Verificare un numero di fattura cinese

Hai ricevuto una fattura cinese con un lungo numero nella parte superiore. Lo incolli in una casella di ricerca per controllare il documento, ma potresti non ottenere alcun risultato, anche se l’hai copiato correttamente. La prima cosa da chiarire è che cosa identifica: una fattura, un’impresa oppure un ordine nel sistema del fornitore.

Per cercare un numero di fattura cinese servono il documento giusto e i dati che lo accompagnano. Per una fapiao interamente digitale, parti dal numero completo di 20 cifre. In molte vecchie fatture IVA, codice della fattura e numero di 8 cifre vanno tenuti separati. Per controllare l’impresa emittente, usa invece la denominazione legale del venditore e il suo identificativo fiscale.

Questa guida riguarda le fatture fiscali della Cina continentale, comunemente chiamate fapiao. Ti aiuta a scegliere l’identificativo corretto prima di aprire il modulo di verifica. Tieni accanto l’originale: un numero copiato in un’e-mail è un riferimento utile, ma non contiene tutte le informazioni necessarie al controllo.

Leggere l’etichetta del campo

Prima di contare le cifre, leggi l’etichetta. Su un documento poco familiare, diverse sequenze lunghe possono sembrare altrettanto importanti. La posizione offre un indizio, ma il nome del campo stampato è un punto di partenza più affidabile.

Etichetta sul documento	Che cosa identifica	Dove usarla
发票号码 Numero di fattura	Il riferimento della fattura	Modulo di verifica della fattura
发票代码 Codice della fattura	Un codice separato associato ai vecchi numeri	Campo del codice, se richiesto dal tipo di fattura
校验码 Codice di controllo	Un dato di verifica presente su alcune fatture	Campo del codice di controllo, quando richiesto
销售方 · 纳税人识别号 Venditore · Identificativo fiscale	Il contribuente che emette il documento	Controllo dell’identità dell’impresa

Le etichette cinesi permettono di trovare i campi senza tradurre l’intera pagina. Non scegliere l’identificativo fiscale dell’acquirente soltanto perché lo vedi per primo. Individua la sezione del venditore prima di copiare un identificativo aziendale.

Il fornitore può anche inviare una fattura commerciale con una propria numerazione, ad esempio INV-2026-042. È un esempio di riferimento commerciale, non un numero di fattura fiscale cinese. Prima di considerare una ricerca fiscale senza risultati una prova di frode, chiedi quale documento hai ricevuto. È il tipo di documento a stabilire se quella ricerca sia appropriata.

Un numero o due campi

La differenza tra una vecchia fattura elettronica e una interamente digitale può passare inosservata: entrambe possono arrivare come PDF. I campi identificativi, però, sono diversi. Il confronto dell’autorità fiscale descrive un numero di 8 cifre per il vecchio formato e di 20 per quello interamente digitale. Il nuovo formato elimina anche il codice di controllo separato.

Per una fattura interamente digitale, copia tutto il numero in un solo campo. Non separarne la parte iniziale inserendola nella casella del codice perché una vecchia guida mostra due caselle. Non conservare soltanto le ultime otto cifre. Queste modifiche producono un riferimento diverso da quello stampato.

Per una vecchia fattura con codice e numero, conserva entrambi i campi. Il codice ha normalmente 10 o 12 cifre, mentre il numero ne ha 8. Quando trasmetti i dati a un collega, includi le etichette. Due sequenze prive di indicazioni creano un dubbio inutile sulla destinazione di ciascun valore.

La guida in inglese di AWS China alla fapiao digitale offre un confronto dal lato dell’emittente: il nuovo formato sostituisce codice e numero con un unico numero di 20 cifre, mantenendo nomi e identificativi fiscali di acquirente e venditore. Per questo una fattura può riportare un lungo numero di documento e un altro identificativo d’impresa senza duplicare la stessa informazione.

Nemmeno la carta risolve il dubbio. Una stampa può riprodurre un documento elettronico. Leggi il tipo di fattura e le etichette, senza classificarla soltanto perché ti è stato consegnato un foglio.

