Verifikasi Kode QR Faktur Tiongkok

Kode QR pada faktur Tiongkok dapat membantu Anda membaca atau memperoleh informasi faktur. Keberhasilan pemindaian saja bukanlah pemeriksaan keaslian yang lengkap. Pertama, tentukan apa yang dibuka oleh hasil pemindaian, bandingkan dengan faktur yang Anda terima, dan gunakan layanan verifikasi yang sesuai untuk memeriksa catatan faktur tersebut.

Bagi pembeli luar negeri, bagian yang sering membingungkan adalah layar yang muncul setelahnya. Layar tersebut mungkin menampilkan detail faktur, menawarkan unduhan berkas, atau meminta Anda memberikan informasi untuk faktur baru. Ini adalah tugas yang berbeda. Panduan ini menjelaskan cara beralih dari kode QR ke pemeriksaan bermakna atas faktur pajak Daratan Tiongkok, yang umumnya disebut fapiao.

1. Identifikasi tujuan kode QR

Mulailah dengan dokumen di sekitar kode. Pastikan seluruh faktur terlihat, termasuk judul, nomor, tanggal, dan penjual. Kotak terpangkas yang diteruskan dalam obrolan menghilangkan konteks tersebut. Jika pemasok hanya mengirimkan kode, tanyakan apakah kode tersebut untuk melihat faktur yang ada, mengunduh berkasnya, atau meminta faktur baru.

Perbedaan ini tercermin dalam panduan resmi. Panduan faktur digital dari otoritas pajak Liaoning menggambarkan kode QR sebagai salah satu metode pengiriman faktur. Panduan tersebut juga menjelaskan secara terpisah tentang pemindaian kode pedagang untuk mengajukan permintaan penerbitan faktur. Tidak satu pun dari deskripsi tersebut berarti bahwa setiap kode yang diberikan oleh bisnis merupakan hasil pemeriksaan keaslian.

Apa yang terbuka	Apa yang telah Anda akses	Langkah selanjutnya
Nomor faktur, penjual, pembeli, dan jumlah	Tampilan informasi faktur	Bandingkan detail yang ditampilkan dengan faktur lengkap, lalu pastikan apakah kueri verifikasi telah diselesaikan.
Halaman yang menawarkan unduhan faktur	Jalur pengiriman berkas	Dapatkan berkas faktur asli dan periksa faktur yang terkandung di dalamnya.
Formulir yang meminta judul faktur atau detail pembeli Anda	Permohonan penerbitan faktur	Konfirmasikan bahwa Anda memerlukan faktur baru; formulir ini tidak memverifikasi faktur yang sudah diterima.
Respons layanan dengan hasil verifikasi yang dinyatakan	Hasil pemeriksaan faktur yang dilaporkan	Identifikasi layanan dan faktur yang diperiksa, lalu bandingkan informasi yang dikembalikan dengan dokumen Anda.

Untuk faktur yang sepenuhnya terdigitalisasi, penjelasan dari otoritas pajak Foshan menggambarkan pemindaian kode QR faktur dan perbandingan nomor, penjual, pembeli, serta total termasuk pajak yang dihasilkan sebagai pemeriksaan awal. Hal ini bermanfaat, namun Anda tetap perlu membaca dan membandingkan informasinya.

Kode yang dicetak pada faktur komersial atau kutipan harga memerlukan penanganan terpisah. Jangan menyimpulkan bahwa kode tersebut terhubung ke catatan pajak Tiongkok hanya karena dokumen tersebut bertuliskan “Invoice”. Kode tersebut bisa memiliki tujuan lain. Jika jenis dokumen tidak jelas, perbandingan antara fapiao dan faktur komersial menjelaskan cara mengidentifikasi materi tersebut sebelum memilih metode pemeriksaan.

Periksa tujuan apa pun sebelum memasukkan informasi. Layanan pengiriman dari penerbit dan platform verifikasi pajak nasional bukan situs web yang sama, meskipun keduanya menampilkan faktur yang identik. Halaman pengiriman dapat berguna tanpa menjadi layanan verifikasi resmi. Demikian pula, warna yang familiar atau frasa terkait pajak pada suatu halaman tidak menentukan siapa yang mengoperasikannya.

