ใบกำกับภาษีจีน (Fapiao) เทียบกับใบแจ้งหนี้ทางการค้า

ซัพพลายเออร์จีนอาจส่งใบแจ้งหนี้โปรฟอร์มา ใบแจ้งหนี้ทางการค้า และใบกำกับภาษี มาให้เพื่อวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน คำว่า "ใบแจ้งหนี้" ไม่ได้หมายความว่าเอกสารเหล่านี้ใช้แทนกันได้ ใบกำกับภาษี เป็นส่วนหนึ่งของระบบใบกำกับภาษีของจีน ส่วนใบแจ้งหนี้ทางการค้าเป็นเอกสารทางการค้า ในขณะที่ใบแจ้งหนี้โปรฟอร์มามักจะระบุรายละเอียดของการซื้อขายที่เสนอไว้ ควรระบุประเภทของเอกสารให้ชัดเจนก่อนเลือกวิธีการตรวจสอบ

สำหรับผู้ซื้อในต่างประเทศ คำถามในทางปฏิบัติคือ เอกสารฉบับนี้บรรยายข้อเสนอ บันทึกการขายเพื่อวัตถุประสงค์ทางการค้า หรือเป็นตัวแทนของใบกำกับภาษีจีนกันแน่ ความแตกต่างนี้จะช่วยให้คุณสามารถขอเอกสารที่ถูกต้องได้ โดยไม่ตีความรูปแบบที่ไม่คุ้นเคยว่าเป็นหลักฐานของการฉ้อโกง

เอกสารสามประเภท วัตถุประสงค์ต่างกัน

“Fapiao” เป็นการสะกดด้วยพินอินของ 发票 ในคู่มือนี้หมายถึงใบกำกับภาษีของจีนแผ่นดินใหญ่ มาตรการบริหารจัดการใบกำกับภาษี ของจีนกำหนดขอบเขตของเอกสารเหล่านี้อยู่ภายใต้การดูแลของหน่วยงานภาษี ซึ่งรองรับทั้งใบกำกับภาษีแบบกระดาษและแบบอิเล็กทรอนิกส์ ดังนั้น Fapiao จึงไม่ใช่เพียงชื่อเรียกภาษาจีนสำหรับไฟล์ PDF ใดๆ ที่ซัพพลายเออร์เรียกว่าใบแจ้งหนี้

เอกสาร	วัตถุประสงค์	สิ่งที่ควรเปรียบเทียบ
ใบแจ้งหนี้โปรฟอร์มา (PI)	ข้อเสนอการขาย โดยระบุสินค้า ราคา และเงื่อนไขที่เสนอไว้	ใบเสนอราคาที่ตกลงกันแล้ว จำนวนสินค้า เงื่อนไขการชำระเงิน และการจัดส่งที่เสนอไว้
ใบแจ้งหนี้ทางการค้า (CI)	เอกสารทางการค้าสำหรับการขาย รวมถึงข้อมูลที่ใช้ในการผ่านพิธีการศุลกากร	คำสั่งซื้อ ผู้ขายและผู้ซื้อ สินค้า มูลค่า และเอกสารการขนส่งที่เกี่ยวข้อง
ใบกำกับภาษีจีน	ใบแจ้งหนี้ที่ออกตามกฎระเบียบใบกำกับภาษีของจีน	บันทึกใบกำกับภาษีที่เกี่ยวข้อง และรายการธุรกรรมที่เอกสารนั้นอ้างถึง

สำนักงานบริหารการค้าระหว่างประเทศ (International Trade Administration) อธิบายว่า ใบแจ้งหนี้โปรฟอร์มา คือใบเสนอราคาในรูปแบบใบแจ้งหนี้ เอกสารนี้อาจช่วยผู้ซื้อในการดำเนินการต่างๆ เช่น การขอใบอนุญาตนำเข้าหรือการเปิดเลตเตอร์ออฟเครดิต อย่างไรก็ตาม การได้รับเอกสารนี้ไม่ได้หมายความว่าสินค้าได้ถูกจัดส่งแล้ว หรือมีการชำระเงินเรียบร้อยแล้ว

ใบแจ้งหนี้ทางการค้า ให้ข้อมูลที่ใช้ในการผ่านพิธีการส่งออกและนำเข้า รวมถึงมูลค่าที่เจ้าหน้าที่ศุลกากรอาจใช้อ้างอิงในการประเมินอากรและภาษี ข้อกำหนดเฉพาะขึ้นอยู่กับประเทศปลายทาง ระบบค้นหาใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่มของจีนไม่ใช่ทะเบียนกลางสำหรับใบแจ้งหนี้ทางการค้าของผู้จำหน่าย

