Fordern Sie von einem chinesischen Lieferanten seine Gewerbelizenz an

Fordern Sie von einem chinesischen Lieferanten seine Gewerbelizenz an, wenn Sie mit dem Onboarding beginnen, nicht erst dann, wenn eine Zahlungsfrist bereits unter Druck setzt. Eine routinemäßige, klar abgegrenzte Anfrage ist für einen legitimen Vertriebskontakt einfacher intern weiterzuleiten und verschafft der Beschaffung eine rechtliche Identität, bevor Verträge, Rechnungen und Bankanweisungen auseinanderlaufen.

Senden Sie eine normale Onboarding-Anfrage

Vermeiden Sie es, mit Betrugsvorwürfen oder der Forderung nach „Beweis, dass Sie echt sind“ zu beginnen. Erklären Sie den geschäftlichen Zweck und bitten Sie um die minimalen Dateien, die Ihr Team benötigt. Diese englische Version eignet sich für eine initiale Lieferanten-E-Mail:

Betreff: Supplier-Onboarding: Kopie der Gewerbelizenz

Sehr geehrte(r) [Name],

Um unsere Einrichtung als Lieferant abzuschließen, senden Sie bitte eine klare, aktuelle Kopie der Gewerbelizenz Ihres Unternehmens (营业执照). Bitte bestätigen Sie auch den vollständigen chinesischen legalen Firmennamen und den 18-stelligen Einheitlichen Sozialkreditcode (USCC) im E-Mail-Text.

Wenn das Unternehmen, das den Vertrag unterzeichnet, die Rechnung ausstellt oder die Zahlung empfängt, vom lizenzierten Unternehmen abweicht, listen Sie bitte jede Entität auf und erläutern Sie die Beziehung.

Das Dokument wird ausschließlich zur Überprüfung der Lieferantenidentität und zur internen Freigabe verwendet. Vielen Dank.

Wenn der Kontakt Chinesisch bevorzugt, verwenden Sie eine kurze operative Anfrage statt eines maschinell übersetzten Rechtstextes:

Um die Registrierung Ihres Unternehmens als Lieferant in unserem System abzuschließen, senden Sie uns bitte einen klaren farbigen Scan oder eine digitale Datei Ihrer aktuell gültigen Gewerbeerlaubnis. Bestätigen Sie zudem im Text der E-Mail den vollständigen chinesischen Firmennamen sowie den 18-stelligen Einheitlichen Sozialkreditcode (USCC). Falls die Vertragspartei, die rechnungsstellende Stelle oder der Zahlungsempfänger von der in der Gewerbeerlaubnis genannten juristischen Person abweichen, erläutern Sie bitte zusätzlich die Beziehungen zwischen den jeweiligen Entitäten. Die Unterlagen werden ausschließlich zur Überprüfung der Lieferantenidentität und für interne Genehmigungsverfahren verwendet. Vielen Dank.

Fordern Sie vier Elemente an, kein unkontrolliertes Dokumentenpaket

1. Eine vollständige, lesbare Kopie: alle vier Ecken sichtbar, kein abgeschnittener Firmenname oder Code, und ausreichende Auflösung zur Prüfung der Hauptfelder.
2. Die rechtliche Identität im Text: vollständiger chinesischer legaler Firmenname und 18-stelliger USCC im E-Mail-Text, damit die Transkription gegen das Bild geprüft werden kann.
3. Die Transaktionsrollen: welches Unternehmen unterzeichnet, rechnet, die Zahlung empfängt, herstellt und exportiert, falls diese Rollen aufgeteilt sind.
4. Ein Dokumenten-Datum: wann die Kopie exportiert, gescannt oder fotografiert wurde, insbesondere wenn der Lieferant kürzlich seinen Namen, seine Adresse, seinen gesetzlichen Vertreter oder sein Kapital geändert hat.

Fordern Sie keinen Reisepass, nationalen Personalausweis, Steuer-System-Passwort, Online-Banking-Bildschirm, SMS-Code, Gesichtserkennungssitzung oder die Anmeldeinformationen zur Steuerung der elektronischen Lizenz des Unternehmens an. Diese Elemente sind für die übliche Lieferanten-Identitätsabgleich nicht erforderlich und schaffen vermeidbare Sicherheits- und Datenschutzrisiken.

Akzeptieren Sie Papier- und elektronische Formulare intelligent

Ein gerader, vollfarbiger Scan oder ein Foto einer Papierlizenz ist für die Aufnahme geeignet, wenn die Felder lesbar sind. Ein Unternehmen kann stattdessen eine elektronische Geschäftslizenzdatei oder eine autorisierte Anzeige bereitstellen. Eine 2025 Regulierungsbehörde für den Markt Q&A der Regierung bestätigt, dass elektronische und papierbasierte Geschäftslizenzen dieselbe rechtliche Wirkung haben.

Die elektronische Version ist nicht einfach ein Foto des Papiers. Die Regierung von Peking Englischer Registrierungsleitfaden beschreibt sie als elektronische Unternehmens-ID, die nach einheitlichen Regeln ausgestellt wird. Der Shanghai-Download-Leitfaden zeigt, dass der erste Zugriff und die Delegation identitätskontrollierte Verfahren beinhalten.