2. Bandingkan detail yang ditampilkan

Letakkan hasil pemindaian di sebelah faktur asli. Jika Anda membaca keduanya di satu ponsel, simpan atau buka berkas asli agar pergantian layar tidak membuat Anda membandingkan detail dari ingatan. Mulailah dengan nomor faktur, lalu telusuri para pihak dan jumlahnya. Nama pemasok yang dikenali saja tidak cukup untuk mengidentifikasi faktur tertentu.

发票号码 — Nomor faktur

Bandingkan pengenal lengkap, termasuk angka nol di depan jika ada. Pertahankan sebagai teks saat menyalinnya ke aplikasi lain. Jangan keliru menganggapnya sebagai referensi pesanan atau nomor wajib pajak penjual.

销售方 — Penjual

Bandingkan nama perusahaan dalam bahasa Tionghoa, dan pengenal wajib pajak jika tersedia, dengan penjual pada faktur. Nama dagang dalam bahasa Inggris di email pemasok adalah referensi terpisah.

购买方 — Pembeli

Periksa apakah pembeli yang ditampilkan sesuai dengan dokumen yang Anda terima. Catatan mengenai pelanggan lain bukan merupakan pasangan yang cocok untuk faktur Anda hanya karena penjualnya familiar.

价税合计 — Total termasuk pajak

Bandingkan hal yang sejenis. Total termasuk pajak berbeda dari subtotal barang, jumlah pajak saja, atau uang muka yang ditampilkan pada permintaan pembayaran terpisah.

Pertimbangkan contoh ilustratif: faktur Anda menunjukkan total CNY 11.300, sedangkan layar yang dibuka oleh kode QR menunjukkan CNY 1.130. Membuka kembali layar tersebut tidak menjelaskan perbedaan itu. Konfirmasikan bahwa Anda memindai kode yang terlampir pada faktur ini, baca kembali kedua jumlah tersebut, dan minta penerbit untuk mengklarifikasi materi yang bertentangan. Simpan berkas asli tanpa perubahan.

Kemungkinan lain adalah kesesuaian pada bidang yang ditampilkan namun perbandingan yang tidak lengkap. Misalnya, layar mungkin menunjukkan nomor faktur dan total tanpa menampilkan pembeli. Catat apa yang sebenarnya dapat Anda bandingkan. Dapatkan faktur lengkap atau gunakan jalur verifikasi yang menyediakan informasi yang hilang, daripada menganggap bidang yang tidak ditampilkan sebagai kecocokan yang dikonfirmasi.

Pisahkan kode QR dari dua istilah lain yang mungkin Anda temui: kode verifikasi faktur, berlabel 校验码, dan CAPTCHA situs web, berlabel 验证码. Gambar QR tidak memberi tahu Anda digit mana yang diperlukan oleh formulir manual. Gunakan panduan kode verifikasi faktur ketika bidang khusus tersebut diminta.

3. Selesaikan pemeriksaan faktur

Setelah Anda memiliki informasi yang dapat dibaca, pilih jalur verifikasi dengan sengaja. Platform verifikasi faktur PPN nasional adalah layanan resmi otoritas pajak publik. Mulailah dari alamat resminya daripada berasumsi bahwa apa pun yang dibuka oleh aplikasi kamera umum adalah layanan yang sama. Simpan faktur bersama formulir selama proses pemeriksaan berlangsung.

