Solicite a Licença Comercial de um Fornecedor Chinês

Solicite a licença comercial de um fornecedor chinês ao iniciar o onboarding do fornecedor, não quando um prazo de pagamento já estiver gerando pressão. Uma solicitação rotineira e bem delimitada é mais fácil para um contato de vendas legítimo rotear internamente e dá à área de compras uma identidade legal antes que contratos, faturas e instruções bancárias comecem a divergir.

Envie uma solicitação normal de onboarding

Evite começar com linguagem de fraude ou uma exigência de “prova de que você é real”. Explique o propósito comercial e peça o mínimo de arquivo que sua equipe precisa. Esta versão em inglês funciona para um e-mail inicial ao fornecedor:

Assunto: Onboarding de fornecedor: cópia da licença comercial

Prezado(a) [Nome],

Para concluir nosso cadastro de fornecedor, envie uma cópia clara e atual da licença comercial da sua empresa (营业执照). Confirme também o nome jurídico completo em chinês e o Código Unificado de Crédito Social (USCC) de 18 caracteres no corpo do e-mail.

Se a empresa que assinará o contrato, emitirá a fatura ou receberá o pagamento for diferente da empresa licenciada, liste cada entidade e explique a relação.

O documento será usado apenas para verificação de identidade do fornecedor e aprovação interna. Obrigado.

Quando o contato preferir o chinês, use uma solicitação operacional curta em vez de uma carta jurídica traduzida por máquina:

Para concluir o cadastro de fornecedores da nossa empresa, forneça uma cópia digitalizada colorida e nítida da Licença Comercial válida atualmente ou o arquivo da Licença Comercial eletrônica, e confirme no corpo do e-mail o nome completo oficial em chinês da empresa e o Código Unificado de Crédito Social (USCC) de 18 dígitos. Caso a entidade contratante, emissora de faturas ou recebedora dos pagamentos seja diferente da entidade constante na licença, explique também a relação entre as entidades. Os documentos serão utilizados exclusivamente para verificação da identidade do fornecedor e aprovação interna. Obrigado.

Solicite quatro itens, não um pacote de documentos sem controle

1. Uma cópia completa e legível: todos os quatro cantos visíveis, sem o nome da empresa ou código cortados, e resolução suficiente para inspecionar os campos principais.
2. A identidade jurídica em texto: nome jurídico completo em chinês e USCC de 18 caracteres no corpo do e-mail para que a transcrição possa ser verificada contra a imagem.
3. Os papéis da transação: qual empresa assinará, emitirá fatura, receberá pagamento, fabricará e exportará, se esses papéis estiverem divididos.
4. Uma data do documento: quando a cópia foi exportada, digitalizada ou fotografada, especialmente se o fornecedor mudou recentemente seu nome, endereço, representante legal ou capital.

Não solicite passaporte, RG nacional, senha do sistema tributário, tela do banco online, código SMS, sessão de reconhecimento facial ou as credenciais usadas para controlar a licença eletrônica da empresa. Esses itens são desnecessários para a correspondência ordinária de identidade do fornecedor e criam riscos evitáveis de segurança e privacidade.

Aceitar formulários em papel e eletrônicos de forma inteligente

Uma digitalização ou fotografia em cores, nítida e completa, de uma licença em papel é adequada para a entrada quando os campos forem legíveis. Uma empresa pode, em vez disso, fornecer um arquivo eletrônico da licença comercial ou uma exibição autorizada. Um 2025 perguntas frequentes sobre regulação de mercado do governo confirma que as licenças comerciais eletrônicas e em papel têm igual efeito legal.

A versão eletrônica não é simplesmente uma foto do papel. O governo de Pequim guia de registro em inglês descreve-a como uma identidade eletrônica empresarial emitida sob regras unificadas. O guia de download de Xangai mostra que o primeiro acesso e a delegação envolvem procedimentos controlados por identidade.

