Cek Nomor Faktur China

Anda menerima faktur China dengan deretan angka panjang di bagian atas. Untuk memeriksa dokumen, Anda menempelkan nomor itu ke kolom pencarian. Hasilnya bisa kosong meskipun nomor sudah disalin dengan benar. Hal pertama yang perlu dipastikan adalah apa yang diidentifikasi: faktur, perusahaan, atau pesanan dalam sistem pemasok sendiri.

Pencarian nomor faktur China memerlukan dokumen yang tepat beserta data pendukungnya. Untuk fapiao yang sepenuhnya digital, gunakan nomor lengkap 20 digit. Pada banyak faktur PPN model lama, kode faktur dan nomor 8 digit merupakan dua kolom terpisah. Untuk menyelidiki perusahaan penerbit, gunakan nama badan usaha dan identitas pajak penjual.

Panduan ini membahas faktur pajak China daratan, yang biasa disebut fapiao. Tujuannya membantu Anda memilih identitas yang benar sebelum membuka formulir verifikasi. Siapkan dokumen asli di samping Anda. Nomor yang disalin ke email memang berguna sebagai petunjuk, tetapi belum memuat seluruh informasi yang dibutuhkan untuk memeriksa dokumen.

Baca nama kolom dahulu

Sebelum menghitung digit, baca labelnya. Pada dokumen yang belum dikenal, beberapa deretan karakter panjang dapat terlihat sama pentingnya. Letak nomor memberi petunjuk, tetapi nama kolom yang tercetak adalah titik awal yang lebih baik.

Label pada dokumen	Yang diidentifikasi	Tempat penggunaan
发票号码 Nomor faktur	Referensi faktur	Formulir verifikasi faktur
发票代码 Kode faktur	Kode terpisah yang menyertai nomor faktur lama	Kolom kode jika diwajibkan oleh jenis faktur
校验码 Kode pemeriksaan	Data verifikasi pada jenis faktur tertentu	Kolom kode pemeriksaan jika diminta
销售方 · 纳税人识别号 Penjual · Identitas pajak	Wajib pajak yang menerbitkan dokumen	Pemeriksaan identitas perusahaan

Label berbahasa Mandarin disertakan agar Anda bisa mencocokkannya tanpa menerjemahkan seluruh halaman. Jangan memilih identitas pajak pembeli hanya karena kolom itu terlihat lebih dahulu. Temukan bagian penjual sebelum menyalin identitas perusahaan.

Pemasok juga bisa mengirim faktur komersial dengan referensinya sendiri, misalnya INV-2026-042. Itu contoh nomor dokumen komersial, bukan nomor faktur pajak China. Sebelum menganggap pencarian pajak tanpa hasil sebagai bukti penipuan, tanyakan jenis dokumen yang Anda terima. Jenis dokumen menentukan apakah pencarian tersebut memang sesuai.

Satu nomor atau dua kolom

Perbedaan antara faktur elektronik lama dan faktur yang sepenuhnya digital mudah terlewat karena keduanya bisa dikirim sebagai PDF. Namun, kolom identitasnya berbeda. Perbandingan format dari otoritas pajak menyebut nomor 8 digit untuk format lama dan 20 digit untuk format sepenuhnya digital. Format baru juga menghapus kode pemeriksaan terpisah.

Pada faktur sepenuhnya digital, salin seluruh nomor ke satu kolom. Jangan memisahkan bagian awal sebagai kode faktur hanya karena panduan lama memperlihatkan dua kotak. Jangan pula memakai delapan digit terakhir saja. Tindakan itu menghasilkan referensi yang berbeda dari yang tercetak.

Pada faktur lama, simpan kode dan nomor secara terpisah. Kode umumnya berisi 10 atau 12 digit, sedangkan nomor faktur berisi 8 digit. Saat mengirimkan data kepada rekan kerja, sertakan nama kolomnya. Dua deretan angka tanpa label menimbulkan keraguan yang sebenarnya bisa dihindari.

Panduan fapiao digital berbahasa Inggris dari AWS China memberi penjelasan dari sisi penerbit: format sepenuhnya digital mengganti kode dan nomor lama dengan satu nomor 20 digit, tetapi tetap mencantumkan nama serta identitas pajak pembeli dan penjual. Jadi, nomor faktur panjang dan identitas perusahaan panjang dapat muncul bersama tanpa menjadi informasi yang berulang.

Bentuk kertas pun tidak menentukan jawabannya. Hasil cetak bisa merupakan salinan dokumen elektronik. Baca jenis faktur dan labelnya, bukan mengelompokkan dokumen semata-mata karena Anda menerima selembar kertas.

