Prüfung von QR-Codes auf chinesischen Rechnungen

Ein QR-Code auf einer chinesischen Rechnung kann Ihnen helfen, Rechnungsinformationen einzusehen oder abzurufen. Ein erfolgreicher Scan ist für sich genommen keine vollständige Echtheitsprüfung. Stellen Sie zunächst fest, was der Scan geöffnet hat, vergleichen Sie dies mit der erhaltenen Rechnung und nutzen Sie einen geeigneten Prüfdienst, um den Rechnungseintrag zu überprüfen.

Für ausländische Käufer ist der verwirrende Teil oft der Bildschirm, der anschließend erscheint. Er kann Rechnungsdetails anzeigen, einen Dateidownload anbieten oder Sie auffordern, Informationen für eine neue Rechnung bereitzustellen. Dies sind unterschiedliche Aufgaben. Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie von einem QR-Code zu einer aussagekräftigen Prüfung einer steuerlichen Rechnung aus dem chinesischen Festland, allgemein als Fapiao bezeichnet, gelangen.

1. Zweck des QR-Codes ermitteln

Beginnen Sie mit dem Dokument, das den Code umgibt. Halten Sie die vollständige Rechnung sichtbar, einschließlich ihres Titels, der Nummer, des Datums und des Verkäufers. Ein zugeschnittenes Quadrat, das in einem Chat weitergeleitet wird, entfernt diesen Kontext. Wenn der Lieferant nur einen Code gesendet hat, fragen Sie nach, ob dieser zur Ansicht einer bestehenden Rechnung, zum Herunterladen der Datei oder zur Anforderung einer neuen Rechnung dient.

Diese Unterscheidung spiegelt sich in offiziellen Richtlinien wider. Die Richtlinie der Steuerbehörde von Liaoning zu digitalen Rechnungen beschreibt QR-Codes als eine Methode der Rechnungszustellung. Separat wird erläutert, dass man den Code eines Händlers scannt, um eine Rechnungsanforderung einzureichen. Keine dieser Beschreibungen bedeutet, dass jeder von einem Unternehmen bereitgestellte Code ein Ergebnis einer Echtheitsprüfung ist.

Was sich öffnet	Was Sie erreicht haben	Ihr nächster Schritt
Rechnungsnummer, Verkäufer, Käufer und Betrag	Eine Anzeige von Rechnungsinformationen	Vergleichen Sie die angezeigten Details mit der vollständigen Rechnung und stellen Sie dann fest, ob eine Prüfungsabfrage abgeschlossen wurde.
Eine Seite, die einen Rechnungsdownload anbietet	Ein Weg zur Dateiübermittlung	Beziehen Sie die originale Rechnungsdatei und prüfen Sie die darin enthaltene Rechnung.
Ein Formular, das Ihren Rechnungstitel oder Käuferdetails anfordert	Ein Antrag auf Ausstellung einer Rechnung	Bestätigen Sie, dass Sie eine neue Rechnung benötigen; dieses Formular prüft keine bereits erhaltene Rechnung.
Eine Dienstantwort mit einem angegebenen Prüfergebnis	Ein gemeldetes Ergebnis der Rechnungsprüfung	Identifizieren Sie den Dienst und die geprüfte Rechnung und vergleichen Sie dann die zurückgegebenen Informationen mit Ihrem Dokument.

Für eine vollständig digitalisierte Rechnung beschreibt die Erläuterung der Steuerbehörde von Foshan das Scannen des QR-Codes der Rechnung und den Vergleich der resultierenden Nummer, des Verkäufers, des Käufers und des steuerinklusive Gesamtbetrags als erste Prüfung. Das ist nützlich, erfordert aber dennoch, dass Sie die Informationen lesen und vergleichen.

Ein auf einer Handelsrechnung oder einem Angebot gedruckter Code muss separat behandelt werden. Schließen Sie nicht daraus, dass er mit einem chinesischen Steuereintrag verknüpft ist, nur weil das Dokument „Rechnung“ sagt. Es könnte einem anderen Zweck dienen. Wenn der Dokumententyp unklar ist, erklärt der Vergleich zwischen Fapiao und Handelsrechnung, wie Sie das Material identifizieren, bevor Sie eine Prüfung wählen.

Überprüfen Sie jedes Ziel, bevor Sie Informationen eingeben. Der Zustelldienst eines Ausstellers und die nationale Steuerprüfplattform sind nicht dieselbe Website, auch wenn beide dieselbe Rechnung anzeigen. Eine Zustellseite kann nützlich sein, ohne ein offizieller Prüfdienst zu sein. Ebenso begründen vertraute Farben oder steuerbezogene Formulierungen auf einer Seite nicht, wer sie betreibt.