Bitten Sie den Lieferanten, die Version zu exportieren oder vorzulegen, die er teilen darf. Fragen Sie niemals, ob er das aktive Anmeldeausweis, Passwort, Einmalcode oder Identitätsüberprüfungssitzung übergeben soll. Lehnen Sie eine elektronische Datei nicht nur ab, weil ihr der visuelle rote Behördenstempel fehlt, den ein Käufer vom Papier erwartet hat; prüfen Sie die korrekte Version und überprüfen Sie die Felder unabhängig voneinander.

Führen Sie einen 90-Sekunden-Aufnahmecheck durch, wenn die Datei eingeht

• Können Sie den chinesischen legalen Namen und die USCC ohne Raten lesen?
• Ist die Seite vollständig und nicht um ein einzelnes Feld herum zugeschnitten?
• Stimmt der Name im E-Mail-Text zeichenweise mit dem Dokument überein?
• Identifiziert der Lieferant die beabsichtigten Vertrags-, Rechnungs- und Zahlungsentitäten?
• Gibt eine aktuelle Unternehmenssuche dieselbe juristische Person und einen kompatiblen Registrierungsstatus zurück?

Dies sind Aufnahmefragen, keine vollständige Echtheitsprüfung. Verwenden Sie den Geschäftslizenz-Feldleitfaden um jedes Feld zu lokalisieren, und den Lizenz-Leseführer für einen strukturierten Vergleich. Chinas aktueller Gesellschaftsgesetz bietet den Registrierungskontext für den Firmennamen, Sitz, Kapital, Geschäftsbereich, gesetzlichen Vertreter und bestimmte Beteiligungsrollen.

Reagieren Sie auf das tatsächliche Einwandsargument des Lieferanten

„Unsere Lizenz ist vertraulich“

Erklären Sie, dass die Anfrage auf die Einrichtung des Lieferanten beschränkt ist und dass wesentliche Registrierungsinformationen öffentlich zugänglich sind. Bieten Sie Ihre Aufbewahrungs- und Zugriffsrichtlinie an. Wenn der Lieferant immer noch keine Kopie senden möchte, bitten Sie ihn, den genauen chinesischen legalen Namen und die USCC zu bestätigen, damit Ihr Team eine unabhängige öffentliche Datensatzübereinstimmung durchführen kann. Behaupten Sie nicht, dass ein selbst getippter Code gleichwertig zum Erhalt des Dokuments ist.

„Dieser alte Scan ist alles, was ich habe“

Fragen Sie, ob sich eines der registrierten Felder seit dem Scan geändert hat, und fordern Sie eine aktuelle elektronische Anzeige oder einen neu fotografierten vollständigen Lizenzauszug an. Speichern Sie die alte Version; eine Namens- oder Vertretungsänderung kann die Geschichte erklären, aber ein veraltetes Bild sollte nicht als aktuell bezeichnet werden.

„Das Mutterunternehmen besitzt die Lizenz“

Jedes registrierte Unternehmen hat seine eigene rechtliche Identität. Fordern Sie die Lizenz der Entität an, die unterzeichnen oder Geld empfangen wird, und dokumentieren Sie dann, wie das Mutterunternehmen, die Fabrik, die Handelsfirma oder die Zweigniederlassung beteiligt ist. Eine Lizenz des Mutterunternehmens identifiziert nicht automatisch eine Tochtergesellschaft. Dies gilt auch, wenn ein Lieferant sagt, eine Handelslizenz gehöre zur Fabrik; verwenden Sie den Untersuchung der Fabrikkontakte anstatt sich für die scheinbar stärkere Einheit zu entscheiden.

„Wir geben keinen Firmennamen oder Code an“

Wiederholen Sie die Mindestanforderungen für die Onboarding-Prozedur über einen zweiten Kontakt oder Manager. Wenn der Lieferant sowohl eine Kopie der Lizenz als auch eine unabhängig durchsuchbare rechtliche Identität verweigert, stoppen Sie die Freigabe der Einheit und zahlen Sie keine Mittel aus. Die USCC-Verweigerungsworkflow trennt Kommunikationsfehler und außergewöhnliche Entitätstypen von einer echten Stoppbedingung.

Schließen Sie die Anfrage mit einer Einheitenkarte

Betrachten Sie einen fiktiven Lieferanten, dessen Verkäufer die Marke Northlake Componentsverwendet. Die Antwort enthält eine Lizenz für Suzhou Northlake Trading Co., Ltd., während das Angebot Northlake Precision Manufacturing (Wuxi) Co., Ltd. und die Bankanweisung die Handelsfirma benennt.

Der Käufer sollte nicht nach „der echten Lizenz“ fragen, als würde ein Dokument die Struktur auflösen. Fordern Sie beide Lizenzen an, bestätigen Sie, welche Firma die Fabrik besitzt, nennen Sie, welche Firma unterzeichnen und fakturieren wird, und entscheiden Sie, ob die Handelsfirma als akzeptierter Zahlungsempfänger gemäß dem Vertrag gilt. Die ursprüngliche Anfrage hat ihren Zweck erfüllt: Sie hat die Einheiten offengelegt, die nun überprüft werden müssen.

Speichern Sie die E-Mail des Lieferanten, den Originalanhang, die Datei-Hash-Summe oder unveränderliche Kopie, das Eingangsdatum, den extrahierten chinesischen Namen und USCC sowie das Ergebnis der Firmensuche. Vor der Zahlung fahren Sie mit der dedizierten Prüfung der Echtheit der Geschäftslizenzfort; eine kooperative Antwort ist nützliches Beweismaterial, aber sie ist nicht die endgültige Verifizierung.