Interpretare le 20 cifre

L’annuncio che ha esteso le fatture digitali a tutta la Cina è entrato in vigore il 1° dicembre 2024. La relativa regola di numerazione divide le 20 cifre in quattro parti: le ultime due dell’anno, un codice di due cifre dell’autorità fiscale di livello provinciale competente per l’emittente, una cifra relativa al canale di emissione e ad altre informazioni, seguita da una sequenza di quindici cifre.

Questa struttura spiega la lunghezza, ma non rivela la denominazione registrata, il conto bancario o la storia commerciale dell’impresa. Il prefisso non sostituisce la ricerca sul venditore. Un anno plausibile o il numero corretto di cifre non dimostrano che la fattura esista nel sistema fiscale.

Immagina un’e-mail con un numero di 20 cifre e nessun allegato. Contarle ti dice soltanto che il formato sembra quello previsto. Non ti permette di conoscere data, importo, corrispondenza tra venditore e fornitore contrattuale o eventuali modifiche alla copia. Richiedi la fattura prima di tentare di colmare queste lacune.

Raccogliere i dati per la verifica

Le istruzioni della piattaforma nazionale distinguono le seguenti combinazioni comuni. Riguardano le normali fatture commerciali; i documenti specifici per trasporti e veicoli hanno requisiti propri.

Formato della fattura	Dati da preparare
Fattura IVA ordinaria o speciale interamente digitale	Numero di 20 cifre, data di emissione e totale comprensivo d’imposta
Vecchia fattura IVA speciale, incluso il precedente formato elettronico speciale	Codice, numero di 8 cifre, data di emissione e importo al netto dell’imposta
Vecchia fattura IVA ordinaria, incluso il precedente formato elettronico ordinario	Codice, numero di 8 cifre, data di emissione e ultime sei cifre del codice di controllo

Anche le fatture cartacee emesse tramite la piattaforma di servizi di fatturazione elettronica richiedono le istruzioni del loro specifico tipo. Per le fatture IVA ordinarie cartacee di quella piattaforma, la guida ufficiale indica come codice di controllo le ultime sei cifre del numero di fattura nell’area della password. È un’eccezione che invita a leggere con attenzione, non una regola per inventare un codice su qualsiasi documento.

Usa l’importo con l’etichetta richiesta dal modulo. 价税合计 indica il totale comprensivo d’imposta; 金额 identifica un campo di importo. Distingui totale, imposta e importi delle singole righe. Non sostituirli con l’importo del bonifico, una conversione in valuta estera o il valore dell’ordine d’acquisto.

Supponiamo, ad esempio, che un documento riporti un importo di 1.000 RMB, un’imposta di 60 RMB e un totale di 1.060 RMB. Sono cifre inventate per esercitarsi nella lettura, non un’indicazione dell’aliquota applicabile al tuo acquisto. Il calcolo mostra perché copiare il primo importo che noti può dare un risultato errato. Segui il campo richiesto sulla fattura effettiva.

Se hai soltanto un numero, fai una richiesta precisa al fornitore. Chiedere il documento completo è di solito più chiaro che richiedere una nuova schermata per ogni dato mancante.

Vi chiediamo di inviare il file originale della fapiao con tipo di fattura, numero completo, data di emissione e importi visibili. Lasciate leggibili anche la denominazione legale e l’identificativo fiscale del venditore. Per il vecchio formato, includete codice della fattura e codice di controllo, ove applicabili.

Per trovare il codice, consulta la nostra guida al codice di controllo delle fatture cinesi. Non confondere il numero stampato sulla fattura con il CAPTCHA mostrato dal sito di verifica.

Conservare tutte le cifre

Molti errori nella preparazione sono più semplici di una falsificazione: sparisce uno zero iniziale, una schermata taglia gli ultimi caratteri oppure un collega copia il numero dal nome del file. Confronta il valore che stai per inviare con il campo originale.