Peça ao fornecedor que exporte ou apresente a versão que ele está autorizado a compartilhar. Nunca peça que ele entregue a credencial ativa, senha, código único ou sessão de verificação de identidade. Não rejeite um arquivo eletrônico apenas porque falta o carimbo vermelho de autoridade visual que o comprador esperava do papel; inspecione a versão correta e verifique os campos independentemente.

Execute uma verificação de entrada de 90 segundos quando o arquivo chegar

• Você consegue ler o nome legal em chinês e o USCC sem adivinhar?
• A página está completa em vez de recortada ao redor de um único campo?
• O nome no corpo do e-mail corresponde caractere por caractere ao documento?
• O fornecedor identifica as entidades de contrato, fatura e pagamento pretendidas?
• Uma pesquisa atual na empresa retorna a mesma entidade legal e status de registro compatível?

Estas são perguntas de entrada, não uma revisão completa de autenticidade. Use o guia de campos da licença comercial para localizar cada campo e o guia de leitura da licença para uma comparação estruturada. A lei chinesa atual Lei das Sociedades Comerciais fornece o contexto de registro para o nome da empresa, domicílio, capital, objeto social, representante legal e papéis de propriedade especificados.

Responda à objeção real do fornecedor

“Nossa licença é confidencial”

Explique que a solicitação se limita à configuração do fornecedor e que as informações centrais de registro são públicas. Ofereça sua política de retenção e acesso. Se o fornecedor ainda assim se recusar a enviar uma cópia, peça que ele confirme o nome legal exato em chinês e o USCC para que sua equipe possa realizar uma correspondência independente em registros públicos. Não alegue que um código digitado manualmente equivale a receber o documento.

“Esta digitalização antiga é tudo o que tenho”

Pergunte se algum campo registrado mudou desde a digitalização e solicite uma exibição eletrônica atual ou uma licença completa fotografada recentemente. Salve a versão antiga; uma mudança de nome ou representante pode explicar o histórico, mas uma imagem desatualizada não deve ser rotulada como atual.

“A empresa do grupo possui a licença”

Toda empresa registrada tem sua própria identidade legal. Peça a licença da entidade que assinará ou receberá o dinheiro, documente então como o grupo, fábrica, empresa comercial ou filial participa. A licença de uma matriz não identifica automaticamente uma subsidiária. O mesmo se aplica quando um fornecedor diz que uma licença comercial pertence à fábrica; use o investigação de relacionamento com a fábrica em vez de escolher qualquer entidade que pareça mais forte.

“Não fornecemos nenhum nome ou código de empresa”

Repita o requisito mínimo de integração uma vez por meio de um segundo contato ou gerente. Se o fornecedor recusar tanto uma cópia da licença quanto uma identidade legal pesquisável independentemente, interrompa a aprovação da entidade e não libere os fundos. O fluxo de trabalho de recusa do USCC separa erros de comunicação e tipos excepcionais de entidade de uma condição genuína de parada.

Feche a solicitação com um mapa de entidades

Considere um fornecedor fictício cujo vendedor use a marca Northlake Components. A resposta contém uma licença para Suzhou Northlake Trading Co., Ltd., enquanto a cotação nomeia Northlake Precision Manufacturing (Wuxi) Co., Ltd. e a instrução bancária nomeia a empresa comercial.

O comprador não deve pedir “a licença real” como se um documento eliminasse a estrutura. Solicite ambas as licenças, confirme qual empresa é proprietária da fábrica, declare qual empresa assinará e emitirá a fatura, e decida se a empresa comercial é um beneficiário aceito sob o contrato. A solicitação original cumpriu seu papel: revelou as entidades que agora precisam ser verificadas.

Salve o e-mail do fornecedor, anexo original, hash do arquivo ou cópia imutável, data de recebimento, nome chinês extraído e USCC, e o resultado da pesquisa da empresa. Antes do pagamento, continue com a revisão dedicada de autenticidade da licença comercial; uma resposta cooperativa é evidência útil, mas não é a verificação final.