Consultar o número de uma fatura chinesa

Você recebe uma fatura chinesa com um número longo no alto da página. Para conferir o documento, cola esse número em um campo de busca. A consulta pode não retornar nada, mesmo que você tenha copiado tudo corretamente. Primeiro, é preciso identificar a que o número se refere: à fatura, à empresa ou a um pedido no sistema do fornecedor.

A consulta de um número de fatura chinesa exige o documento certo e os dados complementares. Na fapiao totalmente digital, use o número completo de 20 dígitos. Em muitas faturas antigas de IVA, mantenha separados o código da fatura e o número de 8 dígitos. Para pesquisar a empresa emissora, use o nome legal do vendedor e sua identificação fiscal.

Este guia trata dos documentos fiscais da China continental, conhecidos como fapiao. A proposta é ajudar você a escolher o identificador correto antes de abrir o formulário de verificação. Deixe o original por perto: um número copiado em um e-mail serve como referência, mas não reúne todas as informações necessárias para conferir o documento.

Leia o nome do campo

Antes de contar os dígitos, leia o rótulo. Em um documento desconhecido, várias sequências longas podem parecer igualmente importantes. A posição ajuda, mas o nome impresso ao lado do número é um ponto de partida mais seguro.

Rótulo no documento	O que identifica	Onde usar
发票号码 Número da fatura	A referência da fatura	Formulário de verificação da fatura
发票代码 Código da fatura	Código separado que acompanha os números antigos	Campo de código, quando exigido pelo tipo de fatura
校验码 Código de verificação	Campo de conferência presente em algumas faturas	Campo do código de verificação, quando solicitado
销售方 · 纳税人识别号 Vendedor · Identificação fiscal	O contribuinte que emitiu a fatura	Consulta da identidade da empresa

Os rótulos chineses permitem localizar os campos sem traduzir a página inteira. Não escolha a identificação fiscal do comprador só porque ela aparece primeiro. Encontre a seção do vendedor antes de copiar um identificador empresarial.

O fornecedor também pode enviar uma fatura comercial com referência própria, como INV-2026-042. Esse é um exemplo de referência comercial, não um número de fatura fiscal chinesa. Antes de tratar uma consulta fiscal sem resultado como prova de fraude, pergunte qual documento recebeu. É o tipo de documento que determina se aquela consulta se aplica.

Um número ou dois campos

A diferença entre uma fatura eletrônica antiga e uma totalmente digital pode passar despercebida: ambas podem chegar em PDF. Os campos de identificação, porém, são diferentes. O comparativo da autoridade tributária descreve um número de 8 dígitos no formato antigo e de 20 dígitos no totalmente digital. O novo formato também elimina o código de verificação separado.

Na fatura totalmente digital, copie o número completo em um único campo. Não coloque a parte inicial em uma caixa de código só porque um tutorial antigo mostra duas caixas. Também não mantenha apenas os oito últimos dígitos. Essas alterações produzem uma referência diferente da impressa no documento.

Na fatura antiga com código e número, preserve os dois campos. O código costuma ter 10 ou 12 dígitos, enquanto o número da fatura tem 8. Ao enviar esses dados a um colega, inclua os rótulos. Duas sequências sem identificação criam uma dúvida desnecessária sobre onde preencher cada uma.

O guia em inglês da AWS China sobre fapiao digital apresenta a mudança do ponto de vista do emissor: o formato totalmente digital substitui código e número por um único número de 20 dígitos, mas preserva os nomes e as identificações fiscais do comprador e do vendedor. Por isso, uma fatura pode trazer um número longo de documento e outro de empresa sem redundância.

O papel também não resolve a classificação. Uma cópia impressa pode representar um documento eletrônico. Observe o tipo de fatura e os nomes dos campos, em vez de classificá-la apenas porque recebeu uma folha de papel.

Entenda os 20 dígitos

O anúncio que ampliou a adoção das faturas digitais para toda a China entrou em vigor em 1º de dezembro de 2024. Sua regra de numeração divide os 20 dígitos em quatro partes: os dois últimos algarismos do ano, dois dígitos da autoridade tributária de nível provincial responsável pelo emissor, um dígito referente ao canal de emissão e informações relacionadas, e uma sequência final de quinze dígitos.

A estrutura explica o tamanho do número. Ela não revela o nome registrado da empresa, a conta bancária nem o histórico comercial. O prefixo não substitui a pesquisa do vendedor. Um ano plausível ou a quantidade correta de dígitos também não comprovam que a fatura existe no sistema tributário.

Imagine um e-mail contendo apenas um número de 20 dígitos, sem anexo. Contar os dígitos permite observar que ele se parece com o formato esperado. Isso não informa a data, o valor faturado, se o vendedor é o fornecedor contratado ou se uma cópia foi alterada. Solicite a fatura antes de tentar preencher essas lacunas.

Reúna os dados da consulta

As instruções da plataforma nacional diferenciam as combinações mais comuns abaixo. Elas se referem a faturas comerciais usuais; documentos específicos de transporte e veículos têm requisitos próprios.

Formato da fatura	Dados necessários
Fatura comum ou especial de IVA totalmente digital	Número de 20 dígitos, data de emissão e total com imposto
Fatura especial de IVA antiga, inclusive o antigo formato eletrônico especial	Código, número de 8 dígitos, data de emissão e valor sem imposto
Fatura comum de IVA antiga, inclusive o antigo formato eletrônico comum	Código, número de 8 dígitos, data de emissão e seis últimos dígitos do código de verificação

Faturas em papel emitidas pela plataforma de serviços de faturamento eletrônico também exigem as instruções do tipo correspondente. Para as faturas comuns de IVA em papel dessa plataforma, o guia oficial indica como código de verificação os seis últimos dígitos do número da fatura na área de senha. Essa exceção exige atenção ao documento; não é uma regra para inventar um código em qualquer fatura.