2. Angezeigte Details vergleichen

Legen Sie das Scanergebnis neben die Originalrechnung. Wenn Sie beides auf einem Telefon lesen, speichern oder öffnen Sie die Originaldatei, damit beim Wechseln der Bildschirme nicht nur Details aus dem Gedächtnis verglichen werden. Beginnen Sie mit der Rechnungsnummer und arbeiten Sie sich dann durch die Parteien und den Betrag vor. Ein erkennbarer Lieferantenname allein reicht nicht aus, um eine bestimmte Rechnung zu identifizieren.

发票号码 – Rechnungsnummer

Vergleichen Sie die vollständige Kennung, einschließlich eventueller führender Nullen. Behalten Sie sie als Text bei, wenn Sie sie in eine andere Anwendung kopieren. Verwechseln Sie sie nicht mit einer Bestellreferenz oder der Steuernummer des Verkäufers.

销售方 – Verkäufer

Vergleichen Sie den chinesischen Firmennamen und, falls verfügbar, die Steueridentifikationsnummer mit dem Verkäufer auf der Rechnung. Ein englischer Handelsname in der E-Mail des Lieferanten ist eine separate Referenz.

购买方 – Käufer

Prüfen Sie, ob der angezeigte Käufer mit dem Dokument übereinstimmt, das Sie erhalten haben. Ein Datensatz, der einen anderen Kunden betrifft, ist keine Übereinstimmung mit Ihrer Rechnung, nur weil der Verkäufer bekannt ist.

价税合计 – Gesamtsumme inklusive Steuer

Vergleichen Sie Äpfel mit Äpfeln. Die steuerinklusive Gesamtsumme unterscheidet sich vom Warennettobetrag, dem reinen Steuerbetrag oder einer Anzahlung, die auf einer separaten Zahlungsanforderung ausgewiesen ist.

Betrachten Sie ein illustratives Beispiel: Ihre Rechnung weist eine Gesamtsumme von 11.300 CNY aus, während der durch den QR-Code geöffnete Bildschirm 1.130 CNY anzeigt. Das erneute Öffnen des Bildschirms erklärt diesen Unterschied nicht. Bestätigen Sie, dass Sie den Code gescannt haben, der an diese Rechnung angehängt war, lesen Sie beide Beträge erneut und bitten Sie den Aussteller, die widersprüchlichen Angaben zu klären. Bewahren Sie die Originaldatei unverändert auf.

Ein anderes mögliches Ergebnis ist die Übereinstimmung bei den angezeigten Feldern, aber ein unvollständiger Vergleich. Beispielsweise zeigt der Bildschirm möglicherweise die Rechnungsnummer und die Gesamtsumme, aber nicht den Käufer. Dokumentieren Sie, was Sie tatsächlich vergleichen konnten. Beschaffen Sie die vollständige Rechnung oder nutzen Sie einen Prüfweg, der die fehlenden Informationen liefert, anstatt ein nicht angezeigtes Feld als bestätigte Übereinstimmung zu behandeln.

Halten Sie den QR-Code getrennt von zwei anderen Begriffen, die Ihnen begegnen können: dem Rechnungsprüfcode, gekennzeichnet als 校验码, und dem CAPTCHA der Website, gekennzeichnet als 验证码. Ein QR-Bild sagt Ihnen nicht, welche Ziffern ein manuelles Formular erfordert. Nutzen Sie den Leitfaden zum Rechnungsprüfcode, wenn dieses spezifische Feld angefordert wird.

3. Rechnungsprüfung abschließen

Sobald Sie lesbare Informationen haben, wählen Sie den Prüfweg bewusst. Die nationale Plattform zur Prüfung von Mehrwertsteuerrechnungen ist der öffentliche Dienst der Steuerbehörde. Beginnen Sie von ihrer bekannten Adresse aus, statt anzunehmen, dass alles, was eine generische Kamera-App öffnet, derselbe Dienst ist. Halten Sie die Rechnung während der gesamten Prüfung neben dem Formular bereit.

