Перевірка номера китайського інвойсу

Ви отримали китайський інвойс із довгим номером угорі. Копіюєте його в пошукове поле, щоб перевірити документ, але результатів може не бути, навіть якщо номер введено правильно. Спершу слід з’ясувати, що саме він ідентифікує: інвойс, компанію чи замовлення у внутрішній системі постачальника.

Для пошуку за номером китайського податкового інвойсу потрібні сам документ і супровідні реквізити. Для повністю цифрового фапяо використовуйте весь 20-значний номер. У багатьох старих інвойсах із ПДВ код документа та 8-значний номер залишаються окремими полями. Щоб дослідити компанію, яка виставила документ, потрібні юридична назва продавця та його податковий ідентифікатор.

Цей матеріал стосується податкових інвойсів материкового Китаю, відомих як фапяо. Він допоможе вибрати правильний ідентифікатор до відкриття форми перевірки. Тримайте оригінал поруч: номер із листа може бути корисною зачіпкою, але не містить усіх даних для перевірки документа.

Спочатку назва поля

Перш ніж рахувати цифри, прочитайте підпис. У незнайомому документі кілька довгих послідовностей можуть здаватися однаково важливими. Розташування дає підказку, проте надійніше почати з надрукованої назви поля.

Позначення в документі	Що ідентифікує	Де використовується
发票号码 Номер інвойсу	Посилання на конкретний документ	Форма перевірки інвойсу
发票代码 Код інвойсу	Окремий код, що супроводжує старі номери	Поле коду, якщо його вимагає тип документа
校验码 Код перевірки	Реквізит для перевірки певних видів інвойсів	Поле коду перевірки, коли воно запитується
销售方 · 纳税人识别号 Продавець · Податковий ідентифікатор	Платника податків, який видав документ	Перевірка юридичної особи

Китайські назви наведено, щоб ви могли знайти поля без перекладу всієї сторінки. Не обирайте податковий ідентифікатор покупця лише тому, що він трапився першим. Перш ніж копіювати код компанії, знайдіть розділ продавця.

Постачальник також може надіслати комерційний інвойс із власною нумерацією, наприклад INV-2026-042. Це умовний номер комерційного документа, а не китайського податкового фапяо. Перш ніж сприймати відсутність результату податкового пошуку як доказ шахрайства, уточніть, який документ ви отримали. Саме його тип визначає, чи доречна така перевірка.

Один номер або два поля

Різницю між старим електронним і повністю цифровим інвойсом легко не помітити: обидва можуть надійти у PDF. Проте поля ідентифікації різні. У порівнянні форматів податкової служби для старого зразка вказано 8-значний номер, для повністю цифрового — 20-значний. У новому форматі також немає окремого коду перевірки.

У повністю цифровому фапяо весь номер вводять в одне поле. Не відокремлюйте початок як код лише через те, що старий посібник показує дві комірки. Не залишайте тільки останні вісім цифр. Так ви створите інший ідентифікатор, відмінний від надрукованого.

У старому форматі зберігайте код і номер окремо. Код зазвичай містить 10 або 12 цифр, а номер — 8. Передаючи дані колезі, додавайте назви полів. Дві непідписані послідовності створюють зайву невизначеність щодо місця введення.

В англомовному посібнику AWS China про цифрові фапяо наведено погляд емітента: повністю цифровий формат замінює попередні код і номер одним 20-значним номером, але зберігає назви та податкові ідентифікатори покупця й продавця. Тому довгий номер інвойсу й окремий довгий код компанії на одній сторінці не дублюють одне одного.

Папір також не визначає формат. Роздруківка може відтворювати електронний документ. Читайте тип інвойсу й назви полів, а не класифікуйте його лише тому, що вам дали аркуш.

Значення 20 цифр

Загальнонаціональне запровадження цифрових інвойсів набрало чинності 1 грудня 2024 року. Відповідне правило нумерації ділить 20 цифр на чотири частини: дві останні цифри календарного року, двозначний код податкового органу провінційного рівня за місцем обліку емітента, одну цифру каналу оформлення та пов’язаних відомостей, а далі послідовність із п’ятнадцяти цифр.

Ця структура пояснює довжину номера, але не розкриває зареєстровану назву компанії, банківський рахунок чи торговельну історію. Префікс не замінює пошук продавця. Правдоподібний рік і правильна кількість цифр також не доводять, що документ існує в податковій системі.

Уявіть лист із 20-значним номером без вкладення. Підрахунок цифр показує лише схожість з очікуваним форматом. Він не дає дати, суми, підтвердження, що продавець є вашим договірним постачальником, або відомостей про можливе редагування копії. Спершу попросіть інвойс, не намагайтеся заповнити прогалини самостійно.

Дані для перевірки

В інструкції національної платформи розрізняють наведені нижче поширені набори даних. Вони стосуються звичайних комерційних інвойсів; спеціальні транспортні та автомобільні документи мають власні вимоги.

Формат інвойсу	Що підготувати
Повністю цифровий звичайний або спеціальний інвойс із ПДВ	20-значний номер, дата оформлення та підсумкова сума з податком
Старий спеціальний інвойс із ПДВ, зокрема попередній електронний спеціальний формат	Код, 8-значний номер, дата оформлення та сума без податку
Старий звичайний інвойс із ПДВ, зокрема попередній електронний звичайний формат	Код, 8-значний номер, дата оформлення й останні шість цифр коду перевірки

Паперові інвойси, оформлені через платформу електронного виставлення рахунків, також перевіряють за інструкціями для відповідного типу. Зокрема, для її паперових звичайних інвойсів із ПДВ офіційний посібник визначає кодом перевірки останні шість цифр номера в зоні пароля. Це виняток, який вимагає уважно прочитати документ, а не правило для вигадування коду на будь-якому інвойсі.

