Fapiao et facture commerciale en Chine
Comprenez la différence entre une fapiao chinoise, une facture commerciale et une facture pro forma, et choisissez la bonne méthode pour vérifier chaque document.
Recherchez la raison sociale en chinois ou le code USCC, puis confirmez que l’entreprise correspond à votre fournisseur.
Un fournisseur chinois peut vous envoyer une facture pro forma, une facture commerciale et une fapiao à des fins différentes. Le terme « facture » ne les rend pas interchangeables. Une fapiao relève du système chinois de facturation fiscale ; une facture commerciale est un document commercial, tandis qu’une facture pro forma décrit généralement une transaction proposée. Identifiez le document avant de choisir comment le vérifier.
Pour un acheteur étranger, la question pratique est la suivante : ce fichier décrit-il une offre, documente-t-il la vente à des fins commerciales ou représente-t-il une facture fiscale chinoise ? Cette distinction vous aide à demander le bon document sans considérer un format inhabituel comme une preuve de fraude.
Trois documents, des objectifs différents
« Fapiao » est la transcription en pinyin de 发票. Dans ce guide, le terme désigne une facture fiscale de Chine continentale. Les mesures relatives à l’administration des factures de la Chine définissent les documents entrant dans leur champ d’application et les placent sous l’autorité des administrations fiscales. Elles reconnaissent à la fois les factures papier et électroniques. Une fapiao n’est donc pas simplement un nom chinois pour tout PDF qu’un fournisseur appelle facture.
| Document | À quoi il sert | Éléments à comparer |
|---|---|---|
| Facture pro forma (PI) | Une vente proposée, avec les marchandises, les prix et les conditions indiqués. | Le devis convenu, les quantités, les conditions de paiement et la livraison proposée. |
| Facture commerciale (CI) | Documentation commerciale relative à la vente, incluant les informations utilisées pour le dédouanement. | La commande, le vendeur et l’acheteur, les marchandises, la valeur et les documents d’expédition pertinents. |
| Facture fiscale chinoise (fapiao) | Une facture émise conformément aux règles chinoises en matière de facturation fiscale. | L’enregistrement fiscal correspondant et la transaction qu’il est censé décrire. |
L’International Trade Administration décrit une facture pro forma comme un devis présenté sous forme de facture. Elle peut aider l’acheteur à organiser des démarches telles que l’obtention d’une licence d’importation ou l’ouverture d’une lettre de crédit. Sa réception n’indique pas, en soi, que les marchandises ont été expédiées ou que le paiement a été reçu.
Une facture commerciale fournit les informations utilisées pour les formalités d’exportation et d’importation, y compris la valeur sur laquelle les autorités douanières peuvent calculer les droits et taxes. Les exigences spécifiques dépendent de la destination. Une recherche dans le registre chinois des factures TVA ne constitue pas un répertoire général des factures commerciales des fournisseurs.
Ces documents peuvent se rapporter à un même achat sans être interchangeables. Il ne faut pas non plus interpréter cette comparaison comme une règle selon laquelle chaque commande transfrontalière doit produire les trois documents. Les documents requis pour votre transaction dépendent de ses circonstances ainsi que des exigences commerciales, fiscales et comptables applicables.
Identifier le document reçu
Commencez par le titre et les champs figurant dans le document, et non par son nom de fichier. Un fichier nommé « invoice.pdf » vous apporte peu d’informations. Une facture pro forma peut afficher clairement les conditions de paiement et de livraison proposées ; une facture commerciale peut inclure des informations sur l’expédition et les marchandises. Demandez au fournisseur d’identifier le document si le titre et le contenu laissent son objectif incertain.
Sur une fapiao TVA chinoise, recherchez le type de facture ainsi que les champs relatifs au vendeur et à l’acheteur. Les titres courants des factures TVA entièrement numérisées incluent 电子发票（增值税专用发票） et 电子发票（普通发票）. Conservez la formulation chinoise originale lorsque vous demandez de quel type il s’agit ; une traduction de l’intitulé peut effacer une distinction utile.
