Xác minh mã QR trên hóa đơn Trung Quốc

Mã QR trên hóa đơn Trung Quốc có thể giúp bạn đọc hoặc lấy thông tin hóa đơn. Việc quét mã thành công tự nó không phải là một bước kiểm tra tính xác thực đầy đủ. Trước hết, hãy xác định nội dung mà lần quét đã mở ra, đối chiếu với hóa đơn bạn nhận được và sử dụng dịch vụ xác minh phù hợp để kiểm tra hồ sơ hóa đơn.

Đối với người mua ở nước ngoài, phần gây nhầm lẫn thường là màn hình xuất hiện tiếp theo. Màn hình đó có thể hiển thị chi tiết hóa đơn, cung cấp tùy chọn tải tệp xuống hoặc yêu cầu bạn cung cấp thông tin để lập hóa đơn mới. Đây là những nhiệm vụ khác nhau. Hướng dẫn này giải thích cách chuyển từ mã QR sang việc kiểm tra có ý nghĩa đối với hóa đơn thuế đại lục Trung Quốc, thường được gọi là fapiao.

1. Xác định mục đích của mã QR

Hãy bắt đầu với tài liệu xung quanh mã QR. Giữ nguyên toàn bộ hóa đơn ở chế độ hiển thị, bao gồm tiêu đề, số hóa đơn, ngày tháng và bên bán. Một hình vuông bị cắt xén được chuyển tiếp trong cuộc trò chuyện sẽ làm mất bối cảnh đó. Nếu nhà cung cấp chỉ gửi một mã QR, hãy hỏi xem mã đó dùng để xem hóa đơn hiện có, tải tệp hóa đơn xuống hay yêu cầu lập hóa đơn mới.

Sự phân biệt này được phản ánh trong hướng dẫn chính thức. Hướng dẫn về hóa đơn điện tử của cơ quan thuế Liêu Ninh mô tả mã QR là một phương thức giao nhận hóa đơn. Tài liệu cũng giải thích riêng việc quét mã của bên bán để gửi yêu cầu xuất hóa đơn. Không mô tả nào trong số này có nghĩa là mọi mã QR do doanh nghiệp cung cấp đều là kết quả kiểm tra tính xác thực.

Nội dung được mở ra	Bạn đã truy cập đến đâu	Bước tiếp theo của bạn
Số hóa đơn, bên bán, bên mua và số tiền	Màn hình hiển thị thông tin hóa đơn	Đối chiếu các chi tiết được hiển thị với hóa đơn đầy đủ, sau đó xác định xem truy vấn xác minh đã được hoàn tất hay chưa.
Trang cung cấp tùy chọn tải hóa đơn xuống	Kênh giao nhận tệp	Lấy tệp hóa đơn gốc và kiểm tra hóa đơn chứa trong đó.
Biểu mẫu yêu cầu tiêu đề hóa đơn hoặc thông tin bên mua của bạn	Yêu cầu xuất hóa đơn	Xác nhận rằng bạn cần một hóa đơn mới; biểu mẫu này không xác minh hóa đơn đã nhận trước đó.
Phản hồi dịch vụ kèm kết quả xác minh được nêu rõ	Kết quả kiểm tra hóa đơn được báo cáo	Xác định dịch vụ và hóa đơn đã được kiểm tra, sau đó đối chiếu thông tin trả về với tài liệu của bạn.

Đối với hóa đơn hoàn toàn điện tử, giải thích của cơ quan thuế Phật Sơn mô tả việc quét mã QR trên hóa đơn và đối chiếu số hóa đơn, bên bán, bên mua cùng tổng giá trị bao gồm thuế như một bước kiểm tra ban đầu. Cách này hữu ích, nhưng vẫn đòi hỏi bạn phải đọc và đối chiếu thông tin.

Mã QR in trên hóa đơn thương mại hoặc báo giá cần được xử lý riêng. Không suy diễn rằng mã đó liên kết với hồ sơ thuế Trung Quốc chỉ vì tài liệu ghi “Invoice” (Hóa đơn). Mã có thể phục vụ mục đích khác. Nếu loại tài liệu chưa rõ ràng, bài so sánh giữa fapiao và hóa đơn thương mại sẽ giải thích cách xác định tài liệu trước khi chọn phương án kiểm tra.

Kiểm tra kỹ điểm đến trước khi nhập thông tin. Dịch vụ giao nhận của bên phát hành và nền tảng xác minh thuế quốc gia không phải là cùng một trang web, ngay cả khi cả hai đều hiển thị cùng một hóa đơn. Trang giao nhận có thể hữu ích mà không phải là dịch vụ xác minh chính thức. Tương tự, màu sắc quen thuộc hoặc cách diễn đạt liên quan đến thuế trên một trang web không xác định được đơn vị vận hành trang đó.