1. Pilih jenis faktur yang berlaku. Gunakan judul dan pengenal dari faktur itu sendiri. Fakta bahwa faktur tiba sebagai PDF, atau memiliki kode QR, tidak dengan sendirinya menentukan kombinasi input yang diperlukan.
2. Sediakan informasi yang diperlukan. Ikuti instruksi terkini dari layanan yang dipilih. Tinjau nilai yang diisi secara otomatis terhadap faktur sebelum mengirimkannya; ekstraksi data yang berhasil hanyalah persiapan untuk kueri.
3. Baca hasil yang dikembalikan. Konfirmasi faktur mana yang diperiksa dan bandingkan detail yang tersedia. File yang dimuat, formulir yang selesai diisi, dan pencarian yang berhasil adalah tahap-tahap yang berbeda.
4. Simpan catatan bertanggal. Simpan faktur asli bersama dengan layanan yang digunakan, tanggal pemeriksaan, dan respons aktual. Pastikan setiap perbedaan yang belum terselesaikan tetap terlihat saat diserahkan kepada rekan kerja.

Petunjuk operasional platform nasional membedakan kombinasi input. Faktur PPN terdigitalisasi penuh yang umum menggunakan nomor faktur 20 digit, tanggal penerbitan, dan total termasuk pajak. Jenis faktur lama mungkin memerlukan kode faktur terpisah dan baik jumlah tanpa pajak maupun sebagian dari kode verifikasi faktur. Panduan utama faktur PPN menjelaskan kombinasi bidang secara rinci.

Terdapat perbedaan penting antara pemindaian dalam layanan verifikasi dan pemindaian dengan kamera ponsel biasa. Yang pertama mungkin merupakan metode input untuk kueri layanan tersebut. Yang kedua mungkin hanya membaca data atau membuka tautan. Carilah hasil kueri aktual dan faktur yang bersangkutan, alih-alih menggunakan kata "dipindai" sebagai kesimpulan akhir.

FAQ terkini platform nasional menyatakan bahwa login seluler untuk verifikasi faktur tidak tersedia. Panduan ini juga menjelaskan cara mengimpor file faktur elektronik dan menyelesaikan langkah verifikasi. Jangan berasumsi bahwa kode yang dapat dibaca di ponsel Anda membuat setiap fungsi platform resmi berikutnya tersedia di perangkat tersebut.

Alat verifikasi faktur ChinaValidate menyediakan jalur unggah file dan input manual untuk faktur yang didukung. Pilih opsi input yang ditampilkan oleh alat tersebut dan ikuti persyaratannya. Alat ini tidak boleh digambarkan sebagai pemindai QR ponsel: serah terima praktis dari panduan ini adalah file faktur asli atau bidang terbaca yang disyaratkan.

Jika layanan mengembalikan ketidaksesuaian atau tidak dapat menemukan faktur, simpan hasil tepat tersebut. Panduan ketidaksesuaian verifikasi yang terpisah membahas penyimpangan setelah pengiriman. Pemindaian yang menampilkan informasi yang masuk akal tidak mengabaikan pencarian lanjutan yang belum terselesaikan, dan kegagalan teknis tidak boleh dicatat sebagai pemeriksaan yang selesai.

4. Atasi kode yang tidak dapat dibaca

Kode QR yang gagal dipindai membuat langkah pemindaian tidak lengkap. Hal ini tidak membuktikan bahwa faktur tersebut palsu. Pertama, identifikasi masalah yang dapat diamati: kamera tidak dapat mengenali gambar, tautan tidak dapat dibuka, atau tujuan tidak menyediakan faktur yang diharapkan. Masing-masing memerlukan materi atau jalur input yang berbeda.

Apa yang terjadi	Apa yang perlu diperiksa	Tindakan lanjut yang berguna
Kamera tidak mengenali kode	Apakah seluruh kode terlihat dan gambar sumber dapat dibaca	Buka faktur asli pada ukuran yang dapat dibaca atau minta file elektronik aslinya.
Kode terpotong dalam tangkapan layar	Apakah area yang hilang ada dalam dokumen asli	Minta dokumen lengkap. Jangan merekonstruksi pola yang hilang.
Tautan terbuka tetapi file tidak tersedia	Apakah penerbit dapat menyediakan rute pengiriman lain untuk faktur yang sama	Minta lampiran asli, dengan menyebutkan nomor faktur, bukan meminta pengganti yang tidak terkait.
Tujuan menampilkan faktur yang berbeda	Nomor, para pihak, dan jumlah pada setiap dokumen	Catat ketidaksesuaian tersebut dan minta penerbit untuk memberikan file yang benar atau penjelasan yang sesuai.