Використовуйте суму з тією назвою, яку запитує форма. 价税合计 — підсумок із податком; 金额 — поле суми. Розрізняйте загальний підсумок, податок та суми окремих позицій. Не підставляйте суму переказу, перерахунок в іноземну валюту чи вартість із замовлення на закупівлю.

Наприклад, умовний документ містить суму 1 000 RMB, податок 60 RMB і підсумок 1 060 RMB. Це вигадані числа для навчання читанню полів, а не вказівка на ставку для вашої покупки. Обчислення пояснює, чому перша помічена грошова сума може бути неправильною для введення. Керуйтеся потрібним полем у своєму справжньому інвойсі.

Якщо маєте лише номер, надішліть постачальнику конкретний запит. Попросити повний документ зазвичай зрозуміліше, ніж окремий знімок кожного відсутнього поля.

Будь ласка, надішліть оригінальний файл фапяо, де видно тип документа, повний номер, дату оформлення та суми. Юридична назва й податковий ідентифікатор продавця також мають бути читабельними. Для старого формату додайте код інвойсу та код перевірки, якщо вони застосовуються.

Знайти потрібний реквізит допоможе наш посібник із коду перевірки китайського фапяо. Не плутайте номер на документі з CAPTCHA, яку показує сайт перевірки.

Зберегти кожну цифру

Більшість помилок підготовки простіші за підробку: губиться початковий нуль, знімок обрізає останні символи або колега копіює номер з назви файлу. Перед надсиланням звірте значення з оригінальним полем.

1. Зберігайте початкові нулі. Умовний 8-значний номер 00123456 має залишатися восьмизначним. Видалення перших двох нулів змінює ідентифікатор.
2. Зберігайте ідентифікатори як текст. Переносячи їх через таблиці чи закупівельну систему, перевіряйте збережене значення після імпорту й експорту. Скорочене відображення не підтверджує збереження всіх цифр.
3. Копіюйте поле повністю. Прибирайте переноси рядків, додані під час копіювання, але не видаляйте цифри, щоб значення вмістилося. Закоротке поле може належати іншому формату.
4. Звіряйте розпізнані дані з файлом. Якщо користуєтеся завантаженням документа, перевірте номер, дату й суму до надсилання. Розпізнане значення — вхідні дані, а не результат перевірки.

Збережіть початкову назву файлу, якщо вона допомагає вести облік, але не вважайте її остаточним джерелом номера. Постачальник або поштовий сервіс можуть перейменувати вкладення. Тримайте номер інвойсу, вихідний файл і посилання на закупівлю разом, щоб інша людина могла відтворити перевірку.

Компанія, яка видала інвойс

Перевірка фапяо та пошук компанії відповідають на різні питання. Перша звіряє інформацію документа; другий допомагає встановити зареєстрованого суб’єкта, з яким ви працюєте. Зв’язок між ними — реквізити продавця на інвойсі.

За правилами податкової ідентифікації юридичні особи й організації, які отримали Єдиний код соціального кредиту, використовують цей 18-символьний код як податковий ідентифікатор. Тому код на інвойсі компанії материкового Китаю може допомогти знайти її реєстраційний запис.

Копіюйте китайську юридичну назву продавця разом із повним ідентифікатором. Якщо маєте бізнес-ліцензію постачальника, порівняйте ті самі поля. Англійська торгова назва чи назва магазину на маркетплейсі допоможе впізнати бізнес, але не замінить зареєстрованої ідентичності під час звіряння.

Припустімо, в інвойсі зазначено одну компанію, а в договорі закупівлі — іншу. Збережіть обидва документи й попросіть пояснити, хто продає товар, хто виставляє інвойс і чому ролі різняться. Не усувайте розбіжність вибором знайомішої назви. Навіть законний зв’язок має бути достатньо зрозумілим для закупівельного досьє.

Скористайтеся пошуком компаній ChinaValidate, а якщо ідентифікатор незрозумілий — посібником із податкового номера китайської компанії. Збіг реєстраційних даних сам собою не засвідчує справжності інвойсу; збіг інвойсу не доводить, що банківський рахунок належить продавцю.

Виконати відповідну перевірку

Підготувавши дані, відкрийте національну платформу перевірки інвойсів із ПДВ або інструмент ChinaValidate для підтримуваних типів. У ChinaValidate можна завантажити файл або ввести дані вручну. Перед продовженням перевірте визначений тип і реквізити.

Порівняйте отриману інформацію з файлом. Збережіть результат і час перевірки разом із документом. Офіційна платформа перевіряє інформацію, зазначену на інвойсі. Це корисне свідчення щодо документа, але не всебічна оцінка постачальника чи угоди.

Якщо форма відхиляє введення, поверніться до оригіналу й уточніть формат, повний номер та додаткові поля. Якщо завершена перевірка не знаходить запису або показує невідповідність, збережіть відповідь і зверніться до емітента. Не змінюйте номери чи суми, доки випадково не з’явиться збіг. Загальний процес описано в нашому повному посібнику з перевірки фапяо.

Для передавання роботи іншій людині зберіть простий, простежуваний комплект: оригінал, використані ідентифікатори, результат і звірені дані продавця. Тоді колега розумітиме, що саме перевірено, і не сплутає номер фапяо з кодом компанії, а правильний формат — із доведеною справжністю.