เอกสารเหล่านี้อาจเกี่ยวข้องกับรายการซื้อเดียวกัน แต่ไม่สามารถใช้แทนกันได้ และไม่ควรถือว่าการเปรียบเทียบนี้เป็นกฎที่ว่าทุกคำสั่งซื้อข้ามพรมแดนต้องมีเอกสารครบทั้งสามประเภท เอกสารที่จำเป็นสำหรับธุรกรรมของคุณขึ้นอยู่กับสถานการณ์และข้อกำหนดทางการค้า ภาษี และการบัญชีที่เกี่ยวข้อง

ระบุประเภทของไฟล์ที่ได้รับ

เริ่มต้นด้วยการดูชื่อเรื่องและช่องข้อมูลภายในเอกสาร ไม่ใช่ชื่อไฟล์ ไฟล์ที่ชื่อว่า “invoice.pdf” ให้ข้อมูลน้อยมาก ใบแจ้งหนี้โปรฟอร์มาอาจแสดงเงื่อนไขการชำระเงินและการจัดส่งที่เสนอไว้อย่างชัดเจน ส่วนใบแจ้งหนี้ทางการค้าอาจรวมข้อมูลการจัดส่งและสินค้า หากชื่อเรื่องและเนื้อหาไม่ชัดเจนเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ ควรขอให้ซัพพลายเออร์ระบุประเภทของเอกสาร

สำหรับใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่มของจีน (VAT) ให้สังเกตประเภทของใบกำกับภาษีและช่องข้อมูลผู้ขายกับผู้ซื้อ ชื่อเรื่องของใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์แบบดิจิทัลเต็มรูปแบบที่พบทั่วไป ได้แก่ 电子发票（增值税专用发票） และ 电子发票（普通发票） เมื่อสอบถามประเภทของใบกำกับภาษี ควรคงข้อความภาษาจีนเดิมไว้ เนื่องจากคำแปลอาจทำให้สูญเสียความแตกต่างที่สำคัญ

สำหรับใบกำกับภาษีแบบดิจิทัลเต็มรูปแบบ รหัสประจำตัวใบกำกับภาษีจะเป็นเลข 20 หลัก รูปแบบ VAT เก่ากว่าอาจแสดงรหัสใบกำกับภาษีและเลขที่ใบกำกับภาษีแยกกัน ส่วนเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขายเป็นอีกช่องหนึ่งซึ่งใช้ระบุตัวตนของธุรกิจ ไม่ใช่ระบุใบกำกับภาษีฉบับนั้นๆ อย่าใช้เลขที่อ้างอิงใบสั่งซื้อหรือเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขายแทนเลขที่ใบกำกับภาษี

ลักษณะภายนอกของใบกำกับภาษี ก็มีการเปลี่ยนแปลงเช่นกัน คำอธิบายเกี่ยวกับใบกำกับภาษีแบบดิจิทัลเต็มรูปแบบ ของหน่วยงานภาษีระบุว่ามีการนำเสนอที่ยืดหยุ่นและรองรับรูปแบบ XML, PDF และ OFD ตัวอย่างเช่น AWS China ได้อธิบายเกี่ยวกับเลข 20 หลักและการยกเลิกช่องตราประทับของผู้ขายในใบกำกับภาษีแบบดิจิทัลของตน การไม่มีตราประทับที่คุ้นเคยหรือรูปแบบไฟล์ที่แตกต่างออกไป ไม่เพียงพอที่จะตัดสินว่าเอกสารนั้นเป็นของแท้หรือไม่

ในทำนองเดียวกัน หัวข้อที่ดูเป็นทางการก็ไม่ใช่เครื่องพิสูจน์ความถูกต้อง ข้อความภาษาจีน โลโก้ หรือภาพตราประทับสามารถถูกคัดลอกได้ ใช้ลักษณะภายนอกเพื่อระบุว่าเอกสารอ้างว่าเป็นอะไร จากนั้นจึงตรวจสอบข้ออ้างนั้นผ่านช่องทางที่เหมาะสม

เลือกวิธีตรวจสอบเอกสาร

สำหรับใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่มของจีน ที่รองรับการตรวจสอบ ให้ใช้ช่องทางตรวจสอบใบกำกับภาษีที่เกี่ยวข้อง แล้วเปรียบเทียบรายละเอียดที่ได้กับต้นฉบับ คู่มือการตรวจสอบใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่มของจีน อธิบายรูปแบบการจับคู่ระหว่างเลขที่ใบกำกับภาษี วันที่ ยอดเงิน และรหัสตรวจสอบ นอกจากนี้ยังครอบคลุมความแตกต่างระหว่างผลการตรวจสอบที่ตรงกัน รายละเอียดที่ไม่สอดคล้องกัน และกรณีไม่พบข้อมูลในระบบ