2. Đối chiếu các chi tiết được hiển thị

Đặt kết quả quét cạnh hóa đơn gốc. Nếu bạn đang đọc cả hai trên cùng một điện thoại, hãy lưu hoặc mở tệp gốc để việc chuyển màn hình không khiến bạn phải đối chiếu chi tiết dựa vào trí nhớ. Bắt đầu với số hóa đơn, sau đó lần lượt kiểm tra các bên liên quan và số tiền. Chỉ riêng tên nhà cung cấp dễ nhận biết là chưa đủ để xác định một hóa đơn cụ thể.

发票号码 — Số hóa đơn

Đối chiếu toàn bộ định danh, bao gồm cả các số 0 đứng đầu. Giữ nguyên dưới dạng văn bản khi sao chép vào ứng dụng khác. Không nhầm lẫn với mã tham chiếu đơn hàng hoặc mã số thuế của bên bán.

销售方 — Bên bán

Đối chiếu tên công ty bằng tiếng Trung và mã định danh người nộp thuế (nếu có) với bên bán trên hóa đơn. Tên giao dịch bằng tiếng Anh trong email của nhà cung cấp là một tham chiếu riêng.

购买方 — Bên mua

Kiểm tra xem bên mua được hiển thị có khớp với tài liệu bạn nhận được hay không. Một hồ sơ liên quan đến khách hàng khác không phải là sự trùng khớp với hóa đơn của bạn chỉ vì bên bán là đối tượng quen thuộc.

价税合计 — Tổng cộng bao gồm thuế

Đối chiếu đúng hạng mục. Tổng giá trị bao gồm thuế khác với tổng phụ của hàng hóa, riêng số tiền thuế hoặc khoản đặt cọc hiển thị trên một yêu cầu thanh toán riêng.

Hãy xem xét một ví dụ minh họa: hóa đơn của bạn hiển thị tổng cộng CNY 11.300, trong khi màn hình được mở bởi mã QR hiển thị CNY 1.130. Việc mở lại màn hình không giải thích được sự chênh lệch đó. Hãy xác nhận rằng bạn đã quét đúng mã gắn với hóa đơn này, đọc lại cả hai số tiền và yêu cầu bên phát hành làm rõ các thông tin mâu thuẫn. Giữ nguyên tệp gốc, không thay đổi.

Một kết quả khả dĩ khác là các trường được hiển thị khớp nhau nhưng việc đối chiếu chưa đầy đủ. Ví dụ, màn hình có thể hiển thị số hóa đơn và tổng tiền mà không hiển thị bên mua. Hãy ghi nhận những gì bạn thực tế đã đối chiếu được. Lấy hóa đơn đầy đủ hoặc sử dụng kênh xác minh cung cấp thông tin còn thiếu, thay vì coi một trường không được hiển thị là đã khớp.

Giữ mã QR tách biệt với hai thuật ngữ khác mà bạn có thể gặp: mã xác minh hóa đơn, được ghi là 校验码, và mã CAPTCHA của trang web, được ghi là 验证码. Hình ảnh QR không cho biết các chữ số nào cần thiết cho biểu mẫu nhập thủ công. Hãy sử dụng hướng dẫn về mã xác minh hóa đơn khi trường cụ thể đó được yêu cầu.

3. Hoàn tất việc kiểm tra hóa đơn

Khi đã có thông tin có thể đọc được, hãy chủ động chọn phương thức xác minh. Nền tảng xác minh hóa đơn GTGT quốc gia là dịch vụ công khai của cơ quan thuế. Hãy bắt đầu từ địa chỉ đã biết thay vì giả định rằng bất kỳ ứng dụng camera chung nào mở ra cũng là cùng một dịch vụ. Giữ hóa đơn bên cạnh biểu mẫu trong suốt quá trình kiểm tra.

1. Chọn loại hóa đơn áp dụng. Sử dụng tiêu đề và các mã định danh của chính hóa đơn đó. Việc hóa đơn đến dưới dạng PDF hoặc có mã QR không tự động xác định tổ hợp dữ liệu đầu vào.
2. Cung cấp thông tin bắt buộc. Tuân theo hướng dẫn hiện hành của dịch vụ đã chọn. Rà soát lại mọi giá trị được điền tự động so với hóa đơn trước khi gửi; việc trích xuất thành công chỉ là bước chuẩn bị cho một truy vấn.
3. Đọc kết quả trả về. Xác nhận hóa đơn nào đã được kiểm tra và so sánh các chi tiết sẵn có. Một tệp đã tải, một biểu mẫu đã hoàn tất và một lượt tra cứu thành công là các giai đoạn khác nhau.
4. Lưu hồ sơ có ghi ngày tháng. Lưu hóa đơn gốc cùng với dịch vụ đã sử dụng, ngày kiểm tra và phản hồi thực tế. Giữ nguyên bất kỳ sự khác biệt chưa được giải quyết để hiển thị rõ ràng khi bàn giao cho đồng nghiệp.