1. Wählen Sie den zutreffenden Rechnungstyp. Verwenden Sie den eigenen Titel und die Kennzeichnungen der Rechnung. Dass sie als PDF angekommen ist oder einen QR-Code hat, bestimmt nicht von sich aus die Eingabekombination.
2. Geben Sie die erforderlichen Informationen ein. Befolgen Sie die aktuellen Anweisungen des gewählten Dienstes. Prüfen Sie alle automatisch ausgefüllten Werte vor dem Absenden anhand der Rechnung; eine erfolgreiche Extraktion ist die Vorbereitung auf eine Abfrage.
3. Lesen Sie das zurückgemeldete Ergebnis. Bestätigen Sie, welche Rechnung geprüft wurde, und vergleichen Sie die verfügbaren Details. Eine geladene Datei, ein ausgefülltes Formular und eine erfolgreiche Suche sind unterschiedliche Stadien.
4. Führen Sie eine datierte Aufzeichnung. Speichern Sie die Originalrechnung zusammen mit dem verwendeten Dienst, dem Prüfdatum und der tatsächlichen Antwort. Halten Sie jede ungeklärte Differenz bei der Übergabe an einen Kollegen sichtbar.

Die Betriebsanleitungen der nationalen Plattform unterscheiden Eingabekombinationen. Häufige vollständig digitalisierte Mehrwertsteuerrechnungen verwenden eine 20-stellige Rechnungsnummer, das Ausstellungsdatum und den steuerinklusive Gesamtbetrag. Ältere Rechnungstypen können einen separaten Rechnungscode und entweder einen Betrag ohne Steuer oder einen Teil eines Rechnungsprüfcodes erfordern. Der Hauptleitfaden zu Mehrwertsteuerrechnungen erläutert die Feldkombinationen im Detail.

Es gibt einen wichtigen Unterschied zwischen dem Scannen innerhalb eines Prüfdienstes und dem Scannen mit einer gewöhnlichen Handykamera. Ersteres kann eine Eingabemethode für die Abfrage dieses Dienstes sein. Letzteres liest möglicherweise nur Daten oder öffnet einen Link. Achten Sie auf das tatsächliche Abfrageergebnis und die betreffende Rechnung, statt das Wort „gescannt“ als endgültige Schlussfolgerung zu verwenden.

Die aktuellen FAQ der nationalen Plattform besagen, dass eine mobile Anmeldung zur Rechnungsprüfung nicht verfügbar ist. Sie beschreiben auch das Importieren einer elektronischen Rechnungsdatei und das Abschließen des Prüfschritts. Gehen Sie nicht davon aus, dass ein auf Ihrem Telefon lesbarer Code jede nachfolgende Funktion der offiziellen Plattform auf diesem Gerät verfügbar macht.

Das Rechnungsprüfungstool von ChinaValidate bietet Dateipfade und manuelle Eingabepfade für unterstützte Rechnungen. Wählen Sie die vom Tool angezeigte Eingabeoption und folgen Sie seinen Anforderungen. Es sollte nicht als Handy-QR-Scanner beschrieben werden: Die praktische Übergabe aus diesem Leitfaden ist die Original-Rechnungsdatei oder ihre erforderlichen lesbaren Felder.

Wenn der Dienst eine Nichtübereinstimmung meldet oder die Rechnung nicht finden kann, bewahren Sie dieses genaue Ergebnis auf. Der separate Leitfaden zu Prüfungsabweichungen behandelt Diskrepanzen nach der Übermittlung. Ein Scan, der plausible Informationen angezeigt hat, hebt eine spätere ungeklärte Suche nicht auf, und ein technischer Fehler sollte nicht als abgeschlossene Prüfung erfasst werden.

4. Einen unlesbaren Code beheben

Ein QR-Code, der sich nicht scannen lässt, macht den Scanschritt unvollständig. Er stellt nicht fest, dass die Rechnung falsch ist. Identifizieren Sie zuerst das beobachtbare Problem: Die Kamera erkennt das Bild nicht, ein Link lässt sich nicht öffnen oder das Ziel liefert nicht die erwartete Rechnung. Jeder Fall erfordert anderes Material oder einen anderen Eingabepfad.

Was passiert	Was zu prüfen ist	Eine sinnvolle nächste Aktion
Die Kamera erkennt den Code nicht	Ob der gesamte Code sichtbar und das Quellbild lesbar ist	Öffnen Sie die Originalrechnung in lesbarer Größe oder fordern Sie ihre originale elektronische Datei an.
Der Code ist in einem Screenshot abgeschnitten	Ob der fehlende Bereich im Original vorhanden ist	Fordern Sie das vollständige Dokument an. Rekonstruieren Sie das fehlende Muster nicht.
Ein Link öffnet sich, aber die Datei ist nicht verfügbar	Ob der Aussteller einen anderen Lieferweg für dieselbe Rechnung bereitstellen kann	Fordern Sie den originalen Anhang an und nennen Sie dabei die Rechnungsnummer, statt nach einem nicht zusammenhängenden Ersatz zu fragen.
Das Ziel zeigt eine andere Rechnung	Die Nummer, die Parteien und der Betrag auf jedem Dokument	Dokumentieren Sie die Abweichung und fordern Sie vom Aussteller die korrekte zugehörige Datei oder eine Erklärung an.

