Fapiao a faktura handlowa w Chinach
Poznaj różnice między chińskim fapiao, fakturą handlową a fakturą pro forma i dobierz właściwą metodę weryfikacji każdego z tych dokumentów.
Zacznij od chińskiej nazwy prawnej lub USCC. Potwierdź pasującą firmę przed otwarciem jej profilu.
Chiński dostawca może przesłać Ci fakturę pro forma, fakturę handlową oraz fapiao do różnych celów. Samo słowo „faktura” nie czyni tych dokumentów zamiennymi. Fapiao należy do chińskiego systemu faktur podatkowych; faktura handlowa jest dokumentem handlowym, natomiast faktura pro forma zazwyczaj określa proponowaną transakcję. Zidentyfikuj dokument, zanim wybierzesz sposób jego sprawdzenia.
Dla nabywcy zagranicznego kluczowe pytanie brzmi: czy ten plik opisuje ofertę, dokumentuje sprzedaż na potrzeby obrotu handlowego, czy też stanowi chińską fakturę podatkową? To rozróżnienie pomaga poprosić o właściwy dokument, nie traktując nieznanego formatu jako dowodu oszustwa.
Trzy dokumenty, różne cele
„Fapiao” to zapis pinyin słowa 发票. W tym przewodniku oznacza chińską fakturę podatkową z Chin kontynentalnych. Chińskie przepisy dotyczące zarządzania fakturami definiują dokumenty objęte ich zakresem i podporządkowują je nadzorowi organów podatkowych. Przepisy te uznają zarówno faktury papierowe, jak i elektroniczne. Fapiao nie jest więc po prostu chińską nazwą dowolnego pliku PDF, który dostawca określa mianem faktury.
| Dokument | Do czego służy | Co porównywać |
|---|---|---|
| Faktura pro forma (PI) | Proponowana sprzedaż z podaniem towarów, cen i warunków. | Uzgodniona oferta, ilości, warunki płatności i proponowana dostawa. |
| Faktura handlowa (CI) | Dokumentacja handlowa sprzedaży, w tym informacje wykorzystywane do odprawy celnej. | Zamówienie, sprzedawca i nabywca, towary, wartość oraz odpowiednie dokumenty przewozowe. |
| Chińska faktura podatkowa (fapiao) | Faktura wystawiana zgodnie z chińskimi przepisami dotyczącymi faktur podatkowych. | Odpowiedni rekord faktury podatkowej oraz transakcja, którą ma on opisywać. |
Administracja ds. Handlu Międzynarodowego określa fakturę pro forma jako ofertę w formie faktury. Może ona pomóc nabywcy w załatwieniu spraw takich jak licencja importowa lub akredytywa. Otrzymanie takiego dokumentu samo w sobie nie świadczy o wysyłce towarów ani o otrzymaniu płatności.
Faktura handlowa dostarcza informacji wykorzystywanych przy eksporcie i imporcie, w tym wartości, na podstawie której organy celne mogą naliczać cła i podatki. Szczegółowe wymagania zależą od kraju przeznaczenia. Wyszukiwarka chińskich faktur VAT nie jest ogólnym rejestrem faktur handlowych dostawców.
Te dokumenty mogą dotyczyć tego samego zakupu, ale nie są swoimi zamiennikami. Nie należy też rozumieć tego porównania jako zasady, że każde zamówienie transgraniczne musi generować wszystkie trzy dokumenty. Dokumenty wymagane w Twojej transakcji zależą od jej okoliczności oraz odpowiednich wymogów handlowych, podatkowych i księgowych.
Rozpoznanie otrzymanego pliku
Zacznij od tytułu i pól wewnątrz dokumentu, a nie od jego nazwy pliku. Plik o nazwie „invoice.pdf” dostarcza niewiele informacji. Faktura pro forma może wyraźnie wskazywać proponowane warunki płatności i dostawy; faktura handlowa może zawierać informacje o przesyłce i towarach. Jeśli tytuł i treść nie wyjaśniają przeznaczenia dokumentu, poproś dostawcę o jego identyfikację.
W przypadku chińskiej faktury VAT fapiao zwróć uwagę na typ faktury oraz pola sprzedawcy i nabywcy. Typowe tytuły w pełni zdigitalizowanych faktur VAT to 电子发票（增值税专用发票） oraz 电子发票（普通发票）. Przy pytaniu o posiadany typ zachowaj oryginalne chińskie brzmienie; przetłumaczony nagłówek może zatrzeć użyteczne rozróżnienie.