Hướng dẫn vận hành của nền tảng quốc gia phân biệt các tổ hợp đầu vào. Các hóa đơn GTGT số hóa toàn phần phổ biến sử dụng số hóa đơn gồm 20 chữ số, ngày phát hành và tổng số tiền bao gồm thuế. Các loại hóa đơn cũ hơn có thể yêu cầu mã hóa đơn riêng, kèm theo số tiền chưa bao gồm thuế hoặc một phần mã xác minh hóa đơn. Hướng dẫn chính về hóa đơn GTGT giải thích chi tiết các tổ hợp trường dữ liệu.

Có một sự khác biệt quan trọng giữa việc quét mã trong một dịch vụ xác minh và việc quét bằng camera điện thoại thông thường. Phương thức trước có thể là cách nhập liệu cho truy vấn của dịch vụ đó. Phương thức sau có thể chỉ đọc dữ liệu hoặc mở một liên kết. Hãy tìm kiếm kết quả truy vấn thực tế và hóa đơn liên quan thay vì dùng từ “đã quét” làm kết luận cuối cùng.

Mục hỏi đáp hiện hành của nền tảng quốc gia nêu rõ rằng chức năng đăng ký trên thiết bị di động để xác minh hóa đơn không khả dụng. Mục này cũng mô tả việc nhập tệp hóa đơn điện tử và hoàn tất bước xác minh. Đừng giả định rằng việc mã có thể đọc được trên điện thoại của bạn khiến mọi chức năng tiếp theo của nền tảng chính thức đều khả dụng trên thiết bị đó.

Công cụ xác minh hóa đơn của ChinaValidate cung cấp các phương thức nhập qua tệp và nhập thủ công cho các hóa đơn được hỗ trợ. Hãy chọn tùy chọn đầu vào do công cụ hiển thị và tuân theo các yêu cầu của nó. Không nên mô tả công cụ này là một máy quét QR trên điện thoại: điểm bàn giao thực tế từ hướng dẫn này là tệp hóa đơn gốc hoặc các trường dữ liệu có thể đọc được bắt buộc.

Nếu dịch vụ trả về kết quả không khớp hoặc không tìm thấy hóa đơn, hãy lưu giữ chính xác kết quả đó. Hướng dẫn về sự không khớp khi xác minh riêng biệt xử lý các sai lệch sau khi gửi dữ liệu. Một lần quét hiển thị thông tin có vẻ hợp lý không thay thế cho một lượt tra cứu chưa được giải quyết sau đó, và một lỗi kỹ thuật không nên được ghi nhận là một lần kiểm tra đã hoàn tất.

4. Xử lý mã không thể đọc được

Một mã QR không quét được khiến bước quét chưa hoàn tất. Điều này không khẳng định hóa đơn là giả. Trước hết, hãy xác định vấn đề có thể quan sát được: camera không nhận diện được hình ảnh, một liên kết không thể mở, hoặc đích đến không cung cấp hóa đơn như mong đợi. Mỗi trường hợp đòi hỏi tài liệu khác nhau hoặc một phương thức nhập liệu khác.

Sự cố xảy ra	Nội dung cần kiểm tra	Hành động tiếp theo hữu ích
Camera không nhận diện được mã	Toàn bộ mã có hiển thị đầy đủ và hình ảnh nguồn có dễ đọc hay không	Mở hóa đơn gốc ở kích thước dễ đọc hoặc yêu cầu tệp điện tử gốc của hóa đơn.
Mã bị cắt xén trong ảnh chụp màn hình	Liệu vùng thiếu có hiện diện trong bản gốc hay không	Yêu cầu tài liệu đầy đủ. Không tái tạo lại phần mẫu bị thiếu.
Liên kết mở được nhưng tệp không khả dụng	Liệu bên phát hành có thể cung cấp phương thức chuyển giao khác cho cùng hóa đơn đó hay không	Yêu cầu tệp đính kèm gốc, nêu rõ số hóa đơn thay vì yêu cầu một bản thay thế không liên quan.
Đích đến hiển thị một hóa đơn khác	Số hóa đơn, các bên liên quan và số tiền trên mỗi chứng từ	Lưu giữ sự không khớp này và yêu cầu bên phát hành cung cấp tệp tin tương ứng chính xác hoặc giải thích.