Pour les fapiao entièrement numérisées, l’identifiant de facture est un numéro à 20 chiffres. Les anciens formats de TVA peuvent afficher séparément un code de facture et un numéro de facture. L’identifiant fiscal du vendeur est un autre champ : il identifie l’entreprise, et non cette facture spécifique. N’utilisez pas une référence de bon de commande ou le numéro fiscal du vendeur comme s’il s’agissait du numéro de facture.
L’apparence d’une fapiao a également évolué. L’explication relative aux factures entièrement numérisées de l’administration fiscale décrit une présentation flexible et des formats XML, PDF et OFD. Un émetteur concret, AWS China, explique le numéro à 20 chiffres et la suppression du champ relatif au cachet du vendeur sur ses fapiao numérisées. L’absence d’un cachet familier ou un format de fichier différent ne suffit pas à déterminer si un document est authentique.
De même, un en-tête d’apparence officielle ne constitue pas une preuve. Du texte en chinois, un logo ou une image de cachet peuvent être copiés. Utilisez l’apparence pour identifier ce que le document prétend être, puis vérifiez cette affirmation par la voie appropriée.
Adapter la vérification au type de document
Pour une fapiao de TVA chinoise prise en charge, utilisez le canal de vérification des factures fiscales applicable et comparez les détails renvoyés avec l’original. Le guide de vérification des factures de TVA chinoises explique les combinaisons de numéro, date, montant et code de vérification. Il aborde également la différence entre un résultat concordant, des incohérences dans les détails et l’absence d’enregistrement.
Pour une facture commerciale ou une facture pro forma, commencez par examiner les documents relatifs à l’entreprise et à la transaction. Le vendeur nommé correspond-il au fournisseur auprès duquel vous avez convenu d’acheter ? Les articles, quantités, devise et conditions correspondent-ils à la commande ? Une recherche de facture fiscale chinoise ne peut pas répondre à ces questions simplement parce que le fichier du fournisseur porte la mention « Invoice » en en-tête.
Prenons l’exemple hypothétique d’une première commande. Un fournisseur envoie une PI (facture pro forma) demandant un acompte convenu, et l’acheteur tente d’utiliser sa référence dans une recherche de facture de TVA. Il s’agit du mauvais contrôle pour ce document. L’acheteur doit confirmer l’offre et les coordonnées du fournisseur, puis appliquer les vérifications de paiement convenues. L’échec de la recherche n’établit pas que la PI est fausse, et l’existence de la PI ne garantit pas la sécurité du paiement.
Si une facture fiscale est fournie ultérieurement, vérifiez ce document selon ses propres critères. Une fapiao concordante ne confirme pas indépendamment l’expédition, la qualité des produits ni l’autorisation de payer une autre entreprise. Si le vendeur indiqué sur la facture diffère du fournisseur, le guide sur la discordance du nom du fournisseur explique comment enquêter sur ces deux identités.
Demandez le document dont vous avez besoin
Au lieu de demander vaguement une « facture authentique », précisez l’objectif. Vous pourriez avoir besoin d’une facture pro forma pour la commande envisagée, d’une facture commerciale pour la documentation d’expédition, ou d’éclaircissements concernant une facture fiscale chinoise. Indiquez les coordonnées de l’acheteur et la référence de commande qui permettront de relier la réponse à votre achat.
Une demande simple pourrait être : « Veuillez confirmer si le fichier joint est une facture pro forma, une facture commerciale ou une facture fiscale chinoise. Nous en avons besoin pour [objectif]. S’il s’agit d’une facture fiscale chinoise, merci d’envoyer le fichier électronique original et de confirmer le type de facture. » Cette formulation est un exemple à adapter, et non l’affirmation qu’un document particulier doit être émis pour chaque commande à l’étranger.
Une fois que vous avez identifié une facture fiscale prise en charge, utilisez l’outil de vérification des factures de ChinaValidate et comparez la réponse avec le fichier. Si la question en suspens concerne l’identité du vendeur, lancez une recherche sur l’entreprise à partir de sa dénomination sociale légale en chinois ou de son identifiant. Choisir le bon contrôle commence par savoir quel document vous avez sous les yeux.