สำหรับใบแจ้งหนี้ทางการค้าหรือใบแจ้งหนี้โปรฟอร์มา ให้เริ่มจากการตรวจสอบเอกสารของบริษัทและรายการธุรกรรม ผู้ขายที่ระบุชื่อไว้ตรงกับซัพพลายเออร์ที่คุณตกลงซื้อด้วยหรือไม่ รายการสินค้า จำนวน สกุลเงิน และเงื่อนไขสอดคล้องกับคำสั่งซื้อหรือไม่ การค้นหาใบกำกับภาษีของจีนไม่สามารถตอบคำถามเหล่านี้ได้ เพียงเพราะไฟล์ของซัพพลายเออร์มีคำว่า “Invoice” อยู่ส่วนหัวของเอกสาร

ลองพิจารณากรณีสมมติของการสั่งซื้อครั้งแรก ซัพพลายเออร์ส่งใบแจ้งหนี้โปรฟอร์มา (PI) เพื่อขอเงินมัดจำตามข้อตกลง และผู้ซื้อนำเลขอ้างอิงจากเอกสารนั้นไปค้นหาในระบบใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่ม ซึ่งเป็นการตรวจสอบที่ผิดประเภทสำหรับเอกสารดังกล่าว ผู้ซื้อจำเป็นต้องยืนยันข้อเสนอและรายละเอียดของซัพพลายเออร์ รวมถึงปฏิบัติตามขั้นตอนการตรวจสอบการชำระเงินที่ตกลงกันไว้ การค้นหาที่ไม่พบข้อมูลไม่ได้พิสูจน์ว่า PI เป็นของปลอม และการมีอยู่ของ PI ก็ไม่ได้ยืนยันว่าการชำระเงินจะปลอดภัย

หากมีการออกใบกำกับภาษีในภายหลัง ให้ตรวจสอบเอกสารนั้นตามเกณฑ์ของตัวเอง การที่ใบกำกับภาษีจีน มีข้อมูลตรงกันไม่ได้ยืนยันโดยอิสระถึงการจัดส่งสินค้า คุณภาพของผลิตภัณฑ์ หรืออนุญาตให้ชำระเงินแก่บริษัทอื่น หากชื่อผู้ขายบนใบกำกับภาษีแตกต่างจากซัพพลายเออร์ คู่มือกรณีชื่อซัพพลายเออร์ไม่ตรงกับใบกำกับภาษี จะอธิบายวิธีการสืบสวนตัวตนทั้งสองฝ่าย

ขอเอกสารที่คุณต้องการ

แทนที่จะขออย่างคลุมเครือว่า “ใบกำกับภาษีของจริง” ให้ชี้แจงวัตถุประสงค์ให้ชัดเจน คุณอาจต้องการใบแจ้งหนี้โปรฟอร์มา สำหรับคำสั่งซื้อที่เสนอ ใบแจ้งหนี้ทางการค้าสำหรับเอกสารศุลกากรหรือการค้า หรือคำชี้แจงเกี่ยวกับใบกำกับภาษีของจีน ระบุรายละเอียดของผู้ซื้อและเลขอ้างอิงคำสั่งซื้อที่ควรเชื่อมโยงการตอบกลับกับการซื้อของคุณ

ตัวอย่างคำขออย่างง่ายคือ: “กรุณายืนยันว่าไฟล์ที่แนบมาเป็นใบแจ้งหนี้โปรฟอร์มา ใบแจ้งหนี้ทางการค้า หรือใบกำกับภาษีของจีน เราต้องการเอกสารนี้เพื่อ [วัตถุประสงค์] หากเป็นใบกำกับภาษีของจีน กรุณาส่งไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ต้นฉบับและยืนยันประเภทของใบกำกับภาษี” นี่คือตัวอย่างถ้อยคำที่สามารถปรับใช้ได้ ไม่ใช่ข้ออ้างว่าเอกสารชนิดใดชนิดหนึ่งต้องถูกออกให้สำหรับทุกคำสั่งซื้อจากต่างประเทศ

เมื่อคุณระบุใบกำกับภาษีที่รองรับการตรวจสอบได้แล้ว ให้ใช้ เครื่องมือตรวจสอบใบกำกับภาษีของ ChinaValidate แล้วเปรียบเทียบผลลัพธ์กับไฟล์เอกสาร หากคำถามที่ยังค้างคาอยู่คือผู้ขายคือใคร ให้เริ่มการค้นหาข้อมูลบริษัทโดยใช้ชื่อนิติบุคคลภาษาจีนหรือรหัสประจำตัว การเลือกวิธีการตรวจสอบเริ่มต้นจากการรู้ว่าเอกสารที่อยู่ตรงหน้าคุณคืออะไร