Nếu các trường thông tin trên hóa đơn vẫn đầy đủ và dễ đọc, quy trình nhập liệu thủ công phù hợp có thể cho phép bạn tiếp tục mà không cần quét mã. Thông tin vẫn phải đáp ứng các yêu cầu của loại hóa đơn đã chọn. Không được đoán một chữ số bị thiếu hoặc thay thế mã định danh công ty của nhà cung cấp vào vị trí số hóa đơn bị thiếu chỉ để biểu mẫu chấp nhận dữ liệu nhập vào.

Một thông điệp hữu ích gửi đến nhà cung cấp là: “Mã QR trong hình ảnh được chuyển tiếp không thể đọc được. Vui lòng gửi hóa đơn điện tử gốc cho tài liệu đính kèm, bao gồm đầy đủ số hóa đơn và tất cả các trường xác thực. Chúng tôi cần tệp tin hóa đơn hiện có, không phải một hình ảnh bị cắt xén khác.” Hãy điều chỉnh yêu cầu theo mục cụ thể bị thiếu thay vì yêu cầu chung chung một “mã QR tốt hơn”.

Đối với tệp đính kèm không thể mở hoặc tải lên, hướng dẫn về PDF hóa đơn sẽ đề cập đến các vấn đề xử lý tệp tin. Việc chuyển đổi hoặc đổi tên tệp tin không khẳng định tính xác thực. Hãy lưu giữ bản gốc nhận được và phân biệt giữa vấn đề khi đọc nội dung của tệp tin với phản hồi từ dịch vụ xác thực về chính hóa đơn đó.

5. Xác nhận công ty phát hành hóa đơn

Sau khi so sánh thông tin hóa đơn, hãy quay lại xem xét công ty được ghi tên là người bán. Màn hình hiển thị mã QR có thể lặp lại tên công ty, nhưng nó không tự động giải thích mối quan hệ giữa công ty đó với nhà cung cấp của bạn. Hãy chuẩn bị sẵn tên pháp lý bằng tiếng Trung và mã số người nộp thuế khi kiểm tra thông tin đăng ký của công ty.

Sử dụng tìm kiếm công ty để điều tra thực thể đã đăng ký đứng sau hóa đơn, tách biệt với truy vấn hóa đơn. Hãy so sánh mã định danh và tên thay vì dựa vào một từ viết tắt tiếng Anh quen thuộc. Thông tin đăng ký trả lời câu hỏi về công ty; kết quả hóa đơn trả lời câu hỏi về hồ sơ hóa đơn. Không nên mặc nhiên dùng cái này thay thế cho cái kia.

Trong một ví dụ giả định, giả sử màn hình hiển thị mã QR, tệp tin hóa đơn và phản hồi xác thực đều ghi tên Công ty A. Đơn đặt hàng của bạn lại ghi tên Công ty B. Ba nguồn tham chiếu từ hóa đơn có thể trùng khớp, nhưng sự trùng khớp đó chưa giải thích tại sao một công ty khác lại phát hành hóa đơn cho đơn hàng của bạn. Hãy yêu cầu nhà cung cấp giải thích mối quan hệ này bằng các chứng từ giao dịch liên quan.

Hành động tiếp theo phụ thuộc vào sự khác biệt thực tế. Một cách viết tắt bằng tiếng Anh cần được làm rõ về thực thể tiếng Trung mà nó đại diện; một công ty hoàn toàn khác biệt thì cần giải thích về vai trò của họ. Hướng dẫn về việc tên nhà cung cấp không khớp với hóa đơn sẽ phân tích sâu các trường hợp này. Không cần thiết phải quét lại mã QR khi câu hỏi chưa được giải quyết là công ty nào đã cung cấp hoặc phát hành hóa đơn cho giao dịch.

Hãy kết thúc bằng một tuyên bố cụ thể mà đồng nghiệp có thể hiểu được: hóa đơn đã được xác định, các trường thông tin hiển thị đã được so sánh, một dịch vụ cụ thể đã trả về kết quả có ngày tháng, và bất kỳ sự khác biệt nào về tên công ty đều đã được giải thích hoặc vẫn còn tồn đọng. Cách làm này hữu ích hơn nhiều so với câu nói “mã QR hoạt động”. Hãy bắt đầu với kiểm tra hóa đơn khi tài liệu đã sẵn sàng, và sử dụng hồ sơ công ty để trả lời câu hỏi riêng biệt về danh tính bên phát hành.