Demander sa licence commerciale à un fournisseur chinois

Demandez la licence commerciale d'un fournisseur chinois lorsque vous commencez l'intégration du fournisseur, et non lorsqu'une échéance de paiement crée déjà une pression. Une demande routinière et bien délimitée est plus facile à acheminer en interne par un contact commercial légitime et donne à l'approvisionnement une identité légale avant que les contrats, les factures et les instructions bancaires ne divergent.

Envoyer une demande normale d'intégration

Évitez d'ouvrir avec un langage antifraude ou une exigence de « preuve que vous êtes réel ». Expliquez l'objectif commercial et demandez le minimum de fichiers dont votre équipe a besoin. Cette version anglaise convient pour un e-mail initial au fournisseur :

Objet : Intégration fournisseur : copie de la licence commerciale

Cher [Nom],

Pour finaliser notre configuration fournisseur, veuillez envoyer une copie claire et actuelle de la licence commerciale de votre entreprise (营业执照). Veuillez également confirmer le nom légal complet en chinois et le Code unifié de crédit social (USCC) à 18 caractères dans le corps de l'e-mail.

Si l'entreprise qui signera le contrat, émettra la facture ou recevra le paiement est différente de l'entreprise titulaire de la licence, veuillez lister chaque entité et expliquer la relation.

Le document sera utilisé uniquement pour la vérification de l'identité du fournisseur et l'approbation interne. Merci.

Lorsque le contact préfère le chinois, utilisez une demande opérationnelle courte plutôt qu'une lettre juridique traduite automatiquement :

Afin de finaliser l'enregistrement de votre entreprise en tant que fournisseur, veuillez fournir une copie scannée couleur nette et lisible de votre licence commerciale actuellement valide ou un fichier électronique de la licence commerciale, et confirmer dans le corps de l'e-mail la dénomination sociale complète en chinois ainsi que le Code unifié de crédit social (USCC) à 18 chiffres. Si l'entité signataire, émettrice de factures ou bénéficiaire des paiements diffère de l'entité titulaire de la licence, veuillez également préciser les relations entre les différentes entités. Ces documents sont utilisés uniquement pour la vérification de l'identité du fournisseur et l'approbation interne. Merci.

Demandez quatre éléments, pas un ensemble de documents incontrôlé

1. Une copie complète et lisible : les quatre coins visibles, aucun nom d'entreprise ou code tronqué, et une résolution suffisante pour inspecter les champs principaux.
2. L'identité légale en texte : le nom légal complet en chinois et le Code unifié de crédit social (USCC) à 18 caractères dans le corps de l'e-mail afin que la transcription puisse être vérifiée par rapport à l'image.
3. Les rôles de transaction : quelle entreprise signera, facturera, recevra le paiement, fabriquera et exportera si ces rôles sont répartis.
4. Une date de document : lorsque la copie a été exportée, numérisée ou photographiée, surtout si le fournisseur a récemment changé son nom, son adresse, son représentant légal ou son capital.

Ne demandez pas de passeport, de carte nationale d'identité, de mot de passe du système fiscal, d'écran de banque en ligne, de code SMS, de session de reconnaissance faciale ou des identifiants utilisés pour contrôler la licence électronique de l'entreprise. Ces éléments sont inutiles pour la correspondance ordinaire de l'identité du fournisseur et créent des risques de sécurité et de confidentialité évitables.

Accepter intelligemment les formats papier et électroniques

Une numérisation ou une photographie en couleur intégrale d'un licence papier est acceptable pour la saisie lorsque les champs sont lisibles. Une entreprise peut également fournir un fichier de licence commerciale électronique ou une autorisation d'affichage. Un 2025 questions-réponses du marché de régulation gouvernemental confirme que les licences commerciales électroniques et papier ont la même valeur juridique.

La version électronique n'est pas simplement une photo du papier. Le gouvernement de Pékin guide d'enregistrement en anglais le décrit comme une identité électronique d'entreprise émise selon des règles unifiées. Le guide de téléchargement de Shanghai montre que le premier accès et la délégation impliquent des procédures contrôlées par l'identité.