Use o valor que corresponde ao rótulo solicitado pelo formulário. 价税合计 indica o total com imposto; 金额 identifica um campo de valor. Separe o total impresso, o imposto e os valores de cada item. Não substitua esses dados pelo valor transferido, por uma conversão de moeda ou pelo valor do pedido de compra.

Considere, por exemplo, um documento com valor de RMB 1.000, imposto de RMB 60 e total de RMB 1.060. São números inventados para praticar a leitura, não uma indicação da alíquota correta para sua compra. A conta mostra por que copiar o primeiro valor que você vê pode gerar um preenchimento errado. Siga o rótulo exigido na fatura real.

Se você só tem o número, faça um pedido objetivo ao fornecedor. Solicitar o documento completo costuma ser mais claro do que pedir uma nova captura de tela para cada campo ausente.

Por favor, envie o arquivo original da fapiao com o tipo de fatura, o número completo, a data de emissão e os campos de valor visíveis. Mantenha também visíveis o nome legal e a identificação fiscal do vendedor. Se for o formato antigo, inclua o código da fatura e o código de verificação, quando aplicável.

Para localizar esse código, consulte nosso guia do código de verificação de faturas chinesas. Não confunda o número impresso na fatura com o CAPTCHA exibido pelo site de consulta.

Preserve todos os dígitos

A maior parte dos erros de preparação é mais simples que uma falsificação: um zero inicial desaparece, a imagem corta os caracteres finais ou alguém copia o número do nome do arquivo. Compare o valor que será enviado com o campo original.

1. Mantenha os zeros iniciais. Um número ilustrativo de 8 dígitos, como 00123456, precisa continuar com oito dígitos. Excluir os dois zeros iniciais modifica o identificador.
2. Salve identificadores como texto. Ao transferir valores por planilhas ou sistemas de compras, confira o que ficou gravado após importar e exportar. Uma exibição abreviada não comprova que todos os dígitos foram preservados.
3. Copie um campo completo. Remova quebras de linha inseridas pela cópia, mas não apague dígitos para fazer o número caber. Um campo aparentemente curto demais pode pertencer a outro formato de fatura.
4. Confira a extração com o arquivo. Se usar uma ferramenta de upload, revise número, data e valor antes de enviar. O dado extraído é uma entrada para a verificação, não seu resultado.

Guarde o nome original do arquivo se ele ajudar na organização, mas não o considere a fonte definitiva do número. Fornecedores e sistemas de e-mail podem renomear anexos. Mantenha juntos a referência da fatura, o arquivo de origem e a referência da compra para que outra pessoa possa repetir o controle.

A empresa por trás da fatura

Verificar uma fatura e consultar uma empresa são tarefas diferentes. Uma confere os dados do documento; a outra ajuda a identificar a empresa registrada com a qual você negocia. O elo entre elas é a identidade do vendedor impressa na fatura.

Segundo as regras de identificação fiscal, uma pessoa jurídica ou organização que recebeu um Código Unificado de Crédito Social utiliza esse código de 18 caracteres como identificação fiscal. Por isso, o identificador na fatura de uma empresa da China continental pode ajudar a localizar seu registro empresarial.

Copie juntos o nome legal chinês do vendedor e o identificador completo. Se tiver a licença comercial do fornecedor, compare os mesmos campos nela. Um nome comercial em inglês ou o nome de uma loja virtual pode ajudar a reconhecer o negócio, mas não substitui a identidade registrada nessa comparação.

Suponha que a fatura indique uma empresa e o contrato de compra, outra. Guarde os documentos e peça ao fornecedor que explique quem vendeu, quem emitiu a fatura e por que os papéis diferem. Não resolva a diferença escolhendo o nome mais familiar. Mesmo uma relação legítima precisa ficar clara no registro da compra.

Use a consulta de empresas da ChinaValidate para essa pesquisa e nosso guia de identificação fiscal de empresas chinesas se houver dúvida sobre o identificador. Um registro empresarial correspondente não autentica, por si só, uma fatura; uma fatura correspondente não comprova que uma conta bancária pertença ao vendedor.

Faça a verificação adequada

Com os campos preparados, abra a plataforma nacional de verificação de faturas de IVA ou use a ferramenta de verificação da ChinaValidate para os tipos atendidos. Na ChinaValidate, você pode começar pelo upload ou preencher manualmente. Confira o tipo identificado e os campos antes de continuar.

Compare as informações retornadas com o arquivo recebido. Guarde o resultado e o horário da consulta junto ao documento. A plataforma oficial descreve o serviço como uma verificação dos dados da fatura: o resultado é uma evidência útil sobre o documento, não uma avaliação completa do fornecedor ou da compra.

Se o formulário rejeitar a entrada, volte ao original e confirme formato, número completo e campos complementares antes de tentar novamente. Se a consulta concluir que não há registro ou que os dados divergem, preserve a resposta e peça ao emissor que investigue. Não altere números ou valores até encontrar uma correspondência. Nosso guia completo de verificação de fapiao explica o processo mais amplo.

Ao repassar o caso, reúna um conjunto rastreável: fatura original, identificadores usados, resultado e identidade do vendedor comparada. Assim, um colega entende o que foi conferido sem confundir número de fatura com número de empresa, nem formato correto com prova de autenticidade.