúc đó. Yêu cầu cả hai giấy phép, xác nhận công ty nào sở hữu nhà máy, nêu rõ công ty nào sẽ ký và xuất hóa đơn, và quyết định xem công ty thương mại có phải là bên được thanh toán chấp nhận được theo hợp đồng hay không. Yêu cầu ban đầu đã hoàn thành nhiệm vụ của nó: nó đã tiết lộ các thực thể cần được xác minh.

Lưu email của nhà cung cấp, tệp đính kèm gốc, hash tệp hoặc bản sao bất biến, ngày nhận, tên tiếng Trung đã trích xuất và USCC, cũng như kết quả của việc tìm kiếm công ty. Trước khi thanh toán, tiếp tục với quy trình kiểm tra tính xác thực giấy phép kinh doanh; một phản hồi hợp tác là bằng chứng hữu ích, nhưng nó không phải là bước xác minh cuối cùng.