Wenn die Rechnungsfelder vollständig und lesbar bleiben, kann ein geeigneter manueller Eingabeweg Ihnen ermöglichen, ohne Scan fortzufahren. Die Informationen müssen dennoch die Anforderungen des ausgewählten Rechnungstyps erfüllen. Raten Sie keine versteckte Ziffer und ersetzen Sie nicht die Unternehmenskennung des Lieferanten durch eine fehlende Rechnungsnummer, nur damit das Formular eine Eingabe akzeptiert.

Eine hilfreiche Nachricht an den Lieferanten lautet: „Der QR-Code im weitergeleiteten Bild kann nicht gelesen werden. Bitte senden Sie die ursprüngliche elektronische Rechnung für das beigefügte Dokument, einschließlich der vollständigen Rechnungsnummer und aller Prüffelder. Wir benötigen die vorhandene Rechnungsdatei, kein weiteres zugeschnittenes Bild.“ Passen Sie die Anfrage an den konkret fehlenden Punkt an, statt vage nach einem „besseren QR-Code“ zu fragen.

Für einen Anhang, der sich nicht öffnen oder hochladen lässt, behandelt der Leitfaden zu Rechnungs-PDFs Probleme bei der Dateiverarbeitung. Das Konvertieren oder Umbenennen einer Datei stellt keine Echtheit fest. Bewahren Sie das empfangene Original auf und unterscheiden Sie ein Problem beim Lesen seines Inhalts von der Antwort eines Verifizierungsdienstes zur Rechnung selbst.

5. Das rechnungsstellende Unternehmen bestätigen

Vergleichen Sie nach der Prüfung der Rechnungsinformationen das als Verkäufer genannte Unternehmen. Eine QR-Anzeige kann einen Firmennamen wiederholen, erklärt jedoch nicht eigenständig, wie dieses Unternehmen mit Ihrem Lieferanten zusammenhängt. Halten Sie den chinesischen rechtlichen Namen und die Steueridentifikationsnummer bereit, wenn Sie die Registrierungsinformationen des Unternehmens prüfen.

Nutzen Sie eine Unternehmenssuche, um die hinter der Rechnung stehende registrierte Einheit zu untersuchen, getrennt von der Rechnungsabfrage. Vergleichen Sie die Kennung und den Namen, statt sich auf eine geläufige englische Abkürzung zu verlassen. Registrierungsinformationen beantworten eine Frage zum Unternehmen; das Rechnungsergebnis beantwortet eine Frage zu einem Rechnungseintrag. Keines sollte stillschweigend das andere ersetzen.

Nehmen wir als hypothetisches Beispiel an, dass die QR-Anzeige, die Rechnungsdatei und die Verifizierungsantwort alle Unternehmen A nennen. Ihre Bestellung nennt Unternehmen B. Die drei Rechnungsreferenzen können übereinstimmen, doch diese Übereinstimmung erklärt nicht, warum ein anderes Unternehmen die Rechnung für Ihre Bestellung ausgestellt hat. Fordern Sie den Lieferanten auf, die Beziehung anhand der relevanten Transaktionsdokumente zu erläutern.

Der nächste Schritt hängt von der tatsächlichen Differenz ab. Eine verkürzte englische Wiedergabe bedarf der Klärung der dahinterstehenden chinesischen Einheit; ein tatsächlich anderes Unternehmen benötigt eine Erläuterung seiner Rolle. Der Leitfaden zu Nichtübereinstimmungen zwischen Lieferanten- und Rechnungsnamen arbeitet diese Fälle aus. Es ist nicht nötig, den QR-Scan zu wiederholen, wenn die ungeklärte Frage lautet, welches Unternehmen die Transaktion geliefert oder in Rechnung gestellt hat.

Schließen Sie mit einer präzisen Aussage ab, die ein Kollege verstehen kann: Die Rechnung wurde identifiziert, die angezeigten Felder wurden verglichen, ein benannter Dienst lieferte ein datiertes Ergebnis, und jede Differenz im Firmennamen wurde entweder erläutert oder bleibt offen. Das ist nützlicher als „der QR-Code funktioniert“. Beginnen Sie mit der Rechnungsprüfung, sobald das Dokument vorliegt, und nutzen Sie den Unternehmensdatensatz, um die separate Frage nach der Identität des Ausstellers zu beantworten.