Jika kolom-kolom faktur tetap lengkap dan dapat dibaca, jalur input manual yang tepat memungkinkan Anda melanjutkan tanpa pemindaian. Informasi tersebut tetap harus memenuhi persyaratan jenis faktur yang dipilih. Jangan menebak digit yang tersembunyi atau mengganti pengenal perusahaan pemasok dengan nomor faktur yang hilang hanya agar formulir menerima entri.

Pesan yang berguna kepada pemasok adalah: “Kode QR pada gambar yang diteruskan tidak dapat dibaca. Mohon kirimkan faktur elektronik asli untuk dokumen terlampir, termasuk nomor faktur lengkap dan semua kolom verifikasi. Kami memerlukan file faktur yang ada, bukan gambar lain yang dipotong.” Sesuaikan permintaan dengan item spesifik yang hilang, alih-alih meminta secara samar untuk “kode QR yang lebih baik.”

Untuk lampiran yang tidak dapat dibuka atau diunggah, panduan PDF faktur membahas masalah penanganan file. Mengonversi atau mengubah nama file tidak menetapkan keaslian. Simpan dokumen asli yang diterima, dan bedakan antara masalah membaca isinya dengan respons layanan verifikasi mengenai faktur itu sendiri.

5. Konfirmasi perusahaan penerbit faktur

Setelah membandingkan informasi faktur, kembali ke perusahaan yang disebutkan sebagai penjual. Tampilan QR dapat mengulang nama perusahaan, tetapi tidak menjelaskan secara independen bagaimana perusahaan tersebut terkait dengan pemasok Anda. Siapkan nama hukum dalam bahasa Tiongkok dan pengenal wajib pajak saat memeriksa informasi registrasi perusahaan.

Gunakan pencarian perusahaan untuk menyelidiki entitas terdaftar di balik faktur, terpisah dari kueri faktur. Bandingkan pengenal dan nama daripada mengandalkan singkatan bahasa Inggris yang sudah dikenal. Informasi registrasi menjawab pertanyaan tentang perusahaan; hasil faktur menjawab pertanyaan tentang catatan faktur. Keduanya tidak boleh saling menggantikan secara diam-diam.

Sebagai contoh hipotetis, misalkan tampilan QR, file faktur, dan respons verifikasi semuanya menyebutkan Perusahaan A. Pesanan pembelian Anda menyebutkan Perusahaan B. Ketiga referensi faktur mungkin sepakat, namun kesepakatan itu belum menjelaskan mengapa perusahaan yang berbeda menerbitkan faktur untuk pesanan Anda. Minta pemasok menjelaskan hubungan tersebut menggunakan dokumen transaksi yang relevan.

Tindakan selanjutnya bergantung pada perbedaan aktual. Singkatan bahasa Inggris yang dipersingkat memerlukan klarifikasi mengenai entitas Tiongkok yang diwakilinya; perusahaan yang benar-benar berbeda memerlukan penjelasan atas perannya. Panduan ketidakcocokan nama pemasok dan faktur menguraikan kasus-kasus tersebut. Tidak perlu mengulangi pemindaian QR ketika pertanyaan yang belum terselesaikan adalah perusahaan mana yang memasok atau menerbitkan faktur untuk transaksi tersebut.

Akhiri dengan pernyataan spesifik yang dapat dipahami rekan kerja: faktur telah diidentifikasi, kolom yang ditampilkan telah dibandingkan, layanan bernama mengembalikan hasil bertanggal, dan setiap perbedaan nama perusahaan telah dijelaskan atau masih terbuka. Hal ini lebih bermanfaat daripada sekadar menyatakan “kode QR berfungsi.” Mulailah dengan pemeriksaan faktur ketika dokumen siap, dan gunakan catatan perusahaan untuk menjawab pertanyaan terpisah mengenai identitas penerbit.