1. Conserva gli zeri iniziali. Un numero illustrativo di 8 cifre, come 00123456, deve mantenere otto cifre. Eliminare i primi due zeri cambia l’identificativo.
2. Salva gli identificativi come testo. Quando li trasferisci tramite fogli di calcolo o sistemi acquisti, controlla il valore salvato dopo importazione ed esportazione. Una visualizzazione abbreviata non conferma che tutte le cifre siano rimaste intatte.
3. Copia un campo completo. Elimina gli a capo introdotti dalla copia, ma non cancellare cifre per adattare il valore a una casella. Una casella troppo corta può appartenere a un altro formato.
4. Confronta i dati estratti con il file. Se carichi il documento in uno strumento, rivedi numero, data e importo prima di inviare. Il valore estratto è un dato per la verifica, non l’esito del controllo.

Conserva il nome originale del file se facilita l’archiviazione, ma non considerarlo la fonte definitiva del numero. Fornitori e sistemi di posta possono rinominare gli allegati. Archivia insieme riferimento della fattura, file originale e riferimento dell’acquisto, così un’altra persona potrà ripetere il controllo.

L’impresa che emette la fattura

La verifica della fattura e la ricerca dell’impresa rispondono a domande diverse. Una controlla i dati del documento; l’altra aiuta a identificare il soggetto registrato con cui stai trattando. Il collegamento utile è l’identità del venditore stampata sulla fattura.

Secondo le regole sull’identificazione fiscale, una persona giuridica o organizzazione che ha ottenuto un Codice unificato di credito sociale utilizza quel codice di 18 caratteri come identificativo fiscale. Perciò il codice fiscale riportato sulla fattura di un’impresa della Cina continentale può aiutare a trovare la sua registrazione aziendale.

Copia insieme la denominazione legale cinese del venditore e l’identificativo completo. Se hai la licenza commerciale del fornitore, confronta gli stessi campi. Un nome commerciale inglese o il nome di un negozio online può aiutarti a riconoscere l’attività, ma non sostituisce l’identità registrata in questo confronto.

Se la fattura indica un’impresa e il contratto d’acquisto un’altra, conserva entrambi i documenti. Chiedi al fornitore chi ha venduto la merce, chi ha emesso la fattura e perché i ruoli differiscono. Non risolvere la discrepanza scegliendo il nome più familiare. Anche un rapporto legittimo deve essere spiegato in modo chiaro per il fascicolo d’acquisto.

Puoi usare la ricerca imprese di ChinaValidate e, se l’identificativo non è chiaro, la nostra guida al numero fiscale delle imprese cinesi. Un registro aziendale corrispondente non autentica da solo una fattura; una fattura corrispondente non prova che un conto bancario appartenga al venditore.

Eseguire il controllo appropriato

Quando i dati sono pronti, apri la piattaforma nazionale di verifica delle fatture IVA oppure usa lo strumento di verifica di ChinaValidate per i tipi supportati. Su ChinaValidate puoi caricare il file o inserire i dati a mano. Controlla il tipo rilevato e i campi prima di proseguire.

Confronta le informazioni restituite con il file ricevuto. Conserva l’esito e l’ora del controllo insieme al documento. La piattaforma ufficiale verifica le informazioni riportate sulla fattura: il risultato è un elemento utile sul documento, non una valutazione complessiva del fornitore o dell’acquisto.

Se il modulo rifiuta i dati, torna all’originale e verifica formato, numero completo e campi complementari prima di riprovare. Se la ricerca conclusa non trova il documento o segnala incoerenze, conserva la risposta e chiedi all’emittente di approfondire. Non modificare numeri o importi finché qualcosa coincide. La nostra guida completa alla verifica delle fapiao descrive il procedimento più ampio.

Per passare il lavoro a un collega, conserva un insieme tracciabile: fattura originale, identificativi usati, risultato e identità del venditore confrontata. Sarà così chiaro che cosa è stato verificato, senza confondere il numero di fattura con quello dell’impresa o il formato corretto con una prova di autenticità.