Demandez au fournisseur d'exporter ou de présenter la version qu'il est autorisé à partager. Ne lui demandez jamais de remettre l'identifiant actif, le mot de passe, le code à usage unique ou la session de vérification d'identité. Ne rejetez pas un fichier électronique uniquement parce qu'il manque le cachet rouge d'autorité visuel qu'un acheteur s'attendait à voir sur le papier ; inspectez la bonne version et vérifiez les champs indépendamment.

Exécutez une vérification de saisie de 90 secondes lors de la réception du fichier

• Pouvez-vous lire le nom légal chinois et l'USCC sans deviner ?
• La page est-elle complète plutôt que recadrée autour d'un seul champ ?
• Le nom dans le corps de l'e-mail correspond-il caractère pour caractère au document ?
• Le fournisseur identifie-t-il les entités destinées au contrat, à la facture et au paiement ?
• Une recherche d'entreprise actuelle renvoie-t-elle la même entité légale et un statut d'enregistrement compatible ?

Il s'agit de questions de saisie, et non d'un examen complet d'authenticité. Utilisez le guide des champs de la licence commerciale pour localiser chaque champ et le guide de lecture de la licence pour une comparaison structurée. La loi chinoise actuelle Loi sur les sociétés fournit le contexte d'enregistrement pour le nom de l'entreprise, le domicile, le capital, l'objet social, le représentant légal et les rôles de propriété spécifiés.

Répondez à l'objection réelle du fournisseur

« Notre licence est confidentielle »

Expliquez que la demande se limite à la configuration du fournisseur et que les informations d'enregistrement essentielles sont publiques. Proposez votre politique de conservation et d'accès. Si le fournisseur refuse toujours d'envoyer une copie, demandez-lui de confirmer le nom légal chinois exact et l'USCC afin que votre équipe puisse effectuer une correspondance indépendante avec les registres publics. Ne prétendez pas qu'un code tapé manuellement est équivalent à la réception du document.

« Cette ancienne numérisation est tout ce que j'ai »

Demandez si un champ enregistré a changé depuis la numérisation et exigez un affichage électronique actuel ou une nouvelle photographie de la licence intégrale. Conservez l'ancienne version ; un changement de nom ou de représentant peut expliquer l'historique, mais une image obsolète ne doit pas être étiquetée comme actuelle.

« L'entreprise du groupe possède la licence »

Chaque entreprise enregistrée possède sa propre identité légale. Demandez la licence de l'entité qui signera ou recevra l'argent, puis documentez comment le groupe, l'usine, la société de trading ou la succursale participe. La licence d'une société mère n'identifie pas automatiquement une filiale. Il en va de même lorsqu'un fournisseur déclare qu'une licence de trading appartient à l'usine ; utilisez le enquête sur les relations avec l'usine au lieu de choisir l'entité qui semble la plus solide.

« Nous ne fournissons aucun nom d'entreprise ni code »

Répétez l'exigence minimale d'intégration une fois via un second contact ou responsable. Si le fournisseur refuse à la fois une copie de licence et une identité légale vérifiable indépendamment, arrêtez l'approbation de l'entité et ne débloquez pas les fonds. Le flux de travail de refus USCC sépare les erreurs de communication et les types d'entités exceptionnelles d'une condition d'arrêt réelle.

Fermez la demande avec une carte des entités

Considérez un fournisseur fictif dont le commercial utilise la marque Northlake Components. La réponse contient une licence pour Suzhou Northlake Trading Co., Ltd., tandis que le devis mentionne Northlake Precision Manufacturing (Wuxi) Co., Ltd. et l'instruction bancaire nomme la société commerciale.

L'acheteur ne doit pas demander « la vraie licence » comme si un document effaçait la structure. Demandez les deux licences, confirmez quelle entreprise possède l'usine, indiquez quelle entreprise signera et facturera, et décidez si la société commerciale est un bénéficiaire accepté selon le contrat. La demande initiale a rempli son rôle : elle a révélé les entités qui doivent désormais être vérifiées.

Enregistrez l'e-mail du fournisseur, la pièce jointe originale, le hachier de fichier ou la copie immuable, la date de réception, le nom chinois extrait et l'USCC, ainsi que le résultat de la recherche d'entreprise. Avant le paiement, poursuivez avec l'examen dédié de l'authenticité de la licence commerciale; une réponse coopérative constitue une preuve utile, mais elle ne constitue pas la vérification finale.