W przypadku w pełni zdigitalizowanych faktur fapiao identyfikatorem faktury jest 20-cyfrowy numer. Starsze formaty VAT mogą wyświetlać osobny kod faktury i numer faktury. Identyfikator podatkowy sprzedawcy to kolejne pole: identyfikuje on przedsiębiorstwo, a nie tę konkretną fakturę. Nie używaj numeru zamówienia ani numeru podatkowego sprzedawcy tak, jakby był to numer faktury.
Wygląd faktury fapiao również uległ zmianie. W wyjaśnieniu dotyczącym w pełni zdigitalizowanych faktur organ podatkowy opisuje elastyczną prezentację oraz formaty XML, PDF i OFD. Jeden z rzeczywistych wystawców, AWS China, wyjaśnia znaczenie 20-cyfrowego numeru oraz usunięcie pola pieczęci sprzedawcy ze swoich zdigitalizowanych faktur fapiao. Brak znajomego stempla lub inny format pliku nie wystarczają do rozstrzygnięcia, czy dokument jest autentyczny.
Podobnie oficjalnie wyglądający nagłówek nie jest dowodem. Chiński tekst, logo lub obraz pieczęci można skopiować. Wykorzystaj wygląd, aby zidentyfikować, czym dokument się przedstawia, a następnie zweryfikuj to roszczenie odpowiednią ścieżką.
Dopasowanie weryfikacji do rodzaju dokumentu
W przypadku chińskiej faktury VAT (fapiao) objętej wsparciem, skorzystaj z właściwego kanału weryfikacji faktur podatkowych i porównaj zwrócone dane z oryginałem. Przewodnik po weryfikacji chińskich faktur VAT wyjaśnia kombinacje numeru, daty, kwoty oraz kodu weryfikacyjnego. Omawia również różnice między wynikiem pozytywnym, niezgodnością danych a brakiem rekordu.
W przypadku faktury handlowej lub pro formy zacznij od dokumentów firmy i transakcji. Czy wskazany sprzedawca jest zgodny z dostawcą, z którym uzgodniłeś zakup? Czy pozycje, ilości, waluta i warunki są zgodne z zamówieniem? Wyszukiwanie chińskiej faktury podatkowej nie odpowie na te pytania tylko dlatego, że plik dostawcy ma nagłówek „Faktura”.
Rozważmy hipotetyczne pierwsze zamówienie. Dostawca przesyła PI (pro formę) z żądaniem uzgodnionej zaliczki, a kupujący sprawdza jej numer w wyszukiwarce faktur VAT. Jest to niewłaściwa metoda weryfikacji dla tego dokumentu. Kupujący musi potwierdzić szczegóły oferty i dane dostawcy oraz zastosować uzgodnione procedury kontroli płatności. Niepowodzenie w wyszukiwarce nie oznacza, że PI jest fałszywe, a samo istnienie PI nie gwarantuje bezpieczeństwa płatności.
Jeśli faktura podatkowa zostanie dostarczona później, zweryfikuj ten dokument zgodnie z jego własnymi parametrami. Faktura fapiao, której dane się zgadzają, nie potwierdza samodzielnie wysyłki, jakości produktu ani uprawnienia do zapłaty na rzecz innej firmy. Jeśli sprzedawca na fakturze różni się od dostawcy, przewodnik dotyczący niezgodności nazwy dostawcy wyjaśnia, jak zbadać tożsamość obu podmiotów.
Poproś o potrzebny dokument
Zamiast ogólnie prosić o „prawdziwą fakturę”, wyjaśnij cel. Możesz potrzebować pro formy dla planowanego zamówienia, faktury handlowej do dokumentacji wysyłkowej lub wyjaśnień dotyczących chińskiej faktury podatkowej. Podaj dane kupującego i numer referencyjny zamówienia, które pozwolą powiązać odpowiedź z Twoim zakupem.
Prosta prośba może brzmieć: „Proszę potwierdzić, czy załączony plik jest pro formą, fakturą handlową czy chińską fakturą podatkową. Potrzebujemy go do [cel]. Jeśli jest to chińska faktura podatkowa, prosimy o przesłanie oryginalnego pliku elektronicznego i potwierdzenie typu faktury”. Są to przykładowe sformułowania do adaptacji, a nie twierdzenie, że konkretny dokument musi być wystawiany dla każdego zamówienia zagranicznego.
Gdy już zidentyfikujesz fakturę podatkową objętą wsparciem, użyj narzędzia do weryfikacji faktur ChinaValidate i porównaj odpowiedź z plikiem. Jeśli nierozwiązaną kwestią jest tożsamość sprzedawcy, rozpocznij wyszukiwanie firmy, posługując się jej chińską nazwą prawną lub identyfikatorem. Wybór metody weryfikacji zaczyna się od świadomości, jaki dokument masz przed sobą.