Arti 20 digit

Pengumuman penerapan faktur digital secara nasional mulai berlaku pada 1 Desember 2024. Aturan penomorannya membagi 20 digit menjadi empat bagian: dua digit terakhir tahun kalender, kode dua digit otoritas pajak tingkat provinsi yang membawahi penerbit, satu digit untuk saluran penerbitan dan informasi terkait, serta urutan lima belas digit di bagian akhir.

Struktur ini menjelaskan panjang nomor. Struktur tersebut tidak mengungkap nama perusahaan terdaftar, rekening bank, atau riwayat perdagangannya. Awalan nomor bukan pengganti pencarian penjual. Tahun yang tampak masuk akal atau jumlah digit yang benar juga tidak membuktikan bahwa faktur tercatat dalam sistem pajak.

Bayangkan email yang hanya memuat nomor 20 digit tanpa lampiran. Menghitung digit menunjukkan bahwa bentuknya menyerupai format yang diharapkan. Namun, Anda belum mengetahui tanggal, jumlah tagihan, kesesuaian penjual dengan pemasok dalam kontrak, atau apakah salinannya diubah. Mintalah faktur sebelum mencoba mengisi kekosongan tersebut.

Siapkan data pencarian

Petunjuk penggunaan platform nasional membedakan kombinasi umum berikut. Ini berlaku untuk faktur bisnis biasa; dokumen khusus transportasi dan kendaraan mempunyai persyaratan tersendiri.

Format faktur	Data yang dibutuhkan
Faktur PPN biasa atau khusus yang sepenuhnya digital	Nomor 20 digit, tanggal penerbitan, dan total termasuk pajak
Faktur PPN khusus model lama, termasuk format elektronik khusus yang lama	Kode faktur, nomor 8 digit, tanggal penerbitan, dan jumlah sebelum pajak
Faktur PPN biasa model lama, termasuk format elektronik biasa yang lama	Kode faktur, nomor 8 digit, tanggal penerbitan, dan enam digit terakhir kode pemeriksaan

Faktur kertas yang diterbitkan melalui platform layanan faktur elektronik juga mengikuti petunjuk sesuai jenisnya. Khusus faktur PPN biasa berbentuk kertas dari platform tersebut, panduan resmi meminta enam digit terakhir nomor faktur di area kata sandi sebagai kode pemeriksaan. Pengecualian ini mengharuskan Anda membaca dokumen dengan cermat, bukan membuat kode sendiri untuk setiap faktur.

Pilih jumlah yang sesuai dengan label yang diminta formulir. 价税合计 berarti total termasuk pajak; 金额 menandai kolom jumlah. Bedakan total akhir, pajak, dan jumlah pada tiap baris. Jangan menggantinya dengan nilai transfer bank, hasil konversi mata uang, atau nilai pesanan pembelian.

Misalnya, dokumen contoh menunjukkan jumlah RMB 1.000, pajak RMB 60, dan total RMB 1.060. Angka ini dibuat untuk latihan membaca kolom, bukan untuk menyatakan tarif pajak yang berlaku pada pembelian Anda. Perhitungannya menjelaskan mengapa menyalin angka uang pertama yang terlihat bisa menyebabkan kesalahan. Ikuti label jumlah yang diminta pada faktur sebenarnya.

Jika Anda hanya memiliki nomor, kirim permintaan yang jelas kepada pemasok. Meminta dokumen lengkap biasanya lebih mudah dipahami daripada meminta tangkapan layar baru untuk setiap kolom yang belum ada.

Mohon kirim file fapiao asli dengan jenis faktur, nomor lengkap, tanggal penerbitan, dan kolom jumlah yang terlihat. Pastikan nama badan usaha serta identitas pajak penjual juga terbaca. Untuk format lama, sertakan kode faktur dan kode pemeriksaan jika berlaku.

Untuk menemukan kode tersebut, lihat panduan kode pemeriksaan faktur China. Bedakan nomor yang dicetak pada faktur dengan CAPTCHA yang muncul di situs verifikasi.

Pertahankan setiap digit

Sebagian besar kesalahan persiapan lebih sederhana daripada pemalsuan: nol di depan hilang, gambar memotong karakter terakhir, atau rekan kerja menyalin nomor dari nama file. Cocokkan nilai yang akan dikirim dengan kolom aslinya.

1. Pertahankan nol di depan. Nomor contoh 8 digit seperti 00123456 harus tetap terdiri dari delapan digit. Menghapus dua nol pertama mengubah identitasnya.
2. Simpan identitas sebagai teks. Saat memindahkan data melalui spreadsheet atau sistem pembelian, periksa nilai yang tersimpan setelah impor dan ekspor. Tampilan angka panjang yang disingkat belum membuktikan bahwa semua digit tetap utuh.
3. Salin satu kolom lengkap. Hapus pemisah baris yang muncul saat menyalin, tetapi jangan menghapus digit agar muat. Kotak yang terlihat terlalu pendek mungkin untuk format faktur lain.
4. Cocokkan hasil ekstraksi dengan file. Jika memakai alat unggah, periksa nomor, tanggal, dan jumlah sebelum mengirim. Data yang diekstrak adalah masukan untuk verifikasi, bukan hasil verifikasi.

Simpan nama file asli jika berguna untuk pencatatan, tetapi jangan menjadikannya sumber nomor yang menentukan. Pemasok dan sistem email bisa mengganti nama lampiran. Simpan referensi faktur, file sumber, serta referensi pembelian bersama-sama agar orang lain bisa mengulangi pemeriksaan.

Perusahaan penerbit faktur

Verifikasi faktur dan pencarian perusahaan menjawab pertanyaan berbeda. Yang pertama memeriksa informasi dokumen; yang kedua membantu menentukan badan usaha terdaftar yang bertransaksi dengan Anda. Penghubung keduanya adalah identitas penjual yang tercetak pada faktur.

Berdasarkan aturan identitas wajib pajak, badan hukum atau organisasi yang telah memperoleh Unified Social Credit Code menggunakan kode 18 karakter itu sebagai identitas pajak. Karena itu, identitas pajak pada faktur perusahaan China daratan juga dapat membantu menemukan catatan registrasi usahanya.

Salin nama resmi penjual dalam bahasa Mandarin beserta identitas lengkapnya. Jika Anda memiliki izin usaha pemasok, bandingkan dua kolom yang sama di sana. Nama dagang berbahasa Inggris atau nama toko di marketplace dapat membantu mengenali bisnis, tetapi tidak menggantikan identitas terdaftar dalam perbandingan ini.

Misalkan faktur menyebut satu perusahaan, sedangkan kontrak pembelian menyebut perusahaan lain. Simpan keduanya dan minta penjelasan siapa yang menjual barang, siapa yang menerbitkan faktur, serta mengapa perannya berbeda. Jangan menyelesaikan perbedaan dengan memilih nama yang lebih akrab. Hubungan yang sah pun perlu dijelaskan secara cukup jelas untuk arsip pembelian.

Anda bisa memakai pencarian perusahaan ChinaValidate dan panduan identitas pajak perusahaan China bila nomornya belum jelas. Catatan perusahaan yang cocok tidak dengan sendirinya mengesahkan faktur; faktur yang cocok juga tidak membuktikan rekening bank milik penjual.

Jalankan pemeriksaan yang sesuai

Setelah datanya siap, buka platform nasional verifikasi faktur PPN atau gunakan alat verifikasi ChinaValidate untuk jenis yang didukung. Di ChinaValidate, Anda bisa mengunggah file atau memasukkan data manual. Periksa jenis yang terdeteksi dan kolomnya sebelum melanjutkan.

Bandingkan informasi yang dikembalikan dengan file yang Anda terima. Simpan hasil dan waktu pemeriksaan bersama file itu. Platform resmi menjelaskan layanannya sebagai pemeriksaan informasi yang tercantum pada faktur. Hasil tersebut merupakan bukti yang berguna tentang dokumen, bukan penilaian menyeluruh terhadap pemasok atau pembelian.

Jika formulir menolak masukan, kembali ke dokumen asli untuk memastikan format, nomor lengkap, dan kolom pendamping sebelum mencoba lagi. Jika pencarian selesai tetapi tidak menemukan catatan atau menunjukkan ketidaksesuaian, simpan respons dan minta penerbit menyelidikinya. Jangan mengubah nomor atau jumlah sampai mendapatkan kecocokan. Panduan lengkap verifikasi fapiao menjelaskan proses yang lebih luas.

Untuk serah terima, siapkan catatan yang mudah ditelusuri: faktur asli, identitas yang digunakan, hasil pencarian, dan identitas penjual yang dibandingkan. Rekan kerja dapat memahami apa yang diperiksa tanpa mengira nomor faktur sebagai nomor perusahaan atau pemeriksaan format sebagai bukti keaslian.